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工程設計中文件管理Documentum平臺構建論文
摘要：本文針對工程設計文檔的全生命周期管理中出現的文件收集、存檔等一系列問題，利用Documentum平臺，介紹了一套工程文檔管理系統（EngineeringDocumentsManagementSystem，以下簡稱EDMS）的構建方法。該系統對工程設計過程中產生的所有文件進行管控，建立文件的設計信息和管理信息的對應模塊以及信息的自動繼承和復用機制，建立了強大的歸類和檢索功能，大大降低了人員錄入的工作量，極大地提高了文件的可利用性。目前該系統已取得計算機軟件著作權登記證書，以后將進一步推動并融合信息化建設與工程設計項目工作。
關鍵詞：工程設計；文檔管理；JSP設計文件；Documentum
引言
隨著業務的快速發展和規模的不斷擴大，工程項目中產生的大量項目文檔及各種形式的文件也在迅速膨脹。這些文檔資料大部分都散落在工程的設計、采購、建設等各個環節，其中包括了許多寶貴的技術資料。這些位于不同位置的技術資料，很多都需要各個層級的安全保護。隨著時間累積的這些文檔資料，蘊含了大量寶貴的知識需要進行統一管理和利用，同時作為無形資產，這些文檔資料還承擔著傳承企業和社會記憶的重任。目前國內外尚未有一套完整的、成熟的、適用于國際項目的全生命周期軟件技術解決方案。可以針對工程設計文件及其內容，從前期概要設計、詳細設計到后期出版歸檔進行綜合管理。利用國際上排名首位的Documentum文檔管理平臺，研發一套工程設計文件管理系統。該文檔管理系統具備文件庫統一管理、WBS工作任務結構管理、多維視角管理、版本控制、在線瀏覽查看和批閱、版本差異比對、內容級檢索與查詢、授權控制等多項功能。能夠從海量的文檔數據規范化、程序化的進行管理，并從中快速、準確的獲取所需的文檔信息。實現目標是現存歷史工程文件和數據，入庫集中管理率80％以上；高效檢索和利用，提高文件復用率20％以上；三維模型轉換成功率95％以上；二維圖紙信息抽取成功率95%以上。
一、需求分析
前期花費了大量的時間確定系統需求，包括功能以及模塊的劃分，保證開發實施后系統達到預期的效果，真正做到文件從設計完成到企業檔案的無縫銜接，實現真正的文檔一體化管理。
1.1功能性需求。包含任務管理、項目管理、部門管理、體系管理、檔案管理，采用數據驅動的方式實現文檔的全生命周期管理。
1.2模塊需求
1.2.1項目初始化。項目文控人員通過Excel制定項目分類結構模板，通過導入接口，快速生成相關的項目分類結構。
1.2.2基礎模塊。系統人員可通過自己的賬號登錄系統，正確輸入用戶名和密碼后可登錄成功。在登錄頁面可選擇顯示語言。系統用戶結束系統操作后，可注銷登錄退出系統，保證賬號和系統數據安全。
1.2.3項目分類管理。項目負責人可以在項目下新建、修改和刪除項目文檔分類。
1.2.4項目管理。項目負責人可以新建、修改和刪除項目。根據項目編號自動創建、修改、刪除項目的角色、項目權限集合，項目節點以及權限。
1.2.5設計文檔管理。項目組成員、項目文控人員均可在項目下增加設計文檔。修改、刪除自己新建的設計文檔相關屬性和內容。所有用戶均可對設計文件進行查詢。用戶選中某一項目或分類時，可根據顯示區的設計文檔內容進行檢索，使檢索結果更加精準。項目組成員或項目文控人員可對設計文件進行升版。所有用戶均可對設計文檔的歷史版本進行查看，當選擇查看歷史時，會將歷史的全部版本列出，雙擊文檔即可查看文檔內容。所有用戶均可對設計文檔進行在線瀏覽查看，對于設計圖紙不需要用戶安裝任何查圖工具即可在線查看。項目組成員或項目文控文員可以上傳設計文件，類型分為DWG、PDF、EXCEL、WORD。項目組成員可以下載自己上傳的設計文件，具備下載權限的人員可以下載設計文件，不具備權限的人員需要申請下載，經過審批通過后，方可對設計文件進行下載。
1.2.6項目統計。可對項目按照版本號、專業、業主進行數據統計并通過雙擊統計項的圖，即可獲取相關的文件列表。
1.2.7多維視圖。按照專業－項目的結構展現設計文檔，根據文件自身屬性，自動實現文件多層次分類和展示。同時自動計算滿足條件的設計文件數量。
1.2.8任務區顯示需處理的任務信息，待辦任務一旦辦理將從待辦任務列表中消除，進入到已辦任務列表。顯示用戶發起的全部任務列表，任務類型包括：分發任務、項目成果提交、項目成果下載、部門成果提交、部門成果下載。
1.2.9三維模型管理通過配置服務，定期轉換三維模型為瀏覽模型，自動存儲到系統中。三維模型可在系統中直接打開在線瀏覽，無需安裝特定軟件。
1.2.10檔案管理。檔案管理分為任務區、預歸檔、檔案三個區域：任務區：用來記錄檔案管理過程中的流程和通知，包括歸檔申請與審批流程和借閱申請與審批流程；預歸檔：用于預歸檔的檔案，一部分來自于文控提交的歸檔文件；一部分來自于檔案人員添加的其他預歸檔文件。在預歸檔中，檔案人員需要將檔案需要的屬性信息補充完整并進行歸卷操作之后，方可進行正式歸檔；檔案：檔案區中是完整的檔案信息，按照檔案的分類和卷號屬性信息自動歸檔，并可動態生成檔案樹，方便檔案人員瀏覽和查找。檔案人員可對檔案進行增加、修改和刪除等操作。普通用戶可對檔案進行在線瀏覽和借閱，借閱需要通過審批，審批通過后方可下載。
1.2.11權限及日志管理。系統管理員可將系統用戶添加到角色中，加入角色后，用戶將自動擁有所在角色的權限[1]。系統自動記錄設計文件的增、刪、改、查等操作。記錄操作人、操作類型、操作內容、操作日期、操作者IP。
二、系統實現
2.1框架設計。系統主要包括工程文件門戶、工程文件數據統計、多維視圖、部門文件門戶、檔案管理、個人工作區、工程設計文件管理、多項目管理、分類管理、角色/權限管理、設計文件分發和三維模型管理幾類功能。
2.2軟件及環境。整體采用EMCDocumentum6.7SP1為基礎平臺，數據庫管理系統為MicrosoftSQLSever2008R2，服務器操作系統為MicrosoftWindows2008R2。采用B/S架構。利用JSP（java服務器頁面）技術，完全的面向對象，具有平臺無關性且安全可靠[2-3]。
2.3模塊化設計。將系統按模塊進行設計，便于橫向、縱向的通用。模塊的不同組合能滿足多樣性需求，易于配置和修改。同時每個模塊又相對獨立，可以對模塊單獨進行設計、編譯、調試和修改。EDMS系統按照功能劃分為12個模塊。
2.4頁面設計。采用中英文的操作界面，界面力求簡潔明了，保證系統功能設計的合理與明確，布局明確、交互操作合理、協調統一。功能要表現清楚，分類清晰有條理，避免過多的控件嵌套導致的視覺混亂。單一功能的操作目的明確，符合易用性原則，避免不必要的信息顯示而對用戶造成視覺干擾。力求操作簡單，簡單的功能一步完成，比較復雜的功能三步之內，復雜的功能操作使用操作向導來輔助客戶完成。
2.5接口設計。EDMS與域集成，實現用戶單點登錄。另外作為文檔系統，與其他應用系統進行集成，使文檔最終流向EDMS。以SmartPlantFoundation（以下簡稱SPF）為例，該平臺為設計階段的數據相互連通提供平臺支持，包括SPP&ID、SPI、SP3DPDS、SPM之間的數據通信，在工程設計階段可以有效提高設計質量和設計效率[4]。對于SPF中產生的成品文件，需要存放到EDMS中進行統一的管理和歸檔工作；所以需要進行SPF和EDMS之間的接口開發工作，實現設計文件從SPF自動歸類到EDMS中。SPF按照項目、文件類型的方式將項目的設計成品資料進行歸類存放，EDMS進行信息掃描，從指定位置獲得電子文件及其相關的屬性信息，并根據屬性信息自動對電子文件進行分類存儲，存儲成功后自動郵件通知項目的文控人員進行核對和檢查。屬性文件的配置包括項目編號的對應規則、專業的對應規則、文件種類的對應規則、文件類型的對應規則、文檔屬性的對應規則等。
三、預期應用前景
EDMS的兩種主要行為是管理和利用。管理是各司其職，不同類型的設計文件或資料由不同類型的人或部門來管理。利用就是資源共享，在工作中能夠查看到需要的資料。管理與利用應該并舉，利用是管理的目的。該系統可采大型數據庫存儲機制[5]，文件存儲與數據庫存儲分開。全部采用B/S架構，只需在服務器部署相應的應用服務，系統管理員、一般瀏覽用戶就可通過TCP/IP協議網絡啟用IE瀏覽器訪問系統。系統已經與AutoCAD進行深度融合，可以提供包括圖框數據自動提取、CAD圖紙的自動發布、CAD在線瀏覽等功能，可以滿足CAD圖紙信息的電子文件管理需求。
四、結語
目前，應用EDMS進行日常工程設計文件管理及歸檔工作的已經有近60個項目。作為檔案管理平臺，已經打通了從歸檔、借閱到歸還整個檔案管理的全過程。日后將進一步開拓在科研項目、基礎工作、規范管理以及體系管理等方面的文檔應用工作。
參考文獻
[1]馬銘,劉玲,田龍.B/S模式下基于角色的用戶權限設計[J].安陽工學學報,2012,03.
[2]沈力.JSP技術研究[J].科技資訊,2011,03.
[3]許灝東.基于BS的郵件系統的設計與開發[J].信息通信,2011,04.
[4]邱惠,俞勇.基于SPF的海上油氣田工程數據處理淺析[J].中國勘察設計,2012,12.
[5]程學旗,靳小龍,王元卓,郭嘉豐,張鐵贏,李國杰.大數據系統和分析技術綜述[J].軟件學報,2014,09.
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