商務談判的準備工作

商務談判的準備工作1

　　搜集與分析情報

　　搜集與分析情報是談判的第一要務，也是許多談判者容易忽略的地方。談判者很多時候都是在談判桌上跟著感覺走，感覺對方需要什么、目的是什么，有時候感覺是對的，更多的時候感覺是錯的。為了提高談判準確率，必須搜集與分析情報。

　　在國內一些招投標項目中，搜集與分析情報至關重要。招標方對于這次招標是如何定義的，是尋求標的物的性價比，還是僅僅要求價格最低，或者是為了照顧關系戶，自己不過是陪太子讀書的角色;招標方對標的物最在意的是質量、工藝，還是價格……這些都需要對情報進行搜集分析。這也是為什么招投標前，許多公司會把關鍵人物集中起來，封閉在某一個酒店內，嚴禁與外部聯系。

　　迪吧諾公司是紐約有名的面包公司，但其附近一家大型飯店卻一直沒有向他們訂購面包，這種局面長達四年。迪吧諾先生每周都去拜訪這家大飯店的經理，甚至以客人的身份入住該飯店，一次又一次地與他們進行推銷談判，但無論采用什么手段，就是不能促成談判成功。

　　此后，迪吧諾一改過去的推銷策略和談判技巧，開始對這家飯店的經理所關心和愛好的問題進行調查。通過長時間詳盡細致的調查，迪吧諾發現，飯店的經理是美國飯店協會的`會員，熱衷于協會事業，還擔任會長一職。當他再一次去拜會飯店經理時，就以飯店協會為話題，圍繞協會的創立和發展以及有關事項與飯店經理交談。這一話題引起了飯店經理的極大興趣，他眼里閃著興奮的光，還邀請迪吧諾參加這個協會。

　　幾天以后，飯店的采購部門突然給迪吧諾打來電話，讓他立刻把面包的樣品以及價格表送去。飯店的采購組負責人在雙方的談判過程中笑著對迪吧諾說：“我真猜不出您究竟使用了什么樣的絕招，使我們的經理那么賞識你，并且決定與你們公司進行長期的業務合作。”過去4年里進行了若干次推銷談判，一塊面包都沒銷售出去，如今迪吧諾對對方關心的事表示了關注，事情卻發生了180度的轉變。

　　談判的實質結構

　　談判可以分為五個結構：權力結構、議題結構、成員結構、陣營結構、實質結構。談判之前，我們尤其需要對談判的實質結構加以了解，例如本次談判參加者是誰、頭銜分別是什么、性格特點是什么;是在自己地盤談判，還是在對方地盤談判，或者是在第三方地點談判。

　　談判的參加者與地點都是談判中的結構，會直接影響到談判的結果。比如，在自家地盤談判，自己比較熟悉情況，可以隨時與上層領導商談匯報，還能掌握時間上的主動，這些都是對自己有利的因素;如果去對方地盤談判，可能需要長途跋涉，時間上無法把控，對自己反而不利。

　　另一方面，利用談判的人員與地點結構安排，也可以改變談判的局勢。1992年，上海甲公司引進外墻防水涂料生產技術，日本乙公司與香港丙公司報價分別為22萬美元和18萬美元。

　　經調查了解，兩家公司技術與服務條件大致相當，甲有意與丙公司成交。在終局談判中，甲公司安排總經理與總工程師同乙公司談判，而全權委托技術科長與丙公司談判。丙公司得知此消息后，主動大幅度降價至10萬美元與甲簽約。這正是通過談判結構的安排，讓談判的局勢發生改變。

　　標的物的目標與底線

　　在談判中，談判的標的物哪些是我們必須要的(Must)，哪些是可以要的(Want)，哪些是可以放棄給別人(Give)做交換的。這些優先次序，需要我們提前做好判斷。

　　了解對方的禮儀習俗

　　這一點在國際商務談判中體現得尤為明顯。不同國家的生活習慣、商業習慣、社會文化、商務禮節、禮儀禁忌等不同，會導致雙方對某種行為的認知不同。如果在商務談判中觸及到對方的禮儀禁忌，會導致對方難以接受，談判也因此無法繼續進行。

　　除了了解對方所處的社會文化、禮儀禁忌等大環境外，我們還需要了解談判對手的個性與愛好，可以根據其特點有的放矢。我在從事渠道開拓工作崗位時，曾經與北京某一家企業進行進場談判。我事先了解到，負責談判的對手是陜西人，32歲，性格內向，喜歡收集郵票，便約他到一家靜謐的陜西餐館用餐，并購買了市面上最新發行的一套生肖郵票集送給他。他看到后十分高興，后面的談判也進行得十分順利。

　　提前準備必要的東西

　　如果去對方地盤談判，你不知道談判中會發生什么。曾經有一家臺灣公司前往日本參加談判，一下飛機就直接被對方接去公司，一連談判幾個小時，人困馬乏，饑腸轆轆，精神萎靡，無法集中注意力聽對方講什么。在這種情況下，很容易在談判中做出讓步，必須及時中止談判，“對不起，山本先生，我們現在剛到貴地，人困馬乏，想先安頓休息一下，再開始談判，可否?”面對這種請求，對手也不好意思再執意要求。

　　但有時候，你不能預料對方會有什么樣的策略出來，比如告知：總經理有事要出差，所以才不得不匆忙談判。在這種情況下，需要提前準備必要的東西，比如食品、飲料，在談判前及時補充能量，養足精神，才開始談判。另外，還需要準備錄音筆、記錄本、記錄筆等，當自己能夠記錄別人的言語時，其實就是自己冷靜思考的過程，也方便自己整理思路。

　　凡事預則立，不預則廢。商務談判前做足充分準備，雖無法保證一定達成目的，但可以讓自己處于有利的處境，保證談判順利進行。

商務談判的準備工作2

　　商務談判前的準備工作：.根據談判對象確定組織規模

　　商務談判涉及面廣，需要大量的資料和專業知識，因此談判隊伍由多方面人員組成，至于談判小組人數多少適宜，也沒有一個明確的定論，主要根據談判的性質、對象、內容、目標等方面綜合決定。

　　根據國內外商務談判經驗，從一般管理幅度原理出發，一個管理者能夠有效領導3-5人。在這種規模下，最容易發揮小組成員的力量，同時容易取得一致意見，并易控制。

　　商務談判前的準備工作：談判人員層次分明、分工明確

　　由于商務談判往往會涉及到許多專業知識，僅靠一個談判組長是難以勝任的，因此在選擇談判人員時，既要有掌握全面情況的企業經營者，又要有一定的具備專業知識的人員。

　　談判班子每一個人都要有明確的分工，擔任不同的角色。當然，分工明確的同時要注意大家都要為一個共同的目標而通力合作，協同作戰。

　　商務談判前的準備工作：.談判人員應有法定或授權的代表人資格

　　商務談判時一種手段，最終目的要達成協議，因此談判人員應有法定或授權的代表人資格，擁有法人所具有的權利能力和行為能力，有權處理談判活動中的一切事務。

　　商務談判前的準備工作：談判組織人員構成及優化

　　談判群體構成沒有一個固定模式和唯一的標準，一般情況下，談判班子的人員應包括三個部分：

　　(1)談判小組的領導人或主談人，他們對談判負有領導責任，應該是富有經驗的談判高手。出了具備一般談判人員的素養外，還應閱歷豐富，目光遠大，有審時度勢、隨機應變、當機立斷的能力;有較強的學習能力和準確的概括能力;此外還應有善于控制欲協調談判小組成員的能力。

　　(2)專業人員。談判小組中應有經營人員、財務人員、技術人員和法律人員，他們在小組中分別負責某一方面的專門工作，這樣既有利于準確回答對方提出的各種專業問題，又便于向主談人提出解決專業問題的建議。

　　(3)必需的工作人員，如速記員、打字員。他們是談判班子的工作人員，根據需求從事紀錄、資料收集、數據分析、文字打印等。

　　談判人員的優化組合是指組建談判班子、分工協作、有效完成談判任務的組織過程。

　　(1)知識互補。知識互補包含兩層意思：一是談判人員各自具備自己專長的知識，都是處理不同問題的專家，在知識方面相互補充，形成整體的優勢。二是談判人員書本知識與工作經驗的知識互補。

　　(2)性格協調。談判隊伍中的談判人員性格要互補協調，將不同性格的人的優勢發揮出來，互相彌補不足，才能發揮出整體隊伍的最大優勢。

　　商務談判前的準備工作：談判人員的素質和能力

　　商務談判成功的重要因素是人，因此對參與談判的人提出更高的素質和能力要求。對于談判人員的素質，古今中外向來是仁者見仁，智者見智。

　　但是，一些基本的要求卻是共同的，歷來為許多談判者所遵循。這就是：(1)忠于職守，有強烈的`事業心和高度的責任心;(2)熟悉業務，有良好的知識結構;(3)具有較高談判能力和技巧，思路開闊，判斷力強;(4)有良好的心理素質和充沛的精力。

　　商務談判人員除了在素質和能力上，有一定的要求外，在個人性格方面也應具備良好品質和修養。

　　一是要誠懇和主動，誠懇是談判中使用的一切方法、技巧的基礎。同時利用合適的時間、場所、語言和表情與對方主動交談，創造良好的氛圍。

　　二是自信與進取，要不怕挫折，樹立信心，克服困難。三是團隊精神，做好分內工作，注意協調配合。

　　對談判人員的約束主要表現在以下方面

　　一是權限約束，談判人員在談判中享有一定的授權和自由度，但不可擅自越權決策

　　二是法律約束，就是要防止和懲罰商務談判人員的經濟犯罪行為

　　三是道德約束，是一種自我內在的約束，具有強烈的自律性和自主性，可以在法律約束不到的灰色地帶進行軟約束。

　　商務談判前的準備工作：商務談判背景調查的內容

　　(1)對談判環境因素的分析。社會環境會直接或間接地影響談判，如對政治法律、社會文化、經濟建設、自然資源、基礎設施、氣候條件、地理位置等。

　　(2)對談判對手的調查。對談判對手的調查時談判工作的最關鍵環節。主要調查分析對方的身份、資信情況、資本、履約能力、參加談判人員的權限、談判目的等情況。

　　(3)對市場調查。

　　第一、市場分布。包括市場容量、地理位置、運輸條件等

　　第二，產品競爭情況。使自己做到“知己知彼”，在談判中占據主動地位;

　　第三、消費者需求。掌握消費者需求和心理，掌握消費者對本企業產品的消費意向，預測本單位產品的競爭力，有利于談判。

　　商務談判前的準備工作：背景調查手段

　　商務談判背景調查工作應該堅持長期一貫性，企業應該不間斷地收集各種信息。調查要尋求多種信息渠道和調查方法，是調查的結果全面真實準確地反映現實情況。

　　(1)背景調查的信息渠道及方法。背景調查的信息可以通過多種渠道，如印刷媒體、電腦網絡、電視媒介、統計資料、各種會議、各種專門機構、知情人士等。背景調查的方法有多種，如訪談法、問卷法、文獻法、電子媒體收集法、觀察法等。

　　(2)背景調查的原則。背景調查首先要具有可靠性，收到的信息要真是可靠，收集的信息要力求真實可靠，要選用通過驗證的結論、經過審批的數據和經過確認的事實;

　　其次要具有全面性，信息要能從整體上反應事物的本質，不能僅僅靠支離破碎的信息來評估某些事物;同時要有可比性，即橫向比較(易于得到正確的結論)和縱向比較(易于分析事務的現狀和未來的發展趨勢，發現事物發展的規律)。

　　商務談判前的準備工作：商務談判信息的處理：

　　1.項目的可行性分析

　　即根據已有信息對項目是否可行作出判斷。比如技術的引進過程中，選擇技術方針很重要，選擇得當為經濟發展帶來好處，選擇失誤則會作出各種損失。

　　因此引進技術時，既要堅持技術上的先進性和實踐中的可能性，又要考慮到經濟上的承受力和技術的匹配度。

　　2.經濟效益分析

　　在技術方針選擇明確后，要綜合原材料市場變化、價格、資金需求量、融資條件、匯率風險等各項因素做定性分析，并在此基礎上做定量分析，如投資回收期、內部收益率等。

　　通過定性定量分析得出的最終結論，這樣形成的報告具有科學性和說服力。

　　談判的目標包括：商品的價格，質量、品種、規格等要求，交貨日期和付款方式。在進行談判之前，應根據自身利益需求和他人利益的需求制定談判的目標系統和設計目標層次。從總體上確定談判目標實現的程度可分為四個層次：

　　1.最優期望目標

　　這是指對商貿談判最有利的理想目標，即在達到實際需求利益外，再得一個增加值，在必要時可以放棄。最優期望值是一個隨機數值，是談判的起點，是討價還價的籌碼。

　　2.實際需求目標

　　這是指談判雙方根據主客觀因素，經過科學論證、預測及核算后，力求爭取實現的期望值，只有在迫不得已的情況下才能放棄。這個目標是談判者堅守的最后防線，如果達不到這個目標，談判可能會陷入僵局或暫停。

　　3.可接受目標

　　這是指在談判中可努力爭取或作出讓步的范圍。它是滿足商務談判某方部分要求，實現部分經濟利益的目標。

　　4.最低目標

　　這是指商務談判各方對交易內容的最低要求，它是商務談判必須達到的目的。如果達不到，不如不交易。

　　實踐中要具體確定某個項目的談判目標要綜合考慮很多因素。首先要對談判雙方各自優勢、劣勢進行分析

　　其次，要考慮今后是否會與談判對保持長期的業務往來;此外，交易本身的性質和重要程度，談判與交易的時間限制等因素，也是必須考慮的。

　　商務談判前的準備工作：規定談判期限和議程

　　1.談判期限

　　這是指從談判的準備階段到談判的終局階段之間的時長。談判期限直接涉及到談判的效率，而談判的效率也是評價談判成功與否的一個重要標準。

　　2.擬定談判議程

　　談判議程一般包括談判時間安排和談判議題的確定，談判議題可由一方準備，也可以雙方協商確定。

　　談判前的模擬：

　　所謂模擬談判，是指商務談判前提出各種設想和臆想，進行談判前的聯系。為了更直觀地預見談判前景，對一些重要的談判、難度較大的談判，可以采取模擬談判的方法來改進和完善談判的準備工作。

　　擬定假設：

　　假設的內容是根據某些既定事實或常識將某些事物承認(即臆測)為事實。假設的內容可以分為三類：

　　第一，對外界客觀存在事物的假設。包括對環境、時間、空間的假設。通過這一假設，找出相應對策。

　　第二，對對方的假設。包括：對方在商務談判中意愿冒險的程度;對方對商品價格、商品質量、運輸方式、付款方式等方面的要求等。對對方的準確假設可使己方在談判中占據主動地位，是商務談判制勝的法寶。

　　第三，對己方的假設。包括：談判者對自身心理素質、談判能力的自測與自我評估，對對方的經濟實力、談判實力、談判策略、談判準備等方面的評價。

　　模擬談判的形式主要有兩種：

　　(1)沙龍式。這是指談判者聚合在一起充分討論，自由發表意見，共同想象商務談判全過程，以充分發表意見，互相啟發，共同提高談判水平。這樣可以使談判者充分發表意見，互相啟發，共同提高談判水平。

　　(2)戲劇式。指每個談判者都在模擬談判中扮演某一特定角色，根據擬定的不同假設，安排各種談判場面，進行商務談判全過程的演習。

　　這可使商務談判的準備更加充分、更準確，資料是否晚上得到當場驗證，同時能使談判者選擇自己充當的最佳角色，減少上午談判的不確定性，并使談判小組成員相互配合，協調統一，發揮最佳功能。

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