會議紀要的概念、特點、種類以及書寫格式和注意事項 -文秘文書

一、會議紀要的概念 會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。會議紀要產(chǎn)生于會議后期或者會后，屬紀實性公文。會議紀要是根據(jù)會議情況、會議記錄和各種會議材料，經(jīng)過綜合整理而形成的概括性強、凝煉度高的文件，具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。任何類型的會議都可印發(fā)紀要，尚待決議的或者有不同意見的，也可以寫入紀要。會議紀要是一個具有廣泛實用價值的文種。 二、會議紀要的特點 紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。 概括性。會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要，還要有一定的分析說理。 條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。 三、會議紀要的種類 議決性會議紀要。是對領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)過集體討論所形成和議決性意見進行闡述的紀要。它具有政策性、理論性、指導(dǎo)性等特點，行政約束力很強，具有明確的指示性。 學術(shù)性會議紀要。這類紀要屬討論型的會議紀要，它既可以按發(fā)言人的先后順序紀要整理，也可按問題類別進行整理。有的紀要還要注意表達清楚問題分歧的焦點。學術(shù)性紀要不具有法定的行政權(quán)威和約束力。 四、會議紀要的寫作格式 會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。 標題 標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》。二是召開會議的機關(guān)加內(nèi)容加紀要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀要》。 正文 會議紀要正文一般由兩部分組成。 （一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。 （二）會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。 五、會議紀要的寫作要求和注意事項 （一）要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀要。但對少數(shù)人意見中的合理部分，也要注意吸收。 （二）例會和辦公會議、常務(wù)會議的紀要，重點將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。 （三）會議紀要用“會議”作主語，即“會議認為”、“會議確定”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“會議聽取了”、“會議討論了”等。 （四）會議紀要寫成后，可由會議主辦單位直接印發(fā)，也可由上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批轉(zhuǎn)。有的會議紀要還可由會議主辦單位加按語印發(fā)。 會議紀要與訣議的區(qū)別 會議紀要與訣議雖然都是會議的產(chǎn)物，兩者之間的區(qū)別有三： 1、會議紀要內(nèi)容可輕可重，討論事項可大可小；訣議內(nèi)容一定是單位或部門原則性的重大問題。 2、會議紀要可以反映會議上不同觀點或幾種同時存在的不同意見；訣議則只能反映多數(shù)人通過的統(tǒng)一觀點或意見。一份會議紀要可以同時寫出不同方面互不關(guān)聯(lián)的幾項決定；而一份訣議只能寫某一方面、某一問題的訣議。 3、形成過程不同。會議紀要是將會議內(nèi)容、形成經(jīng)過整理、撮其要點，記其重點并條理化，作為與會者共同遵守、執(zhí)行的依據(jù)；而訣議則是經(jīng)過一致通過的程序。 會議紀要按照的性質(zhì)和內(nèi)容，可以分為工作會議紀要、代表會議紀要、座談會議紀要、聯(lián)席會議紀要、辦公會議紀要、匯報會議紀要、技術(shù)鑒定會議紀要、科研學術(shù)會議紀要、現(xiàn)場會會議紀要、會談會議紀要等10種類型。

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