辦公室物資采購管理辦法

時間：2023-05-22 11:29:58 管理辦法我要投稿

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辦公室物資采購管理辦法

辦公室物資采購管理辦法1

　　第一章總則

辦公室物資采購管理辦法

　　第一條目的

　　為規范原材料的采購程序，節約采購成本，保證采購質量，滿足經營的需求，特制定本制度。

　　第二條范圍

　　本制度適用于對企業所有食品原料的采購管理。

　　第二章采購方式及供貨商的確定

　　第三條采購方式的確定

　　1.對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料，可選擇供貨商送貨的方式。

　　2.使用頻率低，不易集中采購的貨物可由采購人員采購。

　　3.一些特殊的原材料可由外地發貨，按計劃定期申購。

　　第四條供貨商的確定

　　1.初選供貨商。選擇三家以上有代表性的供貨商，并對其進行綜合考察，以便了解供貨商的實力、專業化程度、貨物來源、價格、質量及其目前的供貨狀況。

　　2.試用供貨商提供的食品原料。就同類商品找出兩家同時供貨，主要從質量、價格、服務三方面來進行分析和比較。

　　3.確定供貨商。試用兩個月后，由總經理、副總經理、財務人員、

　　廚師長、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式投票表決。

　　4.簽訂供貨合同。確定供貨商后，由總經理與供貨商簽訂供貨合同，合同期限不得超過一年。

　　5.供貨商的更換與續用。在合作過程中，若發現供貨商有違反合同的行為，在合同期滿前，由審查小組討論決定是否更換和續用。

　　第三章采購定價管理

　　第五條對供貨商所供物品進行定價。在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的采購價格不定期進行變更。

　　第六條定價程序。由總經理同采購人員根據市場調查的結果，與供貨商討價還價后予以確認，并由總經理、采購人員簽字，以書面形式告知庫管、財務執行。

　　第七條價格管理原則。對于供貨價格實行最高限價制。不同的貨品，其最高限價范圍如下。

　　1.干雜、調料、糧油、等執行價格不得高于市場批發價的7%。

　　2.魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發價的5%。

　　3.零星物品的價格不得高于市場零售價的6%。

　　4.低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數。

　　5.蔬菜平均在一元以下的，其采購價格不得高于市場批發價的13%。價格在一元以上的，其采購價格不得高于市場批發價的9%。

　　第八條春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由于供貨價格波動太大，其采購價格范圍可適當放寬。

　　第四章審購程序

　　第九條零星物品的審購程序

　　1.對于經常性物品的申購應由所需部門定期報計劃，經總經理審批后交采購人員辦理。

　　2.需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人、總經理審批后方可辦理，申購單一式兩份，并寫明所需物品的品種、數量、規格等。

　　3.零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單上寫明，限時購買。

　　第十條供貨商送貨的物品的申購程序

　　1.所需部門填寫申購物品清單，由部門負責人簽字后，交采購人員辦理。

　　2.庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。

　　3.只有采購人員有權通知供貨商送貨，其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨。

　　第五章采購數量的確定

　　第十一條鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量

　　1.實行每日采購，一般要求供貨商送貨。

　　2.每日營業結束前，使用部門根據存貨量、經營情況、儲存條件及送貨時間，確定次日的采購數量。

　　第十二條庫存物品的采購數量

　　1.綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因素，根據最低庫存量和最高庫存量確定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低于一天的用量。

　　2.庫存量的計算公式

　　最低庫存量=每日需用量×發貨天數

　　最高庫存量=每日需用量×15天

　　第六章原料采購衛生管理

　　第十三條采購人員必須熟悉本公司所用的各種食品與原料的品種及相關的衛生標準、衛生管理辦法和相關法律法規要求，掌握必要的食品感官檢查方法。

　　第十四條采購食品應遵循“用多少訂多少”的原則。采購的.食品原料及成品必須保證色、香、味、形正常，采購肉類、水產品等食品原料須注意新鮮度。

　　第十五條采購人員不得采購腐爛變質、霉變及其他不符合衛生標準要求(病死、毒死、死因不明、有異味)的禽、畜、獸、水產動物等及其制品，不得采購《食品衛生法》禁止生產經營的食品，不得采購無證商販的食品。

　　第十六條采購人員采購食品時應向供應商索取發票等購貨憑據，并做好采購記錄;向食品生產單位、批發市場等批量采購食品，還應索取食品衛生許可證、檢驗(檢疫)合格證明等，特別是熟肉制品、豆制品、涼拌菜等直接入口食品的采購。

　　第十七條采購定型包裝食品和食品添加劑，食品包裝上應有品名、廠名、廠址、生產日期、批號、規格、配方或者主要成分、保質期、食用或者使用方法等內容。

　　第十八條采購酒類、罐頭、飲料、乳制品、調味品等食品，應向供貨方索取本批次的檢驗合格證或檢驗單。

　　第十九條采購蔬菜等散裝農副食品及魚類等鮮活產品，應通過正規渠道進貨(可通過定點采購方式實現)，確保無農藥及其他有毒、有害化學品污染，并索取檢驗合格證明。

　　第二十條采購的食品容器、包裝材料、食品用工具、設備必須符合相關衛生標準和衛生管理辦法的規定，有檢驗合格證。

　　第二十一條采購的用于清洗食品和食品用工具、設備的洗滌劑、消毒劑，必須符合相關的國家衛生標準和要求。

　　第二十二條采購的進口食品、食品添加劑、食品容器、包裝材料、食品用工具及設備，必須符合相應的國家衛生標準和衛生管理辦法的規定，有口岸進口食品衛生監督檢驗機構出具的檢驗合格證明，外文包裝配有中文標識。

　　第二十三條運輸食品的工具如車輛和容器應專用并保持清潔，嚴禁與其他非食品混裝、混運。運輸冷凍食品應當有必要的保溫設備。運輸過程中應做好防雨、防塵、防蠅、防曬、防污染工作。

　　第二十四條采購食品入庫前應進行驗收，出入庫時應登記，作好記錄，建立臺賬。

　　第二十五條入庫必須做到以下幾點。

　　1.無證貨物不得采購，缺證或證照存在實質瑕疵不得入庫。

　　2.入庫必須按制度規定如實詳細填寫報表，報表應有相關負責人簽字。

　　3.入庫食品、原料等必須分類分格放置，并加標注，徹底杜絕庫內食品混淆不清、重疊、放置在地面等的現象。

　　4.入庫、出庫必須履行登記簽字制度。

　　第二十六條先索證驗貨，后加工制作，再進入餐廳供餐銷售，嚴禁無廠名和廠址、無生產日期、無保質期限的“三無”產品混入，保障食品安全。

　　第二十七條專人專管，先進先用，隨時抽查，每周定期檢查兩次，檢查有無過期、變質、漏袋、摻雜異物以及感觀性異常的食品，并做好檢查記錄，及時報告并采取有效措施，保證食品安全。

　　第二十八條廚房加工人員應及時反饋加工制作中出現的食品質量、衛生異常情形與問題。庫管人員、采購人員得到反饋信息后，必須立即采取措施解決。

　　第二十九條勤進貨、勤盤庫存，保證提供新鮮食品。嚴把質量關，隨時報告庫存食品衛生安全情況。

辦公室物資采購管理辦法2

　　第一章總則

　　第一條為規范學院物資采購工作，提高資金使用效益，保證項目質量，維護學院利益，促進規范管理，依據《中華人民共和國招標投標法》、《河南省行政事業單位國有資產管理辦法》等有關法規及《河南科技學院招標采購管理辦法》精神，結合學院實際情況，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于學院內各項物資采購，包括儀器設備、圖書資料、辦公用品、實驗耗材、設備維修與維護、活動用品及獎品、材料印刷等。

　　第二章權責

　　第三條日常辦公用品、設備維修與維護、材料印刷歸后勤保障部負責。日常辦公耗材統一采購，建立日常耗材領用制度。

　　第四條行政辦公設備(電腦、打印機、家具類等)、教工獎品歸學院辦公室負責。

　　第五條教學儀器設備、考務材料、教材歸教務部負責。其中教材采購按《河南科技學院新科學院教材選用與評價管理辦法》規定處理。教學實驗耗材由各教學系部具體負責，教務部監督。

　　第六條科研用儀器設備、科研用實驗耗材歸科研部負責。

　　第七條學生活動用品及學生獎品根據活動性質分別歸團委、學生部或主辦部門負責。

　　第八條除教材外的圖書資料歸學院圖書館負責。

　　第三章采購計劃

　　第九條各單位根據年度預算中的正常性物品采購，由申購部門經過論證，列出采購計劃;未在預算中列出的臨時性項目需要進行物品采購，由相應負責部門在活動開展前列出活動方案和物品采購計劃。采購計劃確定后填寫采購審批單，報分管領導審核。

　　第十條一次性采購金額在1萬元以內的項目，經分管領導審核批準后方可執行;一次性采購金額在1萬元以上3萬元以內的項目，分管領導審核后，經院長批準方可執行(其中學生工作、黨務工作方面的采購，在分管領導審核后，須報書記批準);一次性采購金額3萬元以上或未列入財務預算1萬元以上的項目，須經院務辦公會會議通過后方可執行。

　　第四章采購方式

　　第十一條采購方式分為：部門采購、詢價采購、招標采購、單一來源采購等。

　　第十二條一次性采購物品金額在5000元以內且物品單價在1000元以下，采用部門采購方式。

　　第十三條一次性采購物品金額在5000元以上3萬元以內或者物品單價在1000元以上，采用詢價采購方式。

　　第十四條一次性采購物品金額在3萬元以上，采用招標采購方式。

　　第十五條符合下列條件之一的，可以申請采取單一來源采購方式：

　　只能從唯一供應商處采購的;

　　發生了不可預見的緊急情況，不能從其他供應商處采購的;

　　必須保證原有采購項目的一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。

　　第十六條依托河南科技學院相關學院進行實驗教學的，教學實驗耗材采用部門采購方式，采購人員由河南科技學院相關學院安排，新科學院對應系的`相關負責人參加。

　　第五章采購組織

　　第十七條部門采購時，由申購部門安排人員進行采購，其中采購計劃金額超過1000元，必須安排兩人一起外出采購。

　　第十八條詢價采購時，由后勤保障部組織形成詢價采購小組。詢價采購小組由分管領導、監察審計部、后勤保障部、申購部門人員組成，分管領導任組長。詢價的供貨單位不少于三家，各供貨單位提供公司資質、產品報價。詢價采購小組經過表決，確定合適的供貨單位，填寫詢價記錄表，報院長審核同意，由供貨單位供貨。

　　第十九條招標方式采購時，可由學院組織招標，也可委托河南科技學院資產處進行招標，由分管領導和部門負責人根據情況提出意見，報院長同意后決定。但一次性采購物品金額在10萬元以上或者單價在3萬元以上的項目，須由院務辦公會會議擬定處理意見。

　　學院組織采購，由后勤保障部組織，招標按照河南科技學院招標流程進行。

　　委托河南科技學院資產處進行招標，由后勤保障部與河南科技學院資產處溝

　　通，向河南科技學院資產處提交項目采購計劃表，由河南科技學院資產處組織進行。

　　第二十條單一來源采購時，由后勤保障部組織成立談判小組，談判小組成員必須是三人以上的單數組成，其中專家人數應為總數的三分之二以上，采購人代表應當作為小組成員之一。談判小組與供應商進行談判達成一致意見后，采購人必須對談判結果進行認可，并填寫單一來源采購審核表。

　　第二十一條學院的所有材料印刷，由后勤保障部、監察審計部門、學院辦公室共同組成小組，采用詢價方式確定校外定點印刷單位，簽訂定點印刷框架協議。校外定點印刷單位個數不超過3個，每兩年確定一次。河南科技學院印務中心作為校內定點印刷單位。

　　各單位需要進行材料印刷時，須經分管領導批準。如無涉密要求，由分管領導與后勤保障部統一安排，根據情況選擇印刷地點印刷。涉密材料由責任單位直接到定點印刷單位安排印刷。印刷費用由后勤保障部負責按期集中結算。

　　第六章驗收與管理

　　第二十二條部門采購方式和單一來源采購方式進行采購的，由單位負責人牽頭，組織本部門人員進行物品核實與登記，填寫物品入庫單。

　　第二十三條詢價采購和招標采購方式進行采購的，由驗收小組進行驗收，驗收小組由監察審計部門人員、分管領導、學院辦公室、申購部門負責人、物品使用人員組成。驗收完畢后填寫驗收報告單。

　　第二十四條根據第二章權責范圍，物品由相應部門安排專人進行管理和發放，做好發放記錄。單價在800元以上的耐用品需要到后勤保障部辦理固定資產登記。

　　第七章報帳

　　第二十五條申購單位整理報帳材料，材料包括：采購審批單、發票、采購合同或采購清單、固定資產登記單等。報帳程序按學院有關財務規定執行。

　　第八章附則

　　第二十六條本規定由后勤保障部負責解釋。

　　第二十七條本規定自下發日起執行。

辦公室物資采購管理辦法3

　　第一條基本原則

　　1.廉潔自律，嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量，處理好與供應商的關系，不接受供應商禮金、禮品和宴請;

　　2.嚴格遵守采購規范流程，按流程辦事，能及時按質按量地采購到所需物品，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本;

　　3.所有采購,必須事前獲得批準.未經計劃并報審核和批準，除急購外不得采購，急購需征求相關領導同意，方能采購。

　　4.凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理采購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然后集中辦理采購;

　　5.采購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買，不得隨意變更供應商;

　　第二條審購程序

　　(一)耗用物品的審購程序

　　1、對于經常性項目的采購應由所需部門每月固定時間定期報計劃，寫明所需物品的品種、數量、規格等，經總經理審批后，交由采購部門辦理。

　　2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人同意后方可辦理。

　　3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明，限時購買。

　　(二)自購菜品的申購程序

　　1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單，由部門負責人簽字后，交采購部門辦理。

　　2、庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。

　　(三)供貨商送貨的申購程序：

　　1、需貨部門填寫申購物品清單，由部門負責人簽字后，經總經理審批后，交采購部門辦理。

　　2、新進酒水、物料由總經理和采購人員簽字以書面形式通知庫管，不需填寫申購單。

　　3、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨，其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨。

　　第三條采購數量的確定原則

　　為提高經濟效益，降低成本，減少資金占有，應根據勤進快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數量。

　　(一)鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量。

　　1、此類原料實行每日采購，一般要求供貨商送貨。

　　2、用上述原材料的部門每日營業結束前，根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的采購數量。

　　(二)庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數量。

　　1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數，根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低于一天的用量。

　　2、庫存量上下限的計算公式：

　　最低庫存量=每日需用量×發貨天數

　　最高庫存量=每日需用量×15天

　　第四條：貨物的驗收原則

　　(一)驗收的質量標準：

　　根據使用部門要求標準

　　(二)驗收的數量標準：

　　根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量據實進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。

　　(三)驗收人員：

　　采購人員、庫房人員、領用部門負責人、三人共同驗收。

　　(五)驗收程序：

　　1、由庫管人員填寫“入庫單”或“物品直撥單”注明所收商品物資的數量。入庫單、驗收單填寫完后，由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式三聯(采購員或供貨商、倉管員、財務部各一聯)。

　　2、對不符合采購物資質量標準和數量超過“申購單”的商品物資(菜品)，使用部門有權拒絕收貨。

　　第五條倉庫管理

　　(一)、負責入庫貨物的驗收，保管及發放工作。

　　(二)、貨物入庫

　　1、認真驗收，查核貨物的數量、質量、保存有效期等。符合要求的.方能入庫。

　　2、開出入庫驗收單

　　3、及時登記帳卡，每天結出數量合計數，并錄入電腦。

　　(三)、庫存保管

　　1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。

　　2、做到先進先出、防止積壓變質。

　　3、設“慢流動表”，凡是庫存超過100天，都要上“黑名單”，上報部門負責人。

　　(四)、發放管理

　　1、直入廚房：以收貨驗收后直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等，憑經廚師長簽字的“收貨單”數量標準直拔。

　　2 、倉庫發放，廚房各班組必須填寫領貨單，經廚師長簽字認可后出貨，店面大堂經店長簽字同意后出貨。

　　第六條采購事項

　　1、采購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資(菜品)的數量和采購物資質量標準以及有關定價原則進行采購。在采購過程中，因市場行情發生變化，而影響采購數量和質量的，要及時與所購商品物資的使用部門聯系，征得同意后方可購買。

　　2、在采購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額。菜品要分別堆放裝運，以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放，嚴禁擠壓，以免影響菜品質量。冷藏肉品注意保鮮。

　　3、對商品物資(菜品)的退貨和積壓商品的處理，采購部門有積極協助處理的義務。

　　4、對采購過程中發生的非正常損失(采購數量與收貨數量差異過大)，須單獨列明并說明原因，報總經理批準方可報賬。

辦公室物資采購管理辦法4

　　1、采購總則

　　1、1為規范集團公司采購工作，特制定本制度。

　　1、2本制度適用于集團公司內各分公司的商務采購活動。

　　2、采購原則

　　2、1、嚴格執行詢議價程序進行采購，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。

　　2、2、大宗材料、特殊材料或技術要求比較復雜材料的采購，必須經過工程技術部、生產部、銷售部和客服部參與，調研匯總各方意見，經公司領導審核批準方可實施采購。材料采購需要相關部門配合的，相關部門不得找理由拒絕。

　　2、3、采購人員必須參與貨物和服務的驗收，采購貨物質量、數量、交貨期等問題的解決，應由采購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成

　　2、4、采購人員采購的材料或服務必須與采購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時將信息反饋給銷售、客服或工程技術部供更改采購單作參考。

　　2、5、所有采購人員必須做到以下廉潔制度:

　　2、5、1自覺維護企業利益，努力提高采購質量，降低采購成本。

　　2、5、2加強學習，提高認識，增強法治觀念。

　　2、5、3廉潔自律，不能向供應商伸手。

　　2、5、4嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。

　　2、5、5工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　2、5、6努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新材料及市場信息。

　　3、采購程序

　　3、1供應商的選擇

　　3、1、1供應商必須證照齊全，具有相關資質及履約能力。

　　3、1、2對于經常使用的材料或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、生產、工程技術部門對供應商定期進行評估和審計。

　　3、1、3在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的`因素。

　　3、1、4為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。

　　3、2采購程序

　　所有的材料或設備的采購，如沒履行以下相關手續，采購部有權拒絕采購。

　　3、2、1工程材料或外銷成品所用材料須由合同當事人將所需材料報各公司采購助理。由采購助理與合同當事人確認材料名稱，規格，數量及技術要求后填寫采購申請單發財務部，財務部在確認收到客戶訂金后將采購申請單電子版發采購部，采購部在收到采購申請單，銷售合同復印件后方可進行材料的采購。采購申請中如果沒有填寫項目編號/合同編號，應退回。

　　3、2、2固定資產及大型生產設備的采購，由各使用部門報綜合管理部統一申請。報請總經理審批后交采購部門采購。

　　3、2、3車間零星物品采購，由各使用人員據實填寫采購申請單，由生產廠長審批，最后交采購部門采購。

　　3、2、4工地急用或零星材料，由工地項目負責人或安裝單位本著節約成本的原則直接就近采購，事后報采購部備案。

　　3、2、5采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協調工程技術部、財務部及銷售或客服部共同完成，報公司領導審批。工程技術部、使用部門負責采購物品的適用性，財務部門負責預算控制、合同付款條款的審核，綜合管理部負責合同風險條款的審查。采購部負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生產廠家聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售后服務事宜。

　　3、2、6采購過程中發生變化時，銷售部或需求部門出具采購變更申請，由主管領導簽字確認后交采購部執行。