電子文件帶來的挑戰與對策-試談電子文檔的規范化管理

摘要：1、電子檔案與紙質檔案，有著截然不同的區別，電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，對電子文檔管理的管理理論體系、人員素質和管理技術等層面帶來諸多挑戰。2、解決存在問題的思路與對策。一是對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發展趨向，即信息內容數碼化、文檔管理現代化、文檔處理一體化、檔案信息情報一體化。三是以人為本，提高文檔管理人員“含金量”，鍛造復合型人才資源。

關鍵詞：電子  文檔  管理  挑戰   對策

國務院及國務院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質紅頭文件，并對重要文件和統計數據分別以政報、匯編等形式對外權威發布。我國發達地區比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創了我國文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。

電子文件的優越性在此不再一一贅述。如何利用和保護電子文件和電子檔案工作已經成為文檔戰線思考和急待解決的問題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰。

（一）電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時他只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”。三是電子

[1] [2] [3] 

【電子文件帶來的挑戰與對策-試談電子文檔的規范化管理】相關文章：

電子文件檔案化管理分析與對策05-02

電子文檔安全管理的研究及應用04-28

論電子文件檔案化管理04-28

談我國電子商務對稅收的影響與對策04-27

電子檔案管理的問題與對策探析04-29

淺談電子文件歸檔工作05-01

電子文件形成規律探究04-27

網絡環境下影響電子文檔安全管理因素分新05-02

在互聯網上研究電子文件04-27

如何加強電子文件的歸檔工作04-29