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簡析管理與文秘論文

時間:2023-05-02 04:16:11 管理論文 我要投稿
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簡析管理與文秘論文

  自從有了人類社會就有了領導者的管理活動,而文秘活動則是隨著領導者的活動需求而產生的。因此,它的歷史和領導者的管理活動一樣也是源遠流長的。人類社會幾千年,兩者相伴相隨,相輔相成,對社會的發展起著極大的維系和推動作用。

簡析管理與文秘論文

  現代科學技術的發展導致了信息時代的到來,經濟的迅速發展造就出諸多新興的產業和行業門類。各種社會組織的管理活動突破了原來以行政手段為主體的模式,經濟手段、法律手段、系統論、控制論、信息論等被廣泛地引入管理領域,管理領域迎來了科學的春天。

  由于科學管理的重要性被社會廣泛認識和接受,文秘工作也出現了社會化的發展趨勢,它普遍存在于政府機關、社會團體、各類企業以及社會的方方面面,成為世界范圍內覆蓋面最廣的社會職業之一,被稱為現代社會的第361行。在我國,黨的十一屆三中全會以來,隨著體制改革和經濟建設的發展,文秘工作也進入了一個新的階段。特別是1985年春,中央召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會,著重研究了新形勢下如何更好地發揮秘書部門的參謀、助手作用的問題,提出了新時期文秘工作必須完成的“四個轉變”,即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策;從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息;從單憑老經驗辦事轉變為實行科學管理;從被動服務轉變為力爭主動服務。這四個轉變使文秘工作的內容有了新的發展,不僅拓寬了它的外延,也加深了它的內涵,為文秘部門指明了工作重點和發展趨勢。

  然而,在各行各業的管理工作中,由于受傳統管理思想影響,人們往往重領導者的管理活動,輕輔助人員的文秘活動;對廣大的文秘人員往往重使用、輕培養,加之不少文秘人員自身努力不夠,使得相當一部分人的素質與文秘工作的要求相去甚遠,嚴重影響了文秘工作的質量。基于這一現狀,本文就管理與文秘之間的關系作簡要剖析,以喚醒人們對文秘工作及文秘理論研究的重視。

  為了理清管理和文秘之間的關系,有必要分析管理和領導之間的關系。管理和領導都有廣義和狹義之分。廣義的管理包括狹義的領導,廣義的領導包括狹義的管理。管理作為執行生產總體運動所產生的各種一般職能,其中包含有領導的意思;而領導作為組織所賦予的統領其部屬的權利,其中也包含有管理的意思。在實際工作中,管理如果離開了組織賦予的權利,就很難進行組織、協調和控制;同樣,領導如果離開了對各個人的活動的組織、協調和控制,就無法統領其部屬去實現組織目標。所以,兩者之間是互相聯系的。

  但是,管理和領導又有區別,狹義的管理和狹義的領導相比較,在活動的層次、對象、范圍、任務和手段等方面都有所不同。此時的管理僅指在戰術層次上,對具體對象所進行的職能性實務活動,即實際掌管、治理和安排某種事務,作出技術性處理,而領導則指帶領、引導、分析情況,決策問題,使用干部,偏重于全局、戰略方面。

  上述分析表明,管理和領導是兩個既有聯系又有區別的概念。據此,我們可以作出這樣的推論,管理和文秘也是既有聯系又有區別的兩個概念,這是因為:

  1.文秘活動從屬于領導者的管理活動。從歷史的發展來看,在人類出現分工以后就產生了管理和決策的需要,出現了管理與決策的組織機構和領導者。領導者在管理和決策過程中,由于時間、精力有限,需要有人協助處理大量繁雜的事務性工作,這樣便產生了文秘活動。這就是說,文秘活動是因為領導者的活動需要而產生的,沒有領導活動也便沒有文秘活動和文秘人員。從文秘人員的職責來看,他(她)不僅要幫助領導辦文、辦會、辦事,還要出謀獻策,更好地發揮參謀和助手的作用。在領導者的決策過程中,文秘人員要事先幫助領導者搜集、整理資料,提供信息,隨時準備接受領導者的咨詢;在文書制作、處理過程中,文秘人員或幫助撰擬文稿,或檢查其內容和格式,負責傳達或發出;在籌辦會議過程中,文秘人員要為領導者準備會議文件,安排會議事項,記錄會議內容,收集整理會議資料;在接待賓客時,文秘人員要事先安排好接待程序、接待規格和接待方式等。文秘職能表明,文秘活動具有從屬性,從屬性的實質是,在領導者的管理活動中,文秘人員只能行使非強制性的管理權力,沒有獨立的組織決策權和人財物資源的管理分配權。他們的直接任務是提出管理“半成品”,而后經領導者的批準,同意采納,才能產生管理效益。總之,文秘工作從屬于領導者的管理活動,是各類組織中為領導者的工作服務的輔助管理活動。這一點就使得文秘活動明顯區別于雖為領導服務,但不參與管理的專職司機、專職醫生等輔助人員的工作。

  2.文秘工作中包含著部分領導工作。在一個組織中,領導者的職責是決策、指揮和用人,對紛繁眾多的瑣碎事務,他們不可能事事動手,件件躬親,而是交給文秘人員去代為辦理。文秘人員在處理大量事務的同時,往往要承擔部分領導工作。如計劃、組織、協調等。其中計劃屬于領導職能,但是,文秘人員往往在搜集、整理信息資料的基礎上,為領導者草擬計劃方案,供領導者參與或選用。組織也是領導的一項職能,文秘人員雖然上無決策,下無執行之權,但是,在具體工作中卻要參與很多組織活動,如,組織會議、組織比賽、組織調查等。協調同樣是領導的一項職能,文秘人員也要經常根據授權參與協調工作。如,協調領導者與領導者,上級領導與下屬部門,部門與部門,本單位與外單位之間的關系等。可見,文秘人員的任務非常特殊,他(她)不僅要處理大量事務,還要默默無聞地從事部分領導工作。

  3.文秘人員的主要服務對象是領導者,他們本身并不具有官的權力,但是,他們是領導者身邊的人,整天跟領導者打交道,要根據領導的意圖去辦文、辦會、辦事。為此,需要文秘人員十分熟悉管理部門的各項工作,了解研究領導的心理特征,具備服務于領導的智能、素養和職業道德。

  上述分析表明,管理與文秘雖屬兩個不同的范疇,各自有著獨特的活動領域,但是,兩者以領導為中介,互相關聯,互相作用。在總體管理活動中,領導處于最高層。

  面,其職能是決定大政方針,管理全面工作。文秘人員與文秘部門則處于輔助層面,處理與領導相關的大量事務性工作,他們從事的工作大多屬于狹義管理的內容。但是,它又不同于一般管理活動,表現出輔助性的特點。

  由于管理與文秘彼此不可分割,因此,要求我們在研究文秘工作時參照和借鑒管理工作的基本理論、基本原則和基本方式,從管理學中汲取理論和知識養分。同時,作為文秘人員,必須認真學習管理理論,懂得管理工作的一般原理,掌握管理的技能技巧,將管理的理論和技能運用于文秘工作中,這樣才能更好地為領導服務。如果一個文秘人員管理理論比較薄弱,連起碼的管理技能也不掌握,就很難勝任文秘工作。

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