論信息化環境下保障會計信息質量的探討論文
[論文關鍵詞] 信息化 信息質量 控制
[論文摘要] 本文對信息化下保障會計信息質量所面臨的問題做了探討，并提出了只有建立和完善企業的信息控制體系，才能充分發揮信息化環境下會計的高效性及準確性，確保企業財產的安全。建議企業根據目前會計信息化的特點制定出相對完善的、可行的會計信息質量控制制度。
隨著信息化的變遷，會計作為的一個組成部分必然會有所發展，信息產業的蓬勃發展催生了網絡，網絡的存在使現行會計所需處理的各種數據越來越多地以數據的形式直接存儲于網絡與中，這就將會計信息系統轉化為Internet的一部分，利用Internet與企業外部相關信息使用者交換并發布信息，勢必成為會計發展的必然趨勢，這在給企業的會計核算帶來高自動化、高效率、高效益的同時，也給企業保障會計信息質量帶來了一定的困難。
一、信息化環境下保障會計信息質量面臨的主要問題
1.會計信息載體的變化增加了保障會計信息質量的技術障礙
信息化環境下，企業的原始憑證、報表等會計資料都是以數字形式存儲在磁性介質上，使會計核算無紙化，而在磁性介質上對會計資料進行修改，不但操作起來容易而且一般不會留下痕跡，加上數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據，這就增加了會計信息被篡改或偽造的風險，加大了會計信息保障的風險。
隨著網絡和的快速發展，網上交易愈來愈普遍，越來越多的企業采用網上傳送會計信息的方式，很難保證系統的信息資源不被竊取或篡改，另外還有可能遭受網絡電腦高手的攻擊和病毒的侵害，并且這種通過網絡的攻擊可能來自企業內部也可能來自企業外部，一旦發生就會給企業帶來很大的損失。由此可見，網絡的開放性無疑增大了保障會計信息質量的風險。
2.會計業務處理流程的改變增加了保障會計信息質量的難度
在傳統管理中，經濟業務從事項發生開始到最終形成會計信息，經歷的每個環節都由不同的人員進行記錄、審核，并由有權限的人員簽字蓋章才能生效；這些職責分離、相互牽制、約束與監督，從而保障了企業的會計信息質量。在信息化環境中，會計流程的劃分不再那么具體，原來由幾個人員分別擔任的工作可由計算機統一完成，改變了傳統會計的順序化處理模式，減少了中間環節，從而弱化了傳統方式下各個環節間的相互牽制、監督作用。并且在電腦控制下，有管理權限的人員確認一項業務或憑證生效的是通過口令授權，而口令被偷看或被盜取的可能性較取得傳統方式的印章來的容易，增加了會計信息失密和被篡改的可能性，這些都增加了保障會計信息質量的難度。
3.軟件處理會計信息的程序化對保障會計信息質量有負面影響
在手工記賬下，每一項經濟業務的記錄都要經歷幾個步驟，每一個步驟都是對前面的步驟審查與復核，在前面步驟中發生的錯誤在后面的步驟中有可能被查出而及時加以改正。但在信息化環境下，原始數據輸入計算機后，后面的步驟都由計算機自動完成，減輕了財會人員的工作量，但由于通過計算機自動處理，不為人直接控制和掌握，使會計信息的失真風險更隱蔽；另外，如果會計信息系統中應用的程序有漏洞的話，加上會計人員對計算機的應用技的有限，會增加錯誤發生的可能性，對保障會計信息質量造成負面影響。
4.網絡的開放性增大了保障會計信息質量的風險
在網絡條件下，會計流程發生了變化，大量的數據直接從企業內部或企業外部其他系統獲得，企業實現了信息集中管理，由于信息來源多樣化、采用分布式輸入，使會計信息在一定范圍共享和流通，接觸信息的部門和人員增多，監督和操作分離，使會計信息作假更加方便，客觀上加大了保障會計信息質量的難度。在網絡中傳遞的會計信息雖然是遵循一定的信息交換協議和一定的安全技術作為保障，但病毒和電腦高手的攻擊都會威脅到會計信息的質量，造成會計信息在網絡中傳輸時易被竊取、改動，使其安全性受到較大的威脅。
二、信息化環境下保障會計信息質量的若干措施
1.加強財會人員培訓和，是保障會計信息質量的關鍵
在現代科學技術飛速發展的今天，人的素質顯得特別重要。會計信息系統需要由系統管理人員進行管理和維護，若信息系統管理和維護不當，不僅會影響系統的有效運作，甚至會影響會計信息的安全，為此企業應定期分批對財會人員進行專業技能培訓，不斷提高財會人員的業務水平，計算機的應用水平和安全防范技能，熟練掌握其職責范圍應有的信息技術技能，提高這些人員對系統的認識和網絡風險防范意識，以盡量減少其操作錯誤帶來的風險，同時加強對財會人員的職業教育，培養會計人員遵守職業道德、依法理財、秉公辦事的主人翁意識，從而減少來自內部的.對信息系統的攻擊而造成的損害，只有這樣，才有可能從根本保障會計信息質量 。
2.加強系統內部的安全控制，搞好從輸入到輸出的控制，以減少會計信息的差錯
計算機處理數據的能力很強，處理速度非常快，一旦出錯，影響極大，因此，企業應該建立起一整套控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制，包括數據輸入、處理、傳遞、輸出和保管五個環節的全面控制。在輸入控制中，工作人員要通過合法的身份驗證，輸入的資料應經過必要的授權，采用各種技術手段對其的準確性進行校驗，實行復核制和標準化制，先審核后記賬，以保證憑證的真實合法；在數據處理時，首先對基礎數據采用時效性管理，定期進行專門的分析和，以方便決策者使用信息。其次對需對外披露的會計信息和不需披露的信息進行嚴格劃分并分類管理，以確保企業經濟活動的安全。第三是采用留痕跡修改的控制辦法，以避免出現管理漏洞，要實行操作記錄制度，除系統自動記錄操作日志外，還要對操作人、操作內容、執行結果等要有書面記錄。最后，還要有檢查與責任追究制度，確保輸出的會計信息和財務信息的安全可靠和完整，并安全準確的將輸出結果送發給信息使用者。
3.不斷完善財務軟件的功能與質量，以提供高質量的會計信息
就企業應用的財務軟件來說，其內部本身存在的問題是不可能完全避免的，那么我們要做的就是應盡量減少軟件出錯的可能性，不斷完善財務軟件的功能與質量，主要有兩種解決辦法，一是系統開發控制，它是一種性控制，確保網絡財務系統開發過程及內容符合內部控制的要求。在軟件開發過程中加強交流，充分測試，使開發人員充分了解會計程序，會計人員更好地掌握軟件的操作程序；每個新程序或修改后的程序在正式進入系統之前，都經過合法的、測試、審批手續，防止非法系統投入運行或非法程序進入系統，并采用分段并行替換方式，且并行時間不少于三個月，在取得與原系統相一致的結果后，才可放棄舊系統。二是在發現問題后及時解決，利用Internet的實時服務功能，給用戶提供在線服務，不論開發商與用戶相隔多遠，兩者都可迅速進行實時的通訊或軟件傳輸，通過網絡開發商可對用戶使用的軟件進行定期在線檢測，一旦發現問題就及時通知用戶并進行在線升級，提高系統的安全性，反過來一旦用戶出現疑問或故障時，可通過互聯網與開發商聯系，使問題得到及時解決，從而保障會計信息的質量。
4.采用各種先進的安全技術，以保障信息的安全性
在信息化商務中，企業會計信息系統是建立在Internet、Extranet和Intranet基礎上的，會計信息安全性在這個環境下更加重要。信息化環境下會計信息的安全性應從以下幾個方面加以控制：
（1）用戶權限設置：從業務范圍出發，將整個網絡系統分級，設置系統管理員、數據錄入員、數據管理員和專職會計員等崗位，層層負責，對各種數據的讀、寫、修改權限進行嚴格限制，各工作人員擁有自己的用戶名和口令，并賦予不同的操作權限，拒絕其他用戶的訪問。
（2）加密技術：每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統，需對其密碼進行分組管理，避免使用易破譯的密碼。對存儲在網絡上的重要數據進行有效加密。在網絡中數據前對相關數據進行加密，接收到數據后再進行相應的解密處理，并定期更新加密密碼。
（3）防火墻技術：企業需要建立防火墻，以限制外界非法用戶對整個企業信息系統的入侵，并對網上的會計信息進行有效的過濾，保護本企業的會計信息，防止非法訪問和惡意攻擊，防止非法訪問者輕易的獲取會計資料。
5.操作與監控的分離可加強會計系統內部的相互牽制，以保障會計信息質量
在信息化環境下，仍應堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，來加強內部控制制度，手工系統下的多方牽制手段已不能適應信息化會計系統的要求，必須找到適合信息化特點的內部監控方法。一個比較有效的辦法是在信息化系統內分出操作與監控兩個崗位，并對每一份業務同時進行多方備份。當會計人員利用信息化系統進行賬務處理時，其操作和步驟也同時記錄在監控人員的上，并由監控人員進行及時備份，定期檢查，這樣一旦發現差錯可及時進行，實現有效的牽制。同時會計軟件的修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。企業應將系統分析、程序設計、計算機操作、數據輸入、文件程序管理等職務予以分離，系統操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離，互不兼任，以減少內部工作人員利用計算機舞弊的可能性。
6.加強會計的日常管理以保證會計信息的完整性
會計信息系統產生的數據和信息，都應該備份一份到磁性介質或光盤上，及時貼上外部標簽，在外部標簽上寫明文件名稱、輸出時間、并由專人負責保管、存檔或上報使用。而對于重要的會計資料要備份兩份，并且每份會計檔案上要注明檔案形成的時間、地點以及操作員姓名，分別存放在兩個不同的地點，同時應做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對于輸出的磁介質的會計資料的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應做好登記，會計信息系統自身也應具有必要的自動記錄能力，以便業務人員或人員查詢或跟蹤檢查。同時，設置資料分發與保管的登記薄，記錄輸出資料的名稱、編號、打印份數、日期，以及各種會計報告的使用人、發送份數、送達時間等，并需經手人簽字。對于存儲在磁性介質上的檔案還要有加密措施，以降低資料被偷看或竊取的可能性。檔案管理員也要承擔保密工作，所有資料在沒得到有關人員批準的情況下都不得擅自外借，并按規定期限向有關人員催還資料。
總之，隨著網絡技術的發展與完善，企業必須建立起安全、有效的會計信息保障體系，注重對會計人員的培養，不斷提高其業務素質水平。只有這樣，才能在信息化環境下保障會計信息質量，為經營決策提供完整真實的的會計信息，為企業創造更高的效益。
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