會議管理辦法
會議管理辦法1
第一章 總則
第一條 為改進工作作風,精簡會議,縮短會議時間,提高會議質量,加強會議管理,根據上級有關規定,結合本所實際,制定本辦法。
第二條 會議的有效組織和管理是改善辦公秩序,及時傳遞、執行和保存辦公信息,提高辦公效率的一種重要手段,本所各部門應重視對會議的組織和管理。
第三條 本辦法所指的會議,包括本所黨組會議、行政會議、所長辦公會議等例會,各職能部門、業務部門組織的全所性不定期工作會議,以及在重要來訪或外事活動過程中組織的全所性會議。
不包括本所及所屬各部門組織的各類專業技術培訓會議。
第四條 會議的管理部門為所辦公室,會議的具體會務工作由承辦部門協作安排。
第二章 會議召開原則
第五條 本所及各部門召開會議應遵循如下原則:
(一)精簡。大力壓縮會議,盡量縮短會議時間,減少與會人員。逐步利用現代網絡和通信傳播工具部署工作,能合并召開的會議盡可能合并召開。
(二)高效。召開會議應具備必要性,注重實效,主題鮮明,準備充分。
(三)務實。把工作重點放在科研、開發、管理和生產等重要部位,加強調研和督查,集中精力研究和解決實際問題,可采取現場辦公會議等形式,及時協調研究解決有關問題。
(四)節約。會議要厲行節約,凡涉及經費開支的會議應嚴格按照有關廉政建設的各項規定執行,嚴禁鋪張浪費。
第三章 會議安排
第六條 本所例行會議均列入例會制度,要求按照例行會議規定的時間、地點和內容組織召開。
第七條 本所臨時組織的會議,涉及本所有關部門的,部門負責人應給予積極配合,保證會議所需材料、設備、器材、場地及時安排到位。
第八條 本所各部門組織的全所性不定期會議,均須經分管所領導批準后,提前7天報送所辦公室列入會議計劃。所辦公室負責于每周星期五將全所各類會議統籌安排,編制會議安排表,印發到會議參加人員。
第九條 會議召集部門應做好會議準備工作,將會議主持者、議題、議程、與時間、地點安排報送所辦公室,由所辦公室統籌安排。
第十條 列入會議計劃的會議,如遇特殊情況需更改日期、地點或會議內容時,會議召集部門應提前3天報送所辦公室調整會議計劃。未經所辦公室同意,任何部門或個人不得隨意打亂或更改正常會議計劃。
第十一條 凡需要所領導參加的會議,召集部門應提前請示分管所領導,按分管所領導指示辦理。
第十二條 對于參加人員相同、內容接近、時間相近的.幾個會議,所辦公室有權合并召開。對于準備不充分,或有重復性,或無多大作用的會議,所辦公室有權拒絕安排。
第十三條 不定期會議必須服從統一安排,各部門會議不應安排在全所例會同期召開,應堅持部門會議服從全所會議,局部服從整體的原則。
第四章 會議管理
第十四條 會議召集部門應做好充分的會前準備工作,擬定會議議程、準備會議材料、落實布置會場、做好報到簽到等工作。
第十五條 會議應有專人負責記錄和整理:所黨組會議由所人事勞資處負責記錄,行政會議、所長辦公會議由所辦公室主任負責記錄;各部門召集的全所性專業會議由各部門派專人負責記錄;全所性的行政事務會議由辦公室負責記錄;部門會議由各部門負責記錄。
第十六條 會議原始記錄應由會議主持人和主要與會人員簽字認可。
第十七條 會議形成決議或決定事項需要所屬各部門組織職工學習、貫徹、執行或全所職工知曉的,可編制會議紀要,及時印發各部門。
第十八條 會議材料的歸檔:各級會議的文件資料、會議記錄、紀要、簡報、照片、錄像、領導講話和題詞等均應及時整理,按時歸檔。
第五章 會議紀律
第十九條 與會人員應遵守如下紀律:
(一)與會人員必須按會議通知時間準時到會,無特殊情況不得遲到、早退或缺席,會議期間應將手機和傳呼機打到振動方式(有特殊要求的會前另行通知)。
(二)會議須限時召開,無特殊情況應按時結束。發言應確定時間,緊扣主題,簡明扼要,嚴禁偏離主題,延誤會議進程。
(三)會議內容如有保密事項,與會人員必須嚴格遵守保密紀律。
第六章 附則
第二十條 本辦法自20xx年3月1日起實行。原規定同時廢止。
第二十一條 本辦法由所辦公室負責解釋。
會議管理辦法2
為了加強會議管理,確保各類會議順利召開并且能通各類會議來推動公司的全面工作,特制定如下會議管理制度:
總經辦按照總經理的要求,每個月定期或不定期召開日常例會(如成本采購會議,服務質量管理會議和安全會議),并通知與會人員,如出現因通知疏漏出現人員缺席的現象,會議組織責任人作扣罰10元處理。
總經辦負責人根據每次會議內容,事先準備好會議所需的材料,做好會場的準備,如因準備不周而影響會議的召開,處以會議組織責任人扣罰10元的處理。
例會由總經理或授權人主持,各部門負責人或授權人參加,按順時針順序,對前段的工作情況和當日的工作安排做簡單匯報。
各部門例會為班前例會,每日班前例會由各部門經理或授權人主持,總結前日工作情況,分配當日相關工作。
成本采購會議在編制每月酒樓營業報表后由財務部負責人主持,相關營業部門負責人,分部主管以及其他部門相關人員參加,對成本控制核算,采購服務工作進行總結,討論和分析,并制定相應改進措施。
服務質量管理會議在每月每一個星期五由總經理或授權主持,各部門負責人、分部主管人員參加,對酒樓當月服務質量管理工作進行總結,分析,并對下月的`具體工作進行討論和明確。
每月召開安全會議(具體時間待定),由保安部經理主持,各部門消防責任人,保安部消防主管,工程部相關工程技術負責人員參加,對酒樓一個月來的消防安全工作進行總結和布置整改相關的工作,以及為更好地完成安全工作提出改進意見并予以落實。
各部門參加會議人員應準時出席會議,如因故無法出席需授權或委派下一級主管人員參加會議。與會人員不得遲到、早退、無故缺席,有事須在會議開始前一小時請假,否則按公司考勤制度處理。
各個會議應遵守嚴肅、高效的原則,在會議進行時不得有打擾會議秩序的行為(特殊情況例外),以免影響會議順利進行。否則扣罰當事人10元。
財務(費用)分析會議,人力資源會議和信用會議,將定期或不定期在完成報表后或特殊情況下,根據總經理的指示或相關部門的需要,在例會結束后進行上述專項會議,特殊情況下由總經理或部門指定參加會議人員。
財務分析會議主要是:對酒樓經營指標和各部門的費用,能耗等情況進行分析和提出財務管理要求。人力資源會議主要是對酒樓人力資源情況進行分析,并對特殊的人力資源管理工作進行專題討論,如招聘、補員、晉升、違紀等。信用會議主要是對信貸管理工作進行總結和分析,對商務客戶應收賬款情況進行分析,并擬定追收政策和方案,減少酒樓應收賬。
各項專題會議均需于次日形成會議紀要,抄報總經理,如會議形成決議則一同呈報總經理。并根據會議決議進行整理存檔或下發,否則處以責任人扣罰10元處理。
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