秘書素養對工作的重要性

　　一、秘書信息素養的發展沿革

　　（一）信息素養的產生

　　信息素養的概念發源于美國圖書檢索技能的演變，但在中國的研究起步較晚，目前通過科技、教育、文化等領域專家學者們的奮起直追，終于提出了國內比較新的一種關于信息素養的見解，即“信息素養是一種可以通過教育所培育的，在信息社會中獲得信息、利用信息、開發信息方面的修養與能力”[1] 。信息素養概念的產生，使人們對自身現有的素質結構、學習方式、文化傳統等開始了審慎反思。伴隨著這些思考，許多符合信息時代發展的新思想觀念和行為方式相繼產生，并成為人們普遍追求的亮點。不僅強化了人們的信息意識，催生了信息技術的教育，同時也推動了人們終身學習的習慣的養成，最重要的是它引發了人們對秘書人才培育的反思。眾所周知，科學技術的迅猛發展以及在秘書工作領導的廣泛應用，使秘書工作的科技含量越來越高。

　　21世紀的秘書工作，將是一個知識、信息高度密集的領域，秘書工作的信息化程度越來越高，與此相適應，對秘書工作的信息素養要求也越來越高，客觀上要求我們在培養秘書人才時必須重視提高他們的信息素養。在以往的秘書學理論研究、秘書學教材的編寫和秘書知識的傳授中，我們雖然加強了信息工作的內容，但現在看來遠遠不夠。對“信息”概念的理解過于狹隘，對“信息工作”的解釋大多停留在手工作業和傳統經驗的水平上，對秘書人員的要求僅僅是了解和掌握一般的信息知識，沒有上升到“信息素養”的高度認識。

　　國內信息素養的發展

　　國內開始信息素養內涵的研究比較晚，多是在國外信息素養概念的基礎上進行延伸。國內的王吉慶于1999年第一次系統地介紹了信息素養理論，他認為信息素養包含了信息意識與情感、信息倫理道德、信息常識以及信息能力多個方面，是一種綜合性的、社會共同的評價。20xx年，鐘志賢教授提出信息素養表現為8個方面的能力：運用信息工具；獲取信息；處理信息；生成信息；創造信息；發揮信息的效益；信息協作；信息免疫[2]。這個觀點的提出，強調了創新能力培養的重要性。20xx年，孫平、曾曉牧認為，信息素養這種信息能力，包括信息智慧、信息道德、信息意識、信息覺悟、信息觀念、信息潛能、信息心理等多個方面[ 3] 。這個觀點更強調了信息素養是一種系統知識結構。20xx年，呂慶陽和劉孝文在對國內外信息素質概念的諸多說法進行了梳理和剖析后，給予了信息素養新的內涵，即信息素質是信息社會基本信息水準的測量尺度，包含信息意識素質、信息知識素質、信息能力素質等要素[ 4]。盡管，國內關于信息素養內涵的表述百花齊放，但是在內涵的本質上基本是統一的，即信息意識、信息知識、信息能力、信息道德。

　　二、秘書信息素養的現狀

　　（一）信息素養的主要內容

　　秘書信息素養是由一切與信息素養有關的理論、知識和方法等構成。具體看來，信息素養包括四個層面的內容：信息意識、信息能力、信息知識、信息道德。

　　1、信息意識

　　信息意識是人們在信息活動中產生的認識、觀念和需求的總和，也即秘書對各種信息的自覺的心理反應。作為秘書人員，必須在明確本組織宗旨目標的前提下，明確定位自己角色，按照領導的目的意圖從事相關的信息工作。信息意識主要包括：

　　（1）能認識到信息在信息時代的重要作用，確立在信息時代尊重知識、終身學習、勇于創新的一些新的觀念，時刻關注周圍環境中發生的變化，并且以敏銳的觀察力搜集與本組織相關的有價值的信息。

　　（2）對信息有積極的內在需求。每個人除了自身有對信息的需求外，還應善于將社會對個人的要求自覺地轉化為個人內在的信息需求，這樣，才能適應社會發展的需要。

　　（3）對信息要有敏感性和洞察力。秘書人員能迅速有效地發現并掌握有價值的信息，并善于從他人看來是微不足道、毫無價值的信息中發現信息的隱含意義和價值，善于識別信息的真偽，善于將信息現象與實際工作、生活、學習迅速聯系起來，善于從信息中找出解決問題的關鍵。

　　（4）對領導決策信息和秘書工作信息的高度關注。信息是領導決策的基礎和前提。秘書人員信息工作的出發點和歸結點就是為領導決策提供輔助性參考性的信息資料，所以，要高度關注領導的決策方向和內容，以便有針對性地開展信息工作。除此，秘書人員不僅“專”而且也要“廣”，“專”指自身從事的秘書工作要有專長，把份內的秘書工作做好；同時也要“廣”，指知識面廣博，通曉各方知識，對涉及各領域中的近況及動態有一定的了解，所以現代秘書每天都要讀書，看報紙，瀏覽網絡，查找所需要的數據，并形成一種良好的習慣。

　　2、信息能力

　　信息能力是指人們有效利用信息設備和信息資源獲取信息、加工處理信息以及創造新信息的能力。信息能力是信息素養重要的組成部分，它構成秘書素養的核心。秘書人員雖不具有諸如管理學、經濟學、社會學、法學等學科人才具體特定的能力要求，但又似乎又對各種學科都有所涉及，這使得秘書人員處于人才上的“邊緣”，但高素質的秘書人員也有自己的“看家本領”——綜合信息能力，也即終身學習的能力，作為信息時代重要的生存能力。它包括：

　　（1）信息工具的使用能力。信息化的時代，如何利用信息工具是一項基本的能力，諸如會使用文字處理工具、瀏覽器和搜索引擎工具、網頁制作工具、電子郵件等。

　　（2）獲取、識別信息的能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內部信息網絡，還應掌握并建立自己的常規信息管道，善于開發新的秘書工作信息資源，并及時、準確、全面地獲取所需要的信息。

　　（3）加工處理信息的能力。秘書人員應從特定的目的和需求的角度，對所感知、選取和獲得的信息進行深加工、再整合的過程，具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。

　　（4）傳遞信息的能力。獲取信息是手段和途徑，是秘書人員信息工作的初級階段，而不是目的和價值所在。秘書人員在獲得信息儲備以后，還應通過各種途徑將其傳遞給他人，與他人交流、共享，從而促進更多的新知識、新思想的產生，實現信息資源的共享，這是秘書工作的最終目的。

　　3、信息知識

　　信息知識指秘書對信息基本常識的了解，對諸如信息的含義、特征、信息檢索工具、檢索方法等知識的掌握。秘書人員的信息素養是建立在已有的信息知識基礎之上，信息知識為秘書人員的信息工作的開展提供了知識理論的儲備。

　　4、信息道德

　　信息道德是指秘書人員在獲取和利用信息過程中，應遵循一定的倫理規范。也就是指整個信息活動中的調節信息創造者、信息服務者、信息使用者之間相互關系的行為規范的總和。不同部門對秘書的信息道德有不同要求。主要包括秘書職業道德、政治道德、社會公德三個方面。[5]職業道德要求秘書人員明確應該做什么，不應該做什么，要求秘書人員以一定的思想、感情、態度和行為去待人、處事、接物。政治道德要求秘書人員必須遵守國家法律法規、堅守政治信仰，不做危害國家的信息工作。秘書人員的社會公德指隨著公共生活領域不斷擴大，人們相互交往日益頻繁要求秘書人員在維護公民利益、公共秩序、保持社會穩定方面貢獻力量。

　　秘書信息素養的四個構成部分不是一個孤立的組成部分，而是一個整體的相互聯系的系統，彼此之間相互滲透、彼此交叉。秘書人員完整的信息素養不能缺少其中任何一個構成要素。

　　（二）國內秘書當前的信息素養水平

　　世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒對信息價值的評價是：“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了整個世界”[6]，可見信息素養對商務秘秘書的重要性。雖然經歷了一段時間的調整發展，但從現實情況來看，我國秘書隊伍信息素養的整體水平仍然不高。主要體現在：

　　1、觀念陳舊，思想不夠開放

　　時代的發展是及其迅猛的，企業要想在強烈的競爭中生存與發展，需要不斷的技術革新。同樣的，對秘書人員的要求也是如此。一些秘書人員對信息的價值認識不足，特別是年齡較大的秘書人員，接受新事物比較慢，不了解信息技術的巨大優勢，對信息網絡表現冷淡，習慣于“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。

　　2、信息網絡基礎建設水平偏低

　　觀念的提高并不意味著技術能隨之跟上，這就如同生產力的發展不一定滿足人們的需求一樣。當今時代是互聯網的時代，知識與信息都高度密集和傳輸，然而一些企業的信息網絡基礎建設仍處于落后狀態，落后互聯網設備，導致了秘書人員沒有機會學習信息新技術，無法掌握最新的時代資訊。

　　3、秘書人員缺乏良好的科學文化基礎知識和相應的培訓

　　信息素養是與科學文化素養緊密相聯的，沒有一定的科技知識、文化基礎知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，信息素養難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術設備就發怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養的提高。這說明，我國秘書隊伍的信息素養，與信息時代的領導工作對秘書素質的要求很不適應，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養。

　　三、信息素養對秘書工作的影響

　　（一）信息素養是秘書發展的必然趨勢

　　秘書是個非常有前景的職業，未來的發展必然是越來越專業、高級。和現在一般的行政秘書不同，高級秘書在之職能、薪酬和地位方面都有很大不同。高級秘書包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等。在外企，高級總裁或是高級部門的秘書職位，大都是一些40多歲、有教養、有經驗的職業女性在支撐，她們的特殊地位，足以令部門經理和公司其他員工尊而敬之。除了一般的文字、外語、計算機技能之外，她們的溝通、協調、預見和判斷力都必須很強。目前一般外資企業需要的高級秘書是35至45歲的職業女性，月薪基本在6000元以上，是名副其實的“黃金職業”。

　　薪酬之高，前景之美是由于相關人才資源的稀缺。一是由于目前秘書專業高等教育還主要關注在國家機關和事業單位的秘書人才培養上。很少有為企業秘書尤其是外資企業秘書提供的高等教育。二是由于在大多數人眼中，秘書的工作似乎可歸納為“收發打存”，更被人們普遍認為是吃“青春飯”。相比之下，國外的公司更為注重秘書的工作經驗和能力，而且，公司更愿意雇用年齡稍大的秘書，認為這樣的職員在各方面都很穩定，可以長期為自己工作。

　　秘書職業是個最鍛煉人的職業。秘書可以在日常工作中接觸到公司所有的部門和人員，對公司的運作和整體狀況有全面的了解，也可以與外界多接觸，和公司的主管部門、大客戶都有關系，真正能鍛煉人、培養人。

　　1、秘書工作的職能決定了信息素養對秘書的重要性

　　秘書是領導的輔助決策者，企業的發展離不開正確的決策，因此專業的秘書人員必須，了解最新的政策和市場要求，善于在變化中發掘和捕捉隱藏的。潛在的新信息，不斷豐富和更新秘書工作的信息源，以輔助領導群做出最正確的戰略部署。

　　2、秘書個人晉升發展離不開信息素養的提升

　　當前，從從業資格上都必須是國家職業資格認證的，國家秘書行業應加強培訓和監管，要求秘書人員必須持證上崗。在晉升方面也要求相應的資格認證，只有那些擁有專業信息素養的才能往行政經理、專業經理方面靠攏。

　　四、結論

　　秘書行業是個古老但又發展緩慢的行業，它的古老決定了它的普遍性，它的緩慢又注定了它未來必定有一個爆發式的發展。因此，對于秘書行業乃至秘書工作中任何一個小小的問題，我們都不容忽視，必須加強實踐探索，才能適應和趕上秘書行業的美好前景，同時，也必須通過所有秘書從業者和關注秘書行業發展的人的不斷探索努力，才能更快地推動秘書行業變革。信息素養對秘書工作的重要性也許不是目前秘書行業發展的瓶頸問題，不能馬上利用這個小小的支點撬動整個秘書行業的跨越前行，但是這肯定是未來發展過程中一個不可忽視的障礙，我們今天提早跨過它，防范于未然。

　　未來秘書必定是信息素養過硬的趨勢因此，在經濟全球化這樣不可阻擋的大浪潮面前，秘書必須不斷提高自身的信息素養，才能應對越來越多、越來越嚴峻的職業挑戰，才能在秘書這個越來越廣闊的職業舞臺上實現自己的人生價值。

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