公司辦公自動化管理規定

公司辦公自動化管理規定

1目的

為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。

2適用范圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。

3術語和定義

電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘資源網

4職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

5管理要求

5.1電子公文管理規定。

5.1.1電子公文與紙質公文關系。

5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批復工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。

5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

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