檔案管理制度

檔案管理制度1

檔案管理制度

1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理，不得分散和私人保存。

2、各科室應按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。

3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點整理檔案資料，對殘缺或變質的檔案及時補充確保完整。要保持檔案室的`清潔美觀，搞好檔案室衛生工作。

4、檔案室內嚴禁吸煙、大聲喧嘩，不準進行與查閱檔案無關的活動。

5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。

6、參觀人員必須經領導批準，在檔案員的陪同下方可參觀。

檔案管理制度2

　　檔案借閱是檔案管理工作的主要形式之一。為充分發揮檔案的作用，既方便檔案利用，又確保檔案的安全完整，特制訂本制度。

　　(一)借閱檔案，必須辦理借閱手續。檔案原則上不能外借，特殊情況下只借復制件，外借原件需辦理特批手續，并嚴格限制借出時間。

　　(二)學校內部各單位借閱本單位檔案，須持有本單位介紹信，以證明其身份和查閱目的;跨部門借閱重要的檔案資料，須持有原歸檔文件整理單位同意的證明;院外利用者須持有本單位的介紹信和本人的身份證。借閱者要認真填寫《檔案借閱登記簿》。利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》

　　(三)查閱、摘錄、復制尚未開放的檔案，須經有關部門同意，并經綜合檔案館(室)主任批準后，按規定辦理借閱手續。借閱屬于控制使用范圍的機密檔案，須經學校分管領導、綜合檔案館(室)主任及有關部門負責人批準。利用檔案的.單位和個人未經檔案主管單位的同意，不得擅自公布檔案內容。

　　(四)借閱者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得把檔案中的內容隨意轉告他人。利用者未經有關部門或綜合檔案館(室)的同意，不得轉借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內容。嚴禁出售檔案和不歸檔文件材料，因泄密造成不良影響的，要追查責任，根據情節輕重依法處理。

　　(五)檔案借出以后，閱覽室要定期催還;歸還檔案時，要當面檢查清點，檢查無誤后：注銷外借手續，按檔號放入檔案柜內。外借檔案如發現有轉借、損壞、丟失等現象，應寫出書面報告，根據不同情況，上報學校嚴肅處理。

　　(六)綜合檔案館(室)同意摘錄或復制的檔案、資料，經校對、蓋章以后生效。

　　(七)根據《檔案法實施辦法》第二十六條，凡利用屬收費范圍內的檔案，按有關部門核定的收費標準收費。

　　(八)凡向綜合檔案館(室)移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜公開的部分提出限制利用的意見，檔案館將維護他們的合法權益。

檔案管理制度3

　　為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條 各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

　　第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

　　第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，區分文件的保存價值，便于保管和利用。

　　第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

　　2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

　　5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

　　(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　(3)短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

　　2、會議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

　　第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

　　第九條 歸檔時間。部門應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

　　第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網檔案盒。

　　二、檔案的`管理和利用

　　第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十三條 經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

　　第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

　　第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

　　第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　第十八條 平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。

　　第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

檔案管理制度4

　　(一) 文件管理制度

　　第一條 管理要點

　　1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、 文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。

　　4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條 制度規范

　　1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的'文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條 文件管理流程設計

　　1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　(二) 文書管理制度

　　第一條 管理要點

　　1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

　　2、 文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

　　3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。

　　4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

　　第二條 制度規范

　　1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

　　2、 按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

　　3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。

　　4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

　　5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。

　　6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

　　7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

　　第三條 流程設計

　　起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

　　(三) 檔案管理制度

　　第一條 管理要點

　　1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

　　2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

　　3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

　　第二條 制度規范

　　1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。

　　2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

　　3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

　　4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

　　5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

　　第三條 流程設計

　　根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

檔案管理制度5

　　1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的`，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

檔案管理制度6

　　1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

　　2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。

　　3、打印的'文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

　　5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。

　　7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。

　　9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。

　　13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

　　14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

　　16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。

　　17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。

　　18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。

檔案管理制度7

　　為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

　　一、檔案立卷歸檔制度

　　為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

　　2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

　　3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規定收集。

　　4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

　　5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

　　6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。

　　7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。

　　8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

　　9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。

　　10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。

　　11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

　　12、隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

　　二、檔案庫房管理制度

　　1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

　　2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

　　3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

　　4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。

　　5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

　　6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

　　7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。

　　8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

　　三、檔案查閱利用制度

　　1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。

　　2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。

　　3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

　　4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經登記。

　　6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

　　7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

　　8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

　　四、檔案保密制度

　　1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。

　　2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。

　　3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批準。

　　4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

　　5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時收回注銷。

　　6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經領導批準。

　　7、不歸檔的`秘密及內部（重復或多印）文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批準，按規定統一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。

　　8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。

　　9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行物理隔離。

　　10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，并做計算機修理登記。

　　11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。

　　12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。

　　五、檔案鑒定和銷毀

　　為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。

　　2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。

　　3、經鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經登記造冊，不得擅自銷毀檔案。

　　4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

　　5、銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

　　6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數字檔案。

　　六、檔案管理員工作職責

　　1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。

　　2、加強與各級、各部門的聯系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。

　　3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。

　　4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。

　　5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。

　　6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。

　　7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。

檔案管理制度8

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的`銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

　　第6篇：公司員工檔案管理制度

　　1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

　　2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規定：

　　（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

　　（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷毀。

　　（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

　　（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。

　　（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業績、培訓檔案：

　　員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。

　　（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

　　（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。

　　（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。

　　（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

　　（5）員工離職后，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。

檔案管理制度9

　　一、檔案的接收

　　1、永州生源畢業生，暫沒有工作單位的，學校可以將檔案轉入市畢業生就業指導中心保管。

　　2、市畢業生就業指導中心不接收學生個人（或委托他人）自帶或郵寄的檔案。

　　3、轉往市畢業生就業指導中心的檔案要求嚴裝嚴密，封條完整，沒有損壞。

　　二、檔案的查閱

　　1、畢業生檔案可向永州市畢業生就業指導中心查詢。

　　2、查看檔案材料，要求查閱的單位應派人事干部帶上單位所開具的介紹信和有效身份證原件或其它證明身份的有效證件到市畢業生就業指導中心進行查閱。()任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案材料。

　　三、檔案的轉遞

　　1、檔案可由接收檔案單位的人事部門負責人、或本人來領取檔案。取檔時需帶上檔案接收單位所開具的調檔函及證明本人身份的有效證件。

　　2、檔案所有人亦可委托他人來領取。委托人取檔時需帶上檔案所有人書寫的`委托書、檔案接收單位開具的調檔函、檔案所有人的有效身份原件及委托人的有效身份證原件。

　　3、市畢業生就業指導中心不負責畢業生檔案郵寄。特殊情況下，需要郵寄檔案，須經單位負責人批準后方可。

檔案管理制度10

　　一、衛生監督協管檔案資料應按上級文件、計劃總結、會議記錄、投訴舉報、轉交案件、宣傳培訓、年度報表、被監督單位本底資料、行政相對人監督檔案等項目進行分類，并裝訂成冊。

　　二、檔案分類及內容：

　　1、上級文件：上級衛生行政部門和衛生監督機構下發的文件。

　　2、計劃總結：衛生監督協管室年度工作計劃、總結、情況匯報、檢查安排、其他專項工作小結及圖片資料等。

　　3、會議記錄：衛生監督協管室召開或參加各類工作會議應留有記錄。

　　4、投訴舉報：群眾投訴舉報的`受理和查處結果記錄。

　　5、轉交案件：衛生監督協管員向縣衛生監督所轉交案件的交接文字性材料以及處理結果。

　　6、宣傳培訓：衛生監督協管開展衛生法律法規宣傳活動的計劃、總結、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料；衛生監督協管參加縣衛生監督所組織的培訓活動課件、學習筆記；衛生監督協管對衛生監督信息員開展培訓活動的培訓計劃、通知、課件、簽到冊、試卷及圖片資料。

　　7、年度報表：每年報送衛生監督協管工作信息匯總表的存檔。

　　8、被監督單位本底資料：衛生監督協管轄區單位名冊。

　　9、行政相對人監督檔案：按照職業衛生、公共場所衛生、餐飲單位、供水單位和醫療機構進行劃分，并做到一戶一檔。每戶行政相對人監督檔案中應包含：被監管單位的名稱、地址、負責人、衛生知識培訓、從業人員健康證持有情況和衛生監督協管現場檢查記錄、衛生監督意見書及存在的主要問題等。

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