會議室管理制度與服務

時間：2024-06-20 17:06:05 管理制度我要投稿

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會議室管理制度與服務

　　范圍

會議室管理制度與服務

　　1.本制度規定了會議室的安排原則、會議服務的基本要求和紀律要求。

　　2.本制度適用于會議接待服務。

　　會議室安排原則

　　1.先訂先安排：接待人員按訂會的申請時間順序做好登記，根據參會人數妥善安排好會議室。

　　2.遇到多個領導要求同時使用會議室時，應以先滿足直屬最高領導要求為原則，妥善處理好其他領導的要求。

　　訂會接待

　　1.會議接待人員憑會議通知安排會議室，并將會議室和具體要求及時通知相應會議室的服務員。

　　2.訂會接待人員在訂出會議室時，及時通知服務人員和會議設備調試人員。服務人員應按要求及時做好會前的保潔工作和會中的飲水工作，設備調試人員要做好會議工程設備的調試及保障工作。

　　3.會議接待人員做好《會議接待登記表》。

　　會場準備

　　1.服務員應根據辦會方會議通知要求，準備會務所需物品、用具，完成會場布置，并做好會議的相關登記工作。

　　2.會場布置應注意以下事項：

　　—會議主席臺按照與會人數擺放桌椅;

　　—會場桌椅排列整齊;

　　—準備所需的茶杯、茶葉、席位卡、礦泉水及紙張、文具等物品。

　　—茶杯、礦泉水及毛巾、席位卡等物品擺放要求整齊統一、錯落有致、和諧美觀。瓷茶杯杯柄向右(杯蓋、茶杯、杯托上的花紋相對應)，毛巾托放置于茶杯的左下方。一次性紙杯上的文字正對客人。

　　—擺放席位卡時要根據訂會者要求，考慮與會者身份。

　　—會前一小時應打開空調，并檢查設施設備是否完好，發現異常及時報修。空調溫度要根據季節視情節而定，如辦會方有要求，遵照辦會方要求設置。

　　3.會場布置完畢，服務員應全面檢查一次，防止疏漏。重要會議可聯絡會議申請部門聯系人前來確認是否符合要求。

　　會中服務

　　1.接待與會人員時，會務服務員應按規范禮儀迎接，站姿準確，使用禮貌用語，及時正確地引導與會者入座。

　　2.會務服務員一般應在會前五分鐘上茶。如與會者提前入場，落座后服務人員應及時上茶。

　　3.會務服務員在會議期間每間隔15分鐘為與會人添加茶水一次。并及時觀察會議人員用茶情況，添水間隔時間作適當調整。

　　4.添加茶水時要根據職務大小按順序進行。動作規范、輕盈，不影響與會人開會。

　　5.會議過程中，會務服務員應注意觀察并調整會場內空調溫度。

　　6.當與會人數較預訂增多未準確茶杯時，應及時使用托盤送上茶水。

　　會后整理

　　1.會議結束后會議服務人員應立即清掃會場，檢查有無遺留物品。

　　2.按衛生標準清洗、消毒使用過的物品，放置于規定位置，要求擺放整齊有序。

　　3.注意將桌面、地面上茶水處理干凈，以免形成茶漬。

　　4.做好《會議服務情況記錄》。

　　會議室安全管理

　　1.下班對會議室進行安全檢查工作，發現問題及時報告。

　　2.工作時注意四周環境，發現有異味、雜聲等異常情況，及時追查。

　　3.工作完畢，會議設備管理員應將有關設施設備復原，工具放到規定的地方。

　　4.會議服務員下班前應鎖好會議室門、窗。會議負責人就應監督檢查。

　　5.會議室鑰匙由責任區域會議服務員保管。

　　會議室衛生管理

　　1.會議室應責任到人(會議服務員)，責任人每天上班時應對會議室衛生打掃一遍，確保會議室處于待命狀態。

　　2.每次會議后，責任會議服務員及時做好會議室保潔工作。

　　3.會議服務員做完衛生后檢查區域內門、燈、空調等設施設備的完好情況，發現問題及時報修。

　　4.做衛生時，打開會議室門窗通風透氣，并在半小時左右把窗門關好。

　　5.會議室桌面、窗臺、茶幾、沙發、電話、茶水柜臺面、各類開關、門、地面、屏風、操作臺、服務臺、垃圾桶、煙缸等每日必須保潔1次;踢腳線、桌腳、椅腳、門頭、門框、桌子夾板、桌子下面、沙發下、壁燈、茶水柜(內)水瓶外殼、鏡子、筆筒等每周必須保潔2次;衣柜頂、護墻板、筆筒(內)、盆栽(花葉、盆外表面、盆托)、壁畫等每周必須保潔1次;地毯、沙發、窗簾的清洗視清潔狀況確定。

　　6.會議室必須保證無污跡、無灰塵，清潔明亮，如不按規定完成任務，抽查到一項罰款20元，一個月內抽查到2次者每項罰款50元。

　　紀律要求

　　1.會議服務人員上午7：40上班，11：30下班;下午14：00上班，17：30下班。如有會議下班時間隨會延遲。

　　2.會議負責人員不定期抽查會議室的衛生、會議服務人員的儀容、儀表，如不按要求著裝每發現1次罰款20元。如有辦會人員反映不及時倒水，不按辦會方要求服務的視情節扣發工資或做書面檢查。

　　3.設備管理人員要根據會議要求，做好設備的調試和相關工作。平時要做好每個會議室各項設備的維護工作。按要求完不成任務者，視情節扣發工資。

　　4.其它考勤規定同保潔人員相同。

　　注：此制度從2015年1月起執行，如有漏洞，運行中及時更正。

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