企業檔案信息化建設實踐思考論文

　　摘要：本文主要講述了企業檔案信息化的必要性，企業信息化建設管理的主要問題以及完善企業檔案信息化建設的主要對策。

　　關鍵詞：企業檔案；信息建設；措施

　　一、企業檔案信息化的必要性

　　（一）企業文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇

　　我國信息技術和網絡技術得到了進一步的普及，文檔一體化已經成為檔案管理未來主要的發展趨勢，必須要將檔案管理系統與各個系統進行有效的結合，并且實現高效管理，才能夠真正的提高企業檔案管理的效率，并且降低企業成本。

　　（二）增強企業市場競爭的重要途徑

　　市場信息本身具有的時效性以及準確性對企業的收集、存儲數據庫提出了較高的要求，為了能夠更清晰的認識到自身的優缺點，必須要不斷的提高企業檔案的信息化建設，才能夠全面的分析出自身的優缺點，并且在最短的時間內得出最為科學、正確的結果，為企業的決策提供強有力的依據。

　　二、企業檔案管理信息化建設存在的問題

　　（一）缺乏必要的重視

　　為了能夠更好的發展企業，大部分企業管理人員將大部分精力放到拓展企業建設中，一味的追求經濟效益，而忽視了對企業檔案信息資源的管理工作，甚至一部分企業管理人員沒有意識到企業檔案資料管理的重要性，在大部分時間內一直都在沿用傳統的資料管理方法，進而導致企業檔案管理工作十分的落后，遠遠沒有緊跟時代發展的步伐。

　　（二）缺乏規范的策劃與指導

　　企業在進行檔案信息化建設的時候，由于缺乏綜合素質較高的信息技術人才，進而導致信息化建設的時候，管理人員并不能起到很好的引導作用，導致建設工作比較緩慢，并且收效十分有限。另外，檔案管理在進行信息化建設的時候，缺少規范的策劃和指導，浪費了大量的人力、物力，甚至還會影響到企業的發展。

　　（三）企業缺少必要的技術投入

　　企業檔案在進行信息化建設的時候，對于技術的依賴性比較高，甚至一部分檔案資料經過時間的腐蝕，導致一部分字符并不能清晰的辨認，需要相應的儀器設備來完成相應的輸出工作，進而導致企業往往需要購進大量的先進設備，對企業具有必要的資金需求。檔案信息化建設工作并沒有真正的引起企業的重視，導致企業并不愿意進行技術建設的投入，從一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的進程。

　　（四）檔案信息化建設發展不平衡

　　一部分企業能夠開展檔案信息化建設工作，但是，一部分中小型企業并沒有進行檔案信息化建設工作。即便是已經進行檔案信息化建設的企業，其發展也存在著不平衡，比如規模比較大、效益比較好的企業，其檔案信息化建設投入比較大，并且取得了比較好的效益。一些規模比較小、效益比較差的企業，檔案信息化建設工作比較落后，甚至流行于形式，并沒有得到真正的落實。一般情況下，大型企業信息化建設往往要超出中小型企業，東部發達地區企業超出中西部企業。

　　（五）檔案管理標準與規范不統一

　　大部分大中型企業檔案管理的標準存在著一定的差異性，企業系統檔案管理標準并沒有得到真正的統一，檔案數據以及錄用信息不對稱，往往會導致大量的檔案信息丟失。企業檔案信息化建設的時候，不僅會對原有的數據進行更改和遷移，還必須要保障其安全，所以，短時間內實現檔案管理標準與規范的統一已經成為迫在眉睫的內在需求。

　　三、企業檔案信息化建設的有效途徑

　　（一）制定檔案信息化建設的制度與方案

　　檔案信息化建設的方案必須要符合相關規定和標準的要求，并且要從企業發展的宏觀角度以及微觀角度加以確認，最終將其發展為戰略高度，實現企業檔案信息化建設工作的順利開展。

　　（二）培養積極服務企業和社會的思想

　　為了能夠充分的發揮出企業檔案的作用和價值，必須要樹立科學、良好的服務意識，并且要將檔案信息開放，實現資源的共享，檔案管理工作不能僅僅局限于查詢以及利用等方式，必須要不斷的深入探索，挖掘出信息檔案的更多價值。企業檔案部門必須要不斷的更新自身的理念，充分的意識到檔案信息化建設的重要性，將其上升到戰略角度，進一步增強檔案信息化建設的投入，不斷的促進我國檔案信息化建設工作，才能夠更好的為企業、為社會服務。

　　（三）加強信息化人才培養

　　企業檔案管理人員必須要不斷的提高自身的綜合素質和專業技術水平，加強管理科學、信息技術以及計算機技術等知識，才能夠適應檔案信息化建設的需求。企業檔案管理人員必須要積極探索企業檔案信息服務方式，主動開發企業檔案內有用的信息，才能夠充分的發揮出企業資料檔案的作用和價值。企業檔案部門必須要積極的引用信息技術以及計算機技術等方面的優秀人才，從資金和技術等方面給予支持，盡快建立管理型人才，并且逐漸的培養復合型人才，來滿足檔案信息化建設的需求。

　　（四）提升企業管理

　　企業檔案信息化建設能夠有效的實現各個業務部門之間的銜接，形成的文件能夠直接通過文件管理系統歸入到檔案系統，檔案管理人員對整編庫進行有效的審核，將合格的文件直接歸入檔案數據庫，沒有合格的文件就退還給相關部門。進而能夠實現檔案管理系統與業務管理系統之間的有效銜接，實現了文件隨辦隨歸，及時的保障檔案歸檔工作的準確性和完整性。

　　（五）構建檔案信息化建設管理的規范體系

　　為了能夠保障企業檔案信息化建設工作的順利開展，必須要建立相應的規范體系，所以，企業必須要采取必要的措施，制定規范的標準體系，隨著網絡技術的快速發展，網絡不僅能夠為人們提供必要的服務，還會帶來諸多負面影響，如果不能規范信息資源建設的標準，就會導致檔案信息化建設比較混亂。所以，企業必須要建立完整而規范的檔案管理信息化建設標準，為企業檔案信息化建設提供穩定的環境，并且保障其標準型和有序性。另外，為了能夠保障檔案信息化建設的安全，必須要設置相應的權限，從根本上保障企業信息資源具有一定的限制性，方便企業的管理。

　　參考文獻:

　　[1]安金子.論企業檔案管理信息化發展問題及發展方向[J].經濟生活文摘（下半月），2012（12）.

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