供應(yīng)商管理辦法-貿(mào)易公司

時(shí)間：2024-02-06 06:54:10 管理辦法我要投稿

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　　第一章總則

供應(yīng)商管理辦法-貿(mào)易公司

　　為XXX（以下簡(jiǎn)稱事業(yè)部）的采購行為，建立安全、可靠、穩(wěn)定、雙贏的供需合作關(guān)系，提高經(jīng)營效率，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合上級(jí)單位相關(guān)要求和事業(yè)部實(shí)際，制定了本管理辦法。

　　第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　供應(yīng)商管理工作的歸口部門為經(jīng)營管理部，主要職責(zé)包括制定事業(yè)部《供應(yīng)商管理辦法》及相關(guān)規(guī)定、負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)資料的歸檔、組織開展供應(yīng)商年度考評(píng)、建立每年新增合作的供應(yīng)商臺(tái)賬、建立不合規(guī)、不合格的供應(yīng)商臺(tái)賬、協(xié)助采購部開發(fā)新的供應(yīng)商、接收舉報(bào)信息并提出獎(jiǎng)懲建議。

　　客戶部及綜合部負(fù)責(zé)明確采購需求，包括技術(shù)參數(shù)、品牌、數(shù)量等具體要求，并與采購部完成采購到貨產(chǎn)品的交接。

　　采購部主要職責(zé)包括根據(jù)客戶部提交的采購需求，明確采購方式、實(shí)施采購審批并將審批資料提交給經(jīng)營管理部歸檔、實(shí)施采購并負(fù)責(zé)貨物驗(yàn)收、開發(fā)新的供應(yīng)商并組織新開發(fā)供應(yīng)商的考察、建立采購業(yè)務(wù)明細(xì)臺(tái)帳、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理、在供應(yīng)商年度考評(píng)中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分等。

　　財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購事項(xiàng)相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)的辦理、對(duì)供應(yīng)商在核對(duì)賬務(wù)、查詢明細(xì)中提供服務(wù)、制定相關(guān)財(cái)務(wù)政策為供應(yīng)商提供財(cái)務(wù)政策解讀。

　　第三章供應(yīng)商的類別及名錄

　　本細(xì)則所稱供應(yīng)商是指為事業(yè)部提供產(chǎn)品或服務(wù)的公司或自然人。其中，產(chǎn)品包括貿(mào)易物資產(chǎn)品、固定資產(chǎn)、辦公用品等，服務(wù)包括倉儲(chǔ)、運(yùn)輸、配送、法律咨詢等。經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)組織開展供應(yīng)商年度考評(píng)，編制《合格供應(yīng)商名錄》；建立每年新增合作的供應(yīng)商臺(tái)賬，編制《新準(zhǔn)入供應(yīng)商名錄》；建立不合規(guī)、不合格的供應(yīng)商臺(tái)賬，編制《供應(yīng)商黑名單》。采購部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，及時(shí)記錄供應(yīng)商變更信息，定期提交給經(jīng)營管理部歸檔。當(dāng)供應(yīng)商不能滿足采購需求時(shí)，采購部協(xié)助開發(fā)新的供應(yīng)商。供應(yīng)商年度考評(píng)中，采購部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，為供應(yīng)商考核提供評(píng)分支撐。

　　3、采購部向被詢價(jià)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求被詢價(jià)的供應(yīng)商在一次報(bào)價(jià)中給出不可更改的價(jià)格。

　　4、采購部根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。

　　5、在后續(xù)合作中，如果有其他供應(yīng)商的價(jià)格低于已選供應(yīng)商的價(jià)格，采購部經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)需簽字審批后方可選擇價(jià)格更低的供應(yīng)商。

　　四）單一來源采購

　　單一來源采購適用于以下情形之一：

　　1、從上級(jí)機(jī)關(guān)文件或客戶合同明確指定供應(yīng)商采購的；2、只能從唯一供應(yīng)商采購的；

　　3、緊急情況下應(yīng)急采購的；

　　4、為保證原有采購對(duì)象的一致性或者服務(wù)配套的要求而必須從原供應(yīng)商采購的；

　　5、因市場(chǎng)變化引起產(chǎn)品采購價(jià)格和銷售價(jià)格調(diào)整，同一項(xiàng)目（同一客戶）沿用上次實(shí)施采購供應(yīng)商毛利率波動(dòng)幅度環(huán)比不超過10%（含）。

　　五）電子超市采購

　　電子超市采購適用于采購低值易耗產(chǎn)品（如辦公用品）、商旅服務(wù)（如機(jī)票、酒店、火車票等）、商業(yè)保險(xiǎn)等貨架類商品。

　　第十一條規(guī)定，國家有關(guān)主管部門、地方政府和用戶單位對(duì)采購活動(dòng)有特殊要求，只要不違反國家法律法規(guī)規(guī)定，可以按其要求執(zhí)行。

　　第十二條規(guī)定，事業(yè)部應(yīng)按照公開、公平、公正、擇優(yōu)和誠信的原則組織采購，防止不正當(dāng)行為發(fā)生。

　　第五章規(guī)定了供應(yīng)商及采購價(jià)格的確定。第十三條規(guī)定，客戶部或綜合部需向采購部提交銷售合同復(fù)印件或經(jīng)審批的《采購申請(qǐng)表》（附件1）復(fù)印件。若無此書面申請(qǐng)，采購部不得擅自采購產(chǎn)品或服務(wù)。

　　第十四條規(guī)定，采購部應(yīng)根據(jù)需要采購產(chǎn)品或服務(wù)的特性、需求規(guī)模、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分度等綜合考慮，選擇適合的采購方式。

　　第十五條規(guī)定，在進(jìn)行詢價(jià)采購時(shí)，采購部需通過郵寄、傳真、郵件、QQ、微信等方式向意向合作供應(yīng)商發(fā)放《報(bào)價(jià)邀請(qǐng)函》（附件2）和《報(bào)價(jià)回執(zhí)》（附件3）。如果意向合作供應(yīng)商在事業(yè)部《合格供應(yīng)商名錄》或《新準(zhǔn)入供應(yīng)商名錄》內(nèi)，回復(fù)《報(bào)價(jià)回執(zhí)》時(shí)無需再次提交其公司資質(zhì)，而名錄外單位則需要提供公司相關(guān)資質(zhì)。

　　第十六條規(guī)定，采購部可直接與意向合作供應(yīng)商溝通采購需求及口頭議價(jià)，然后由對(duì)方書面報(bào)價(jià)。采用對(duì)方的報(bào)價(jià)格式（需蓋鮮章）或事業(yè)部《報(bào)價(jià)回執(zhí)》格式均可。

　　第十七條規(guī)定，采購部應(yīng)根據(jù)意向合作供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)資料填寫《采購審批表》（見附件4）。在采購情況說明中，需闡述選用某種采購方式的原因、供應(yīng)商的選擇及采購價(jià)格確認(rèn)過程等。完成審批流程后，相關(guān)人員需簽字。

　　第十八條規(guī)定，如果中選供應(yīng)商在《合格供應(yīng)商名錄》或《新準(zhǔn)入供應(yīng)商名錄》內(nèi)，采購部將直接實(shí)施采購，否則需要進(jìn)行準(zhǔn)入審核。第十九條要求事業(yè)部對(duì)每年新增合作的非年度《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入審核，否則不能與其開展合作。準(zhǔn)入審核流程包括采購部收集供應(yīng)商資料、組織考察和填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入審核表》。第二十一條列舉了供應(yīng)商禁入標(biāo)準(zhǔn)，包括經(jīng)營資質(zhì)不符合要求、涉及重大法律訴訟案件和被列入黑名單的企業(yè)。第二十二條規(guī)定采購部與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)必須簽署廉潔合作相關(guān)條款，詳見XXX合同管理管理辦法》。第二十三條要求事業(yè)部每年對(duì)上一年合作過的供應(yīng)商進(jìn)行考核，并根據(jù)質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)率、合作規(guī)模和價(jià)格等要素進(jìn)行打分。評(píng)分在80-100分為A級(jí)，60-79分為B級(jí)，60分以下為C級(jí)。評(píng)選結(jié)果由采購員以書面形式反饋至供應(yīng)商。在反饋過程中，需告知A級(jí)供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)和B級(jí)供應(yīng)商的差距以及自身存在的問題，督促整改。第二十四條要求采購部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，形成《供應(yīng)商動(dòng)態(tài)監(jiān)控記錄表》并每月提交給經(jīng)營管理部存檔。

　　對(duì)于出現(xiàn)以下問題的供應(yīng)商，我們將填寫《黑名單供應(yīng)商審批表》（附件7），經(jīng)過審批后，將其從《合格供應(yīng)商名錄》或《新準(zhǔn)入供應(yīng)商名錄》中剔除，并列入《供應(yīng)商黑名單》：

　　1.所提供的商品或服務(wù)出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題；

　　2.未能按合同及時(shí)提供商品或服務(wù)，給事業(yè)部造成嚴(yán)重?fù)p失；

　　3.提供給事業(yè)部的公司資質(zhì)、證明材料等為偽造；4.有行賄行為；

　　5.與事業(yè)部發(fā)生訴訟糾紛；

　　6.不承擔(dān)違約責(zé)任、賠償責(zé)任、廉潔違約金；7.與同一項(xiàng)目客戶存在關(guān)聯(lián)性；

　　8.在合作過程中暴露出其他高風(fēng)險(xiǎn)。

　　如果相關(guān)人員在合作中發(fā)現(xiàn)了以上問題又未及時(shí)上報(bào)，我們將對(duì)其進(jìn)行處罰，嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任。具體的處罰措施將由事業(yè)部辦公會(huì)研究決定。

　　在供應(yīng)商管理中，我們還將根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)給予獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。具體情況如下：

　　獎(jiǎng)勵(lì)：

　　1.及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格信息，并向事業(yè)部建議后帶來明顯經(jīng)濟(jì)效益的；

　　2.采購的事項(xiàng)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，節(jié)約資金金額較多的；3.揭露違反事業(yè)部有關(guān)規(guī)定的行為。