部門制度管理制度

　　在社會一步步向前發展的今天，很多場合都離不了制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編為大家整理的部門制度管理制度，希望能夠幫助到大家。

　　1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。

　　2、文書結案后,原稿由檔案專員歸檔,經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業務處置須要,原稿須由經辦部門保管者,應經檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。

　　3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。

　　4、文件的處置手續是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。

　　5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。

　　點收文件后,應依下列方法收拾:

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。

　　檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

　　檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。

　　同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。

　　每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。

　　檔號之表現方法如下aa―bbccd―ee,aa為經辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。

　　檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現檔案內容性質為原則,且有必定范圍,不宜籠統含糊。

　　各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表現;其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。

　　檔案分類各級名稱經斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。

　　檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業務增繁時,隨時增補之用。

　　檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。

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