人事檔案的管理制度（精選27篇）

　　我們在現在的社會生活中，制度的使用頻率逐漸增多，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編為大家收集的人事檔案的管理制度（精選27篇），歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　人事檔案的管理制度 1

　　第一章總則

　　第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。

　　第二條員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。

　　第三條貫徹執行國家關于員工人事檔案工作的法令、規定和政策，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。

　　第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。

　　第二章人事檔案歸檔范圍和要求

　　第五條歸檔范圍。

　　（一）在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。

　　（二）鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料；民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察資料等。

　　（三）審計工作中涉及個人的有關處分材料。

　　（四）成人教育（大中專）、黨校、學生（學員）登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

　　（五）評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。

　　（六）政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的.意見，檢查交代或情況說明材料；作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論（意見、決定）、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

　　（七）更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料；個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。

　　（八）黨、團組織建設工作中形成的有關材料。

　　1、中國共產黨入黨志愿書（已批準轉正的）、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察資料；團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料；取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。

　　2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。

　　3、加入民主黨派的有關材料。

　　（九）表彰獎勵活動中形成的有關材料。

　　勞動模范、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　（十）紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料；處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見；撤消處分的有關材料；法院判決書；復查甄別報告，決定（結論）、上級批復等。

　　（十一）任免、調動、軍隊干部轉業安置工作中形成的有關材料：任免審批表；考察資料；軍隊轉業干部審批表；授予（晉升）軍（警）銜審批表；轉業鑒定；定職、定級材料；離退休審批表等材料。

　　（十二）考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

　　（十三）辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表，批復材料等。

　　（十四）辦理出國（出境）審批工作中形成的有關材料：因公出國（出境）審批表、備案表；因私出國（出境）審批表等材料。

　　（十五）參加區縣級以上（包括區縣級）人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

　　（十六）健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。

　　（十七）其它起重要依據作用的材料。

　　第六條收集方法。

　　（一）為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。

　　（二）建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

　　（三）有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。

　　（四）人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

　　人事檔案的管理制度 2

　　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。

　　一、保密制度

　　1、認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。

　　2、加強組織紀律，堅守工作崗位。

　　3、人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房（室），配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。

　　4、人事檔案庫房（室）必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發現問題，立即報告，及時采取措施。

　　5、人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。

　　6、無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。

　　7、嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。

　　8、對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。

　　9、人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。

　　10、人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷毀。

　　11、人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。

　　12、屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。

　　13、嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

　　14、發現泄密事件，認真處理。

　　二、歸檔制度

　　1、按照《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作；材料歸檔范圍具體見附件。

　　2、校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1—2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

　　3、每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，并暫停兌現其他相關待遇。

　　4、收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規范、文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。

　　5、不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準，由專人負責監銷。

　　6、人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　7、每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表，充實干部人事內容。

　　8、對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。

　　三、鑒別制度

　　1、收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。

　　2、鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。

　　3、鑒別要以有關文件規定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。

　　4、歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續完備；對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

　　5、人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　四、整理制度

　　1、整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮（盒）、目錄紙、襯紙、切紙打孔機（縫紉機）等必備的物品和設備。

　　2、整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。

　　3、整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的'有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。

　　4、必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

　　5、人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規范地整理，零材料及時裝訂入卷。

　　6、不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，經主管領導批準按規定銷毀。

　　7、整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。

　　五、借閱制度

　　1、查（借）閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。

　　2、查（借）閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查（借）閱登記表》。

　　3、復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意后，方可查（借）閱。

　　4、查（借）閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。

　　5、查閱檔案的單位或個人，不得擅自—拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制（拍攝）。

　　6、檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。

　　六、轉遞制度

　　1、遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

　　2、人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。

　　3、遞檔案時，必在轉出手續完備的前提下，須經人事處有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回，以防丟失。

　　4、使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

　　5、職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。

　　6、校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。

　　7、不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關文件規定收取管理費用和其他費用。

　　8、是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。

　　七、核查制度

　　1、事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。

　　2、提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

　　3、理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現錯誤，及時糾正。

　　4、出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5、收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。

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　　（一）干部人事檔案材料收集制度

　　1、嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作。

　　2、檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯系，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料。

　　3、干部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料后的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔。

　　4、檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理。

　　5、對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。

　　（二）干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1、嚴格把好干部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核。

　　2、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

　　3、歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期；需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案。

　　4、殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔。

　　5、干部人事檔案材料應統一使用16開紙（19×26.5厘米），材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，不得用計算機打印簽名。

　　6、凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。

　　（三）干部人事檔案查（借）閱制度

　　1、查（借）閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批后，方可查（借）閱。

　　2、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

　　3、查（借）閱檔案時，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進行登記。

　　4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容。

　　5、查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容。

　　6、查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案；違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分；假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。

　　7、檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批準，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人；不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、游覽、探親訪友。

　　（四）干部人事檔案轉遞制度

　　1、轉遞干部人事檔案必須做到及時、準確、安全。

　　2、干部因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經人事處簽章及檔案館領導審批后，一個星期內將檔案轉給新的主管單位。

　　3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　　4、轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封。

　　5、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶。

　　6、轉出的檔案逾期一個月未收到回執的`，應發函或打電話詢問，以防丟失。

　　7、收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤后，應在回執上簽名蓋章退回發檔單位。

　　（五）干部人事檔案檢查核對統計制度

　　1、建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發現問題及時解決。

　　2、提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤后方可入庫。

　　3、干部檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料。

　　4、整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發現差錯及時糾正。

　　（六）干部人事檔案的保管、保密制度

　　1、嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作。

　　2、非檔案工作人員一律不得進入庫房。

　　3、檔案工作人員要嚴格執行查（借）閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人。

　　4、認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。

　　5、嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度（溫度14℃—24℃、相對濕度為45%—65%）。

　　6、堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發生，發現異常情況，應及時采取措施，確保檔案安全。

　　7、堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源。

　　8、嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料。

　　9、檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續。

　　10、對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。

　　（七）人事檔案管理人員職責

　　1、熱愛本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料。

　　2、建立人事檔案臺帳，及時收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時報送省管干部檔案材料。

　　3、嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查（借）閱和轉遞。

　　4、及時登記教職工職務、工資變動情況。

　　5、為學校及有關部門提供教職工情況。

　　6、維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作。

　　7、調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導。

　　8、完成領導交辦的其他事項。

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　　人事檔案統計制度

　　1、檔案統計是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。

　　2、認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。

　　3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便于查找。

　　4、按照上級要求，報送本局檔案情況。

　　人事檔案查（借）閱制度

　　1、確因工作需要、查閱檔案時，須主管領導批準辦理登記手續。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。

　　2、查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查（借）閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。

　　3、查（借）閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

　　人事檔案保密制度

　　為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。

　　2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。

　　3、忠于職守，加強保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密。

　　4、凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，復制和補傳。

　　5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。

　　6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

　　人事檔案利用制度

　　1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作。

　　2、提供利用要堅持用原件或復制件提供利用。提供利用時，均應按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應手續。

　　3、檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、范圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

　　人事檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的.工作。

　　2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

　　3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

　　4、嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。

　　5、檔案柜的。排列要科學有序、便于通風和避光。

　　6、檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和柜內整潔，干凈防止灰塵對檔案材料的損害。

　　7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

　　分管檔案工作領導責任制

　　1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。

　　2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。

　　3、重視并加強檔案人員的政治思想業務工作，經常了解干部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。

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　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案相關規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的.名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　人事檔案的管理制度 6

　　第一條人事檔案的內容。

　　員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：

　　1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料；

　　2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；

　　3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料；

　　4、記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；

　　5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

　　第二條人事檔案保密規定。

　　公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　第三條員工個人情況變更規定。

　　1、員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。

　　2、項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。

　　第四條員工人事檔案的使用。

　　員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的'基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。

　　人事檔案的管理制度 7

　　一、 目的：

　　為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。

　　二、 內容：

　　1、歸檔制度

　　（1）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

　　（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的.具體位置。

　　（3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。

　　2、核查制度

　　檢查核對一般定期進行。但突發事件之后或對有些檔案發生疑問之后也要進行檢查核對

　　3、保衛制度

　　（1）、指定專人負責檔案保管。

　　（2）、備齊必要的存檔設備。

　　（3）、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

　　（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

　　4、 統計制度

　　（1）人事檔案的數量。

　　（2）人事檔案材料收集補充情況。

　　（3）檔案整理和保管情況。

　　（4）檔案及設備利用情況。

　　5、 轉遞制度

　　檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，

　　（1）取出應轉走的檔案；

　　（2）填寫人事檔案轉遞記錄；

　　（3）按發文要求包裝、密封

　　6、借檔制度

　　（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。

　　（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；

　　（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

　　人事檔案的管理制度 8

　　一、干部人事檔案材料收集制度

　　1、干部人事檔案材料形成部門,必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料,在材料形成之日起一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續,任何組織與個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

　　2、干部人事檔案管理部門應當建立聯系制度,及時掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人與其她有關方面收集干部人事檔案材料。

　　二、干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1、干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作,必須根據有關法律、法規與文件精神,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,嚴肅認真地進行。

　　2、對干部人事檔案材料在歸檔前必須經過認真審查、鑒別,必須判定材料就是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容,符合要求的`才能歸檔。不準將規定歸檔范圍之外的材料擅自歸檔,不準將虛假材料與不符合歸檔要求的材料歸入檔案。對符合歸檔要求的材料要進行登記,在接收之日起一個月內放入干部本人檔案,一年內整理歸檔。

　　3、干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)或16開型(長260毫米,寬184毫米)的公文用紙,材料左邊應當留有20～25毫米裝訂。

　　人事檔案的管理制度 9

　　根據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》要求，結合學院工作實際，制定本制度。

　　一、干部人事檔案材料收集制度

　　（一）按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據形勢發展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。

　　（二）干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交干部人事檔案管理部門并履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

　　（三）干部人事檔案管理部門應建立聯系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。

　　（四）干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規范、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。

　　（五）歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。形成干部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

　　（六）干部人事檔案原件存正本，復制件可存副本。證明、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制單位、復制日期，并加蓋材料制作部門單位公章或干部人事關系所在組織（人事）部門公章。

　　（七）干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）或20開型（長260毫米，寬204毫米）的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。

　　（八）干部人事檔案工作人員對收集到的干部人事檔案材料應認真審查鑒別，對不屬于規定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔；

　　對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入干部本人檔案，1年內整理歸檔。

　　二、干部檔案材料鑒別歸檔制度

　　（一）干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。

　　（二）凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑒別，符合要求的才能歸檔；

　　（三）未經鑒別，任何人都不得擅自銷毀干部人事檔案材料，不得私自將不屬于歸檔范圍的材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料；

　　（四）對干部人事檔案材料進行鑒別，必須判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容，必須審查材料是否齊全、完整，手續是否完備。

　　（五）鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入干部檔案，應交有關組織處理。

　　（六）鑒別時，發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記并收集補充。

　　（七）凡是干部人事檔案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關，對比較重要材料的取舍，應請示主管領導。

　　（八）經鑒別應銷毀的干部人事檔案材料要進行登記，履行批準手續后方可銷毀。

　　（九）鑒別工作應納入干部人事檔案工作正常業務，應隨時或定期進行。

　　三、干部人事檔案整理制度

　　（一）嚴格按照《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的要求進行，整理工作做到真實、完整、規范。

　　（二）干部人事檔案管理部門要配備齊全相關設備（切紙刀、打孔機等），使用標準的檔案卷夾、類號等文具用品，確保檔案整理工作質量。

　　（三）嚴格執行分類、編排、修整、打印、裝訂的檔案整理程序，做到認真鑒別、分類準確；

　　編排有序，層次清楚；

　　技術科學，修補完整；

　　目錄清楚，打印工整；

　　兩邊對齊，裝訂美觀。

　　（四）干部人事檔案整理人員應認真、仔細，不得折皺或損壞檔案材料。對不符合標準用紙的檔案材料，要進行裱糊或折疊、剪裁等技術加工。

　　（五）干部人事檔案整理人員不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。檔案整理后，要認真復核，合乎要求方能入卷。

　　（六）每兩年對管理的`干部人事檔案進行一次新材料的補充和整理工作。對整理后的檔案，經認真核對后，方可入庫。

　　四、干部人事檔案查借閱制度

　　（一）干部人事檔案原則上不對外提供使用。有下列用途之一的，經主管領導批準后，方可進行查借閱。

　　1.干部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、退（離）休、工資待遇、治喪、制作檔案副本等組織人事工作；

　　2.辦理案件；

　　3.辦理社會保險、公證；

　　4.經批準進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動。

　　（二）除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級和同級干部人事的檔案。除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關系在本單位的干部人事檔案。任何人不得查閱和借用本人及親屬的檔案。

　　（四）查閱干部人事檔案的部門須派兩名正式中共黨員干部，持《干部檔案查（借）閱審批表》按干部管理權限辦理審批手續。

　　（六）查閱干部人事檔案材料一般只能摘抄。特殊情況需要復制的，須事先在《干部檔案查借閱審批表》中列出需要復制的材料明細，并經批準方可復制。

　　（七）查閱干部人事檔案時，不得喝水、吸煙、吃零食，應保持檔案整潔；

　　不準拆散檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、畫圈、批注、污損或抽取、撤換檔案材料；

　　嚴格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布檔案內容。

　　（八）干部人事檔案一般不予外借。因治喪等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴格的審批程序，本地必須在借出之日起五個工作日內歸還，外地必須在借出之日起十個工作日內歸還。借出使用的檔案和摘抄、復制的檔案材料，要妥善保管，不得轉借，不準無關人員和干部本人翻閱。

　　（九）持有《查閱干部檔案審批表》，但審批手續不完備，未寫明查閱理由，查檔人不符合規定，查閱本人及其直系親屬檔案的，干部人事檔案管理人員有權拒絕提供查閱。

　　五、干部人事檔案轉遞制度

　　（一）干部人事檔案應隨著干部管理權限的變化及時轉遞。干部人事檔案管理部門在接到干部任免、調動或管理權限變動通知后，應在30天內將調出的干部檔案轉給新的干部人事檔案主管部門。

　　（二）轉遞干部人事檔案必須經過嚴格密封，通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁將干部人事檔案交干部本人自帶或公開郵寄。

　　（三）轉出的干部人事檔案，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》的要求整理裝訂成卷，材料必須齊全，不得扣留材料或將材料分批轉出。

　　（四）轉遞干部人事檔案必須按規定填寫《干部人事檔案材料轉遞單》，并詳細登記轉遞情況。凡轉出的干部人事檔案，要按時間先后順序編入歷年的干部檔案轉出名冊，以便查找。

　　（四）接收的干部人事檔案，經核對無誤后，方可歸檔入庫；

　　對個人自帶的檔案，檔案管理部門有權拒絕接收。

　　（五）對轉出的干部人事檔案，逾期一個月未見回執退回，要及時發函、發傳真、電話催取，以防丟失。回執退回后，將其貼在轉遞通知單的存根上。

　　（六）對已出現的“無頭檔案”，要認真查找，確實查不到干部下落的，凡有保存價值的檔案材料，移交干部原籍檔案館保存。

　　（七）干部因病去逝，按照干部管理權限，將干部生平歸入干部檔案；

　　五年后將死亡干部檔案轉入同級檔案部門保管。

　　六、干部人事檔案檢查核對制度

　　（一）在干部人事檔案的接收、轉遞、借用及日常工作中，必須檢查核對檔案，干部名冊應與檔案相符，干部檔案目錄應與干部檔案材料相符。

　　（二）接收干部人事檔案時，看是否屬于本部門管理范圍；

　　看單位、姓名、職務是否相符；

　　看檔案內容是否與檔案轉遞單開列的材料項目相符；

　　看有無不需歸檔的材料；

　　看檔案材料是否完整齊全，整理裝訂是否符合要求。

　　（三）轉遞干部人事檔案時，一要清點材料，整理裝訂；

　　二要注銷檔案名冊，注明轉出去向；

　　三要辦理轉遞手續。

　　（四）接待查閱檔案時，檔案的取出和收回要清點材料，以防丟失。

　　（五）每半年檢查一次借出檔案退回情況，逾期未還者，要及時催回入庫或補辦續借手續。

　　（六）每半年按干部名冊核對一次干部檔案名單，管人與管檔相一致，杜絕有人無檔或有檔無人的現象。

　　七、干部檔案保管和安全保密制度

　　（一）專設干部人事檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房設施要達到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫等“六防”要求。

　　（二）要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度要求，庫房內不得存放除檔案以外的物品，嚴禁在庫房內吸煙，檔案庫房要隨時關好門窗，下班后要注意切斷電源。

　　（三）檔案實行專人保管，非檔案工作人員不得隨意進入庫房，不得代管庫房鑰匙；

　　嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情緒輕重，予以嚴肅處理。

　　（四）干部人事檔案工作人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話提供干部的全面情況和涉及其他重要問題的材料，不準攜帶干部人事檔案進入公共場所。

　　（五）干部人事檔案工作中形成的銷毀材料不得自行處理，須經檔案管理部門分管領導批準后，統一登記，統一銷毀。

　　（八）干部人事檔案工作人員及其在本單位的直系親屬的干部人事檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管。

　　八、干部人事檔案審核通報制度

　　（一）干部人事檔案管理部門須在新任職干部任命通知下發后1個月內，按照標準完成新任職干部的檔案審核和轉遞工作。

　　（二）干部人事檔案管理部門對報送的檔案要逐頁逐項核對材料，保證各類材料完整齊全、手續完備、整理規范、信息準確、無錯裝材料、無涂改材料。如檔案材料有涂改的，應先對涂改情況和原因進行了解核實，并向干部人事檔案管理部門做出書面說明放入檔案十類中。

　　（三）擬報送的干部人事檔案需做到材料分類準確、排列有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。干部人事檔案管理部門在辦理轉遞手續前，要將審核情況及檔案中存在的問題在《干部人事檔案報送單》說明，經分管領導簽批同意后裝入檔案十類中，才可辦理轉遞手續。

　　人事檔案的管理制度 10

　　一、總則

　　（一）為了規范集團的人事檔案管理工作，加強對人事檔案的收集、補充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉遞、保管等工作流程的內部管理監控，維護集團人事檔案的規范性和保密性，根據國家人事檔案管理法律法規和集團檔案管理制度等有關制度，結合集團人事檔案管理工作實際，特制定本制度。

　　（二）本制度適用于集團系統內部人事檔案管理工作。

　　二、檔案管理人員工作職責

　　（一）綜合辦公室安排專職管理人員，負責對人事檔案的收集、補充、鑒別、整理、借用、借閱、轉遞、保管、規范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；

　　（二）集團人事檔案管理人員工作職責：

　　1 .嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容，做好人事檔案的安全保密、保護工作；

　　2 .根據集團公司人事檔案工作具體情況，完善各項必要的規章制度，堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事;

　　3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞等工作。及時登記人事職務、工資、職稱等的變動情況，為有關部門提供人事檔案信息；

　　4 .積極主動地去發現人事檔案工作的新情況、新問題，并定5期向部門領導請示報告工作；.積極參加檔案管理學習,提高業務水平和工作能力。

　　（三）未經允許，任何人不得借閱人事檔案資料。

　　三、紙質資料管理

　　（一）收集綜合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實、有效，資料收集齊全后須及時整理歸檔。

　　（二）整理

　　1 .人事檔案分類人事檔案紙質資料大致分為基礎檔案資料、

　　輔助檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基礎檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。

　　（1）基礎檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯系電話、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、項目經歷、家庭情況，工作履歷等；

　　員工入職相關審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類證件資料，包括但不限于身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；員工各類在職資料，包括但不限于轉正申請書、試用期員工轉正定級考核表、每年度工作總結等；

　　（2）輔助檔案資料

　　①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據實際情況定期或不定期的更新。

　　②輔助檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）

　　③輔助檔案資料（累積類）主要包括：培訓學習）總結資料、任免類文件、調動交接資料共四類；

　　④輔助檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協議和體檢資料共兩類。

　　（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。

　　四、檔案組卷、存放規定

　　1.設立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時排列系統，重要檔案要專柜存放。

　　2 .以部門為單位，分類設置基礎檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對應存入部門人事）32Cnl6cm檔案袋的分類文件盒中，必要時可統一使用（長（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲檔案。

　　3 .檔案盒背側應當貼有人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。

　　4 .檔案盒內首頁應當設置檔案索引表。

　　5.歸檔的'文件材料，必須用統一的報告紙、擬稿紙書寫。

　　五、電子檔案管理

　　電子檔案管理對應于紙質人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設立人事基礎檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續的查閱與調取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；

　　1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實習人員）當天及時對其所有相關個人信息進行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內全部錄入公司人事管理系統。

　　2 .電子信息更新：員工個人信息發生變動時，需及時對其電子信息進行更新。

　　六、監督與處罰

　　對違反本規定有下列情形的，由綜合辦公室會同有關部門進行處理：

　　1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；

　　2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的；

　　3、利用職務便利調取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者，要視情節的輕重，給予批評教育或開除處分;觸犯法律的，要依法追究責任。

　　本制度自頒發之日起生效。

　　人事檔案的管理制度 11

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

　　4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的`利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7.與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

　　人事檔案的管理制度 12

　　一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在于為村領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度村工作和對村工作做出決策，提供準確、可靠的依據。村要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設。

　　二、村建立綜合檔案室，統一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。

　　三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目，檔案員要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，并定期征集歸檔、建檔。

　　四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規范化、制度化、科學化。

　　五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統一規定的規格和要求，明確歸檔范圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質量和保管期限。

　　六、檔案員要認真學習檔案法規和處理程序，熟悉村各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。

　　七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。

　　八、村內人員借閱業務性檔案，須經有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經村主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的`材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。

　　九、健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。

　　十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密

　　人事檔案的管理制度 13

　　一、目的:

　　規范商戶檔案資料的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

　　二、職責:

　　1、營運部經理負責審批檔案對內的借閱申請及清單、檔案管理的實施工作。

　　2、營運部指定人員負責檔案的日常管理工作。

　　三、適用范圍:

　　包含但不限于項目客戶往來信函、裝修管理文件,租賃合同、物管合同、轉租撤場等相關資料與文件。

　　四、工作要點:

　　1、所有商戶檔案進行編號,一個客戶立一個檔案袋,分樓層或業態進行存檔;

　　2、所有商戶的檔案袋應設立目錄,并在目錄上記載詳細的入冊內容與時間;

　　3、任何人借閱商戶檔案,要辦理借閱手續,并通過營運部經理簽字方可借閱;

　　4、負責檔案管理的人員在借閱商戶檔案時,應向借閱者當面清點好檔案袋中的.詳細的資料,并完成雙方交接簽字手續;

　　5、商戶檔案的借閱,當天須歸還,如超過一天時間,須經營運部經理審批同意;

　　6、商戶檔案歸還時,檔案管理人員按當時借閱時的詳細清單進行清點完整無誤后,雙方完成交接手續;

　　7、檔案管理人員,應每半年對商戶檔案進行清查與整理,每年年底應對商戶檔案進行歸類存檔。

　　人事檔案的管理制度 14

　　根據有關檔案管理的規定，特擬定以下校務公開檔案管理制度：

　　一、立卷歸檔制度

　　1、按學院校務公開細則公示的，有保存價值的.文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料，都屬于立卷歸檔范圍。

　　2、歸檔要求，凡已公開的記載材料，部門移交時須進行整理、分類、立目、裝訂后移交。

　　3、歸檔時間，通過公示后的記載材料，各部門須在結束后十五天之內整理后提交存檔。

　　二、檔案保管制度

　　1、校務公開檔案庫以部門為單元，分類保管。

　　2、加強檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。

　　3、不斷改善保管條件，提高保管水平。

　　三、檔案利用制度

　　1、保管人員必須熟悉其檔案范圍及主要內容，為相關上級部門和學院部門的查詢提供服務。

　　2、查閱必須辦理登記手續，未經同意，不得翻拍攝影，不得復印。

　　3、借出必須辦理審批手續，不得遺失。

　　4、校務公開范圍僅限于學校內部，外部人員查閱借閱時，須遵循《國家安全法》及相關保密規定辦理。

　　四、檔案管理人員實行工作責任制

　　1、檔案管理人員要忠于職守，熟悉業務。

　　2、檔案管理人員要按相關制度提出管理措施，要對部門檔案立卷歸檔提供指導。

　　3、檔案管理人員在整理保護和提供利用方面作出成績的，校務公開領導小組予以獎勵。

　　人事檔案的管理制度 15

　　一、認真學習《檔案法》和《福建省檔案條例》，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，忠于職守，做好本職工作。

　　二、制定并認真執行文件材料歸檔制度，積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好各職能部門檔案的移交工作。

　　三、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好本社區檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統計等工作。

　　四、對本社區各種門類、載體的'檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便于提供利用。

　　五、要定期檢查檔案保管狀況，建立保管檢查情況臺帳，并對破損或變質的檔案及時修補，復制或其它技術處理。

　　六、根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集等參考材料。

　　七、熟悉庫藏檔案，為本社區各項工作提供優質服務，充分發揮檔案作用。嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。

　　八、嚴守黨和國家機密，正確處理利用和保密的關系，使檔案信息得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為社區建設工作服務。

　　人事檔案的管理制度 16

　　一、目的

　　為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，采購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、檔案機構及其職責

　　公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管和銷毀；

　　3、檔案材料的查借閱、催還。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。

　　4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。

　　五、檔案的管理

　　1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每年對檔案進行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。

　　3、傳真件應復印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　　八、檔案的銷毀

　　1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑒定，登記已失效的.檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。

　　2、檔案銷毀清冊經核準人批準，方能銷毀失效檔案。

　　3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

　　4、銷毀時要有二人以上監銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。

　　5、銷毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　九、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應填寫好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。

　　4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。

　　6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。

　　7、公司對調閱制度實行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。

　　十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。

　　人事檔案的管理制度 17

　　為了更好地做好技術檔案管理,規范技術檔案的收集、整理、存檔、借閱等工作,依據《中華人民共和國檔案法》,結合公司實際情況,制訂本制度。

　　第一條 檔案管理工作的基本原則:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主,檔案由專人統一管理,以便于隨時調用,維護檔案的完整與安全。

　　第二條 檔案管理部門接受上級部門的業務指導、監督和檢查,負責管理本單位的科技(部分)檔案,其任務是:

　　(一)各單位整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案;

　　(二)積極開展檔案的提供利用工作;

　　(三)進行檔案統計;

　　(四)認真學習《中華人民共和國檔案法》有關規定和檔案管理工作的業務知識,掌握歸檔的基本方法,保證檔案質量。

　　第三條 認真做好歸檔工作,歸檔內容包括:

　　(一)公司建立及變更的有關原始資料或復印件;

　　(二)工程建設、安裝及變更的有關原始資料;

　　(三)所有設備及其維修的原始資料;

　　(四)所有運行記錄和檢查表格;

　　(五)壓力容器、計量器具、閥門的原始資料和定期檢測證書等;

　　(六)國家有關法律、法規、標準、規程、政府有關文件及會議記錄等;

　　(七)公司各部門關于生產和技術方面的`發文等;

　　(八)其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。

　　第四條 歸檔要求

　　(一)歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔;

　　(二)案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定案卷的保管期限,原則上分為永久、長期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三種;

　　(三)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表;

　　(四)全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔號,然后逐卷登記,填寫案卷目錄。

　　第五條 檔案借閱管理

　　(一)借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,要經過主管領導批準;

　　(二)借閱時間,一般檔案最長不超過10天,密級檔案最長不超過一周;

　　(三)借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案,不得在圖紙上圈點、劃線和涂改,未經批準不得復印檔案;

　　(四)借檔人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件,需經主管領導批準。

　　人事檔案的管理制度 18

　　1、文書立卷

　　每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。

　　②分級別。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯系緊密的'文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。

　　③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。

　　④分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特征（問題、作者、時間、地區、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來后，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內文件的頁號；填寫卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經秘書長批準；對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

　　人事檔案的管理制度 19

　　一、檔案收集制度

　　1、接收檔案時要堅持嚴格按照有關規定的標準執行,保證安全檔案的質量,使安全檔案符合檔案管理標準化、規范化和現代化的需要。

　　2、要定期接收現行機關的檔案和有關資料。

　　3、要做好檔案的收集工作。

　　4、案卷要符合質量標準,規定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案保管必須設置適應需要的檔案庫房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

　　2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風,是五節櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。

　　3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行,排列要整齊、美觀。

　　4、庫房內經常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內外要設溫濕度計,每天上、下午定時測試、記錄。

　　5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查,做好檢查記錄,發現問題及時解決。

　　6、嚴格檔案的出入手續,做好日常登記,統計工作,按規定搞好年報。

　　7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關保衛人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經許可,一律禁止入內。

　　8、檔案工作人員調動工作時,必須將所保存的檔案數量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續后,方可離職。

　　三、檔案保密制度

　　1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。

　　2、檔案資料要嚴加管理,經常清點,不丟失,不泄密。

　　3、不準隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機密檔案內容;不準把機密檔案資料外借或帶出。

　　4、私人不準在辦公室或存檔案、資料的地方會客。

　　5、工作中形成的帶有字跡的.廢紙要集中存放,統一銷毀,以免泄密。

　　四、檔案統計制度

　　1、檔案資料的收進和移出隨時進行登記。

　　2、全宗和案卷數量要每年年底匯總、核對一次。

　　3、及時準確地掌握并記錄檔案資料的情況。

　　五、檔案利用制度

　　1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經領導批準后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準的內容,不得隨意擴大閱讀范圍。摘抄、復制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。

　　2、利用者在查閱要愛護檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。

　　3、利用者必須在閱覽內查閱檔案資料,非經批準不得帶出室外。

　　4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。

　　8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。

　　人事檔案的管理制度 20

　　為了使科研檔案的管理更加系統、規范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：

　　一、科研檔案的建立規范

　　1、檔案實行一題一檔制度。

　　2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。（現象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等）

　　3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。

　　4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。

　　二、科研檔案內容：

　　（一）、課題檔案

　　課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。

　　1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。

　　2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料（實驗數據處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等），中期研究成果（階段總結、論文、獲獎證書等），階段檢查記錄等。

　　3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。

　　（二）、教學成果檔案：論文、創新、教具制作

　　（三）、試題：試卷檔案

　　（四）、綜合檔案

　　包括：

　　⑴各級教育行政和科研管理部門印發的有關科研工作的`文件、法規、制度；

　　⑵科研規劃、計劃、科研工作總結；

　　⑶有關會議材料、領導講話；

　　⑷科研信息資料；

　　⑸教師培訓材料；

　　⑹科研工作檢查記錄；

　　⑺獲得的各種獎勵材料等。

　　三、科研檔案歸檔：

　　1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據工作性質，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。

　　2、歸檔工作實行簽字制度。

　　3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。

　　4、課題檔案實行結題統一上交（或分階段上交）。

　　人事檔案的管理制度 21

　　第一條為了加強公司檔案工作的管理，使其達到規范化、標準化、系統化的要求，充分發揮檔案在維護企業合法權益及公司各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和北京市《檔案法實施辦法》等法律規章，制定本制度。

　　第二條公司檔案是公司自成立以來在各項活動中形成的有保存價值的以各種載體形式真實記錄的總和。其構成是：以基建（工程技術）檔案為主體，包括文書、工程、市場、會計、經營、法律、設備、聲像、實物等門類的檔案。

　　第三條對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅持集中統一管理的原則，以確保檔案的真實、完整和安全，利于檔案信息的開發利用。

　　第四條公司檔案工作由集團辦公室主管。檔案室設專職檔案員一人，負責公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。

　　第五條公司檔案室在集團辦公室的指導下獨立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全公司檔案工作各項規章制度，維護和保持公司檔案的完整與安全，主動快捷地提供檔案利用服務，使檔案在公司各項工作中發揮應有的作用。

　　第六條檔案室負責對集團公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進行監督、指導和檢查。

　　第七條檔案工作人員要努力學習檔案業務知識，恪守職業道德、不斷提高業務素質和管理水平，認真做好檔案管理工作。

　　第八條借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經該部門領導或公司主管檔案領導批準。

　　第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時說明原因，經允許后方可延期歸還。

　　第十條如需提供檔案復印（制）件，必須由申請部門經理簽字后，并由辦公室負責人簽字后方可辦理。重要檔案的復印（制）需經相關部門領導或公司主管檔案領導批準。

　　第十一條借閱人員必須負責維護檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉借、復制、拆散、污損、涂改和加注標記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。

　　第十二條借閱時，檔案人員應填寫《借閱檔案登記簿》，并對歸還的`案卷嚴格檢查和清點，然后注銷借閱。

　　第十三條外單位查閱檔案時，須持單位介紹信，并由集團公司辦公室或相關部門領導批準。各類（載體）檔案不辦理對外借閱。

　　第十四條對借閱中違反本規定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應及時向主管領導報告，并追查責任，按集團公司《管理人員違規處理辦法》進行處罰，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　（一）毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案；

　　（二）擅自向外界提供、抄摘企業檔案；

　　（三）涂改、偽造檔案；

　　（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；

　　（五）未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

　　第十五條認真貫徹《檔案法》，嚴格執行黨和國家的保密政策、制度，維護國家和企業的機密，確保檔案信息的絕對安全。

　　第十六條檔案管理人員應忠于職守，嚴格遵守保密制度，保持高度的保密意識和良好職業道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內容。

　　人事檔案的管理制度 22

　　第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上務必是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的`文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時光不得超過一周，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。

　　第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。

　　第七條本制度從20xx年十月一日起執行。

　　人事檔案的管理制度 23

　　1、本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。

　　2、如其它部門或個人查閱時,須經檔案室負責人或檔案形成部門領導同意,并僅限于室內閱覽。

　　3、凡因特殊需要,經批準同意借出的檔案,外借時間一般為三周左右,到期仍需繼續利用,須辦理續借手續。

　　4、借出的檔案不得轉借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內容或污損檔案。

　　5、凡外單位或個人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。安全、公安部門查閱有關檔案,須經公司領導批轉。

　　6、凡復制、摘錄檔案,須經檔案室負責同志。利用檔案的'單位和個人未經上級主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內容。

　　7、借閱檔案須辦理借閱登記手續,并確保檔案的完整與安全。

　　8、電話查詢檔案,只限于一般問題的咨詢。

　　9、檔案的儲存必須規范、分門別類,標識明確,便于查詢。

　　人事檔案的管理制度 24

　　一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。

　　二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。

　　三、歸檔范圍。

　　1、上級機關頒發的與本單位直接有關系的學年或學期指導性文件。

　　2、每學期師生花名冊。

　　3、各年級組、班主任、教研組、個人的學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。

　　4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。

　　5、學校各部門制度。

　　6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。

　　7、其他與教學活動有關的重要資料。

　　四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的.必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。

　　五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閱。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內文相符。

　　六、重要文件、秘密文件除規定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。

　　七、借用檔案時，重要文件必須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統計等可由借閱人直接與教務員聯系，但要寫好借條登記按時歸還。

　　八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。

　　九、外單位人員不得查閱有關資料，經學校同意方可借閱。

　　十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、泄露。

　　十一、采取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、霉變。

　　十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛生，不得在室內吸煙。

　　十三、檔案材料要進行編目登記，便于使用時查找。

　　十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發放、回收，不得遺失。

　　十五、若教務員變動，必須將全部文件材料及有關業務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續。

　　人事檔案的管理制度 25

　　為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的.完整、完全和有效利用。 ①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標文件、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

　　3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。

　　4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項目在正式下發中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項目過程資料，如工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

　　4、竣工報告、消防驗收意見書、物業設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。

　　6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。

　　7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

　　人事檔案的管理制度 26

　　第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的'完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

　　人事檔案的管理制度 27

　　第一章總則

　　第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

　　第二章檔案歸檔

　　第四條歸檔范圍

　　（一）通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。

　　（二）工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。

　　（三）合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

　　（四）設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、QC部設備等。

　　（五）員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。

　　（六）計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。

　　（七）產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產品重大質量事故資料等。

　　（八）檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。

　　（九）記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；

　　（十）批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。

　　（十一）標準操作規程。

　　（十二）驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

　　（十三）行政類文件：

　　行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章規程等；

　　各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復；

　　各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；人事任命、勞動糾紛等；

　　各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；

　　所有加蓋公章的文件復印件；

　　在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。

　　第五條歸檔時間

　　（一）各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續；

　　（二）設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔；

　　（三）員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；

　　（四）計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；

　　（五）供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續；

　　（六）驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；

　　（七）手續。批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續；其他文件每周一集中歸檔一次；

　　（八）未按要求及時歸檔而造成損失的'，由當事人承擔全部責任，并根據情節輕重予以相應處理。

　　第六條歸檔份數

　　（一）原件全部歸檔，并注明份數、出處。

　　（二）使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

　　第七條歸檔要求

　　（一）由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統整理后再歸檔。

　　（二）文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

　　第八條歸檔手續

　　各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

　　第三章檔案的收集與整理

　　第九條檔案的收集

　　（一）由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

　　（二）由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、全面的整理。

　　（三）收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

　　第十條檔案的整理

　　（一）檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

　　（二）檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：

　　7、8、9位代表流水號001～999.6位為檔案柜號。4位為二級分類的編號。2位為一級分類的英文縮寫。

　　第四章檔案建檔

　　第十一條分類

　　梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。

　　第十二條檔案專用章

　　所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。

　　第十三條檔案編號章

　　檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。

　　第十四條檢索目錄

　　所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

　　第十五條電子備份

　　重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

　　第五章檔案使用和歸還

　　第十六條檔案使用

　　（一）文件復印：由使用人填寫《檔案復印登記薄》，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。

　　（二）借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

　　（三）借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

　　（四）借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續；原件借出后不再歸還的，須經分管副總、總經理批準，總經辦會簽，檔案室保留復印件備查；

　　（五）外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批準后方可使用。

　　（六）按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200—1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　第十七條檔案歸還

　　（一）檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

　　（二）發生損壞、丟失的，對使用人處以200—1000元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　（三）檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

　　第十八條檔案保管與檢查

　　（一）公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　（二）每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

　　（三）檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

　　第六章檔案保管期限和銷毀

　　第二十條檔案的銷毀

　　（一）對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

　　（二）由檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須協同保衛部門共同處理。

　　（三）檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

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