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論IT項目管理中的風(fēng)險管理論文
【摘要】本文針對IT項目中風(fēng)險管理的方法進(jìn)行分析和研究，指出IT項目在項目管理的過程中，通過風(fēng)險管理來降低項目管理中的風(fēng)險系數(shù)，規(guī)避項目管理中的風(fēng)險問題，達(dá)到風(fēng)險預(yù)防和及時正確的處理相關(guān)風(fēng)險的效果，從而提高IT項目的成功率。
【關(guān)鍵詞】IT項目 風(fēng)險管理
一、前言
IT項目的風(fēng)險管理研究在國外已有十多年的歷史,而我國尚未普遍開展關(guān)于IT項目風(fēng)險的研究或?qū)嵺`。隨著IT的發(fā)展，應(yīng)用領(lǐng)域的擴(kuò)大和深化，IT系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，客戶對其性能需求越來越高，所以IT項目上存在著許多不確定性，決定IT項目中存在各種風(fēng)險，這些風(fēng)險使IT項目的成功率大大下降，由此可見，IT項目的風(fēng)險需要得到明確的、系統(tǒng)的、綜合的管理。
所有投資活動都會有風(fēng)險，但是相對于其他項目來說，軟件開發(fā)的風(fēng)險更高，以各國開展IT項目的成功率來看，2001年中國IT項目成功率不足30%，2002年，美國方面的IT項目絕對成功為34%，徹底失敗的15%，其余中的51%存在費(fèi)用超支或超出工期的問題。IT項目之所以失敗的概率很大，主要是面臨著以下幾方面的原因，
1.客戶的需求不明確。一方面，客戶對IT項目和計算機(jī)知識缺乏認(rèn)識，自己并不清楚自己所需的IT項目的結(jié)果，不斷補(bǔ)充和修改需求，使得項目不斷的改變原來的實施方案。另一方面，IT項目管理人員對于行業(yè)知識缺乏和設(shè)計人員水平低下，不能完全理解客戶的需求說明。
2.不充分的項目計劃和過于樂觀的批評估。沒有良好的開發(fā)計劃和開發(fā)目標(biāo)，項目的成功就無從談起。IT項目的工作量估算是一項很重要的工作，對于工作量估算不足是最常見的問題，例如使用人員的培訓(xùn)時間，各開發(fā)階段的評審時間的忽略。
3.采用了經(jīng)驗實踐不足的新技術(shù)。新技術(shù)、新硬件是IT項目實施的主要風(fēng)險源。
4.管理方式和方法不恰當(dāng)。
5.開發(fā)出的系統(tǒng)性能不能滿足用戶需求，例如系統(tǒng)運(yùn)行速度慢，體統(tǒng)維護(hù)更新困難。
6.團(tuán)隊組織不當(dāng)或項目組成員流失。如何規(guī)避上述IT項目開發(fā)過程中的風(fēng)險，在IT項目開發(fā)過程中進(jìn)行風(fēng)險管理顯得尤為重要。
本文在實踐項目經(jīng)驗的基礎(chǔ)上針對IT項目中存在的各種風(fēng)險進(jìn)行系統(tǒng)性的分析和研究，在風(fēng)險管理理論與實際工作相結(jié)合，找到適合我國軟件開發(fā)中風(fēng)險預(yù)防和處理方法的一些思考和建議。
二、風(fēng)險管理
IT項目風(fēng)險管理是風(fēng)險管理理論在IT項目上的具體應(yīng)用。
任何IT項目都要制定項目計劃，而項目計劃在許多方面都是以估算為基礎(chǔ)的，并且受到以下因素的影響，對現(xiàn)狀的理解是否充分，可獲取的信息是否充足，無法判斷而不得不做的假設(shè)等。在這些因素的影響下，在預(yù)測將來的事件的結(jié)果時，無疑會有不同程度的不確定性，這些不確定性給IT項目帶來了風(fēng)險。任何事情都是很少能完全按照計劃發(fā)展，而IT項目更是處于一種動態(tài)的環(huán)境中，在項目進(jìn)行過程中,各種風(fēng)險就會伴隨出現(xiàn),因此風(fēng)險管理顯得由為重要,成為是IT項目的一個重要組成部分。我們所研究的項目風(fēng)險管理主要是討論如何有效地制定風(fēng)險計劃，風(fēng)險識別，進(jìn)行風(fēng)險評估，并且根據(jù)風(fēng)險識別和風(fēng)險評估提出風(fēng)險策略，進(jìn)行風(fēng)險監(jiān)控和風(fēng)險對應(yīng)，最后進(jìn)行風(fēng)險評價的總結(jié)。還有一點(diǎn)我們必須明白風(fēng)險的目的不為了不惜代價去規(guī)避所有的風(fēng)險，而是運(yùn)用風(fēng)險管理去規(guī)避顯而易見的風(fēng)險，對于一些隱性風(fēng)險變?yōu)楝F(xiàn)實時，如何針對風(fēng)險做出合理的決策。即哪些風(fēng)險我們可以避免，哪些風(fēng)險我們必須面對，采用任何方式有效對應(yīng)這些風(fēng)險。
很多IT項目并不遵循正規(guī)的風(fēng)險管理方式，缺乏對風(fēng)險管理的早期規(guī)劃，最后這些項目走入了困境。他們不能有效地處理項目中的問題，最好導(dǎo)致項目管理成了長期的“危機(jī)管理”。下面可以例舉一些在IT項目中最常見的風(fēng)險：1.不理解風(fēng)險管理的好處。通常項目發(fā)起人和客戶總是要求最終結(jié)果，他們不關(guān)心項目團(tuán)隊通常會采用非常激進(jìn)的風(fēng)險策略，而且根本不考慮他們的決策會對項目造成什么影響。他們經(jīng)常非常樂觀地忽視項目中存在的風(fēng)險，但遺憾的是，這些風(fēng)險最終都變成了現(xiàn)實，而且對項目的成功了極大的破壞作用。這樣的項目團(tuán)隊只是坐等風(fēng)險的發(fā)生。看著項目出現(xiàn)了進(jìn)度延誤、質(zhì)量問題和預(yù)算超支。由于對風(fēng)險的管理的忽視最終導(dǎo)致項目中生產(chǎn)率下降，項目的失敗率提高。
2.沒有為風(fēng)險管理留出充足的時間。風(fēng)險管理及相關(guān)過程是項目規(guī)劃過程的重要組成部分，而且貫穿項目的整個項目生命周期。評估項目風(fēng)險的最佳時機(jī)是項目開始最早階段。在這個階段，項目的不確定性最高。在項目早期識別風(fēng)險并且規(guī)避風(fēng)險所花費(fèi)的代價，要比在風(fēng)險變成問題之后對它進(jìn)行正所花費(fèi)的代價低得多。應(yīng)對風(fēng)險的方法包括降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和準(zhǔn)備風(fēng)險發(fā)生后的應(yīng)對方案，如果風(fēng)險發(fā)生，要在最快的時間內(nèi)執(zhí)行應(yīng)對的措施，從而最大程度地降低風(fēng)險對項目進(jìn)度和預(yù)算的影響3.在識別和評估風(fēng)險時沒有采用標(biāo)準(zhǔn)的化的方法。如果沒有采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法去管理風(fēng)險，那么就有可能忽視項目中的某種威脅和機(jī)會。本來能夠避免的問題沒有去避免，當(dāng)它出現(xiàn)之后需要花費(fèi)更多的時間和資源進(jìn)行糾正。項目中存在的機(jī)會被人們一再錯過，項目中的決策過于倉促，缺乏依據(jù)，項目成功概率下降。
項目中的突發(fā)事件增多，而且沒有任何事先預(yù)警，而且，項目團(tuán)隊總是發(fā)現(xiàn)他們處于危機(jī)狀態(tài)。這種狀態(tài)延續(xù)下去，團(tuán)隊士氣、生產(chǎn)效率都會受到嚴(yán)重影響。
為了遵循正規(guī)的風(fēng)險管理方式，建立風(fēng)險管理體系，科學(xué)地運(yùn)用風(fēng)險管理體系降低項目消極事件發(fā)生的概率和影響，我門針對IT項目風(fēng)險管理的過程，把風(fēng)向管理體系分為風(fēng)險規(guī)劃，風(fēng)險識別，風(fēng)險評估，風(fēng)險策略，風(fēng)險監(jiān)控，風(fēng)險應(yīng)對，風(fēng)險評價七個步驟。
(一)風(fēng)險規(guī)劃
風(fēng)險規(guī)劃是風(fēng)險管理的第一步，它必須得到所有項目利益關(guān)系者對風(fēng)險管理方法的堅定承諾，保證有足夠的資源使用在風(fēng)險管理的過程中，這些資源包括時間、人員、技術(shù)等等。同時在處理風(fēng)險時要按照風(fēng)險管理流程進(jìn)行。
(二)風(fēng)險識別
風(fēng)險識別就是采取嚴(yán)格計劃的步驟，在妨礙項目成功的因素要成問題之前發(fā)現(xiàn)并定它們，無論多么有效的風(fēng)險管理手段，都必須在正確識別出風(fēng)險因素后才能發(fā)揮作用。
風(fēng)險識別的基本原則有以下方面：
1、注重積累的經(jīng)驗。就是充分利用已有的IT項目開發(fā)的經(jīng)驗，提高風(fēng)險的識別效果。同時不斷的積累經(jīng)驗和教訓(xùn)，使識別能力不斷提高。
2、杜絕直覺管理。
風(fēng)險直覺管理依靠的是項目管理者的能力和經(jīng)驗，但是風(fēng)險往往發(fā)生在管理者無法直接控制的下層，不能很好的處理風(fēng)險。
3、不能遺漏任何重大的風(fēng)險。風(fēng)險識別的效果體現(xiàn)在沒有遺漏將可能威脅項目的重大事件。
風(fēng)險識別的方法和途徑：
首先基于IT項目的風(fēng)險分為開發(fā)環(huán)境類，系統(tǒng)環(huán)境類和管理環(huán)境類三類：
1.開發(fā)環(huán)境類，包括：開發(fā)工具因為版權(quán)問題無法及時到位使用，開發(fā)工具培訓(xùn)力度不夠或者工具本身無法提供相象的有效，導(dǎo)致開發(fā)人員需要額外的時間。功能要求和性能要求無法達(dá)到原定計劃的要求。
2.系統(tǒng)環(huán)境類，包括：計算機(jī)硬件遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到開發(fā)系統(tǒng)的要求。開發(fā)人員對系統(tǒng)軟件不熟悉。項目經(jīng)理不是一個合格項目管理者，解雇或消減項目開支，項目組織結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致開發(fā)效率低下，項目管理和決策人員審查項目和決策項目時間過長，項目計劃因為進(jìn)度壓力和市場急迫需求導(dǎo)致開發(fā)陷入混亂、低效的境地。
3.管理環(huán)境類，包括：項目需求僅恁市場或者客戶口頭的說明，計劃的作出是基于對項目本身并不太了解的人員的分析，產(chǎn)品的規(guī)模比估計的要大(包括代碼行數(shù)、功能點(diǎn)等)，實際工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于估計計量，長期過度在壓力下工作導(dǎo)致生產(chǎn)率嚴(yán)重下降，涉及了軟件開發(fā)項目組中不熟悉的領(lǐng)域等。資金和設(shè)施發(fā)生短缺，計劃進(jìn)度被延長。
根據(jù)以上風(fēng)險來源，可以制定相應(yīng)的計劃進(jìn)度詢問表來進(jìn)行風(fēng)險識別。例如設(shè)計以下問題：
1.進(jìn)度估計方法是否基于以前積累下來的經(jīng)驗?
2.進(jìn)度估計時是否遺漏了如培訓(xùn)時間、技術(shù)分析等活動?
3.與外界的接口是否完全確定?通過這樣的書面調(diào)查來達(dá)到風(fēng)險識別的效果。
(三)風(fēng)險評估
風(fēng)險評估是風(fēng)險數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為風(fēng)險對應(yīng)信息的過程，起到風(fēng)險管理過程中奉行識別和風(fēng)險控制間的橋梁作用。風(fēng)險評估的目的是確定每個識別出的風(fēng)險發(fā)生的可能性和造成的影響;風(fēng)險評估的目的是把識別出的風(fēng)險進(jìn)行優(yōu)先順序排列，從而對嚴(yán)重的風(fēng)險制定有效的應(yīng)對策略。
定性風(fēng)險分析法：
定性風(fēng)險分析法是一種主觀分析方法，它基于項目利益關(guān)系者的經(jīng)驗和判斷。雖然每個利益關(guān)系者都可以對風(fēng)險做定性分析，但是為了讓結(jié)果更加客觀有效，通常通過小組的形式來完成分析。
小組流程可以讓每個利益關(guān)系者聽到其他人的不同意見而且可以把項目中存在的威脅、機(jī)會、問題或看法進(jìn)行全面和充分的討論。
為了簡單起見，我們通過圖表來進(jìn)行討論。
IT項目風(fēng)險影響得分表
風(fēng)險(威脅)0%~100%概率0~10影響P﹡1得分關(guān)鍵項目成員離開項目組客戶不能定義范圍和需求客戶遇到財務(wù)問題。
表中的第二列是通過主觀分析得出的各個風(fēng)險發(fā)生的概率。
在這里你可以看出所有風(fēng)險發(fā)生的概率加起來并不等于百分百，因為在這些風(fēng)險并不是相互獨(dú)立的事件，也就是說，在這些風(fēng)險有可能都不發(fā)生，有可能發(fā)生其中的一部分，也有可能全部發(fā)生。
如果概率等于零，表示這個事件基本上完全不可能發(fā)生;如果概率等于百分之百，則意味著這個事件一樣要發(fā)生。第三列是各風(fēng)險發(fā)生之后可能造成的潛在影響，這也是一種主觀估算。評分從0~10，0表示對項目沒有影響，10表示對項目有非常嚴(yán)重的影響。
確定了每個風(fēng)險事件的概率和影響之后，就可以把概率和影響相乘得到風(fēng)險分?jǐn)?shù)。雖然這些分?jǐn)?shù)是基于項目利益關(guān)系者的主觀判斷，但它還是可以告訴我們一些信息，如果哪些風(fēng)險需要監(jiān)控，哪些風(fēng)險需要應(yīng)對。計算出風(fēng)險分?jǐn)?shù)之后，就可以把風(fēng)險按照下表的方式進(jìn)行排序。
從表中可以看出,項目中最重的風(fēng)險是“客戶不能定義范圍和需求”.對風(fēng)險進(jìn)行評分的時候已經(jīng)考慮利益關(guān)系者對風(fēng)險的容忍度,因為對風(fēng)險概率和影響的主觀估計已經(jīng)包含利益關(guān)系者的態(tài)度。
(四)風(fēng)險策略
對風(fēng)險進(jìn)行評估的目的，是為了確定哪些風(fēng)險威脅需要我們?nèi)リP(guān)注。因為我們不可能對所有的風(fēng)險都進(jìn)行應(yīng)對，一方面我們沒有那么多的資源，另一方面它會擾亂我們對項目主要工作的注意力。因此，是否要對某個具體的風(fēng)險制定應(yīng)對策略主要依賴于下面幾個方面。
1.接受或者忽視風(fēng)險。接受忽視相對而言是比較被動的風(fēng)險應(yīng)對措施。采取這鐘措施表示項目利益關(guān)系者認(rèn)為這個風(fēng)險基本上不會發(fā)生，所以在它發(fā)生之前，利益關(guān)系者并不對此有過多的憂慮。通常采用這鐘策略的風(fēng)險都是發(fā)生概率比較低、造成影響比較小的風(fēng)險。如果發(fā)生的概率比較低，而造成的影響又比較高，那么就需要采用主動一點(diǎn)的方法，如留取一定的儲備金，這部分的儲備金有高層管理者負(fù)責(zé)控制，并且對它的使用負(fù)責(zé)批復(fù)。這類的儲備金通常沒有包含在項目的預(yù)算之內(nèi)，但是它也可能用來作為處理意外事件的緩沖基金。制定應(yīng)急預(yù)案有時候也叫后備方案，或B類方案。當(dāng)某個風(fēng)險事件發(fā)生時，就可以啟動該應(yīng)急方案，雖然我們認(rèn)為這鐘方案是在萬不得已的情況才會使用的，但是它卻非常有用。
2.避開風(fēng)險。這鐘策略就是采取各種方法避開風(fēng)險，比較積極的方法是采取措施阻止威脅的發(fā)生，或者是降低威脅發(fā)生的可能性。
3.減輕風(fēng)險。減輕這個詞語的本意是說讓它變得少一些。因此，減輕的策略包括降低風(fēng)險發(fā)生的可能性，或者降低風(fēng)險發(fā)生之后造成的影響，或者雙管齊下。
4.轉(zhuǎn)移風(fēng)險。轉(zhuǎn)移的策略主要是把風(fēng)險的責(zé)任轉(zhuǎn)移給其他人。
通常在項目中使用的方式有：為某個特定的風(fēng)險購買;把項目中的某一部分工作分包給更具有專業(yè)技能的人員或組織等。采取這鐘策略管理和應(yīng)對風(fēng)險時，通常需要增加額外的成本。
5.風(fēng)險監(jiān)控。風(fēng)險監(jiān)控也稱為風(fēng)險跟蹤，它由監(jiān)控風(fēng)險的狀態(tài)和改善風(fēng)險狀態(tài)的活動兩部分組成。IT項目中所有的項目活動都必須處于風(fēng)險監(jiān)控之下、考慮到監(jiān)控的成本只在事件突發(fā)時或定期實施監(jiān)控。
(六)風(fēng)險應(yīng)對和評價
在風(fēng)險應(yīng)對計劃里我們定義了一些風(fēng)險觸發(fā)因素，在這些因素通常是一些項目績效指標(biāo)，當(dāng)這些指標(biāo)的值達(dá)到某一界限時，就表示著某個風(fēng)險有可能發(fā)生。風(fēng)險的監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)該對這些因素進(jìn)行監(jiān)控，同時把風(fēng)險狀況在不同的風(fēng)險責(zé)任人之間進(jìn)行溝通，風(fēng)險的責(zé)任人應(yīng)該非常重視謹(jǐn)慎和仔細(xì)地觀察這些觸發(fā)因素的變化。觸發(fā)因素一旦出現(xiàn)，項目的風(fēng)險責(zé)任人就應(yīng)當(dāng)采取措施。通常來說，風(fēng)險應(yīng)對計劃中已經(jīng)確定了需要采取的措施。另外，還要有足夠的資源來保證應(yīng)對措施的落實。
采取風(fēng)險應(yīng)對措施之后。其效果可能是有利的，也可能是不利的，不管如何，我們都要對風(fēng)險管理的正個過程(包括風(fēng)險規(guī)劃、準(zhǔn)備、識別、分析和評估、應(yīng)對等)進(jìn)行總結(jié)，從中提取經(jīng)驗教訓(xùn)和最佳實踐，并且同組織內(nèi)其他項目進(jìn)行分享。
這就是風(fēng)險評價。
三、總結(jié)
本文主要從理論和實踐方面討論了IT項目風(fēng)險管理的體系和方法，希望提高IT項目管理中對風(fēng)險的認(rèn)識。通過建立IT項目開發(fā)過程中風(fēng)險管理機(jī)制，分七個步驟實施風(fēng)險管理，更加系統(tǒng)的規(guī)避和處理風(fēng)險事件，從而提高了IT項目管理效率，節(jié)約了IT項目開發(fā)的成本，使IT項目的成功率得到提高。當(dāng)然上面所分析和研究的風(fēng)險管理機(jī)制必須在不斷積累的實踐經(jīng)驗的前提下，不斷提高分析的效率和力度，更好符合風(fēng)險管理的科學(xué)規(guī)律。
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