進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)

時(shí)間：2023-04-29 21:37:05 范文我要投稿

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進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)范例

□ 組織系統(tǒng)?

詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。??

圖18.2.1 組織系統(tǒng)圖

□ 業(yè)務(wù)流程?

1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。?

2.客戶開發(fā)。?

3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電報(bào)處理)。?

4.報(bào)價(jià)。?

5.訂單確認(rèn)。?

6.開立境內(nèi)訂單。?

7.生產(chǎn)督促及l(fā)/c催開。?

8.出貨。?

9.押匯(出貨通知)。?

10.付款。

□ 業(yè)務(wù)處理細(xì)則?

1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)?

(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：?

①臨時(shí)編號(hào)。?

②品名、規(guī)格、包裝。?

③制造廠商名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。?

④開發(fā)成本。?

⑤預(yù)估生產(chǎn)成本。?

⑥制造商報(bào)價(jià)。?

⑦可能銷售對(duì)象及地區(qū)。?

⑧預(yù)估售價(jià)。?

⑨預(yù)估毛利。?

(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，就前項(xiàng)新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項(xiàng)評(píng)估，按開發(fā)價(jià)值分為a、b、c三類，a類為極具開發(fā)價(jià)值，b類為有開發(fā)價(jià)值，c類為無(wú)開發(fā)價(jià)值。?

(3)經(jīng)評(píng)估列為a、b類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號(hào)，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評(píng)估列為c類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。?

(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過(guò)時(shí)產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，提出檢查，經(jīng)評(píng)定已無(wú)開發(fā)價(jià)值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。?

(5)新產(chǎn)品臨時(shí)編號(hào)共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時(shí)的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時(shí)編號(hào)為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號(hào)。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號(hào)原則與新產(chǎn)品之臨時(shí)編號(hào)相同。?

(6)①產(chǎn)品檔正式編號(hào)共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、五、六位數(shù)代表序號(hào)，第七位數(shù)填a、b分別代表a類產(chǎn)品或b類產(chǎn)品。?

②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表?

〃 2 〃〃 7 〃?

〃 3 〃〃 8 〃?

〃 4 〃〃 9 〃?

〃 5 〃 ?

③第二位數(shù)填1代表?

〃 2 〃?

〃 3 〃?

〃 4 〃?

〃 5 〃?

〃 6 〃?

〃 7 〃?

〃 8 〃?

〃 9 〃?

2?客戶開發(fā)：?

(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時(shí)，提報(bào)下個(gè)月的客戶開發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容包括：?

①制作公司簡(jiǎn)介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。?

②產(chǎn)品市場(chǎng)研究、分析、及客戶資料之收集。?

③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。?

④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。?

⑤其他。?

(2)客戶開發(fā)應(yīng)選擇a類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。?

(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計(jì)劃，應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個(gè)月的營(yíng)業(yè)計(jì)劃(附表18.2.3)，并按職責(zé)列入個(gè)人工作計(jì)劃(附表18.2.4)。?

3.客戶詢價(jià)(電報(bào)、信件、電話處理)?

(1)業(yè)務(wù)科收到客戶詢價(jià)的電報(bào)及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來(lái)電或來(lái)信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，將來(lái)文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿。回函或回電副本存客戶檔(附表18.2.6)。

(2)處理中的電報(bào)或信件，存于待辦卷，隨時(shí)查閱催辦，已經(jīng)處理的電報(bào)或信件，依客戶別歸入客戶檔。來(lái)文無(wú)適當(dāng)空欄時(shí)可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。?

(1)(2) (3)客戶電報(bào)限當(dāng)日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。?

(4)接到客戶電話，應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報(bào)、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。?

4.報(bào)價(jià)：?

(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價(jià)之電報(bào)或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品item，呈經(jīng)理核可后，打報(bào)價(jià)單(附表18.2.9)，必要時(shí)修剪樣品照片，貼于報(bào)價(jià)單上。?

(2)報(bào)價(jià)單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。?

5.訂單確認(rèn)：?

(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認(rèn)買價(jià)及交貨期后，打sales confirmation(s/c)(附表18.2.11)，s/c一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購(gòu)品名、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。?

6.開立境內(nèi)訂單：?

(1) 業(yè)務(wù)科依據(jù)s/c及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。?

(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第三聯(lián)交專專業(yè)

人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表，第四聯(lián)交售方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購(gòu)品名、數(shù)量廠價(jià)、交貨期等，記入廠商檔。?

(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)s/c及訂貨單填寫產(chǎn)品表。?

7.生產(chǎn)督促及催開l/c：?

(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表進(jìn)行督促，填寫實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，于每周業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)時(shí)提出報(bào)告，必要時(shí)現(xiàn)場(chǎng)取樣攜回核驗(yàn)。?

(2)業(yè)務(wù)科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。?

(3)收到客戶開來(lái)之l/c，應(yīng)立即核對(duì)交易內(nèi)容是否相符，若與原來(lái)的s/c內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改l/c，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。?

8.出貨：?

(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預(yù)計(jì)表，同時(shí)聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點(diǎn)，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點(diǎn)，以備裝柜。?

(2)裝船預(yù)計(jì)表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報(bào)關(guān)行簽shipping order(s/o)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗(yàn)貨。?

(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報(bào)每一種貨品實(shí)際出貨數(shù)量、箱號(hào)、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報(bào)關(guān)行修改，并通知報(bào)關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達(dá)本公司，匯送報(bào)關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。?

9.押匯(出貨通知)：?

(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報(bào)關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與l/c條款核對(duì)相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時(shí)追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實(shí)書。海關(guān)簽放的輸出許可證(cbc)第六聯(lián)交會(huì)計(jì)，影本存待辦卷。?

(2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc第六聯(lián)，裝船預(yù)計(jì)表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。?

(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實(shí)際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。?

1.?付款：?

(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來(lái)的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗(yàn)收記錄之裝船預(yù)計(jì)表第三聯(lián)，核對(duì)無(wú)誤后送會(huì)計(jì)。?

(2)會(huì)計(jì)復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來(lái)的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后11天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。

（1）（2）

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