辦公室會務工作規范

一、接受會議指令

辦公室工作人員在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。

二、會議方案制訂

根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、主辦單位、協辦單位、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準備、會場布置、安全、衛生、新聞報道、典型發言、頒獎、會議經費預算以及其它特殊要求。

三、會議方案審批

將擬定的會議方案報發指令領導或分管領導、主要領導審批。

四、會前籌備

（一）會議通知

1、會議一般應發書面或網上通知。電話通知的，應擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。

2、通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期注意事項、聯系電話等。

3、通知范圍：參會領導、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務和聯系方式。

4、通知下發后，應掌握應到會人員擬出席、請假情況并及時向領導匯報。

5、邀請省部級領導參加的會議，要以文件形式向領導人或者有關部門發邀請函。

（二）會議文件準備

由相關單位負責會議文件的準備，對需向大會提交的文件資料，應明確專人負責收集和分發，并與會務承辦部門做好協調工作。會議文件主要有：

1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領導講話等。

2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

3、會議管理文件，包括會議須知、保密規定、作息時間等。

（三）會場布置

布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。

1、會場裝飾

（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。

（2）根據會議需要在主席臺懸掛會標、擺放花卉。

（3）根據會議需要懸掛標語、擺放花壇等。

2、會場座次排列

（1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務高低排列，無論人數單、雙，均以最高領導為中心，然后依先左后右次序排列。如領導對座次安排有特殊交待，按領導意見辦。

（2）標識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。

（3）重大會議，印制座位圖表，經有關領導審定后發給代表和有關人員。

（4）有一定級別領導人參加的會議，要在主會場旁邊準備休息間，以準備領導人提前來了有休息的地方。

3、其他要求

（1）會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項。

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