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建立人事檔案的實際意義
人事檔案有狹義和廣義之分，狹義的人事檔案僅限于指員工檔案，而廣義的除此之外，還包含其它人事管理制度、流程、文檔、表格和規范等，
建立人事檔案的實際意義
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HR在日常工作中提及更多的往往是指以員工為單位(為中心)的相關檔案，俗稱員工檔案。烤魚今天問的這個話題指的也是員工檔案吧!~~ 我們公司管理相對比較成熟規范，除了這常規的5項之外，員工檔案還包含以下內容，現從入職類、在職類和離職類三個方面去闡述檔案的明細：
一、入職類的：
7、社保、公積金、銀行卡、居住證及員工個人的畢業證、學位證及各類等級或職稱證書等的復印件(這些員工個人基本信息的作用就不多說了)
8、員工上家單位的離職證明(規避用人及法律責任風險，如我們不會用那些“無法提供離職證明或被上家單位辭退的”員工，也不會用還“未與上家單位解約或兼職”的員工，尤其是與競爭手有簽訂保密協議或競業避止協議的人)
9、入職承諾書(承諾與上家單位解除勞動關系，發生糾紛與公司無關;承諾工作履歷和所提供資料真實可查;承諾已閱讀員工手冊或公司相關規章制度并愿意遵照執行等)
10、薪資核定表(入職時核定新員工薪資、為了保密一般是單位專人存放管理，我們公司是財務保存原件)
11、保密協議或競業避止協議(不是所有人簽，我們公司是研發人員、公司部門經理及以上人員、人資、財務等掌握公司重要經營信息的員工，并有選擇性的簽訂)
二、在職類的：
12、員工試用期考評記錄(試用期工作總結報告、轉正申請表、轉正評估審批表)
13、人事異動審批表單(調崗、升遷、降職、調薪等)
14、考勤記錄(如請假申請審批表、考勤統計年報表、加班申請單等)
15、培訓記錄(培訓簽到表、培訓總結與心得體會、培訓考核試卷及結果分數、培訓服務期協議等)
16、獎懲記錄(榮譽證書、獎懲申請審批表、處罰通告/處罰單等)
17、考核記錄(目標責任狀、有員工簽名的考核方案、考核統計結果等)
18、核心骨干員工/關鍵人才HR臺帳(這是我們的特色哦，主要從態度、能力、業績和關鍵事件等4個維度，一個季度評估一次)
三、離職類的：
19、員工離職申請表/員工離職申批表(先申請后審批，我們是分開的兩張表)
20、員工離職交接表或交接清單
21、員工離職訪談表
22、開給員工的離職證明或解除勞動合同通知書
23、員工競業避止期限會議紀要(明確離職員工的具體競業避止期限)
員工檔案并不是越多越好，合適就行，
資料共享平臺
《建立人事檔案的實際意義》(http://salifelink.com)。越多對管理的要求就越高，越仔細，管理成本也就更高，如一般的中小企業做好很難做到有考核記錄或保密協議，甚至連離職訪談表都沒有，只要不影響企業正常經營和運轉，抓大放小、不拿來主義，也不面面俱到，結合企業實際情況有選擇性的選取以上檔案內容，就可以了。建立這些人事檔案的作用和意義何在?
1、首先可以防范和規避不必要的法律風險。
2、其次可以更好地盤點公司人力狀況和全方位的評估人才。
3、還可以發現員工的整體素質規律，有助于更好地做好人力規劃、人員配置和補充優化，實現人才使用的合理化和最大化。
4、另外，也可以從研究員工檔案中的員工知識素質、工作經驗和工作技能等詳細信息來制定激勵措施和績效考核，規劃員工職業生涯發展，實現員工晉升渠道暢通，讓檔案真正為人才服務。
5、可據此制定和安排員工培訓計劃，制定員工培訓發展戰略，實現員工素質與能力的提升。
6、可據此深入了解員工需求，制定員工輔導和關愛方案，為員工排憂解難，做到更好關懷員工，尤其是關鍵人才。
7、利用檔案中員工薪酬的記錄和分析，能把握住員工薪酬晉升方向，按步驟合理制定出薪酬方案，這樣不僅有利于實現薪酬增長的可持續性，合理利用好薪酬，更能在每一個階段都激發出員工的內在潛能，提高員工工作效率。
8、總之，建立員工檔案是做好人力資源其它工作的基礎，身為HR，如何選用育留，都得時不時查閱和關注一下員工的檔案。當你一籌莫展之時，看完員工檔案之后，說不定會“柳暗花明又一村”哦，不妨，你試試?
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