高校二級學院行政秘書工作探微論文
摘 要：高校二級學院行政秘書是在學院辦公室主任的領導下，做好學院辦公室行政事務的主要執行者。本文主要從明確行政秘書工作的職責、特點和應具備的素質能力三個方面探討高校二級學院行政秘書工作。
關鍵詞：二級學院 行政秘書 職責 特點 素質
學院辦公室承擔了學院的主要行政管理工作，行政秘書是在學院辦公室主任的領導下，做好學院辦公室行政事務的主要執行者。行政秘書可以說是學院領導的助手，是聯系學院和學校其他部門的紐帶，更是溝通學院領導和其他教職工的潤滑劑。因此，提高行政秘書自身的工作能力，對于提高學院管理水平和促進學校健康發展將起到強有力的輔助作用。要提高行政秘書工作能力，筆者認為應充分了解行政秘書工作的職責、特點和應具備的素質能力。
一、行政秘書工作的職責
二級學院行政秘書工作的主要職責是協助學院辦公室主任做好學院的各項行政工作。其工作涉及學院行政工作的方方面面，主要分為以下五個方面：
1.日常工作：負責學院的文件管理、信息管理和資產管理等工作。文件管理：負責本院上報各類文件的校對、呈送和存檔管理工作，負責有關部門發來的各類文件的登記、傳閱、傳達、反饋及歸檔工作；信息管理：負責收集整理維護學院教職工的個人詳細信息；資產管理：負責日常辦公用品領取保管發放工作，負責本部門辦公設備、辦公家具等固定資產的采購申請、管理及賬務工作，并配合資產管理職能部門定期開展本部門資產盤點清查工作并對本部門提出資產維護、保養、報廢、更新等建議等。
2.人事工作：協助分管院領導做好本院教職工的招聘、考勤、考核、聘任和職稱申報等工作，負責向新員工講解院校的各項規章制度，做好新員工的事務性培訓；節假日協助部門領導做好值班安排。
3.文字工作：負責起草下達學院通知，起草、校對學院的有關文件和上報材料及學院各類會議的準備工作；協助院領導制定工作規劃和制定學院有關的規章制度等。
4.外聯工作：學生家長、教職工家屬或其他外單位人員來學院咨詢、訪問或調研時，做好接待工作。
5.突發工作：領導或教師安排的其他工作，及辦公室其他人員缺崗時的臨時替崗工作等。
二、行政秘書工作的特點
根據以上對行政秘書工作職責的了解可知其有以下四個方面的特點:
1.輔助性：行政秘書扮演者在學院領導的指揮和控制下協助其完成共同工作任務的助手角色。學院領導即承擔行政工作,又有教學與科研任務,工作不可能做到面面俱到。所以，行政秘書就要對領導布置的工作及時完成,并對其進行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒,及時將工作中出現的問題反饋給相關領導。
2.服務性：行政秘書主要是服務于學院的師生、教學與科研、學院決策。首先，服務于師生，這是行政秘書工作的最基本的職能，要為師生營造一個和諧的學習與工作環境，促進師生對學院有家的感覺。其次，服務于教學與科研，教學與科研從根本上說是高校的基本職責，要及時傳達學校的教學科研信息，并積極為他們的工作提供方便，如查閱相關文件和資料，向有關部門咨詢相關政策等。再次，服務于學院決策，為了保證院領導決策的科學性，必須及時準確地為領導提供諸如統計、調查、通知之類的信息，為領導提供決策依據，當好領導的助手；在學院的一些決策中，行政秘書要負責資料的收集與整理、提供決策建議、調查決策的反饋意見、集中師生觀點等工作，為決策提供依據。
3.繁瑣性：行政秘書的工作千頭百緒，每天都有大量繁雜的事情要辦。通常是一件事接著一件事,甚至是幾件事情一起干。而且經常要與不同的人員接觸,及時處理他們提出的各種問題,實際工作中涉及的任務遠遠超過行政秘書這個崗位的職責要求。
4.重復性：行政秘書的工作常有反復出現、 反復辦理的特點。每天上班都得收文，然后將有關文件上傳至學院主頁、有關事務短信通知、緊急事務電話通知，教職工職稱申報、年終考核和聘任每年都是在特定的時間按既定步驟辦理，等等。
三、行政秘書應具備的素質能力
二級學院行政秘書工作雖說是高等學校最基層的工作崗位，但要把工作做好，還是需要行政秘書擁有以下出色的能力素質：
1.過硬的政治思想素質
政治思想素質是人的綜合素質的核心。過硬的政治思想素質是正確履行職責的內在保證，有了這項保證，才能自覺地站在先進世界觀的角度處理問題、把握事物的本質和發展方向以及通過正確的途徑和方法解決工作中遇到的問題。
2. 廣博的科學文化素質
高校里人才聚集，如果行政秘書自身科學文化素質不高，在具體工作實踐中就會遇到阻礙。因此，作為二級學院的行政秘書，應該要具備以下科學文化素質：（1）行政管理學知識：行政秘書必須掌握先進的管理理念和方法，促使管理工作科學規范；（2）心理學知識：行政秘書接觸的人員廣泛，必須學習心理學知識，保證工作質量，提高工作效率；（3）計算機知識：當今，各高校辦公自動化日趨完善，行政秘書只有不斷學習相關計算機知識，不斷提高計算機操作水平，才能跟上時代的步伐，使秘書工作卓有成效；（4）檔案學知識：檔案管理是行政秘書的常規工作，檔案管理科學規范，可以節約查找資料的時間，隨時可以調閱所需資料，提高工作效率；（5）所在學院的一般專業知識：這樣方便跟師生交流，容易拉近距離；（6）其他知識：高校行政秘書也可根據自身的特點和愛好，學習其他領域的知識，如外語、經濟學、法律、美學、文學、歷史學知識，這些知識有利于拓展視野，促進文化素養與科學素養的提高，是對專業知識的輔助與補充。
3.較強的個人能力素質
能力素質，是指擔任某一特定的任務角色所需要具備的能力。作為二級學院行政秘書，必須具備較強的個人能力素質有：（1）文字功底和口頭表達能力：行政秘書要替領導起草各類文書，又經常與人交流。因此，必須具備較強的文字功底和良好口頭表達能力，能夠將自己的.思想快速準確地傳遞出來；（2）組織協調能力：要善于與領導、同事和其他人交往，善于協調領導與師生等各方面的關系，巧妙地解決各方面的矛盾，營造出和諧融洽的工作環境；（3）時間安排能力：行政秘書的工作繁瑣而雜亂，要求其必須具備合理安排時間的能力。首先要珍惜時間、不浪費一分一秒，其次要學會在最佳時間段完成最重要的工作任務，再次要有計劃分配自己可用的時間、有效地提高工作效率和質量；（4）學習能力：要把學習作為一項重要任務和職責，認真對待，不斷地拓寬學習的領域和途經，從而使自己的知識結構更加合理。
4.健康的心理素質
面對工作中錯綜復雜的人際關系和繁雜瑣碎的事務，二級學院行政秘書必須具備以下健康的心理品質：（1）自信樂觀：行政秘書應對自己的職業充滿興趣，能較好地適應并改造現實環境，這樣才會激發出自身的勇氣、毅力和潛能，形成正確的自我意識和價值判斷；（2）熱情坦率：熱情坦率的工作態度能營造和諧的人際關系，能變被動為主動，變消極為積極；（3）開拓進取：行政秘書工作經常會面臨一些意想不到的困境，要能經受得住挫折、不畏挫折、開拓進取。
總之，高校二級學院行政秘書應該牢記自己的工作職責，深入了解工作的特點，不斷提高自身素質，完善自我，出色的完成各項工作任務，促進學院的建設發展再上一個新臺階，為學校的建設和發展做出更大的貢獻。
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