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進(jìn)度管理在新醫(yī)院建設(shè)管理中的應(yīng)用論文
1背景
醫(yī)院信息化中，項(xiàng)目的進(jìn)度管理為信息項(xiàng)目順利開展的重要保障。近年來，國內(nèi)大型三甲醫(yī)院紛紛建設(shè)新院區(qū)，以擴(kuò)大醫(yī)院的規(guī)模及影響力，服務(wù)更多的民眾。2011年3月，惠州市大亞灣區(qū)政府與中山大學(xué)附屬第一醫(yī)院簽署合作協(xié)議，共同合作在粵東地區(qū)建設(shè)一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的公立非營利性綜合醫(yī)院。項(xiàng)目擬通過2年的籌備，在粵東地區(qū)建成一座現(xiàn)代化規(guī)模的、具有“中山一院高水平”的新院區(qū)。因此，該醫(yī)院的信息化建設(shè)同步展開。
2現(xiàn)狀與問題
新院區(qū)的信息系統(tǒng)建設(shè)主要包括醫(yī)院信息化弱電基礎(chǔ)設(shè)施、醫(yī)院硬件及工作站、醫(yī)療信息軟件三大部分共80余個(gè)子項(xiàng)目，由當(dāng)?shù)卣~投資完成。項(xiàng)目擬于2013年初醫(yī)院試業(yè)時(shí)正式上線使用，2013年底醫(yī)院正式開業(yè)時(shí)完成交付。從整個(gè)醫(yī)院信息化建設(shè)項(xiàng)目而言，本項(xiàng)目存在以下問題:①項(xiàng)目工期緊、工作量大、任務(wù)繁重，供應(yīng)商多，項(xiàng)目干系人組成多，項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度控制難度大。②從醫(yī)療信息化的發(fā)展規(guī)律來看，醫(yī)院信息化建設(shè)非短期之功，可行性分析與論證、立項(xiàng)、招標(biāo)、選型、合同、實(shí)施等全系列過程下來，事務(wù)性工作量大，流程繁瑣。③信息系統(tǒng)建設(shè)的過程要求嚴(yán)謹(jǐn)，需求調(diào)研、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施，環(huán)環(huán)相扣。④信息化各個(gè)環(huán)節(jié)均為醫(yī)院試營業(yè)及開業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施條件，關(guān)系到醫(yī)院開業(yè)全局的進(jìn)程。因此，如何高效地推進(jìn)新醫(yī)院信息化的建設(shè)工作，如何有效地控制信息化建設(shè)的進(jìn)度，是擺在醫(yī)院信息化籌建過程中的難題。
3難點(diǎn)分析
項(xiàng)目進(jìn)度管理是指在項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)各階段的進(jìn)展程度和項(xiàng)目最終完成的期限所進(jìn)行的管理，包括使項(xiàng)目按時(shí)完成所必需的管理過程。其基本過程主要包括活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、資源估算、歷時(shí)估算、制定進(jìn)度計(jì)劃及進(jìn)度控制等。它的主要任務(wù)是保證項(xiàng)目工程建設(shè)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成并交付使用。縱觀該新醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)施過程，本信息化項(xiàng)目在進(jìn)度管理方面有如下難點(diǎn):①項(xiàng)目子模塊多，共80余個(gè)子系統(tǒng);②項(xiàng)目實(shí)施的范圍較廣，參與科室多，需求復(fù)雜;③項(xiàng)目由數(shù)個(gè)不同的供應(yīng)商承建，存在較多的接口與先后次序，控制過程復(fù)雜;④項(xiàng)目的干系人多，溝通量大，溝通不到位易構(gòu)成潛在的項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn);⑤項(xiàng)目的實(shí)施周期短，只有將近2年的籌備時(shí)間，而且要求新醫(yī)院試業(yè)時(shí)一次性同時(shí)上線。⑥項(xiàng)目建設(shè)的要求高，當(dāng)?shù)卣⒅猩揭辉骸⑿箩t(yī)院及群眾的期望值高。因此，項(xiàng)目進(jìn)度控制的難度可想而知，同時(shí)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的拖延會(huì)影響醫(yī)院整體開業(yè)整體進(jìn)程。
4進(jìn)度管理的管控方法
在項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過程中，醫(yī)院項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)充分分析了項(xiàng)目當(dāng)前的內(nèi)部與外部環(huán)境、需求、目標(biāo)與約束，采取了項(xiàng)目進(jìn)度管理的方法論，對(duì)項(xiàng)目全過程進(jìn)行了有效的進(jìn)度管控，取得了預(yù)期的效果，確保了項(xiàng)目的如期上線。
4．1活動(dòng)定義
活動(dòng)定義是指通過工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，將項(xiàng)目工作分解為一系列更小、更易管理的活動(dòng)，并將其識(shí)別、歸檔的過程。在新醫(yī)院信息化項(xiàng)目中，我們首先通過收集信息化建設(shè)的需求、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)、核實(shí)范圍、控制范圍的一系列范圍管理過程，對(duì)醫(yī)院信息化項(xiàng)目進(jìn)行了WBS劃分。將整體信息大項(xiàng)目，按照WBS的分解原則劃分為弱電基礎(chǔ)設(shè)施、硬件及工作站、醫(yī)療信息軟件三大類，共80余個(gè)子項(xiàng)目。進(jìn)而，根據(jù)項(xiàng)目啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾5個(gè)項(xiàng)目管理過程組的內(nèi)容，對(duì)各項(xiàng)目過程進(jìn)行工作任務(wù)分解;最后，再按項(xiàng)目管理8/80原則，將單項(xiàng)任務(wù)再分解到最底層的WBS工作包，形成項(xiàng)目進(jìn)度管理的輸入———項(xiàng)目活動(dòng)定義清單，并采取文檔形式使用列表型結(jié)構(gòu)進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組內(nèi)共享。
4．2活動(dòng)排序
活動(dòng)排序?yàn)樽R(shí)別與記錄項(xiàng)目活動(dòng)間關(guān)系的過程。它通過分析項(xiàng)目活動(dòng)之間存在的邏輯關(guān)系，確定活動(dòng)的先后依賴順序。在具體的執(zhí)行過程中，我們根據(jù)活動(dòng)定義清單，采用前導(dǎo)圖法(PDM)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行分析排序，形成了項(xiàng)目計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)圖，并檢驗(yàn)活動(dòng)定義清單中各活動(dòng)的先后順序。
4．3活動(dòng)資源估算
活動(dòng)資源估算是估算執(zhí)行各項(xiàng)活動(dòng)所需的人員、物資、設(shè)備或用品的過程。它包括決定需要什么資源、資源的數(shù)量、何時(shí)使用資源執(zhí)行活動(dòng)。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，由于經(jīng)驗(yàn)參照值的欠缺，我們先采用自下而上估算法對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)資源進(jìn)行一次估算;再采用專家估算法，邀請(qǐng)了院本部專家對(duì)各項(xiàng)目所需要的資源進(jìn)行二次估算，形成了各項(xiàng)工作包(活動(dòng))的活動(dòng)資源需求表，進(jìn)而匯總成為資源需求總表。
5結(jié)語
經(jīng)過2年多來的努力，醫(yī)院信息化建設(shè)各項(xiàng)目終于順利完成硬件設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)及弱電的聯(lián)調(diào)與實(shí)施工作，并如期順利上線。回顧整個(gè)項(xiàng)目歷程，項(xiàng)目歷時(shí)短、工作量大、系統(tǒng)多、溝通復(fù)雜，項(xiàng)目組在實(shí)施過程中采取了一系列項(xiàng)目進(jìn)度管理的措施，結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行了有效的管控，保障了項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的完成。
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