怎樣做系統化績效管理？(2)

下面這些指導原則可以幫助你進行績效反饋溝通：

　　1、創造積極、易于溝通的氛圍。

　　2、提前數天安排常規評估會議的議程。

　　3、讓員工有機會準備發言內容。

　　4、確保給會議留出足夠的時間。

　　5、安排你的日程，避免在會議中途受到打擾。

　　6、會議一開始必須先給出正面的反饋。

　　7、不要一次給予員工過多反饋。

　　8、展開對話。傾聽員工的想法。

　　9、表現出同理心。承認改進不可能一蹴而就，并且會有一定難度。

　　開辟改進之路

　　在許多組織中，如果員工的整體績效評估低于預期，他就會被列入績效改進計劃名單中。這些計劃對員工、企業都是有利的，應當隨時執行。計劃執行者會重點關注在評估的過程中發現的具體差距或機會。當員工得到的是評分表上最差的評價時( 比如說“績效低到無法接受”)，那么改進的時機就已經錯過了。

　　績效改進計劃要求員工完成三至五個任務。每一個任務都應當包括：任務定義，具體說明需要完成的內容;行動計劃，說明如何完成任務和如何衡量成果;以及完成任務的預期期限。

　　但員工犯錯時，組織傾向于重點關注員工犯錯的具體環節，而不是導致這種問題出現的其他因素。這些因素包括：

　　培訓：是否有非常優秀、經驗豐富的員工果斷采取措施并歸納重要信息，從而為新員工進行培訓?新員工是否太害怕以致不敢問問題?培訓人員是否一邊開展培訓，一邊為了在最后期限前完成任務而趕工?換句話說，培訓的任務完成了，學習的效果卻沒達到。

　　同事和團隊成員：其他人是否履行了其職責，是否錯過了會議或忘記完成某些任務?

　　客戶：客戶可不是完美無瑕的。他們是不是也屬于讓員工出錯的原因之一?

　　生活：有沒有其他因素( 家庭、疾病或寵物等) 影響員工專心完成當前任務的能力?

　　這些變量并不能免除員工未能達到預期績效的責任。它們影響的是管理者處理績效問題的方式，在讓員工承擔全部責任前必須考慮到這些因素。在分析未達標的績效時，管理者應當問這樣幾個問題：

　　n 工作任務的分配是否清晰?

　　n 員工需要我時，我是否到場處理了?

　　n 我是不是在考慮過員工工作負荷后，合理制定了最后期限?

　　n 員工需要我給予哪些幫助，才能成功完成工作任務?

　　n 員工是否擁有完成任務的必要資源?

　　n 員工是否接受過充分的培訓以完成我分配給他的任務?

　　n 員工達成績效的能力是否有賴于其他員工、部門或供應商?

　　n 在當前情況下，顧客或客戶的預期是否合理?

　　n 是否存在不太明顯的潛在誘因導致員工無法達到預期的績效?

　　n 這個績效問題的具體情況是怎樣的?

　　n 我是否建立了可行的流程來追蹤員工完成工作任務的過程?

　　n 當員工需要我的幫助或意見時，我是否能站在鼓勵的角度助他們一臂之力，從而支持這一流程?

　　n 過去我是怎么處理其他員工與此類似的績效問題的?

　　n 我處理這一情況的方式是不是為了給該員工開創未來的成功機會?

　　n 改進之路并非只適用于績效處于標準之下的員工。績效改進或強化措施能用來幫助員工從達成預期績效目標變為超出預期。管理者也能利用這些工具讓有潛質的員工承擔更大的職責，并鼓勵員工挑戰更高難度的任務或面對更多挑戰。

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