項(xiàng)目文檔管理辦法

　　一、總則

　　（一）為了加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的管理工作，維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整和安全，進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目檔案日常管理流程，制定本辦法。

　　（二）項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目進(jìn)展的整個(gè)過程中產(chǎn)生的包括非電子文件、文本文件、聲音文件、圖形文件、多媒體文件等項(xiàng)目有關(guān)的文件資料。

　　（三）項(xiàng)目檔案管理工作由檔案管理人員負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)是收集、整理、歸檔項(xiàng)目資料，并定期向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)檔案管理情況。

　　（四）項(xiàng)目中的非電子文件在歸檔的同時(shí)，原則上可以轉(zhuǎn)換成電子文件的需備份電子版，在內(nèi)容、相關(guān)說明和描述上保持一致。

　　（五）項(xiàng)目組成員在工作中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料由個(gè)人或項(xiàng)目經(jīng)理整理后報(bào)文檔管理人員存檔。所有人員都有承擔(dān)按時(shí)提交文檔的義務(wù)和職責(zé)。

　　（六）項(xiàng)目檔案分為項(xiàng)目管理文件、技術(shù)文件、商務(wù)文件，各類的收集范圍見附表。

　　（七）建立檔案索引目錄，便于文件拷貝和查看。

　　二、文件收集

　　（一）收集范圍：

　　非電子文件、文本文件、影音文件、圖形文件、多媒體文件等項(xiàng)目進(jìn)展過程中的所有文件。

　　（二）收集要求：

　　1、記錄了重要文件的主要修改過程，有參考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，由檔案管理員進(jìn)行電子文件的轉(zhuǎn)換工作。

　　2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

　　3、在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。

　　4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

　　三、文件歸檔

　　（一）歸檔時(shí)間：

　　項(xiàng)目管理文件和商務(wù)文件一周歸檔一次。技術(shù)文件兩周歸檔一次。特殊情況，根據(jù)項(xiàng)目需要調(diào)整歸檔時(shí)間。

　　（二）歸檔要求：

　　1、有效性和完整性鑒定。歸檔前由檔案管理人員對文件的有效性和完整性進(jìn)行鑒定，查看文件是否破損、內(nèi)容是否完整。

　　2、文件分類。歸檔前對電子文件進(jìn)行分類，有必要時(shí)對文件重新命名，參考附表歸納到所屬類別。

　　3、紙質(zhì)文件按照類別歸檔，以標(biāo)簽形式注明類別，及時(shí)鎖入安全柜中。

　　4、文件分類后按照檔案索引目錄存入相應(yīng)的文件夾。

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