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關于高職院校學生質量信息員管理的實踐與探索論文
論文關鍵詞:高職院校 學生質量 信息員管理
論文摘要:本文作者基于教育管理實踐,探索從建立組織結構、制定規章制度、設置選聘條件、開展相關培訓、指導日常工作和做好總結改進六個方面規范學生質量信息員的管理。
學生質量信息員(以下簡稱信息員)是由學院教育質量管理部門(未成立質量管理處的高職院校一般為教務處)聘任的,參與學院質量監控的學生,是學院與學生進行聯系的橋梁和紐帶之一。他們主要從事為學院采集并初步加工與教學、行政、后勤服務質量有關的各類信息,從而為學院的質量管理工作提供有價值的意見和建議。
近年來,隨著教育質量工程的深入實施,越來越多的高職院校開始高度重視信息員隊伍建設,并充分發揮他們在教育管理,特別是在教學質量監控中的重要作用。要提高信息員工作的實效性,首先必須規范其管理,筆者從六個方面具體闡述高職院校的信息員管理。
一、建立信息員的組織機構
在質量管理部門的直接領導和指導下,建立學生質量信息部(以下簡稱信息部),統一管理學院各級信息員并從事相關質量信息工作。信息部設指導教師1名,部長1名,副部長若干名,干事若干名。
學院信息員隊伍理論上分三級:院級、分院(系)級和班級。但高職院校在實際的信息員管理工作中(與本科院校相比,專業數、學生數等相對較少),可以將信息員管理層級扁平化,也就是可取消分院(系)級信息員,便于提高工作效率。因此,我們在每個班級配備1名班級信息員,而院級信息員則是在確定全校班級數的基礎上,按院級信息員和班級信息員比例1∶10配備。信息部部長、副部長和干事都為院級信息員。
信息部根據工作需要,可以在其內部再分組,可按教學部門分組,也可按信息活動各職能分組,如××分院(系)組、活動策劃組、宣傳組等。
二、制定信息員的規章制度
“沒有規矩,不成方圓”。信息員的規章制度主要包括工作原則、獎懲辦法、工作職責、工作內容四個部分。
1.信息員的六大工作原則
(1)客觀性原則。以學生反映事實為基礎,實事求是地做出公正、恰當的結論。堅持認真、科學的態度,不得在工作中弄虛作假。
(2)及時性原則。及時將學生們的意見和建議等反饋給信息部。
(3)執行性原則。信息工作重在執行,需要不折不扣地完成各項工作。
(4)建議性原則。站在學生的視角,幫助學院“診斷”教學、行政、后勤工作。
(5)保密性原則。要妥善保管有關資料,不得隨意更改、傳閱及散布相關內容。
(6)協調性原則。信息員接觸面較廣,在工作中應注意方式方法,協調好方方面面。
2.信息員的獎懲辦法
學院質量管理部門每學期都應進行“優秀學生質量信息員”的評選,并對認真負責、成績顯著的信息員給予一定獎勵,頒發榮譽證書。優秀信息員的評選則根據信息員參與活動情況和所采集及初步加工信息的質量及數量確定。
當然,對于不能履行職責或不遵守紀律的信息員,經核實后應立即予以解聘。
3.信息員的工作職責
(1)及時反饋師生上課紀律情況(包括遲到、早退、曠課、課堂秩序等)。
(2)及時反饋教師教學方面的優差情況(包括教學態度、上課準備、舉止儀表、教學內容的安排、師生互動、板書、語言表達、輔導及批改作業、教學效果等)。
(3)及時反饋教學部門的教學管理情況(包括教學管理過程中的問題與不足、成功的管理經驗、好的管理建議等)。
(4)及時反饋學生思想、學習和生活動態。
(5)及時反饋學院教學基本設施(包括教室、自習室、實驗室、圖書資料、音響照明等)的使用問題與困難。
(6)及時反饋學院其它與教學、行政、后勤服務緊密相關的情況以及需要學院解決的問題。
4.信息員的主要工作內容
(1)月報制。信息員應在每月的月底前將本月的《質量情況反饋表》上報質量管理部門。
(2)通過各種有效方式在班級宣傳學院的辦學宗旨、學院的各項發展、學院質量管理的動態及學生投訴的正確流程,為構建和諧校園做好工作。
(3)經常與班級同學交流溝通,耐心地做好相關疏導工作,遇到問題及時上報。
(4)不定期開展調查研究,分析信息反饋的原因。
三、設置信息員的選聘條件
信息員由質量管理部門負責聘任。質量管理部門應根據規章制度及實際工作需要,設置當年的選聘條件。
院級信息員的選聘在考慮專業分布、年級分布均衡性等條件的基礎上,要是有較高的思想政治素質,有較強的組織和協調能力,有較廣泛的群眾基礎,責任心強,有一定的寫作能力和計算機操作能力,熱心為學院和學生服務的在籍學生。
班級信息員由班級在本班學生干部中推選,一般為班級的學習委員。
四、開展信息員的相關培訓
在信息員選聘結束后,質量管理部門應對其開展一系列相關培訓,旨在提高信息員隊伍的整體素質,促進信息員自身發展,并較好地完成相關工作。在培訓中應注意以下三個方面的內容:
1.轉變觀念
每一個組織無論其大小,都有著自己的文化價值觀念和基本行為準則。我們培訓的重要目標就是首先使信息員完成從普通學生到學生干部的思想轉變,并逐步了解并融入信息部的文化之中,形成統一的價值觀念,按照信息部普遍的行動準則來從事信息員工作,與信息部的目標同步。
2.補充知識
當一名學生剛進入信息員隊伍時,他們需要學習信息員工作的相關知識。我們對其的培訓應注重案例教學,將工作流程通過“5W1H”方法進行講解,即每一個環節都應告訴他們“何時何地何人?做何事?為什么?怎么做?”,使他們盡快上手,并增強自身的可持續發展力。
3.鍛煉能力
通過團隊合作和實際工作鍛煉他們的能力,使他們不僅具有做好信息員工作的能力,而且在此過程中學會怎樣做人,如何做事。
五、指導信息員的日常工作
指導工作應貫穿于整個信息員活動之中。指導教師主要負責指導信息部部長、副部長的工作,接著由信息部的部長、副部長具體指導干事的工作,再由干事具體指導班級信息員的工作,使指導工作層次分明,脈絡清晰。
在指導工作中,無論是教師指導學生,還是學生指導學生,都應遵循“平等交流、和諧共處、以情感人、重在激勵”的原則。“管理基本原理表明,人的工作績效取決于他們的能力和激勵水平即積極性的高低。其公式是:工作績效=能力×激勵”。[1]因此,我們在實際工作中可通過感情的促動、感情的熏陶及感情的激勵,使工作意識、工作方法、工作內容等深刻地進入學生的心靈,達到“隨風潛入夜,潤物細無聲”的效果。
六、做好信息員的總結改進
“組織作為一個有機體也和所有的生物有機體一樣,都是處于不斷進化和演化過程之中的,任何組織管理只有維持工作顯然是不夠的,它無法實現組織的可持續發展”。[2]在實際工作中,指導教師應組織信息部做好信息員的檢查工作,將實際效果與預期效果進行對比,并組織信息員開會一起找出可改進之處,再制定相應的整改措施,持續改進及創新信息員工作,形成信息員管理的良性循環,也為下學期信息員管理工作計劃提供依據。
參考文獻:
[1]蘇東水.管理心理學[M].上海:復旦大學出版社,2002:226.
[2]周三多.管理學[M].北京:高等教育出版社,2005:319.
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