業務梳理制度

一、通過職責梳理確定流程架構和目錄

通過職責梳理，確定流程與職責的對應關系，為后面流程描述和流程優化打下堅實的基礎，通過對照制度，發現各部門在職責方面的問題(如缺失、交叉重疊等)，彌補通過職責分解對應流程過程中可能出現遺漏流程的情況，同時為改進職責體系提供機會，通過對照制度，發現制度體系本身的問題(如制度缺失、過時等)。

二、通過工作訪談描述流程

在流程描述階段，最重要的問題就是制度缺失嚴重，主要依靠分公司流程進行礦區服務事業部的描述，獨有業務流程描述的是現有工作程序，這一階段要求流程描述人員有較好的流程控制與風險管理意識，有較強的歸納總結能力。

三、通過流程診斷實現流程優化

制度是開展流程診斷與優化的重要依據和基礎，依據制度對流程進行審核，發現流程與制度之間的不一致，識別改進或優化的機會，充分發揮流程體系與制度管理體系之間協同效應。

流程的跨部門審核、各種管理制度審查完善，結合控制要求和得到廣泛應用的流程診斷技術進行流程診斷，根據診斷結果完成流程優化工作。

流程優化工作，要在整個架構的框架下審視流程，既要保證流程完整順暢又要關注流程之間工作步驟的銜接關系。

有關流程診斷與優化的技術手段主要技術包含：

流程結構分析、流程環節分析、流程節點分析、流程管理分析、流程管理工作的組織

流程管理要作為一個專項，集中人力在一個時間階段內開展，主要工作內容包括：

1.建立流程管理責任機制。根據部門管理職責，明確流程負責部門與崗位，建立業務流程管理責任機制。

2.梳理業務流程與管理制度。梳理業務流程，描述流程基本步驟、重大風險和關鍵控制措施，理清規章制度。

3.流程建模與系統分析。應用業務流程管理信息系統，建立業務流程管理模型，進行流程要素的系統分析，完善主要業務流程。

4.規范業務流程管理文件。結合試點，協調各部門，按照統一規范，編寫流程管理文件，修訂完善規章制度，按公司規定審議批準后發布執行。

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1.制度資料收集與分析。

制度體系優化之初，需要對企業現行制度運行情況進行總結、分析，通過收集現行制度資料，包括管理制度、管理標準、程序文件、補充性管理規定、管理辦法、作業細則、紅頭文件、通知等文件，提煉制度主體所界定管理、業務活動，備注制度與業務實際的適用性。

2.制度體系框架設計。

制度是企業戰略目標、盈利模式落地的載體之一，通過制度授權，使流程效率得以發揮。因此，制度體系框架設計首先需要根據組織、部門職能或流程分解，形成制度框架的橫向分類;其次，根據制度對具體工作的作用，形成制度框架的縱向分級。

例如，關于制度的橫向分類，從企業領導決策管理、戰略管理、顧客與市場管理、資源管理、生產運營管理、績效管理等六大管理系統出發，項目組劃分了決策管理、組織治理、戰略管理、顧客關系管理、人力資源管理、財務管理、信息管理、科技管理、相關方關系管理、安全管理、環境保護管理、績效管理、知識管理等20個制度模塊。

關于制度的縱向分級，項目組確定了管理制度、管理辦法和實施細則三個層級，并根據制度規范管理事項的包含關系界定制度層級，明確了該制度在體系中的坐標，解決了僅僅以制度名稱劃分制度層級，以及所謂制度、規定、辦法、細則等概念問題。

3.制度優化方案確定。

根據制度體系優化建立統一制度的目標，制度優化從制度結構、制度內容、格式規范、制度管理等方面展開。

制度結構方面，在前期制度資料收集、分析的基礎上，將現行制度納入制度體系框架中，判斷各制度模塊下框架是否完整、內容是否獨立，確定制度新增、結構調整、制度廢止等方案。

制度內容方面，從現行制度與業務實際的適用性以及優化空間大孝制度執行主體以及權責是否明確，確定制度內容修訂方案。

格式規范方面，需要通過標準格式界定制度的關鍵要素，因此不同性質、各層級制度要素和表述規范都將明確界定。比如，項目組界定一級管理制度包含適用范圍、規范性引用文件、術語、職責、程序活動、檢查與考核、報告和記錄、附錄等八個要素，并將流程圖與記錄表單作為制度附件。

制度管理方面，需明確制度建立、維護、檢查與考核等管理流程。

4.制度優化編撰。

根據以上四個方面制度優化方案，項目組制定了制度匯編目錄、制度修訂建議及制度格式模板，組織相關部門人員編撰相關制度，并提出“格式規范、內容完整、PDCA”十二字寫作要訣。

格式規范指制度編寫要素齊全、表述規范;內容完整指以差異性內容分別描述制度規范各管理事項;PDCA是以PDCA循環對各管理、業務活動進行描述的一種方法。

5.制度審定，統一編號，匯編成冊。

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