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高校學籍秘書工作論文
【摘要】隨著我國高校的合并，特別是高校的學籍管理制度改革的需要，單一的教學秘書工作已不能適應高校教學管理的要求，學籍秘書工作便應用而生。它和教學秘書工作相互配合，各有各的工作職責和權限，共同服務于教學管理，為教學計劃的落實、執行起著重要作用。
【關鍵詞】高校學籍秘書工作
學籍秘書工作是一項繁瑣的、復雜的系統性工作，它涉及面廣，主要是對學生從入學到畢業整個培養過程的管理，包括學生的入學注冊、課程考核成績及重修、補考成績記載、休學與復學、轉專業與轉學、退學與跟班試讀、獎勵與處分、畢業與畢業資格審查、學位授予等方面，嚴格按照國家的《普通高等學校學生管理規定》并結合本校的具體的學籍管理規定實施管理。學籍秘書工作與學生的基本權益緊密聯系，對于維護正常的教學秩序、保證人才培養質量起著舉足輕重的作用，是高校管理工作的重要組成部分。其基本原則是以學生為本，充分體現高校人性化、個性化、規范化的管理手段，為學生服務、為教師服務、為社會輸送有用人才。
一、學籍秘書的工作職責
1．每學期開學時，辦理在校學生的注冊手續，清理上一學期不及格學生成績，按國家有關規定統計補考人數并組織相關課程的補考。成績管理是學籍秘書最主要的、最基本的工作，每學期結束時，都應將學生的學期成績及時郵寄給學生及家長，以便學生作好補考準備，家長也對學生的在校學習情況有所祥細的了解，為下一學期的工作作好準備。
2．根據任課教師交來的原始成績單，如實登錄學生各學期各門課程考試、考查及補考、重修的成績。嚴禁錯登、漏登學生成績、偽造學生考試成績。
3． 核實總學時、總學分，統計每學年的學籍異動名單并辦理相關異動手續。現在的高校都實行學分制管理，也就是彈性學制，無論是學年學分制還是績點學分制，都為學生擴展知識面，提高綜合素質創造了學習條件，同時也對學籍管理提出了更高的要求，這就要求學籍管理信息化、規范化。只有加強、健全學校教務管理系統的管理及建設，才能提高學籍管理的質量，才能為學籍秘書創造更好的工作平臺。
4．根據教務管理系統統計學生四年成績績點及學分績點，以此審查學生的畢業資格，并按本學校的四、六級成績線，審查學位授予資格。學生四年的學習成績決定學生能否取得畢業資格，這就要求學籍秘書加強成績績點及學分績點的核算工作，學籍秘書工作是來不得半點馬虎的，它要求毫無差錯、準確無錯，因為它關系到學生的根本利益（能否順利畢業），盡管這項工作很繁鎖、很枯糙，但它很重要。
當前，高校對全國大學英語四、六級考試都非常重視，并以此作為評估高校人才培養質量的重要指標，許多高校就以四級成績為依據來確定學位授予線，這就要求學籍秘書做好每次的四、六級考試成績管理，為學校確定當年的學位授予線提供準確無誤的數據材料。
5. 加強學籍檔案的規范化管理，保證學籍檔案資料收集完整、齊全。高校學籍檔案是學生在學習、實驗和社會實踐等活動中直接形成的對學校、社會和個人具有保存價值的歷史真實記錄。高校學籍檔案包括學生的入學注冊、錄取審批、成績考核、休學復學、學籍異動、畢業等原始記錄。學籍檔案管理是高校檔案工作的重要部分，學籍檔案的質量反映了學校的管理水平，在新形式下，尊重知識、看重文憑、查閱學籍檔案已作為信用用人的最基本手段，因此，必須對高校學籍檔案進行嚴格 、科學、規范的管理[1]。學籍秘書要負責收集成績考核、休學復學、學籍異動、畢業等原始記錄，是學籍檔案中最重要的部分，必須齊全、完整，才能保證高等學校學籍檔案的百分之百的高信度。[1]
二、學籍秘書工作的工作特點
1．服務性功能。管理即是服務，學籍秘書從事的是學籍行政管理，是緊緊圍繞學生的學習狀況為學生提供服務，為教學管理服務。
2． 政策性功能。學籍秘書工作的政策性非常強，必須嚴格執行《普通高等學校學生管理規定》和本校的具體的學籍管理規定對學生的學籍實行管理，并根據學生實際的學習成績作出相應的學籍處理。
3．綜合性功能。學籍秘書工作既是教學管理的一個重要組成部分，又是學生管理工作的一個重要環節，還承擔著學籍檔案的積累工作，是聯系教與學的紐帶。
三、影響學籍秘書工作質量的因素及其分析
1．提高自身素質。隨著高校的日益發展和教學管理改革的需要，對學籍秘書的學歷層次及管理水平的要求也越來越高，傳統的經驗型和口頭型管理模式已落伍并將淘汰，專業化、信息化的管理將取而代之，這就要求學籍秘書努力提高自身的文化素質，加強業務能力的培訓和管理理論知識的進修，從而能參與學校的課程建設與專業建設。同時，由于工作責任重，壓力大而待遇偏低，心理失衡，導致沒工作熱情，這就要求學籍秘書提高心理素質，樹立正確的價值觀，主動投入到教學管理事業中去。
2．工作受不到重視。由于觀念陳舊，對教學管理的重要性與科學性認識的不足，大部分人都認為學籍管理是簡單的事務性工作，以至在人員的配備、學習和培訓上，力度不夠，嚴重影響了學籍秘書的工作積極性，工作隊伍不穩定。[2]
3．責權分離。學籍秘書是基層的教學管理人員，有一定的管理權限，但實際上只有職責而無權限，工作 （下轉第160頁）（上接第162頁）很難到位，應在組織管理活動中平衡責權，有責有權。
四、學籍秘書工作的質量評價體系
我國高校的學籍管理歷來強調從嚴管理，強調完善、嚴密的規章制度，強調計劃性、服從性、統一性，強調定量評價，隨著我國高校學籍管理制度的改革，人性化、個性化、規范化、法制化的管理已成了學籍管理的大趨勢，隨之對學籍秘書工作的質量要求也越來越高，每個學校都制定了相應的考核細則，諸如：是否準確、按時登錄課程考核成績、是否郵寄學生學期成績單、是否以班級為單位將學期成績整理歸檔等等。如我們學校就制定《長江大學教學事故認定及處理辦法》來加強教學管理，其中管理類教學事故就有偽造學生考試成績就屬一級或二級教學事故；錯報、漏報學生成績、考試成績不按規定期限報送并錄入管理系統的屬二級或三級教學事故。一經認定就繩之以法，且按等級實行經濟處罰。年度院系目標考核時對學籍管理又有詳細的考核指標，其中針對學籍秘書工作有：
1．工作狀況
（1）成績管理準確無誤、規范；
（2）課程重修組織周密，落實到位；
（3）上報學籍材料及時無誤。
2．檔案材料
（1）學籍原始資料歸檔完整、齊全、有序，管理規范；
（2）及時上報學生各種檔案（畢業生成績匯兌表、畢業生登記表、學生學年鑒定表等）。
這些方面都圍繞學籍秘書工作的核心重點作了詳細要求，是我校制定的對學籍秘書工作的評價體系。學籍秘書工作的質量管理是高校教學管理的重要組成部分，是教與學的紐帶，盡管這項工作很辛苦，很繁鎖，但領導要高度重視，學籍管理人員也要努力提高自身的素質，搞好這項基礎工作，服務于教學，服務學生。
五、結語
綜上所述，學籍秘書工作是高校教學管理的基礎性工作，是一項復雜的系統工作，是教與學的紐帶，是人才培養質量的保證，它通過嚴密的規章制度和嚴格的紀律、嚴謹的管理對學校的學風、校風建設及改革起著推動作用。加強學籍秘書的業務培訓以及相關的計算機能力培訓，能有效促進學籍秘書工作效率的提高，促進學分制管理工作健康發展，從而更好地為人才培養工作服務。
【參考文獻】
[1]杜秀蘭.淺談高校學籍檔案管理[J].隴東學院學報(社會科學版)，2006，(2).
[2]王誠怡.關于做好高校教學秘書工作的幾點思考[J].黑龍江高教研究，2004，(3).
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