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客戶公司管理制度
在學習、工作、生活中,接觸到制度的地方越來越多,制度一經制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動的準則和依據。什么樣的制度才是有效的呢?以下是小編整理的客戶公司管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
客戶公司管理制度1
一、制度內容
對客戶遷出進行協助和管理
二、適用范圍
從客戶提出辦理遷出申請到完全離開大廈的工作過程
三、管理標準
1、客戶提前向租售部申請退租,由租售部書面通知客服部為客戶辦理相關手續。
2、客戶的出入證、單元鑰匙如數交回客戶服務部
3、客戶無拖欠費用
4、房態已按物業管理公司要求恢復
5、房內無任何設施破損
6、如客戶租有車位,辦理車位退租手續
7、客戶順利遷出大廈
四、工作流程
1、 提交遷出申請
客戶向租務部和客戶服務部提交遷出申請表。
2、 退證
客戶將出入證交回客戶服務部。
3、 驗房
客戶服務部收到申請表后,通知工程部、保安部驗房,共同填寫客戶遷出申請表,并交到財務部(單元內若有損壞,應注明地點及應賠金額)。
4、 結算
客戶到財務部辦理結算手續,財務部憑客戶服務部提交的客戶遷出申請表退還有關押金或收取一定金額的`款項。
5、 客戶服務部知會相關各部門,客戶順利遷出
柏彥大廈客戶遷出流程
客戶服務部接到租售部的書面遷出通知
↓
由客戶填寫遷出確認單交予客戶服務部
↓
通知工程部檢驗設備,查抄電表,關閉電閘、空調,檢查單元內設備設施狀況,如有損壞,確定賠償,并簽字確認
通知財務部,結清余款,并簽字確認
通知保安部退回所租滅火器,檢查單元內相關消防設施,并簽字確認
↓
由客服部收回單元門鑰匙,確定裝修是否恢復原始狀態(若不恢復,裝修不得拆除),收回車位鎖鑰匙及停車卡并解除租賃合同,收回客戶卡,讓客戶留下新的聯系電話,郵件轉收地址,并簽字確認
↓
通知工程部、財務部、保安部該單元已退租,已為空置單元,保安部對其單元內的辦公家俱等設施準予放行
客戶公司管理制度2
一、制度內容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統,而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的'方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1、 收集客戶單位資料
2、 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3、 客戶裝修工程文件
4、 客戶遷入時填具之資料
5、 客戶資料補充
6、 客戶聯絡資料
7、 緊急事故聯絡人的資料
8、 客戶與管理處往來文件
9、 客戶違規事項與欠費記錄
10、 客戶維修記錄
11、 客戶投訴記錄
12、 客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序
四、注意事項
1、 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
2、 協調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;
3、 做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4、 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5、 接聽客戶工程報修電話,及時聯系修復。
客戶公司管理制度3
為了有效加強班組的'勞動紀律,規范班組成員的行為,保證班組工作能夠及時有效的完成,特制定本制度。
一、考勤管理制度
1、上班時不得遲到、早退,每遲到1分鐘罰款1元,遲到30分鐘報綜合辦,按曠工處罰;
2、曠工一天罰款100元,1個月內曠工3天,第4天起視為自動離職;
3、如因工作需要加班,均不得無故拒絕;
4、請假需提前與班組長溝通,寫請假條批示后方可休假;
5、如有特殊情況遲到或早退需事先電話請示班組長。
二、勞動紀律管理制度
對于出現以下情形之一者,視情節程度,處以20—200元罰款:
1、每周周一至周四不著工裝,不佩戴工作牌;
2、上班時擅離職守,睡覺,看雜志,看小說等與工作無關的事;
3、不服從領導安排;
4、工作時間酗酒、賭博;
5、公司領導打電話不接,并在半小時內未回復;
6、謊報實情者;
7、泄露公司商業機密者。
以上制度從制定之日起開始執行!
客戶公司管理制度4
1、客戶檔案由與客戶直接聯系的人一周內負責建立,交直接上級審核,專人負責保管。
2、與公司有長期合作關系的'主要經銷商、醫院、藥店、零售商等每季度由直接責任人負責對客戶檔案進行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內容按時交檔案管理人。
3、客戶檔案管理人按照公司有關規定妥善保管,分類整理。
4、檔案的保管應嚴格執行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。
5、客戶檔案是公司的重要財產,任何人不得據為己有。
客戶公司管理制度5
一、客戶資料管理辦法總則。
為了提高客戶資料的有效性和利用率,加強客戶資料管理,做好客戶服務品質提升和客戶關系維護的基礎工作,提升客戶滿意度和忠誠度,使公司對客戶的管理規范化、有效化,保證穩定開展,特制訂本客戶資料管理辦法。
二、客戶資料管理辦法管理范圍。
1、公司已合作客戶(老客戶)、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。
2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶為與公司有業務往來的供應商和經銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。
三、客戶資料的內容。
完整的客戶資料包括以下資料信息:
1、公司信息部負責公司所有客戶基本信息的匯總、整理。
a、客戶基本資料的收集是業務拓展的基礎,也是客戶資料管理的第一步。客戶基本資料的收集主要由市場人員完成,市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法,積極主動的收集客戶信息。
b、客戶基本信息包括客戶的.企業名稱、地址、所有者(法人代表)、成立時間、企業性質、所屬行業、注冊資料、聯系人、聯系方式(電話、傳真、郵箱)等方面。
C、對經銷商、重點/品牌資料要在ERP中規范管理。建立必要的信息系統,如客戶性質/客戶合作年限/經營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。
2、建立客戶檔案,并編制客戶一覽表供查閱。
1)、每發展、接觸一個新客戶,均應建立客戶檔案戶頭;
2)、客戶檔案適當標準化、規范化,摸清客戶基本信息,如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經營范圍、注冊資本等。
3)、建立客戶特征資料,客戶特征資料包括企業規模(營業額、員工人數)、采購決策特征、具體需求、決策者個人信息(愛好或偏好、生日等)、業務發展趨勢等。
3、客戶檔案的更新、修改。
1)、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業務交往,均須記入客戶檔案;
2)、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業務交往,均須記入客戶檔案;
3)、積累客戶年度業績和財務狀況報告。
4)客戶在財務上的開戶、更改戶名需提供紙制申請,并做好檔案記錄(銷售中心及財務部存檔,公司ERP做好記錄和分類,及時和相關人員溝通,并做好記錄)
4、建立客戶交易資料
客戶與競爭對手合作信息(合作方式、交易額、付款方式)、客戶與公司歷史交易信息(合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因)等。
四、公司各部門與客戶接觸的重大事項,均須報告信息部(除該業務保密外),不得局限在業務人員個人范圍內。
五、員工調離公司時,不得將客戶資料帶走,其業務部門會同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶信息查閱權限制,未經許可,不得隨意調閱客戶檔案。
七、客戶管理。
1、接待客戶,按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。
2、與客戶的信函、傳真、長話交往,均應按公司各項管理辦法記錄在案,并整合在客戶檔案內。
3、對一些較重要、未來將發展的新客戶,公司要有兩個以上的人員與之聯系,并建立聯系報告制。
4、負責與客戶聯系的員工調離公司時,應由公司及時通知有關客戶,產指派其員工頂替調離員工迅速與客戶建立聯系。
八、客戶資料管理辦法附則。
本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充,經總經理批準頒行。
客戶公司管理制度6
客戶投訴處理管理制度
為加強對客戶投訴處理工作的質量管理,牢固樹立“以顧客為中心”的服務意識,提高服務水平和工作質量,密切同客戶的關系,提高客戶滿意度,進一步搞好銷售和網建各項工作,特制訂本管理制度。
一、客戶投訴的定義
客戶投訴:本組織為客戶帶給卷煙商品和服務的過程中,因商品或服務無法滿足客戶需求,導致客戶質詢或投訴的溝通行為。
二、客戶投訴處理管理原則
實行“分級負責、屬地管理、三線互控”的原則。
分公司營銷中心訂單部、各縣級公司負責本部門客戶投訴處理及跟蹤、驗證,包括采取必要的糾正措施防止類似的事件再次發生。
分公司營銷中心訂單部負責將本部接收的或其它部門轉來的'客戶投訴分類傳送到職責部門,并督促處理,跟蹤驗證。
三、投訴的受理(一)投訴電話的設立
1、分公司卷煙營銷中心設立免費投訴監督電話:*****59,*******,并向外公布。
2、縣級公司區域營銷部等部門要設立投訴電話,并向卷煙零售客戶公布。
(二)投訴的受理
1、各單位接訴部門接到客戶投訴時應認真傾聽記錄客戶投訴,按要求在[客戶投訴記錄表]詳細記錄客戶投訴。
2、各單位接收超出本單位范圍投訴的,應及時登記,傳真到分公司客戶服務部。
3、分公司營銷中心接收的及由其它部門反饋的客戶投訴,填寫[客戶投訴登記表]和處理意見,及時傳送到相關部門。
四、投訴處理
客戶投訴分咨詢、推薦、投訴三種類型。(一)客戶咨詢類:
接訴單位能直接解答的,當即解答,不能解答的錄入[客戶投訴登記表],立即同相關部門聯系了解狀況,在24小時答復客戶,在[客戶投訴登記表]記錄答復結果。
(二)客戶推薦類:
由接收部門錄入[客戶投訴登記表]向有關領導匯報、請示。需要回復的,要給客戶承諾必須回復期限,待領導做出批示后向客戶答復推薦被采用狀況。
(三)客戶投訴類:
職責部門接到投訴后,要根據資料分類處理,部門要指定專人進行調查。投訴工作或服務的,根據事實和公司有關規定判定屬于違規或工作失職的,應將具體狀況向本部門領導匯報,按組織程序處理;屬于一般工作失誤、服務欠缺的,按所在單位有關規章制度和考核規定對當事人進行處理,并使其立即糾正,同時,根據實際,提
出整改方案;屬于客戶自身問題或誤解引起投訴的,應做好對客戶的解釋工作,消除誤會。
投訴卷煙商品問題的,受理人要及時反饋到縣級營銷部門,由縣級營銷部門協調處理。
(四)投訴處理的期限要求
客戶投訴處理期限不能超過三個工作日,特殊狀況不能超過7個工作日。
(五)處理結果的反饋和歸檔
1、接訴部門在投訴處理完畢后,將處理結果反饋給投訴人,征求投訴人對處理結果的意見和推薦。
2、分公司營銷中心對各單位的投訴處理結果進行抽查驗證。3、接訴單位要做好投訴登記和處理歸檔工作,資料保存一年,重要的資料延期保存。
五、投訴分析和改善
接訴部門對客戶投訴狀況進行分類統計,分析客戶投訴與期望值,綜合評價,提出整改推薦,改善工作和服務策略,提高服務水平。
六、客戶投訴處理管理要求
各單位務必做到投訴件件有落實,事事有回復。認真填寫,妥善保存[客戶投訴登記表]。
各單位要對投訴處理過程進行總結與評析,找出問題根源,吸取經驗教訓,提出改善對策,防止同類問題的再度出現。
客戶投訴的處理,務必實事求是,分公司營銷中心負責檢查各單位客戶投訴管理工作,對不按要求執行或經驗證處理結果不符的,要提出批評,責令職責單位限期整改。
客戶公司管理制度7
一、總則
為加強公司保密工作的管理,防范和杜絕各種泄密事件的發生,維護公司正常經營管理秩序,保障公司合法權益不受侵犯,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于總公司及直屬公司全體員工,每個員工均有保守公司秘密的義務和制止他人泄密的權利。
三、保密范圍和密級劃分
公司秘密指涉及公司利益、依照一定程序確定、在一定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。
1、密級劃分
公司秘密的密級分為絕密、機密、秘密三級。
1)絕密級:是最重要的公司秘密,泄露會給公司造成特別嚴重的經濟損失或不良影響;
2)機密級:是重要的公司秘密,泄露會給公司造成嚴重的經濟損失或不良影響;
3)秘密級:是一般的公司秘密,泄露會給公司造成經濟損失或不良影響。
2、保密范圍
公司秘密包括下列事項:
1)公司重大決策中的秘密事項;
2)公司尚未付諸實施的`經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策;
3)公司的合同、協議、意見書及可行性報告、重要會議記錄;
4)公司財務預決算報告、審計報告及各類財務報表、統計報表;
5)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息;
6)公司的管理策略、客戶信息、貨源情報、產銷策略;
7)公司技術水平、技術力量、技術潛力、產品動向;
8)公司持有、掌握的廠家技術資料、光盤、書籍、文檔;
9)公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等相關證件;
10)公司員工的人事檔案、工資、獎金及相關資料;
11)其他經公司確認應當保密的事項。
一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。
3、公司密級的確定
1)公司經營發展中,直接影響公司權益和利益的重要決策文件、資料為絕密級;
2)公司的年度規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況、廠家技術資料為機密級;
3)公司合同、協議、人事檔案、工資、獎金、尚未進入市場或尚未公開的各類信息、營業執照及相關證件為秘密級。
4、屬于公司秘密的文件、資料,由起草公司或部門依據本制度第三項“保密范圍和密級劃分”中的第1條密級劃分、第3條公司密級的確定的規定標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,除要求繼續保密的事項外,自行解密。
四、保密管理
1、知曉范圍
1)公司秘密(絕密、機密、秘密)總公司副/總經理有權全部知曉;2)絕密級只限總公司副/總經理指定的人員知曉;
3)機密級只限負責該項工作的主管人員以及該主管人員認為必須知道的人員知曉;
4)秘密級只限相關人員知曉。
2、保管備份
1)絕密級資料原則上不允許摘抄或復制,確需摘抄或復制者須經總公司副/總經理批準;
2)機密級、秘密級資料需經子公司總經理批準后,方可摘抄或復制;3)保密資料不得私自復制,復印件應視同原件管理;
4)各公司保管的公司證件需經子公司總經理批準后,方可復印或借出(營業執照、組織機構代碼證經部門經理批準后,可復印);
5)各公司指派專人負責秘密文件、資料的保管,并采用相應的保密措施;6)若發現或發生泄密情況,應立即向總公司領導報告,以便及時采取補救措施。
五、責任與獎懲
1、有下列情形之一者,對有關部門或人員給予獎勵:
1)及時舉報泄密事件,且避免可能由此造成公司損失的;
2)非責任人及時采取補救措施,避免或最大限度減少泄密造成損失的。
2、有下列情形之一者,對有關部門或人員給予處罰,情節嚴重的,將依法追究相關法律責任:
1)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;
2)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;
3)違反本制度規定,為他人竊取、刺探、收買或提供公司秘密的;
4)利用職權強制他人違反保密規定的。
3、獎懲具體標準參照<員工獎懲管理制度>執行。
六、本制度自發布之日起生效。
七、本制度的解釋歸人力資源部所有。
客戶公司管理制度8
一、研究背景及意義
就我國銀行業目前的情況來說,有很多企?I還沒有找到更適合自身的員工激勵機制,常常是對其他企業的某些模型進行套用,很少會針對本企業的實際情況以及不同的崗位實施不同形式的激勵,這個問題依然是人力資源管理工作當中的重點。
結合員工激勵的理論,有很多學者以及企業管理人員構建出了多種模型以及方法。針對A銀行對專業序列員工所實施的激勵措施的研究,必須從實踐的角度對各種模型以及方法具體的應用效果作出反饋,從而進行不斷的完善。近些年來,我國商業銀行層出不窮,而且正朝著國際化的發展方向不斷前行,有些企業認為對那些大型公司的人力資源管理模型和方法加以套用就可以取得很好的效果,導致管理過程中有很多問題出現。本文主要對A銀行所實施的專業序列員工團隊構建、激勵機制等方面作出了簡要的分析。
二、文獻綜述及理論依據
(一)委托、代理理論
委托、代理理論理論是美國學者伯利以及米恩斯在20世紀30年代提出的,這種理論主要是推崇經營權跟所有權之間的相互分離,企業的所有者只是將剩余索取權保留,繼而讓渡經營的權利。這個理論屬于現代公司在智力結構方面的一個重要邏輯起點。
(二)內容激勵理論
內容激勵理論主要是研究對象是激發動機的各種誘因。其包括ERG理論等。
(三)過程激勵理論
過程激勵理論主要是就未滿足到滿足需要的這個過程針對人的行為作出具體的探討、分析,怎樣導向目標,同時將這類問題維持下去。其主要包含強化理論以及期望理論等。
(四)狀態激勵理論
狀態激勵理論當中主要包含公平理論以及挫折理論等,通常是從激勵重點對激勵問題作出具體的分析和探討,目的在于利用一些更為有效的措施消除所出現的不公平以及挫折問題對于員工所形成的負面影響,確保員工的工作積極性能充分發揮。這種理論更加重視研究過程是否具有公平性,同時研究其對人行為產生的影響。
(五)綜合激勵理論
該理論主要是對各種因素作出綜合性考慮,繼而從系統的層次對激勵問題作出理解以及解釋,該理論主要包含波特勞勒理論、豪斯理論等。
三、A銀行員工創新行為現狀分析
(一)員工激勵措施在運行效率方面還有所欠缺
這方面的問題主要表現在以下幾個方面:一是所推行的激勵方案在行政化方面的痕跡還相對較為明顯。員工所對應的激勵方式以及程度在與其貢獻和業績相關聯的同時,也會受到行政級別所帶來的影響。二是激勵在平衡性方面具有一定欠缺。企業內部呈現出短期激勵跟長期激勵不夠平衡的問題,比如績效管理工作跟企業今后發展戰略之間的聯系不夠緊密,在重視績效指標的時候,卻沒有關注業務發展潛力之類的長期指標。在對員工進行激勵的過程中,在長期激勵手段方面具有較大欠缺,不具備一套跟員工成長過程相互對應的、能夠保持可持續發展的完整激勵體系。三是并沒有良好地體現出全薪酬的概念,導致顯性激勵效果欠缺。四是企業內部的薪酬結構跟市場環境以及發展趨勢呈現出一定程度的背離。五是全過程績效管理體系的構建需要更深層次的完善。
(二)約束手段有所欠缺
一是針對各級工作人員(尤其是針對高級管理人員)的淘汰機制不夠科學和完善,而淘汰機制不夠完善會導致有些優秀人才因為企業職位數量的限制而無法得到晉升,影響到他們工作積極性的提升。二是相當一部分員工的工作職責不對等,經常出現有權無責或者有責無權之類的情況。
(三)企業員工職業發展以及晉升機制不夠健全
一是在新的崗位職級體系之下,對改革效果作出進一步深化,對員工發展機制以及績效考核機制進行完善等相關問題仍然是工作難點。二是對企業管理人員的聘用政策行政化的特征還是很明顯。三是對后備干部團隊的構建不夠細致,很難符合A銀行在今后維持長期健康發展的需求。四是專業序列員工在職務評聘之類的政策還有一定欠缺。五是專業人才所對應的社會招聘這個渠道還沒有被完全拓展開。
四、A銀行員工創新行為激勵方案的優化分析
對A銀行的專業序列員工所實施的激勵方案進行優化最為主要的思路是:將激發員工活力、讓每一名員工實現高效履職作為根本目的,始終堅持物質激勵跟精神激勵的結合,同時使用內部激勵以及外部激勵的方式。對多種激勵手段和方法進行綜合利用,有效提升員工的履職績效,讓專業序列員工在為企業作出應有貢獻的同時體現自我價值。著重建設具有多層次以及多角度特征的人才激勵的保障和約束體系。
人力資源管理的.加強,在初期需要構建起將市場、價值以及戰略等作為基本導向的崗位管理體系、薪酬體系以及績效管理體系,同時對專業序列人才的聘用、考核、約束以及激勵等各個方面的機制加以完善,更好地吸納更多專業人才,同時讓他們更穩定地為企業作出自己的貢獻。
利用高效的機制運行讓各個業務鏈條、分支機構、經營管理工作人員以及專業序列員工逐漸形成一種合力,防止經營活動的短期行為或者機會主義的出現,讓企業以及個人的短期利益跟長期利益之間相互關聯,讓銀行在經營和管理等相關活動等方面更加理性,確保企業能長期保持健康的發展。
公司治理結構方面的問題一直是商業銀行在激勵以及約束機制方面呈現不出優質效果的重要原因。更為深入地完善企業內部的治理結構是A銀行今后進行改革最為重要的方向。
五、結論與展望
本文主要探討了A銀行在人力資源管理以及員工激勵的現狀,同時也分析了該銀行針對專業序列員工設置的激勵機制中的問題。專業序列員工屬于跟普通員工相互區別的具有較高專業素質的企業核心成員。通過對A銀行人力資源管理的分析可以發現,該行在員工激勵的去行政化、激勵平衡、績效管理、薪酬結構、人才晉升以及專業序列員工在今后的職業規劃等方面都存在一些不足之處,這些問題都會直接影響針對員工所實施的激勵工作呈現的公平性以及有效性,需要作出進一步的完善。
這也就需要A銀行在今后發展的過程中始終堅持多元化、整體化以及長期化原則,激發員工的工作積極性,繼而讓專業序列員工實現更為高效地履職作為基本目的,始終推崇各種激勵機制之間的相互融合,對目前在激勵工作當中存在的一些不足進行重點優化。通過這樣的改革方式,必將讓A銀行內部的人力資源管理以及專業序列員激勵效果得到進一步的優化,繼而更好地促進該銀行在今后更為健康地發展,為國家經濟建設注入源源不斷的動力。
客戶公司管理制度9
為了迅速處理客護投訴案件,避免擴大影響,維護公司信譽,促進質量改善與售后服務,制定本制度。
第一條 適用范圍
本制度適用于本公司在銷售服務和售后服務中的下列投訴:
1、與產品質量有關的投訴、
2、與新車銷售購銷合同有關的投訴、
3、與維修質量有關的投訴、
4、與服務質量有關的投訴、
5、客戶提出的各類提案,建議,批評與意見、
第二條 客戶投訴管理原則
1、預防原則。為防患于未然,本制度要求如下:
(1)提高全體員工的素質和業務能力、
(2)加強企業內外部的信息交流、
(3)保持全心全意為公司和客戶著想的.工作態度、
2、及時原則。各部門通力合作,迅速做出反應,力爭在最短的時間內全面解決問題,給投訴者一個及時的圓滿答復、
3、責任原則。本制度規定責任原則含義如下:
(1)確定投訴處理責任、
(2)確定造成客戶投訴的責任部門和責任人、
(3)確定客戶投訴得不到及時圓滿解決的責任、
4、記錄原則
對每一起客戶投訴做詳細記錄,為企業吸取教訓,總結投訴處理經驗,加強投訴管理提供寶貴的原始資料、
第三條 投訴處理職責劃分
客戶關系顧問/客戶關系專員
詳細記錄客戶投訴并協助處理
客戶關系經理
判定投訴性質和類別及受理責任人
協助受理責任人調查原因和處理投訴
跟進投訴處理的進程
配合業務部門制定預防糾正措施
監督預防糾正措施的落實
銷售經理/服務經理
本部門的主要投訴受理人
調查原因和直接責任者
提出具體解決辦法
預防糾正措施的制定和落實
總經理
投訴解決方案的批準
批準預防糾正措施并指派人員進行監督
檢查預防糾正措施的落實
第四條 客戶投訴管理流程
對一般意義的客戶投訴,本制度規定投訴處理的主要步驟如下:
1、客戶關系顧問或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容,包括投訴時間、投訴內容、投訴人、投訴人車牌號等信息,認真傾聽,保持冷靜;同情理解并安慰客戶。
2、客戶關系經理調查原因后判定投訴性質、首先確定客戶投訴的類別;判定客戶投訴理由是否充分,投訴要求是否合理,然后填寫客戶投訴處理表確定投訴處理責任、按照客戶投訴內容分類,確定具體的受理部門、
3、投訴受理責任人調查原因、查明出現客戶投訴的具體原因和具體責任者,在一個工作日內提出解決辦法。
4、投訴解決辦法經總經理同意后,客戶關系專員或客戶關系經理迅速通知客戶,并盡快反饋客戶反應、
5、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度
7、對投訴處理過程進行總結與綜合評價,提出改善對策并落實、
對重大客戶投訴,本制度規定投訴處理的主要步驟如下:
1、客戶關系顧問或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容。
2、客戶關系經理將投訴內容迅速傳遞給責任部門經理、總經理,并立即召緊急會議,商磋解決辦法。
3、擬訂解決辦法后由業務部門經理和客戶關系經理出面與客戶協商解決。
4、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。
5、對投訴處理過程進行總結與綜合評價,提出改善對策并落實。
第五條 投訴受理人員對投訴案件的處理,應以謙恭,禮貌,迅速,周到為原則、
第六條 處罰制度
1、依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門主管進行責任處罰。
2、對不及時處理投訴造成延誤的投訴受理人進行責任處罰。
客戶公司管理制度10
第一章總則
一、目的
為規范公司客戶檔案管理,增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性,促進銷售工作的順利進行,特制定本制度。
二、范圍
與公司發生業務或即將發生業務的客戶,即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶,都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷售檔案管理由營銷總監總負責;各部門經理負責本部門客戶檔案管理;人力資源部為本制度的監督、處罰部門。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶檔案的內容包括以下四項資料:
1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話;經營管理者、法人(這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面);創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2、客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模(職工人數、銷售額等)、經營管理特點等。
3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。
4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策;企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的'信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類,一是經銷商客戶檔案,區域提供,二是終端客戶檔案,業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后,當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案,銷售人員要進一步了解,每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新,銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規定
一、公司客戶檔案密級為機密級檔案,分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理,營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱,其他人查閱需營銷總監批準;部門級客戶檔案由部門經理負責管理,其他人查閱需營銷副總批準部門經理批準;個人級客戶檔案由銷售人員負責管理,他人查閱需部門經理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理,營銷總監為系統管理員,每月1日對數據進行備份,以防止數據丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》,經本部門經理簽字,總經理批準后,檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經審批私自查看客戶檔案,每次處50元罰款;未經審批,擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱,每次處50元罰款。
客戶公司管理制度11
第一章 總 則
第一條 為建立南寧大宗商品交易所(以下簡稱“交易所”)會員管理制度,保障交易各方的合法權益,規范會員的業務行為,根據國家有關法律、法規及交易所相關規定,制定本辦法。
第二條 本辦法適用于交易所會員及其從業人員。
第二章 會員資格
第三條 遵守政府監管部門的法律法規、交易所交易規則及各項管理辦法,并且符合本辦法所規定條件的企業法人或其他經濟組織,均可以申請成為交易所會員。
第四條 交易所會員是指根據國家有關法律、行政法規和規章的規定,經交易所審核批準,在交易所授權范圍內從事商品交易的企業法人或者其他經濟組織。
第五條 交易所會員應具備以下條件:
(一) 注冊資本金不低于1000萬元人民幣;
(二) 有符合交易所業務需求的獨立、固定的經營場所;
(三) 交易所會員的董事、監事、高級管理人員和分支機構負責人任職應具備以下條件:
1、高層管理人員至少三分之一以上擁有不低于5年的金融行業或相關行業從業經驗,最近3年內無違法違規或不良信用記錄。
2、中層管理人員至少三分之二以上擁有不低于3年的金融行業或相關行業從業經驗;
3、基層員工至少擁有不低于1年的金融行業或相關行業從業經驗;
(四) 擁有符合業務需求的計算機軟、硬件設施及配套的通訊線路、專業人員及管理制度;
(五)有健全的法人治理結構、組織機構、財務管理制度、業務管理制度、交易、結算、風險控制制度等;
(六) 認繳交易所收取的各項費用;
(七) 交易所規定的其它條件。
第三章 會員的申請和辦理
第六條 會員申辦程序
(一) 申請單位注冊登記完畢后向交易所提供以下材料,由交易所進行審核:
①公司證照、公司章程(復印件加蓋公章掃描);
②法定代表人身份證、被授權人身份證;
③公司組織構架圖和高管簡歷;
④辦公場地自有的需提供房產證復印件,他有的需要提供租賃合同復印件,并加蓋公章掃描;
⑤公司工作對接表(主要負責人及各部門負責人聯系方式);
⑥會員入市合同和補充協議;
⑦會員入會申請審核表和承諾函。
(二) 由交易所審核通過后,與交易所簽署合作協議,正式成為會員,申請單位繳納完相關費用,在交易所網站進行公示;未被批準者交易所出具資格否定書,由申請者自行承擔一切申辦費用。
第七條 會員繳齊交易所相關費用,在交易所指定結算銀行開設專用資金結算賬戶,并簽署銀行三方監管協議后,向交易所申請現場實地復審,現場實地復審通過后方可取得交易資格。
第八條 交易所對會員實行年檢登記制度,年檢登記時間為每年的7月1日至8月31日。經審查通過年檢的,交易所將在網站上予以公告;經審查未通過年檢的,交易所終止其會員資格,并予以公告。
第四章 會員變更、轉讓及終止
第九條 交易所會員可以通過股權轉讓等方式轉讓其會員資格,禁止以承包、出租、抵押等方式私下轉讓會員資格。
第十條 會員有下列情況之一的,應當在10個工作日內向交易所提供以下書面報告:
(一) 變更法定代表人;
(二) 變更注冊資本或股權結構;
(三) 變更名稱、住所或者營業場所、經營范圍及聯系方式;
(四) 設立、合并或者終止分支機構;
(五) 變更分支機構的營業場所、負責人或者經營范圍;
(六) 經營狀況發生重大變化;
(七) 發生5萬元以上訴訟案件或經濟糾紛;
(八) 取得其它交易所會員資格;
(九) 因涉嫌違法、違規受到司法機關立案調查、處罰的;
(十) 交易所要求報告的其它情況的;
第十一條 會員因公司經營等原因可以申請終止其會員資格。
(一) 會員應向交易所提供如下材料:
1、 關于終止會員資格的股東會決議;
2、 關于終止會員資格的申請;
3、 客戶安置及保證金清退方案;
4、提交關于終止后的糾紛處理和責任歸屬聲明;
5、 交易所要求的其它材料。
(二) 會員應妥善處理、安置所有客戶,清退所有客戶保證金及交易、結算資料的后續保管事宜,交易所為其客戶推薦至其他會員單位交易或者由客戶自行銷戶、出金;所有交易、結算資料等檔案按照交易所有關制度規定由交易所存放,并由申請終止的會員一次性付清所有保管費用。
(三) 會員應結清與交易所的所有費用,交易所已經收取會員的各種費用不予退還,在處理會員終止過程中產生的所有費用由會員自行承擔。
(四) 上述處置完成后,交易所與會員簽署書面終止會員資格協議,由會員自行在公開媒體發布終止會員資格公告,交易所也將通過網站等方式發布終止會員資格公告。
(五) 會員保證金退出辦法按照保證金最大峰值計算,保留其最大峰值金額的20%用作風險保障金,自確立交易所發布終止其會員資格公告之日起,四個月后退還風險保障金的40%,六個月后退還剩余的60%。
第五章 會員的權利和義務
第十二條 交易所會員享有以下權利:
(一) 依據交易所各項規章制度開展業務;
(二) 享有交易所提供的交易信息和相關服務(收費項目及收費標準以交易所規定為準);
(三) 對交易所的新業務享有優先參與權;
(四) 獲得交易所的業務指導和專業培訓;
(五) 對交易所的工作提出意見、建議;
(六) 依據本辦法轉讓、終止會員資格。
第十三條 交易所會員應當履行下列義務:
(一) 遵守國家相關法律、法規和規章制度;
(二) 遵守交易所各項規章制度;
(三) 接受交易所監督管理,參加交易所組織的各項活動;
(四) 維護交易各方權益,協助交易所處理各種突發或異常事件;
(五) 履行保密責任;
(六) 按交易所規定繳納相關費用。
第六章 禁止事項
第十四條 為了規范市場,構建平穩有序、合法合規的交易環境,保護交易商權益,秉承公平、公正、公開原則,貫徹落實《廣西壯族自治區交易場所管理暫行辦法》(桂政辦發﹝20xx﹞12號)文件精神,會員單位應嚴格遵照下列規定執行:
(一)嚴格考核交易商的準入條件;
(二)嚴禁未經交易商委托、違背交易商意愿、假借交易商名義等方式開展交易活動;
(三)嚴禁代交易商簽署協議、向交易商索取財物;
(四)嚴禁傳播、提供虛假信息,誘導交易商進行開戶;
(五)嚴禁發布虛假或者誤導交易商的信息,惡意誘導交易商進行交易;
(六)嚴禁向交易商承諾收益;
(七)嚴禁貶損同行或以不正當手段爭攬業務;
(八)向交易商講解交易品種、交易規則時,需真實客觀,符合實情,不能夸大其詞;
(九)向交易商講解業務及簽訂協議時,需向交易商介紹協議內容,并作出風險提示。
(十)嚴禁程序化高頻交易和程序化波段交易,不得涉及破壞交易市場穩定環境的活動或者行為;不得涉及交易所其它禁止性違規交易行為。
(十一)未經國務院金融管理部門批準,不得從事保險、信貸、黃金等金融產品交易;
(十二)法律法規規定的其它禁止事項。
第十五條 各合作單位要加強自身管理,防范投資風險。一旦發現違規操作,交易所將作出嚴肅處理。包含但不限于以下事項:
(一)利用會員身份變相進行非法集資或融資的;
(二)以會員的名義從事本合同約定業務以外的經營活動的.;
(三)向交易商作返傭承諾、獲利保證或共擔風險承諾的;
(四)誤導交易商,明確競價機制、集體連續競價的;
(五)資金量和交易量配比不符的;
(六)參與破壞交易市場公平、公正穩定環境活動的;
(七)經過交易所認定的涉及違規交易行為的;
(八)因會員監管不力或刻意隱瞞,發生給交易所和其他會員單位或交易商造成損失事件的(包含但不包括:名譽、商譽、經濟等);
第七章 處 罰
第十六條 會員違反交易所交易規則、管理辦法等相關規定的,由交易所合規部門核查,按相關規定給予相應的處罰措施。
第十七條 會員違反交易所有關規定的,交易所有權采取以下一種或幾種措施制止其違規行為:
(一) 口頭警告;
(二) 書面通報;
(三) 強制培訓;
(四) 暫停會員資格;
(五) 撤銷會員資格;
(六)交易所對認定違規交易活動參與者罰取相應經濟賠償金,具體金額不少于違規得利部分;
(七)會員單位涉嫌違法犯罪活動的,由司法機關進行處理。
第十八條 會員存在下列情況之一的,經交易所審核認定后出具整改意見書或通報批評,并限時整改,整改不合格的取消其會員資格:
(一) 未嚴格考核交易商準入條件的;
(二) 未經交易商委托、違背交易商意愿、假借交易商名義等方式開展交易活動的;
(三) 代交易商簽署協議、向交易商索取財物的;
(四) 傳播、提供虛假信息,誘導交易商進行開戶的;
(五) 發布虛假或者誤導交易商信息,惡意誘導交易商進行交易的;
(六) 向交易商承諾收益的;
(七) 貶損同行或以不正當手段爭攬業務的;
(八) 向交易商講解交易品種、交易規則時,不客觀真實,不符合實情,夸大其詞的;
(九) 向交易商講解業務及簽訂協議時,未向交易商介紹協議內容,并作出風險提示的;
(十)會員經營狀況、注冊資本、法人變更、經營團隊及業務聯系人變動等重要信息發生變更時,未向交易所做出書面報告的;
(十一)未有效履行會員職責,積極配合交易所各項活動的;
(十二)交易所規定的其它違規行為。
第十九條 會員存在下列情況之一的,經交易所審核認定后,對公司高級管理人員進行警示談話并對相關管理人員及工作人員進行強制培訓:
(一) 會員有違規收費行為的;
(二) 未按時繳納交易所規定各項費用的;
(三) 交易所規定的其它違規行為的。
第二十條 會員單位存在下列情況之一的,經交易所審核認定后,撤消其會員資格:
(一) 私下轉讓、出租會員資格,將交易活動委托給他人管理或承包給他人經營的;
(二) 以交易所業務名義從事非交易所業務的;
(三) 無正當理由連續3個月沒有貿易經營的,且未經報備批準但取得其它交易場所會員或代理商資格的;
(四) 違反國家有關法律法規的;
(五) 交易所規定的其它違規行為,被撤消會員資格的,會員資格費及會員管理費不予退還。
第八章 附 則
第二十一條 本辦法自發布之日起生效。
第二十二條 本辦法解釋權和修訂權屬于南寧大宗商品交易所有限公司。
客戶公司管理制度12
客戶服務投訴管理制度
一、目的
為維護公司形象,提高客戶滿意度、先完善企業管理機制,特制定本制度
二、適用范圍
客戶時本公司服務人員所帶給的以下服務不滿并透過各種方式提出投訴的,均依本制度的規章辦理:
(1)服務態度
(2)專業素質
(3)服務效率
(4)其他以上未列明的關于服務方面的內客
三、投訴途徑
客戶投訴電話(根據各地辦公地點設置,以直線電話為宜,如果為分機,須為人事行政經理的分機號碼)
客戶投訴電話和客戶投訴郵箱需印刷在每位區域公司員工的名片上
四、客戶投訴處理流程
(一)理解客戶投訴
1、由人事行政經理理解客戶投訴(電話、電于郵件),詳細地記錄客戶投訴的'主要資料及客戶要求,填寫《客戶投訴記錄表》.
2、了解客戶投訴的主要資料后,決定客戶投訴的理由是否充分,投訴要求是否合理.如果投訴不能成立,用婉轉的方式答復客戶,取得客戶的諒解,消除誤會.
3.及時將客戶投訴信已傳遞至被投訴部門主管,透過OA發送(客戶投訴報表)。
(二)被投訴調查調查處理
1、部門主管調查客戶投訴的具體事件及造成容戶投訴的具體職責人.
2、根據實標狀況,參照客戶的處理要求,部門主管擬定解決投訴的具體方案
3、部門主管主動、用心與客戶取得聯系,提出投訴解決方,取得客戶諒解.
4.投訴客戶得到滿意回復后,被投訴部門主管應填寫(客戶報訴記錄表)透過OA發送給人事行政經理,及時反映投訴處理結果。
(二)客戶回訪
1,人事行政經理對投訴客戶進行回訪,收集客戶的反饋意見.
2、記錄投訴事件最終處理結果,對于投訴處理過程進行總結與綜合評價。
3.向被投訴部門主管反饋客戶最終意見,提出加強客戶服務的推薦,以提高客戶服務質量和服務水平,降低投訴率。
(四)資料備枯
1、在投訴過程中所涉及到的所有文件資料均需做好收集、整理、歸檔工作。
2、時于事件處理全過程備案,記入《客戶報訴記錄表》,存檔于OA系統,部門主管、總經理可分權限查閱.
五、客戶投訴期限
一個工作日內展開調查,核實狀況后做出相應措施,二個工作日內給予客戶滿意回復。
六、處理原則
1、耐心:耐心傾聽客戶的投訴,不要打斷客戶的抱怨和牢騷,鼓勵客戶提出意見.
2、態度真誠:態度誠息、禮貌熱情會降低客戶的不良情緒。
3、反應迅速:表示出解決問題的誠意,使客戶樣到尊重,把矛盾縮小化。
4.語言得體:盡量用婉轉的語言與客戶溝通,不能和客戶針鋒相對
5、重視程度高:根據投訴級別,由相應的主管人員親自解決投訴,會化解客戶的怨氣.
6、堅持回訪:對客戶的持續關注,讓容戶重新感受周到的服務.
七、客戶投訴處罰與處分
(一)員工有下列情節之一者.處以30-100元/次的經濟處罰:
1.服務態度不佳,服務效率低下
2.對業務工作不熟悉,無法帶給專業服務
3.不尊重客戶,譏笑、議論容戶,在客戶面前指手劃腳、交頭接耳。
(二)員工有下列情節之一者,同時給予經濟處罰,罰款200元,扣除月度績效考評分5分,并通報全公司。
1.接待客戶態度冷淡,擅自減少服務流程
2.利用職便,故意刁難客戶者‘
3.不早重客戶,與客戶發生爭執者.
(三)員工有下列情節之一者,給予申誡處分,同時給予經濟處罰,罰款300元,扣除月度績效考評分10分,并通報全公司.
1.對投訴事實拒不承認者.
2.主管管理不力,不能有效監督服務工作及解決投訴者
(四)員工有下列情節之一者,給予記大過處分.同時給予經濟處罰,罰款1000元,扣除當月績效工資,井通報全公司。
1.接到投訴或遇見可能發生的投訴,隱瞞不報者‘
2.不配合解決客戶投訴,延誤處理時機,使投訴進一步惡化者
(五)員工有下列情節之一者,予以辭退或開除,情節嚴重的追究其經濟職責及法律職責,并視狀況移交司法機關處理
1.辱罵、毆打客戶者.
2.對投訴客戶進行打擊報復者‘
3.因未能妥善處理客戶投訴,對公司或發展商聲譽造成重大損失者.
4.對客戶給予不實之承諾,導致公司或發展商受損失者。
注:部門經理負責本部門投訴事件的處罰管理,如部門經理未根據本制度對投訴人員進行處罰的或部門經理本人被投訴的,由人事行政部提報,總經理視情節給予處分
客戶公司管理制度13
e公司客戶部勞動紀律管理制度為了有效加強班組的.勞動紀律,規范班組成員的行為,保證班組工作能夠及時有效的完成,特制定本制度。
一、考勤管理制度
1、上班時不得遲到、早退,每遲到1分鐘罰款1元,遲到30分鐘報綜合辦,按曠工處罰;2、曠工一天罰款100元,1個月內曠工3天,第4天起視為自動離職;3、如因工作需要加班,均不得無故拒絕;
4、請假需提前與班組長溝通,寫請假條批示后方可休假;
5、如有特殊情況遲到或早退需事先電話請示班組長。
二、勞動紀律管理制度對于出現以下情形之一者,視情節程度,處以20—200元罰款:
1、每周周一至周四不著工裝,不佩戴工作牌;
2、上班時擅離職守,睡覺,看雜志,看小說等與工作無關的事;
3、不服從領導安排;
4、工作時間酗酒、賭博;
5、公司領導打電話不接,并在半小時內未回復;
6、謊報實情者;
7、泄露公司商業機密者。
以上制度從制定之日
客戶公司管理制度14
目的:
為加強門店vip顧客管理,提高顧客忠誠度,鞏固和擴大有效顧客群,以提升門店經營口碑,特制定本制度。
vip資格申請條件:
凡在本門店一次性購物滿1000元(以實付金額為準)者或半年內累計購物滿2 000元者。
vip資格獲取:
凡消費達到標準者,按要求填寫《門店vip資料登記表》,獲取vip卡即可成為vip顧客。
vip顧客權限:
1、所有顧客在獲取vip卡的同時,附帶vip會員手冊一本;
2、持此卡在本店消費可享受9折優惠,不能與其它促銷、特價商品及優惠券(卡)同時受惠;
3、所有vip顧客均可參加積分活動:每次購物消費額會自動積累,每消費100元 (實付金額)即可獲1分積分,依此類推;累計積分滿30分,即可享受8、5折優惠;此外在分數有效期內積累指定分數,便可兌換相關的獎品(兌獎后,積分會相應扣除);
4、 所有vip顧客均可免費領取會員內刊;
5、 vip顧客生日當天可獲得6折的特別優惠(憑身份證原件);
6、門店有權對持卡顧客身份進行核對。
vip卡使用說明:
1、會員卡(vip)僅限本人使用不得轉讓結賬出示此卡;
2、積分不得兌換為現金;
3、用于換領獎品的積分必須來自本人的.會員卡,不可綜合不同會員卡積分合計計算;
4、換領獎品必須達到足夠分數方可兌換否則不予兌換;
5、任何情況下,顧客不能取消換領申請,所扣除的積分一律不退回;
6、已換獎品不可退款或換領其他獎品;
7、vip積分禮品以實際的門店現場海報為準;
8、持卡有效期為二年,期滿根據公司當前制度及程序,進行新卡的申領或更換;
9、更換時舊卡積分不得轉讓進新卡;
10、有效期到期時舊卡自動失效。
vip卡及資料的管理:
1、 vip卡由各門店直接發放;
2、《門店vip資料登記表》每月匯總一次,于次月2日及時將原始《門店vip資料登記表》統一寄回營運部;
3、顧客的資料一律不得外泄;
4、 vip卡如損壞遺失,請致本店掛失補辦。
vip會員管理:
1、顧客在埋單時,應主動提醒其出示vip卡;
2、所有門店人員對vip顧客的服務應更熱情、主動;
3、對vip顧客介紹的新顧客,店長應表示特別的歡迎;
4、對vip顧客必須牢記其姓氏,并恰當稱呼;
5、有新品和促銷活動及vip顧客過生日時,門店應提前發短信提醒及問候;
6、vip顧客購物需在收銀小票上簽名確認;
7、vip顧客離店時,門店全體人員必須依次相送。
所有門店人員必須保證本制度的準確執行。所有違反本制度或造成vip管理異常的行為都將進行處理。
客戶公司管理制度15
一、 為規范檔案管理,保證小貸、擔保業務檔案資料
(以下簡稱檔案)的安全完整,維護公司及客戶的權益,特制定本細則。
二、 檔案的管理是指對公司已發生的項目資料、權屬證明等進行整理,并統一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄,便于資料查詢、借閱、管理。
(一)客戶檔案管理由總經理制定專人負責。
(二)檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。
四、 檔案的整理與移交
(一)業務的具體經辦人員
(項目經理a、b角)為檔案移交人;
(二)部項目經理a角將項目資料按檔案清單
(附后)的要求進行分類整理,編制好冊內資料清單
(具體到每一項內容的頁數,包含資料中的封面及所有紙張)移交項目經理b角,清單一式三份,a、 b角各執一份,檔案資料中一份,a、b角、檔案管理人員三方分別簽字確認。()項目經理b角根據清單內容對檔案資料進行審核,確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員,若資料中有重要資料或簽字缺少,項目經理b角須列出補充資料清單要求項目經理a角補齊;
(三)項目資料包括四部分:立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資料、客戶或企業資料;
(具體內容及順序附表);
(四)業務發生后與客戶所簽署的合同,屬于客戶但客戶未拿走的部分,應列入檔案附件交檔案室保存,列入附件的資料不進行編碼;
(五)檔案的`移交時限為項目結束后
(一般為貸款發放后)的五天之內,具體為項目經理a角三個工作日內移交項目經理b角,項目經理b角兩個工作日內移交檔案室,特殊情況說明原因經有權審批人同意后可以酌情延后;
(六)檔案管理員在接交檔案時,按照項目經理b角提供的清單一一核對檔案資料,雙方確認無誤,項目經理b角、檔案管理員雙方簽字確認;
(七)檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱,雙方簽字確認;
(八)檔案管理員對接收的檔案統一編號,并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
五、重要權證資料的移交
(一)重要權證資料包括:貸款或者擔保客戶的財產權屬證明原件、保證人的財產權屬證明原件、他項權證原件、動產抵押登記通知書、股權出質設立登記通知書、其他權屬證明原件;
(二)重要的權證應與檔案資料分開移交,重要權證視同現金管理,相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員, a角列出重要權證移交清單,ab角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數量核對無誤后,單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認;
(四)檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存;
(五)存檔的權證應按項目按項目編號分開保存,且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為鴻借字第001號。
六、檔案的借閱
(一)公司董事長、總經理。副總經理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續,員工因工作需要借閱檔案的,必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》,并經公司董事長、總經理或主管副總經理批準;
(二)檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺帳;
(三)檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內,將所借資料完整歸還檔案管理員;
(四)檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復位,并登記臺帳。
七、本實施細則自頒布之日起執行。
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