關于高校數字檔案館建設探討論文

　　論文摘要：在分析當前高校數字檔案館建設現狀的基礎上，探討了高校建立數字檔案館的必要性，并針對目前建設過程中遇到的問題，提出了相應的解決方案。

　　論文關鍵詞：數字檔案館 信息安全 檔案人才 檔案意識

　　在互聯網高速發展和全球信息化建設的國際環境下，對信息資源開發利．}}j的程度成為衡量一個國家經濟發展水平和綜合圍力的重要標志之一，數字化建設的程度也決定了周家信息基礎水平的高低。檔案館作為社會信息資源系統的重要組成部分，也正面臨著數字時代的挑戰。高校是各種先進科學技術的前沿陣地，也是最先使川先進科學技術的實驗場所。此，建設高校數字檔案館為全社會服務，是大勢所趨，也是高校檔案工作進入信息化時代的必然結果。

　　目前，國內一些知名大學諸如上海交通大學、南京大學、東南大學等學校的檔案館已經在校園網上開通了自己的主頁。他們充分利用網絡提供的先進技術，宣傳高校檔案工作，樹立高校檔案的新形象，建立高校檔案的新模式，為高校數字化檔案館的建設提供了寶貴的經驗。

　　1 數字化檔案館的概念

　　“數字化檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的數字梢案館是指用于存儲和利川檔案信息資源的信息空問，一個南眾多的檔案資源庫群、檔案信息資源處理巾心及檔案州戶群構成的數字檔案館群體；狹義的數字檔案館是指其中的個體檔案館，它代表的是一種信息環境和基礎設施的構建。也就是軟、硬件系統的設計和組織實體的建立，具體內容包括館藏檔案數字化以及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲、傳遞、檢索、保管、保護、利和統計等。

　　數字檔案館的Ⅱj現和科技的高速發展密切相關，它是建立在現代信息技術普遍應的基礎上，利數字化手段，以網絡化的方式將分散的電子檔案信息資源進行連接，使檔案信息的利用不受時問和空間的限制，實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。

　　2 數字檔案館在高校的發展現狀

　　目前，數字檔案館的建設正在同內眾多高校巾如火如茶地進行著。其中以上海交通大學、南京大學、東南大學、浙汀大學等高校為代表已經取得了著成效。上海交通大學存2009年初順利通過了南上海市檔案局組織的成果鑒定，這不僅標志著上海交通大學在數字檔案館建設和應．}{j方面取得了實質性成果，在數字化卡當案館平面化服務向立體化服務的轉變歷程巾處于全同領先水平，而且還標志著全周高校第一個數字檔案館建設成功。

　　上海交通大學數字檔案館系統運．多種先進技術，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數字檔案業務工作平臺．通過檔案站和校史博物館網站向校外用戶提供了全方位、一門式的數字檔案信息服務。南京大學數字梢案館建設也走在全同高校的前列，在學校的教學、科研、管理T_作巾發揮了重要的作用。

　　目前，南京大學已經完成了“‘南大之星’多媒體檔案網絡管理系統(6．0版)”“南京大學教授成果管理系統”“南京大學研究生論文電子版上傳與管理系統”“南京大學畢業生電子和學位電子照片管理系統”等的開發和運行，搭建了數字檔案館檔案信息管理平臺，實現了檔案信息資源的網上收集、開發和利用。東南大學在2003年推行辦公自動化,2004年開始電子公文網上歸檔，初步實現了義檔一體化管理，目前文檔一體化管理已經十分成熟。浙江大學于2005年起開始探索高校數字檔案館建設道路，以適應學校建設“數字化校園”的需求和國家檔案事業發展的宏觀要求，在對國內外數字檔案館建設實踐與理論研究的深入學習和探討的基礎上，對數字檔案館內涵提出了全新的詮釋，找到了一條有特色的數字檔案館建設之路。

　　綜合來看，到目前為止，高校數字檔案館主要發揮了3個方面的作用：一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利瑁方法；二是介各個學校的基本狀況；三是提供數字查詢。從上述幾所高校數字檔案館建設來看，數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，這些優勢是傳統檔案館望塵莫及的。

　　3 高校建設數字檔案館的必要性

　　(1)高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數量激增。但是，檔案的保管空間并沒有得到相應的擴展。檔案數量激增帶來的不僅僅是存儲問題，由于檔案機構人員配備有限，急劇增長的檔案往往不能得到有效的管理和利州。檔案人員往往陷于檔案人庫排架、庫房管理、提供利等繁瑣的13常管理巾，這就阻礙了高校檔案管理水平的進一步提高。數字檔案館的建設，從長遠來看，可以將檔案人員從正常業務中解放來，也可以大大減少檔案物理占用面積。同時，多媒體教學檔案、CAD檔案都可以得到有效的保管和利川。

　　(2)高校檔案意識薄弱，需要通過數字檔案館的運作來提升檔案意識。目前，很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案丁作的重要性缺乏認識，對本部門的梢案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足．很多有價值的檔案不能及時歸檔，在個人手巾積壓、滯留。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。同有的陋習只有通過一些現代化手段才有可能徹底革除，通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之巾，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。

　　(3)人們利用信息資源的數量增加、內容廣泛，需要利朋數字檔案館來滿足要求。當前．存互聯網被廣泛利剛的情況下，人們利川檔案資源需要突破時間和空間的限制，按照己的需要尋求同類信息的組合。檔案現代化管理的最終目的是實現檔案信息收集、整理和開發利川的數字化，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，建立數字檔案館是知識經濟時代對檔案管理工作的迫切需求。

　　4 高校數字檔案館建設面臨的主要問題

　　數字檔案館尚屬于新興事物，存其建設過程巾面臨著許多問題。目前，高校數字檔案館建設巾面臨的問題可分為兩大類，即非技術層面的問題和技術層面的問題。

　　4．1非技術層面的問題

　　4．1．1基礎理論薄弱

　　現階段高校對于新型檔案的存檔意識還比較溥弱，數字檔案館的理論體系還沒有形成。國內學者對高校數字檔案館的研究理論空洞，大多數文章在內容上交叉重復，沒有新意，具體實施方案和有實踐價值的文章很少。 4．1．2專業人才缺乏

　　高校數字檔案館提供的是一個全新的丁作環境，要求工作人員能夠提供主動的、多種類型的服務。此，高校數字檔案館的作人員需要進行擘門的培訓，他們必須能夠有效地鑒別、篩選、組織、分析、提供和傳播信息，必須掌握基本的計箅機知識和網絡技能。目前，高校巾這種拿業人才還比較匱乏，這是高校數字檔案館建設巾面臨的重大問題。

　　4．1．3高校檔案信息化中的法律問題

　　對于高校檔案部門而言，隨著相關信息資源管理部門對于知識產權保護的日益重視，如何協調向公眾提供其開發的信息資源與維護當事人的合法權益之間的矛盾在具體操作巾還存存諸多的法律問題。

　　4．2技術層面的問題

　　4．2．1多媒體問題

　　高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫。

　　4．2．2網絡問題

　　通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利川不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，朋戶的接收設備沒有普及，網絡安全問題尚術解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。

　　4．2．3標準問題

　　標準的制定在數字梢案館的建設過程巾至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范。

　　4．2．4安全問題

　　高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。

　　5 高校數字檔案館建設的對策

　　5．1完善基礎設施建設

　　基礎設施的完備是進行數字檔案館建設的前提條件。根據數字檔案館的功能需要，基礎硬件主要包括：計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案加丁設備、存儲設備、數字化設備、攝像機、掃捕儀、光盤記錄設備等。另外，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應時代發展需要的綜合管理系統平臺和網絡構架。

　　5．2加強人才隊伍建設

　　數字檔案館建設是一項高科技項目，需要有一批具有檔案管理與服務、系統開發與維護、數據庫加工與分析、知識產權使川與保護等方面的專業人才。所以．要根據數字化檔案館建設的需要，培養和引進一批人才，建立一支檔案人才隊伍，保證檔案館建設的正常運行。

　　5．3加強同專業法律機構的合作

　　高校檔案行政管理部門的專門法規部門在進行數字檔案館建設相關法律問題研究的同時，要加強與專業法律機構的合作，為數字檔案館的建設提供必要的法律咨詢和專業的法律保障。

　　5．4整合信息資源

　　數字檔案館的建設，必須在整合信息資源的基礎上才能進行。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統和網站，每年都產生大量的數字文檔。這些文檔涉及教學、科研、行政等方面，需要進行整合后才能統一管理。首先，整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息。通過前端控制和全程管理，對其產生、使川、失效等過程進行有效管理，發揮T作上的主動性和前瞧性。對于各部門使用的辦公軟件、媒體編輯丁具產生的非結構化文件，也應該要求各部門定期通過網絡或者光盤載體的方式移交到檔案館。其次，要優化館藏目錄，館藏檔案數字化成功的關鍵在于數字化后檔案的社會價值與經濟效益的體現。對于傳統的紙質檔案、磁帶等數據，要有選擇、分步驟地實行數字化。

　　5．5解決信息安全的問題

　　針對目前高校數字檔案館建設存在的安全問題，我們必須從以下幾個方面去解決：一是要盡快制定網絡安全法，從制度上保證網絡信息安全；二是要針對檔案的真實性，建立安全保密系統，建立可靠的備份制度；j是要尋找、研發電子檔案壽命長的載體；四是要采川傳統檔案與現代電子檔案有機結合的方法，保證檔案的真實性。

　　總之，數字化檔案館建設是高校T作中的一項重大工程。在未來，數字檔案館將影響到政治、法律、經濟、教育等各個領域的發展，并影響到現代社會教育的質量。高校檔案管理人員要抓住機遇，迎接挑戰，更新觀念，創新管理，多方論證，踏踏實實地做好技術儲備和調研T作，為實現實體檔案館向數字檔案館轉移作出貢獻。

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