材料采購流程管理制度

　　采購——并不是一份很輕松、簡單的工作，手里握著錢的使用方向，外人眼中的“肥差”，采購員很容易被推倒風口浪尖，所以必須遵守管理制定。下面是小編為你整理了材料采購流程管理制度，希望能幫助到您。

　　材料采購流程管理制度（1）

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。

　　一、目的

　　為保證公司日常辦公事務及各現場工作的物資需要，提高采購工作的質量管理，特制定本管理規程。

　　二、范圍

　　各部門工作所需的生產材料和輔料、小型機械和設備、備品備件、辦公設備、辦公用品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標牌以及設備維修所需的配件、材料等.

　　三、職責

　　1. 熱愛本職工作，勤于學習新技術，了解新產品，注意市場信息的積累。

　　2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。

　　3. 負責公司生產所需材料的采購工作。

　　4. 負責供應商的開發、管理及維護工作。

　　5. 堅決執行各項采購工作制度及公司各項規章制度。

　　6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

　　7. 積極了解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

　　8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。

　　9. 做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。

　　10. 完成領導交辦的其他工作。

　　四、人員配置及崗位分工

　　1.人員配置

　　采購部長一人，采購員二人，內勤一人。

　　2.分工

　　計劃分為板材材料采購一人，墊片材料采購一人，零星及設備、模具采購一人，內勤一人（基礎資料管理、體系、賬務處理等）

　　五、程序

　　采購部在公司生產經營中擔負著不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響公司產品的質量、交期、成本等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在整個采購過程中， 采購部需要生產、技術、控制、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯系需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發展做出各自的貢獻。

　　（一）請購及其規定

　　1．請購單要填寫完整，具體應包括以下要素：

　　（1）請購的部門；

　　（2）請購物品所屬項目；

　　（3）請購的用途；

　　（4）請購的物品名；

　　（5）請購的物品數量；

　　（6）請購的物品規格；

　　（7）請購物品的樣品、圖片或詳細參數資料（技術標準及使用要求）等；

　　（8）請購的物品的需求時間（使用時間）；

　　（9）請購如有特殊需要請備注；

　　（10）請購單填寫人；

　　（11）請購部門主管；

　　（12）請購單審核人；

　　（13）倉庫保管員；

　　（14）公司總經理。

　　2.計劃單及其提報規定

　　（1）計劃單應按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部；

　　（2）固定資產申購按照（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；

　　（3）日常零星采購按照公司印制的（月份材料使用計劃）的格式填寫提報；

　　（4）請購部門在提報計劃單時，應要求采購部簽字接收人，請購部門備份；

　　（5）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的`電子文檔也需一并提交；

　　（6）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在計劃單上寫上說明。

　　（7）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

　　（8）計劃單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　3.公司物資計劃單的提報部門

　　（1）公司經營生產的物資由生產安全部提報材料需求計劃（每月26日），期間如材料需求有變化，需加報材料使用追加計劃。

　　（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、設備維修等零星材料，需使用部報月材料使用計劃；

　　（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　（二）請購單的接收及分發規定

　　1、請購的接收要點

　　（1）采購部在接收計劃單時應檢查計劃單的填寫是否按照規定填寫完整、 清晰，檢查計劃單是否經過公司領導審批；

　　（2）接收計劃單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細參數資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

　　（3）無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購；

　　（4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2、計劃單的分發規定

　　（1）對于計劃單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

　　（2）對于緊急請購項目應優先處理；

　　（3）無法在請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

　　（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3、采購周期的規定

　　（1）常規商品采購周期在 7 天時間；

　　（2）遇到緊急采購，應匯報公司領導采取快速優先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間；

　　（三）詢價及其規定

　　1．詢價應認真審閱計劃單的品名、規格、數量，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

　　2．屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；

　　3．對于緊急請購項目應優先處理；

　　4．所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則不能通過中間商詢價；

　　5．對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

　　6．遇到重要的物資、設備或預估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報，并說明基本情況；

　　7．詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

　　8．除固定資產外單次采購金額在 1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在 1 萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在 20 萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在 100 萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；

　　9．比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

　　10.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　（四）比價、議價

　　1．對供應商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

　　2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3．收到供應單位報價后應向公司領導匯報情況，設定目標或理想價格；

　　4． 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力， 資質進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

　　5．參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判。

　　（五）合同的簽訂及其規定。

　　1．合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立 的合同，受法律保護。

　　（1）合同正文應包含的要素

　　(2） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 采購物品、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求； 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明； 付款方式； 交貨日期； 質量保證期； 質量要求及規范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。

　　（3）合同簽訂及其規定

　　1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

　　2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

　　3）為防止合同數量追加或追加無依據，采購時要求供貨方提供報價清單；

　　4）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；

　　5）詳細約定發票的提供時間及要求；

　　6）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ；

　　7）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

　　8）違約責任一定要詳細、具體；

　　9）比價完畢后方可進行合同的簽訂工作；

　　10）合同簽定應按照統一的格式進行巡簽審查；

　　11）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

　　12）簽訂的所有合同應及時報送財務部門并歸檔；

　　（七）付款及合同執行

　　1．付款規定

　　（1）所有已簽訂合同付款時應按照合同規定的付款；

　　（2）按照進度付款的采購物資必須確保質檢合格方可付款；

　　（3）按照公司規定和合同約定達到付款條件時，該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；

　　（4）財務部門在接到付款審批單后應在 3 天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。

　　2．合同執行

　　(1) 已簽訂合同由采購部負責采購人員負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；

　　（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握材料情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；

　　（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；

　　（八）驗收與入庫

　　1．報驗

　　（1）供應商已經履行完畢的合同，材料進廠時采購部應及時的通知保管員進行驗收；

　　（2）對材料驗收標準參照公司技術部門的相關要求執行；

　　（3）達到質檢和報驗條件的材料應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；

　　（4）質檢部門在接到報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；

　　（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

　　2．入庫

　　（1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；

　　（2）材料在運達公司后采購部應及時通知保管員，由保管員及時安排卸貨與搬運；

　　（3）質檢部門未及時驗收的材料，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；

　　（4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；

　　（5）外協加工件應按照原材料入庫；

　　（6）質檢合格后的固定資產按照公司財務規定不入庫。

　　材料采購流程管理制度（2）

　　第一條 為了滿足公司飛速發展的需要，為了加強對本公司物資采購與付款環節的內部控制，財務部在李總的指示下，在項目部、采購部等部門的配合下，特制定此制度。

　　第二條 對外采購業務內部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務應當分離，其中包括：

　　(一)付款審批人員和付款執行人員不能同時辦理尋求供應商和洽談價格的業務;

　　(二)采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔任;

　　(三)貨物的采購人員不能同時擔任貨物的驗收和記賬工作。

　　第三條 采購部門的劃分

　　(一)生產原材料采購：由采購部門負責辦理。

　　(二)日常辦公用品采購：由行政管理部或其指定的部門或專人負責辦理。

　　(三)對于重要材料的采購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理采購作業。

　　第四條 采購方式

　　一般情況，選擇下列一種最有利的方式進行采購：

　　(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。

　　(二)長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。

　　(三)未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有原輔材料供應商;如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。

　　(四)詢價、議價結束后，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格(特殊情況下，需電話征得總經理同意);由此引起后果由責任人負全責。

　　(五)采購合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。

　　第五條 詢價、比價、議價

　　(一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理并經過深入調查分析后，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。

　　(二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經辦人員在議價后，應在請購單中注明，經主管簽字確認后上報。

　　(三)采購經辦人員接到“采購申請單”后應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析后進行議價，議價結果書面上報主管領導。

　　(四)采購部門接到請購部門(項目部、行政管理部)以電話聯絡的緊急采購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。

　　第六條請購與采購

　　(一)使用部門根據本部門實際物資需求情況，填寫請購單(即采購單第一聯)，明確采購物資的名稱、規格、質量執行標準、數量、價格、使用日期等，交給采購部門審核。請購單應有部門經理簽字。

　　(二)采購部門收到使用部門提交的請購單時，審核后如確有必要購買，由采購經理簽字，再請總經理予以批示。采購經辦人員接到經批準的“采購申請單”(即采購單第二聯)后，應按照上述總則操作，貨比三家，選擇出合適的供應商后，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期。

　　(三) 采購單一式四份，第一聯即使用部門提交的`請購單，第二聯即采購部門使用的采購申請單，第三聯交給財務(采購員核銷時),第四聯交給倉管員(以備驗收)。

　　第七條 驗收與入庫

　　(一)采購物資到貨后，采購員要及時組織質監部門、倉庫管理員進行入庫前的清點驗收，驗收過程中應首先比較所收物資與請購單、發票賬單上的品名、規格、數量、單價是否相符，然后檢查物資有無損壞、使用性能優劣。驗收合格后，驗收部門的人員應對已收物資編制一式兩聯、事先編號的驗收單進行簽字，作為驗收和檢驗物資的依據，第一聯本部門留存，第二聯交給倉管員。

　　(二)倉管員根據進貨檢驗報告結果(主要是驗收單)對合格貨品進行入庫，入庫單必須通過采購員、倉管員簽字。不合格品由相關采購員辦理退貨事宜。入庫單一式三份，第一聯本部門留存，第二聯交給財務，第三聯交給采購員。

　　第八條 付款與核算

　　(一)預付款采購

　　1、按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供采購申請單、合同復印件、付款通知書(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批準手續后(付款通知書須由總經理簽字)，交公司財務部門辦理預付貨款業務。

　　2、貨物及發票已到，驗收合格并與購貨合同、發票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(采購申請單、入庫單、購貨發票、購貨合同)，財務部審核后，由總經理簽字，財務做賬。

　　(二)現款采購

　　采購員必須憑有總經理簽字的借款單向財務部借款，采購回來后，采購員持購貨發票到倉庫辦理入庫手續，由質監部門、倉庫保管員驗收，并開出入庫單(入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途簽字)。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。采購員粘貼好報銷票據(采購申請單、入庫單、購貨發票、購貨合同)，財務部審核后，由總經理簽字，然后辦理報銷手續。

　　(三)后付款采購

　　采購員粘貼好報銷票據(采購申請單、入庫單、購貨發票、購貨合同)，財務部審核后由總經理簽字。供應商需要結款時，由財務將款項匯出。

　　(四)貨物已到發票未到，驗收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經總經理簽字批準，可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80%的貨款，待發票到后再付清余款;發票已到貨物未到，不準支付購貨款。采購業務完畢后，財務部門要催促采購員及時結清購貨結余款，不留“尾巴”。

　　(五)物資采購必須取得發票方可報銷，如無特殊情況，發票應是增值稅專用發票。

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