前臺文員的工作內容

　　前臺接待是現代企業職位之一,通常主要負責客戶的來訪及登記、電話轉接等事務。下面是CN人才網小編整理的前臺文員的工作內容，歡迎閱讀參考!

　　前臺文員工作內容

　　1.轉接總機電話

　　2.收發傳真并轉交給部門

　　3.管理辦公用品，辦公用品的尋價及采購，對公司人員申請領用辦公用品進行登記，發放。每月與行政，財務進行庫存盤點工作，并將匯總表上報給部門經理一份。

　　4.承辦員工考勤工作和外出登記，每天檢查到崗情況，每天不定時檢查員工有無中途離崗等等，違反考勤制度的，沒有正規手續的，一律嚴格按制度執行，無特殊情況當月考勤在次月第二日內完成，每天更新考勤表電子版，連同工作日志一同發到領導郵箱里。

　　5.規范化公司固定資出產的庫和入庫工作和出庫單入庫單的規范使用和管理，出庫或領用、庫存，建立電子版，每天發給主管行政的領導郵箱里。

　　6.協助人事辦理人員離職，入職的相關手續

　　7.快遞的.收發工作，并做好登記本人簽字確認的相關工作

　　8.每日向全公司人員收集個人日報內容，整理好及時上報給領導

　　9.及時申請交納水費，快遞費，辦公用品費等相關費用的報銷工作

　　10.隨時更新和管理員工的通訊錄并發放到內部局域網及各個分公司

　　11.及時下達領導的各類通知包括口頭通知

　　12.給招聘主管做好面試人員面試接待的工作

　　13.信件和書刊的收發，并做好相關的登記工作

　　14.票務的查詢

　　15.公司員工飲用水的訂購及管理

　　16.定期抽查辦公區內是否存有的安全隱患問題

　　17.會議室使用管理和客戶接待引見支持工作

　　18.會議結束后清理會議室

　　18.協助好各部門組織公司活動等事宜

　　19.協助各部門打印相關信息

　　20.協助部門領導完成辦公室日常事務以及其他部門相關工作等事宜。

　　前臺文員工作職責

　　一、日常接待

　　1.接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據原因來看來者是否是無關人員，還是需要找公司相關人員再進行接待。

　　2.接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協助接待。

　　3.接聽轉接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉接其他分機，根據通訊錄的分機號碼，準確的進行電話轉接;接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉接至相關部門助理處。

　　4.接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應婉轉拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務，告知相關部門員工直接與其對接。

　　5.面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。

　　6.接待頻繁往來的相關人員：

　　a)快遞，公司內部不論發件或者寄件，均以電話通知相關員工至前臺處進行處理，不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。

　　b)物業公司，公司內部的水電維修、物業規定的各項活動的聯系工作;

　　c)送水公司，關注公司各處飲水機水量情況，及時聯系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。

　　二、辦公用品管理

　　1.盤庫：每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點，制作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完，即時上報，進行補充;

　　2.購買：每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準后，聯系辦公用品供應商送貨;

　　3.領用：員工領用所需辦公用品時，讓其填寫“辦公用品領用表”并簽字，然后給予發放;

　　4.結算：每月底聯系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發票，確認無誤后，填寫支出單，報財務人員審批后通知供應商前往領款。

　　三、日常事務

　　1.保證行政電子設備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復印機等，若機器出現故障，及時聯系供應商解決問題;

　　2.每月15日左右統計公司提供話費補助的'員工名單，并將名單與話費總數報于辦公室主任審核。領款后，前往移動和聯通營業大廳購買充值卡，并開具發票。將充值卡發放給相關員工，并要求其簽字確認;

　　3.每月定期統計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應在2-3個工作日內制作新的通訊錄，發送至每位員工郵箱中;

　　4.名片的申請與制作：當公司部門有印制名片需求時，需要其填寫“名片申請單”，并提供名片相關信息。確認名片信息后，將信息發送給供應商，通知其排版印刷，電子版確認無誤后印刷，后交于名片申請人;

　　5.每周一定時查看公司信箱，將信件發放至員工手中;

　　6.公司備用門卡的管理，前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用;

　　7.公司有人員招聘時，協助人事部門電話通知應聘人員各項事宜;

　　8.收發傳真，協助各部門員工收發業務傳真;

　　9.協助辦公室主任組織協調公司內部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯系、通知、協調事宜。

　　10.新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的復印件，提交辦公室主任整理歸檔。

　　11.積極配合公司的市場宣傳活動，做好后勤保障工作。

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