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醫院檔案管理辦法(通用11篇)
在當今社會生活中,越來越多地方需要用到制度,制度是指一定的規格或法令禮俗。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,下面是小編收集整理的醫院檔案管理辦法,希望能夠幫助到大家。
醫院檔案管理辦法 1
第一章總則
第一條為了加強本院檔案的科學管理,提高檔案管理水平,充分發揮檔案在醫院各項工作中的作用,更好地為醫院工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、衛生部制定的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》以及有關的法律、法規、科技檔案管理有關規定,結合本院實際情況,特制定本辦法。
第二條本院各類檔案是指在黨政管理、醫療技術、教學、科研、基建、設備、財務等各項工作活動中直接形式的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄。
第三條醫院檔案工作是醫院管理基礎工作的組成部分,是醫院各項工作的必要條件和依據。本院檔案是醫院和國家重要的信息資源和寶貴財富,它有助于提高醫院管理水平,維護醫院合法權益,完整反映醫院歷史真實面貌。
第四條本院檔案遵循檔案管理原則,實行集中統一管理,檔案工作列入醫院建設發展規劃,列入議事日程和目標管理,在檔案機構、人員配備、經費、庫房等方面給予保證。
第五條綜合檔案室應建立科學的管理制度,配備必要的設備,確保檔案的完整、準確、系統和安全,積極開發利用檔案信息資源,逐步達到和實現檔案管理現代化、標準化、規范化。
第六條檔案部門應嚴格貫徹執行國家、醫院規定的保密制度,確保檔案和檔案機密的安全。
第七條檔案管理人員的配備應適應工作需要,并保持相對穩定,在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇。
第二章檔案管理組織體系及職責
第八條醫院成立醫院檔案管理委員會,全面負責領導全院的檔案工作。醫院設綜合檔案室,隸屬院辦。綜合檔案室配備專職檔案人員負責日常管理工作。
第九條建立全院性檔案工作網絡,各部門必須有一名負責人分管本部門的檔案工作,并配備兼職檔案員,負責本部門的檔案收集、整理、移交工作。設立醫院檔案鑒定小組,負責檔案的鑒定工作。
第十條醫院檔案實行集中統一管理、分庫保管的原則,在醫院檔案管理委員會和院長的領導下,由綜合檔案室統一管理,即統一領導、統一計劃、統一制度、統一指導和督查。分庫保管:本院黨政、醫技、教學、科研、基建、設備、財會以及特殊載體類檔案,由綜合檔案室統一保管。根據衛生部和國家檔案局發布的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》的規定,病案和各種檢查的申請單、報告單、登記本以及病理切片、照片、圖紙、x光片、10萬元以下設備檔案等,由有關各科單獨存放保管,業務上受綜合檔案室的指導和督查。專業技術人員(醫護人員)業務類檔案由相關科室分別保管。
第十一條醫院檔案管理委員會工作職責
1、認真學習、貫徹執行國家和衛生部以及上級部門有關檔案工作的法律、法規和規定。
2、負責對本院檔案管理工作的領導,使檔案管理機構適應現代化管理的需要。
3、把檔案工作列入本院發展規劃、計劃管理和科技管理。 4、把檔案工作列入領導議事日程和目標責任制,列入醫院各有關管理制度和經濟責任制進行考核。
5、聽取檔案部門工作匯報,討論審核本院檔案管理工作計劃、經費預算、管理辦法和制度,幫助解決檔案工作中的問題。
6、支持檔案人員執行檔案管理制度,履行崗位職責。
7、對在檔案工作中做出顯著成績的部門和個人給予表彰獎勵,對違反有關規定的人和事給予嚴肅查處。
8、各領導小組成員要熟悉本部門檔案管理工作,負責對本部門的檔案工作進行指導,監督和檢查,使之達到檔案管理的要求。
9、積極宣傳《檔案法》,擴大檔案工作影響,增強全院職工積累檔案、利用檔案的意識。
10、定期對有關科室及責任人進行考評,考評結果與目標責任獎掛鉤。
第十二條檔案工作分管領導工作職責
1、把醫院檔案工作列入領導議事日程,提請院辦公會議研究檔案工作。
2、組織學習貫徹執行《中華人民共和國檔案法》,增強職工的檔案意識。
3、全面負責對綜合檔案室的領導。
4、支持檔案人員執行檔案管理制度,及時解決檔案工作中的實際問題。
5、做好科室間的協調工作。
6、指導督促檔案業務工作,定期對檔案工作情況進行檢查、考評。
7、組織落實本院檔案管理規章制度的執行。
8、組織對本院檔案網絡人員的業務培訓。
第十三條檔案鑒定小組工作職責
醫院檔案鑒定小組負責對本院檔案保存價值、保管期限進行鑒定審查,其工作職責規定如下:
1、根據檔案工作人員或有關部門提出的鑒定建議報告,對超過保管期限的、失去保存價值的檔案進行鑒定審查,剔除銷毀。
2、對檔案密級的重新確定或解除。
3、審定銷毀檔案的目錄清冊,由兩人以上鑒定審核人員簽字,經主管領導或上級主管部門批準后實施。
4、病案、x光片、CT片和各種檢查報告單等科室自存檔案,按衛生部有關規定進行鑒定審核。如上級無明確規定,按醫院制定保管期限進行鑒定。
第十四條醫院綜合檔案室的工作職責:
檔案室在院領導下,貫徹執行國家檔案管理條例,對本院各類檔案實行集中統一管理,維護檔案的完整與安全,為院內活動提供利用依據,其具體職責如下:
1、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法令、政策和規定,建立和健全醫院檔案工作各項規章制度,集中統一管理全院各類檔案。
2、負責全院檔案的收集、整理、分類、鑒定、統計、保管、利用等各項工作。擬定各類檔案的歸檔范圍及保管期限,編制各種檢索工具和編研材料,開發檔案信息資源,積極主動提供利用。
3、負責檔案庫房管理工作,確保檔案安全。
4、建立、健全全院檔案工作網絡,監督、指導各部門的檔案工作。
5、開展檔案理論和應用研究,參加檔案業務學術活動,加強與兄弟醫院的業務聯系和交流。不斷提高科學管理檔案的水平。
6、運用現代科學技術管理檔案,逐步實現檔案管理現代化。
第十五條專職檔案員工作職責
1、負責和業務指導全院的檔案管理工作。
2、負責制訂檔案管理制度,并負責落實執行。
3、負責收集、整理、分類、鑒定、統計、利用和保管本單位的各類檔案,為全院的各項活動服務。
4、對全院各部門的文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促和指導,以確保檔案的完整、系統、準確。加強檔案管理業務建設,負責全院各部門兼職檔案員的業務指導。
5、負責入庫檔案的鑒定工作,按規定銷毀已過期、無保存價值的檔案。
6、嚴格執行保密制度和嚴格辦理借閱手續,維護全院檔案的完整和安全。
7、負責向上級主管部門填報各種計劃和報表及總結等工作。
8、開發檔案信息資源,開展編研工作,提高業務水平。
第十六條兼職檔案員工作職責
1、熟悉本科室工作性質、任務和文件材料歸檔范圍,在每項重要任務開始和結束的全過程中,及時向部門領導提出文件材料歸檔要求,督促有關人員將文件材料歸檔,確保檔案的完整性。
2、負責本部門檔案材料的收集、積累、整理和預立卷工作。根據綜合檔案室的要求,及時做好本部門歸檔材料的目錄編寫及移交歸檔工作。各部門對所歸檔的檔案材料的完整性、系統性、準確性進行審查,提出劃分密級和保管期限的意見。
3、積極參加檔案知識學習和培訓,增強檔案意識。
第三章檔案材料的收集、整理和歸檔
第十七條醫院應建立檔案歸檔制度,將文件材產的形成、積累、整理、歸檔工作納入有關人員的崗位責任制,納入有關工作程序,并作為考核工作實績的內容之一。
第十八條檔案人員應將檔案工作與醫院科研等各項活動實行“四同步”管理,即:下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求,檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況,評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案室材料的完整、準確、系統情況,上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核,檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。
第十九條醫院實行文件材料形成部門預立卷制度和自存檔案
科室管理制度。預立卷工作和科室自存檔案工作由各科兼職檔案員負責。科研檔案由課題負責人主持預立卷工作。
第二十條任何部門和個人在工作活動中形成的應歸檔材料,必須按規定向本院檔案室移交,不得據為已有。對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料及聲像、實物檔案,檔案室可通過征集、代管等形式進行收集。
第二十一條歸檔與立卷要求
1、歸檔材料應以原件、原稿或定稿歸檔,特殊情況可用復印件或抄件歸檔。
2、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、字跡清楚、簽著完備,用紙和書寫規范,紙質優良,字跡清楚并具耐久性。
3、文件材料整理立卷時,必須保持它們之間的有機聯系,區分保存價值。組卷要合理,分類要清楚。
4、卷內文件排列要系統。單一問題按時間順序排列,二個以上問題,以先按問題集中后,再按時間順序或重要程度排列,一般文件只保存最后定稿;科技檔案按國家標準《科技檔案案卷構成的一般要求》執行。
5、卷內頁號不論單面、雙面、大小頁均以頁為單位編號,文書檔案編號位置正面在右上角,背面在左上角;科技檔案編號位置正面在右下角,背面在左下角;不裝訂的'案卷,應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章,并逐件編件號。若同一問題有數卷,應以卷號為編號,不得數卷連續編號。
6、卷內目錄,備考表填寫齊全,案卷標題簡明確切。
7、案卷裝訂必須去除金屬物,對破損的文件材料應及時修裱,字跡擴散的應復制并與原件一并立卷,做到整齊、平整、美觀、統一。
8、本院各文書處理部門和業務部門形成的檔案,一般應在第二年上半年整理立卷向院檔案室移交,基中基建、科研課題、儀器設備檔案要在工程竣工、科研課題結束、設備開箱驗收后三個月內向綜合檔案室移交,會計檔案在財務部門保存期滿移交綜合檔案室。
9、由立卷人編制移交清單,一式二份,交接雙方根據移交目錄清點核對,并履行簽字手續,各留一份。
第四章檔案的管理和庫房設備
第二十二條醫院檔案室要做好各類檔案的管理工作,做到室藏分類科學,整理系統。
第二十三條定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經有關領導批準后銷毀。銷毀檔案,應指定兩人負責監銷,防止檔案的遺失和泄密。監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第二十四條檔案室應建立檔案的借閱制度,根據檔案的機密制度,確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續。
第二十五條檔案庫房與辦公用房分開。庫房門窗應堅固,并保持適當的溫濕度,要有防盜、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等“六防”措施。要指定專人管理庫房,定期檢查檔案保管狀況,確保檔案安全。
第二十六條醫院要有計劃地為檔案室配備計算機、復印機等必要的設備,使檔案管理現代化與醫院建設現代化同步發展。
第五章檔案的利用與開發
第二十七條要積極開發利用檔案,并注意掌握檔案的利用效果。檔案室保存的檔案主供本院職工利用,外單位查閱需持介紹信,經有關部門領導或檔案室主任同意后方可查閱。
第二十八條密級檔案只限分管該項工作的領導和有關人員查閱,其它人一般不予提供。
第二十九條查閱檔案一般應在檔案室內進行。如因工作需要外借者,須辦理好借閱手續,借期一般不超過一周。
第三十條查閱檔案者必須遵守保密規定,應負責維護被查檔案的完整與安全,如發現有轉借、轉自影印、復制、遺失、涂改、偽造、拆散、污損等情況者,及時報告領導,按《檔案法》有關規定進行處罰。
第三十一條檔案室要積極開展檔案編研工作,匯編專題資料,編制必要的檢索工具,開展計算機檢索工作,為利用者提供有效快捷的服務。
第六章獎勵與處罰
第三十二條在本院檔案管理工作中,有下列事跡之一者,醫院應給予一定的物質、精神獎勵:
1、在檔案的收集、整理、保護和提供利用,以及現代化管理等方面做出顯著成績的;
2、將重要或珍貴的檔案捐獻給醫院的;
3、對違反檔案法律、法規的行為敢于批評,表現突出的。
第三十三條有下列行為之一的,由醫院檔案管理委員會責令限期改正,并視情節輕重,由醫院對直接負責的主管人員或直接責任人給予經濟處罰或行政分,構成犯罪的,依法追究法律責任:
1、損毀、丟失檔案的;
2、擅自提供、抄錄、公布、出賣、銷毀檔案的;
3、涂改、偽造檔案的;
4、檔案工作玩忽職守,造成檔案損失的;
5、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措,造成檔案損失的;
6、不按規定歸檔或者不按期移交檔案的。
第七章附則
第三十四條根據本條例,制定醫院各類檔案的實施細則,經主管領導批準后執行。
第三十五條本條例自公布之日起施行。
醫院檔案管理辦法 2
一、歸檔范圍
1、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要,醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫院與上級單位的交流文件,包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。
4、醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。
5、醫院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。
6、醫院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數據。
7、醫院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。
8、醫院各項論文雜志、學術、科教資料。
9、醫院的各項材料,包括但不限于醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。
10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結歸類時間,各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間,各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類,并向醫院辦公室上交統一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應統一歸檔名稱)
2、各科室的'歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染,書寫規范,不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內容。
3、合同、協議類文件應符合醫院關于合同、協議的簽訂標準,需要加蓋公章的原件,如合同內容有修改,應注明修改內容,并經承辦人簽字入檔。
3.1、醫院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫療材料、機器設備(產品)采購(銷售)業務,均須以書面形式簽訂合同:;
3.2、合同承辦部門對經辦的合同,經審查具備以下條件的,方可辦理簽約手續。
⑴所經辦合同必須先經由法務部門審核,并經院長簽字確認方可簽約;
⑵依據合同性質確定合同類別,正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管:
⑴各類合同,醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一份,科室負責人一份,如科室需額外保留原件,應在合同簽訂時明確規定份數(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經辦人督促,并保證醫院方于約定合同期內完成相關義務。
4、照片、音頻影像等電子數據材料需要統一拷貝、并編排文件夾,拷貝份數為兩份,其中一份為母版,不提供任何人使用,另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統一交由病案室存儲。
2、非醫療類(采購、營銷、行政等)檔案統一交由辦公室檔案管理處。
3、醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫院的醫生資質證書由醫務部管理,護士資質證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內各部門人員需要借用檔案,須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記,如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人,以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時,必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內容。
4、檔案歸還時,檔案管理人員必須要核實驗收,保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性,不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接,所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一核對,確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失后,所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》上簽字。
2、所有檔案按專業類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化,編號科學規范、標志明顯、查找方便。
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案,不得跟無關人員討論檔案內容,不允許無關人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制,保證一案一登,不漏登,不錯登,不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管,未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處,若因工作原因需要攜帶檔案資料,攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自20xx年7月1日起執行xxx醫院
醫院檔案管理辦法 3
一、為了合理的布置醫療器械產品庫房,保證出器械出、入庫的有效性,確保帳物相符制定庫房管理制度及養護制度。
二、本制度適用于經營醫療器械產品的常溫庫房的管理。
三、庫管員負責庫房的'管理及庫房養護,庫房衛生的清潔、防潮、防鼠、溫濕度控制、防火管理。
四、醫療器械產品需存放在公司醫療器械倉庫,不得在辦公區堆放,新采購產品要放入待檢區檢驗,由質檢員驗收登記,根據驗收結果分區,分批擺放。
五、公司庫房管理員要保證庫房的潔凈、衛生、通風、避光、防火、照明。庫房地面要干燥、無塵、無洞、平整,庫房地面、墻壁及房頂應注意打掃、清潔、維修。同時防止鼠蟲叮咬破壞,并放置貨架、地拍、溫濕度計、防鼠、防蟲設備,配備2個5kg感應滅火器備用以保證器械產品的安全、有效。
六、庫房管理員要嚴格執行醫療器械產品分類、分區存放原則,產品應存放在包裝箱內,不同批次的產品應標示清楚,庫區分為:待檢產品存放區、退貨區(黃色標識)、合格產品區、發貨區(綠色標識并區分批次及規格品種)、不合格產品存放區、效期管理區(用紅色標識)、過期產品存放在不合格區。保持整齊、有序,特殊要求醫療器械產品應按產品要求存放,避免因存放不當而造成損壞、失效。
七、庫管員在接到質量檢驗員簽字合格的檢驗報告后,對公司經營的醫療器械產品進行辦理入庫手續,準確清點、核對入庫產品的數量、型號等,確認無誤后方可入庫,并按相應存放區分類存放,同時詳細填寫產品入庫登記表。對醫療器械產品的擺放要離地不低于10cm,高度不高于2.2米,垛距不低于20cm,墻距不低于10cm。庫房濕度控制在45—75%之間。
八、加強效期產品和不合格產品、殘次產品的分類管理,對過期產品及不合格等產品及時登記并上報主管領導,以及時清理庫存。
九、效期產品的管理:在產品效期前三個月預警,通知公司相關管理人員臨近效期產品和過期產品要妥善處理,根據合同約定退回廠家或做不合格品處理。
十、按照先進先出的原則做好醫療器械產品出、入庫登記復核清點工作,按照規定對產品的數量、質量、批號、注冊證、進行復核,并填寫出入庫單,建好管理臺帳,確保帳、物相符。
十一、庫管員應每月底(最后一周)準時填報月進、出貨統計單,統計現存庫房的產品批次、數量等情況,并及時將庫存商品狀況通報主管領導,每三個月配合公司分管領導進行庫房清查一次。
十二、庫房管理要嚴格控制庫房的溫度、濕度,定期做好庫房設備的養護、做好溫度、濕度記錄,每天上、下午各記錄一次。
醫院檔案管理辦法 4
1、會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據,必須嚴格執行安全和制度,嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案,由財務科負責整理立卷,裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年。期滿之后,編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。
4、各種會計檔案保管的.期限:
(1)5年保管期:會計月、季報表
(2)15年保管期:總帳、明細分類帳;
原始憑證和記帳憑證;會計移交清冊
(3)25年保管期:現金日記帳、銀行存款日記帳
(4)永久性保管期:會計年度決算報表;
會計檔案保管,銷毀清冊;職工工資及獎金發放清冊。
5、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同財務科共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。報領導批準后方可銷毀。銷毀時,應由檔案室、財務科共同派員監督。監銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告領導。
6、會計檔案銷毀前,對本單位認為重要的會計資料,應復留存,以便備查。
醫院檔案管理辦法 5
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
(4)其他類:銀行存款余額調節表,銀行對帳單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管兩年(會計機構內部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交本單位檔案機構保管的`會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規定執行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構派員監銷。
保管期滿但未結清的債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
醫院檔案管理辦法 6
一、醫院所有文件、信函、簡報及其它資料等,統一由辦公室專人實行歸檔規范管理。
二、醫院收文程序是:各科室在接收到相關文件(含外出開會)時必須先交辦公室,由辦公室負責統一登記、編號,呈送醫院領導閱批,不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后,統一由辦公室保存,相關科室保存復印件。
三、醫院發文程序是:各承辦科室根據院領導批示意見起草文件,文件起草后,按報批程序報分管領導、院長簽發。擬文科室必須按照領導簽發稿認真校對后交辦公室把關,并統一編號,統一印制。凡未經分管領導或院長簽發的文件,辦公室不予編號;文件印制必須規范、清晰、整潔,蓋章后,要連同簽發稿、附件等一式三份入檔保存。
四、擬文科室要注重提高公文質量,格式規范,字跡工整,確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的文件要妥善保管,不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的'廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷毀。
五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關帶回的文件,及時交辦公室專人進行登記入檔保存。未經辦領導允許,各股室不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。
六、外單位查閱檔案資料時,須說明查閱的范圍及用途,經院長或分管領導批準后方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時,要通過辦公室查閱,閱后及時歸檔。
七、嚴格遵守保密紀律。各種秘密文件、檔案、統計資料、編制信息、會議記錄等,都由辦公室專人負責管理,保守秘密。需銷毀的文件資料,要進行清理登記,通過一定方式徹底銷毀。
八、對違反保密紀律,丟失文件檔案造成失密、泄密的人員,給予批評教育。情節嚴重的,建議給予黨紀、政紀處分,故意泄密造成嚴重后果的,要追究其法律責任。
醫院檔案管理辦法 7
第一條 為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
其次條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司全部檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,仔細細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略進展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必需是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要準時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特別狀況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料,由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的特地庫房,各部門應依據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等平安條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔名目。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,依據分類法,編制分類名目;依據需要編制專題名目,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必需圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟識所管理的檔案資料,了解利用者的需求,把握利用規律。
7、依據有關規定及公司實際狀況,確定檔案保存期限,每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的`檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案平安保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必需做好資料移交工作,方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必需在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必需履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必需妥當保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要準時追查,并報告主管部門準時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必需借閱的要經分管副總經理同意,必需外借的,由總經理審批。
第六條 二級檔案應依據資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必需保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從20xx年十月一日起執行。
醫院檔案管理辦法 8
為了加強會計檔案的科學管理,統一會計檔案管理制度,更好地為發展市場經濟服務,根據《會計法》和《檔案法》的規定,特制定本制度。
一、會計檔案的歸檔制度
1.會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括:
⑴會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
⑵會計賬簿類:總賬,明細賬,日記賬,輔助賬簿等其他會計賬薄。
⑶財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。
⑷其他類:銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2.會計檔案是本院檔案的重要組成部分,是記錄和反映本院經濟業務的重要史料和證據,會計檔案各項工作,由財務科和檔案室共同負責進行指導、監督和檢查。
3.會計檔案組卷工作,按照財政部、國家檔案關于《會計檔案管理辦法》規定辦理。會計檔案的整理、歸檔組卷工作由財務科負責。
二、會計檔案的外借、查閱制度
1.會計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
2.本院有關部門人員查閱、復制、摘抄會計檔案,須有該部門負責人批條,財務科長簽署意見,檔案室主任批準后方可查閱。
3.外單位查閱會計檔案,需持有單位介紹信,經財務科長簽署意見,檔案室主任批準,在財務人員的陪同下進行查閱。
4.外單位查閱會計檔案需復印、摘抄,應征得財務科長同意,必要時需經分管院長批準,同時須在檔案人員的監督下進行,經審核無誤,并蓋上檔案室公章方才有效。
5.上級有關部門需查詢、檢查時,應經分管院長同意,并在指定地點進行。
五、會計檔案的鑒定、銷毀制度
1.會計檔案的保管期限分為永久和定期二類,定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限,從會計年度終了的'第一天算起。
2.會計檔案保管期限滿,擬銷毀時,由財務科會同檔案室提出建議鑒定報告,編制擬銷毀檔案清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。經檔案鑒定小組審查鑒定,認為確無保存價值后,報請院領導批準,并上報衛生局審批同意和備案后,方能按要求進行銷毀。銷毀時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案時,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容,清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。
3.保管期限滿需銷毀的會計檔案中,如有未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,以及其它有關部門規定需要抽出的憑證、資料,不得銷毀,單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊,應由財務科、檔案室保存,保存期限為二十五年。
5.會計檔案銷毀前,對本單位認為重要的會計資料,應復印留存。
單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密。本制度如與上級文件有抵觸處,以上級文件規定為準。
醫院檔案管理辦法 9
1、檔案保管權限
1.1財務部檔案由財務部保存;
1.2人事部檔案由人事部保存;
1.3醫院證、章、信由院長指定負責人保存;
1.4其它各類檔案由辦公室保存。
2、檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。
2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5一般文檔保管期限為3年至5年。
2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。
3、文檔的保存形式:
3.1文字性一般文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應實行加密愛護措施,文件密碼由指定的 文件保管人設定,并須將該文件路徑及密碼報院辦公室備存,并保證其真實性。
3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
4、檔案類型
4.1行政檔案,包括:營業執照正、副本,復印件;法定代表人身份證(護照)(復印件);對內、對外收、發的《通知》、《確定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;各部門(含財務、醫務科室)現行的各項規章制度、規定、流程等;院級會議的會議紀要、決議;醫院年度(季、月、周)工作安排匯總表;《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;購置車輛全部權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的合同文件;其它應歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案,包括:全院員工個人信息資料(花名冊);勞動合同及保密協議;勤打卡數據;工資、社保等薪酬相關資料;聘請表格、人才庫等相關資料;員工績效考核相關資料;其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案,包括:各類審計帳冊及報表;各類會計帳冊及報表;固定資產資料;其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案,包括:設備臺帳;設備出廠合格證、運用說明書;設備安裝、調試、驗收報告;設備保修卡、保修協議及修理聯系方式;
設備運行修理、保養記錄;設備更新改造記錄;設備管理制度;其它應保存的.設備資料。
4.5醫療檔案,包括:檔案內容由醫療管理部門供應。
檔案查閱與復制
1、院長有權查閱醫院全部檔案。
2、病區、科室負責人有權查閱本科室全部檔案。
3、其他員工因工作須要應經過審批后可借閱有關檔案。
4、文檔查(借)閱應在辦公室進行登記,機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續。
5、查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批,并進行相關登記。
6、查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由院長審批。
檔案的銷毀
1、超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷毀安排及清單,由辦公室負責人審核無誤后報院長審批。
2、院長審批同意銷毀安排后,必需指派兩名(含)以上監銷人員監督檔案銷毀過程,并進行簽字確認。
3、銷毀檔案清冊要妥當保管,并將所銷毀檔案在有關書目中注銷。
醫院檔案管理辦法 10
1.目的
加強檔案管理,健全規范化、標準化、程序化檔案管理工作機制,妥善、完整地保存各類重要文件、資料,反映醫院歷年經營和管理工作。
2.范圍
適用醫院檔案的立卷、歸檔、保存、借閱、銷毀。
3.內容
3.1職責
3.1.1 醫院綜合辦公室負責制定檔案管理相關規定和檔案室的日常管理,對全院各部門檔案(財務檔案除外)進行立卷歸檔和日常管理工作;財務科負責醫院財務檔案的立卷歸檔和日常管理工作。
3.1.2 各科(部)負責本部門內原始檔案的留存、梳理。
3.2檔案立卷歸檔
3.2.1各職能部門于每年的4月份底前將上年度需歸檔的原始檔案材料移交院綜合辦公室,并填寫《xx醫院原始檔案資料移交記錄表》。
3.2.2檔案管理人員對各部門移交文件資料認真整理,按《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期陰規定》(國家檔案局第8號令)要求,立卷歸檔。原則上,檔案管理員在每年六月底前完成醫院上年度的檔案立卷歸檔任務。
3.2.3歸檔的文件資料按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度,對存在缺陷的文件資料要責成有關科室或人員收集齊全后再行立卷歸檔。
3.2.4歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復寫。
3.3檔案借閱
3.3.1醫院檔案主要供本院利用,院外單位或個人需查閱時,應持介紹信,重要內容的材料需經院分管領導或院辦公室主任批準后,方可進檔案室查閱。
3.3.2查閱檔案時,由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
3.3.3查閱檔案只限于申請需查閱有關內容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出檔案室外。
3.3.4 如因工作需要借出檔案時,需要辦理借閱手續,用完后按期歸還,不得轉借他人使用。對所借的檔案資料要妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制,需經檔案管理員同意,重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的`一切問題,由借閱人負責。
3.4檔案室安全保密
3.4.1任何人員未經檔案管理員或辦公室主任許可不得隨意進入檔案室。
3.4.2未經批準,任何人不得將檔案帶出檔案室,檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播。
3.4.3檔案管理人員應經常檢查檔案室和檔案的安全,發現問題及時向領導報告,認真處理。
3.4.4檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規定,嚴守機密。在調換工作時,對所管的檔案要辦理交接手續,離職后對所了解的機密情況,不得泄露。
3.5檔案的鑒定與銷毀
3.5.1檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下,由院分管領導、辦公室主任、檔案立卷人員組成檔案工作鑒定、銷毀工作領導小組,負責檔案的鑒定、銷毀工作。
3.5.1對過期的檔案要認真進行鑒定,確無保存價值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。
3.5.3經過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊,經院分管領導批準后,方可銷毀。
3.5.4銷毀檔案時,必須由二人以上在指定地點監銷,監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。
3.5.5銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
3.6檔案室管理
3.6.1醫院檔案室負責行政檔案、財務檔案、基建檔案等管理工作。
3.6.2檔案的接收和查詢及銷毀工作都必須記錄完備,室藏檔案必須與檔案目錄相符。
3.6.3實行科學管理,檔案室內柜具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統,編號科學規范、查找方便。
3.6.4檔案管理人員定期對是室藏檔案進行檢查、保持整潔完好。
4.相關文件
《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期陰規定》(國家檔案局第8號令)
5.相關記錄
5.1《xx醫院檔案查詢登記表》
5.2《xx醫院檔案移交記錄表》
5.3《陳家橋醫院檔案銷毀記錄表》
5.4《陳家橋醫院檔查詢申請表》 xx醫院檔案查詢登記表 xx醫院原始檔案資料移交記錄表
醫院檔案管理辦法 11
為了規范醫院的檔案管理,提高檔案質量,保證檔案完整安全,拓展檔案的開發利用。結合本院實際情況,特規定如下。
1、檔案工作人員設置
1.1檔案室歸院辦管理,設專職檔案員(2~3)名,負責指導各科檔案員工作,以及醫院全部檔案的整理歸檔、保管及向檔案局移交等工作。
1.2各職能科室設立兼職檔案員1名,負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作。
2、檔案歸檔
2.1凡反映醫院各項工作活動,具有查找利用價值的文件資料,均應按要求歸檔。
2.2立卷歸檔時,要遵循檔案形成的規律和特點,區別不同的保管期限,做到分類清楚,組卷合理。卷內文件的排列要有秩序,使案卷能夠正確地反映醫院活動的全貌,便于保管和利用。
2.3歸檔案卷題名、卷內文件目錄及立卷人、立卷時間均應填寫清楚,案卷標題要簡明確切,保管期限準確,裝訂要齊整、牢固。
2.4科技、科研檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。
2.5各科室檔案員于每年4月底前根據《房山區第一醫院保管期限表》的內容,將本科室上一年度的檔案進行整理立卷并移交檔案室,實物檔案要隨時歸檔,特殊情況按要求時間歸檔。
2.6根據醫院院志續編工作的要求,各科室檔案員于每年的4月底前將本科室上年度的科志上報到綜合檔案室。
3、檔案保管
3.1檔案庫房內的檔案材料,要按門類和載體進行科學的分類、排列、編號,柜架要排列有序。
3.2調閱搬運檔案資料要輕拿輕放,嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料,盡量減少檔案的機械磨損。
3.3建立和完善全宗卷,并做好檔案的收進、移出、利用等日常登記統計工作。
3.4定期檢查檔案保管情況,對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復制或作其它技術處理。經常檢查庫房內的溫濕度,及時采取各種措施把溫濕度控制在標準范圍內。
3.5檔案庫房要保持清潔,庫房內嚴禁吸煙,不得存放與檔案管理工作無關的物品。
3.6按照標準配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設施。
3.7檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關人員責任并予以相應處罰。
4、檔案
4.1檔案保管員必須有嚴格的觀念,認真執行《法》和《守則》,不得泄漏檔案機密。
4.2及時按照上級有關規定調整劃分檔案密級。利用未開放的檔案,必須履行借閱利用的.批準手續,要正確處理利用和的關系。
4.3嚴格遵守檔案的銷毀審批制度,銷毀檔案時要有專人負責,并在指定地點銷毀。
4.4檔案庫房門窗要堅固,保管設備要符合要求。
5、檔案借閱
5.1借閱者查閱檔案,要在閱覽室進行,一般不外借。需要借出或查閱涉秘檔案,必須經主管領導批準,辦理借閱手續。
5.2借出的檔案要限期歸還。外單位借閱檔案,需持單位介紹信,并經主管院領導審批。
5.3借閱者要愛護檔案,不準在檔案資料上加注、勾劃、涂改、折疊,不得抽拆文件。
5.4借閱者未經檔案保管員允許,對查閱的檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復制等。凡經允許摘錄、復制的,必須經檔案保管員審查核對。
5.5歸還檔案時,檔案保管員要認真檢查檔案是否完好,及時做好歸還登記,并形成檔案利用效果。
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