招標資料及合同紙質文檔管理辦法

目 錄

第一章 總則 ............................................................... 1

第一條 目的 ............................................................... 2

第二條 原則 ............................................................... 2

第三條 適用范圍 ........................................................... 2

第四條 職責范圍 .........................................salifelink.com.................. 2

第二章 資料組成及管理 ..................................................... 2

第五條 招標資料的組成及管理 ............................................... 2

第六條 合同紙質文檔分類及管理 ............................................. 2

第七條 招標資料與合同紙質文檔管理的其他規定 ............................... 3

第三章 附則 ............................................................... 3

第一章 總則

第一條 目的

為了規范招標資料和合同紙質文檔管理，統一招標投標過程中檔案資料的收集、分類、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理，提高工作效率，特制定本辦法。

第二條 原則

1.1. 真實性：檔案資料必須真實、準確地記載招標管理過程中形成的內容；

1.2. 完整性: 檔案資料招標管理過程中形成完整的具有保存價值的文字、數字、圖表、

電子光盤等各種文件資料。

第三條 適用范圍

適用于集團公司各開發項目。非開發項目可參照執行。

第四條 職責范圍

4.1. 集團造價采購中心負責本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導及監督檢查。

4.2. 集團下屬各公司的造價采購部、項目部、工程部等部門及相關人員負責本管理辦法

的貫徹執行。

4.3. 集團下屬各公司可以根據實際情況制定管理細則，但是管理細則不得與本管理辦法

沖突。

第二章 資料組成及管理

第五條 招標備案資料的組成及管理

5.1. 資料組成：招標定案、開標結果統計表、招標答疑紀要(澄清文件)、投標單位報價

書、圖紙會審記錄或圖紙審查結論、圖紙變更資料、限價、相關承諾書等（詳見附件一）。

5.2. 資料管理： 招標經辦人及時收集、整理、保存依照有關法定程序備案招標投標過

程中產生的各種文件資料，并應當在簽訂合同之日起七日內，將收集齊全的歸檔招投標資料交資料管理人員。經辦人發生變化時，應當做好交接工作。

5.2.1. 招標資料及合同紙質文檔應當專人管理，大區造價采購部設兼職資料管理人員。

5.2.2. 資料管理人員在收到歸檔的完整資料后，應及時作好分類登記(詳見附件二），并

認真做好歸檔和集中管理工作。

第六條 合同紙質文檔分類及管理

6.1. 合同紙質文檔分類：設計、勘察、監理、造價咨詢、基礎、土建、安裝、裝飾、材

料設備、設備購買及安裝、園林景觀、臨時設施、其它。

6.2. 合同紙質文檔管理：存檔所有的合同相關資料原件（合同審批表（OA）、合同、補充

協議等），并將相關數據錄入合同臺賬，以便快速復查（詳見附件三）。各大區開發公司于每月25日前將合同臺賬上傳造價采購中心和督察中心。

第七條 招標資料與合同紙質文檔管理的其他規定

7.1. 歸檔與立卷

7.1.1. 資料管理員將完整的資料收集整理后裝訂并存放于統一標準檔案盒。

7.1.2. 檔案盒里存檔資料的排列順序與臺賬順序匹配。

7.2. 保管與使用

7.2.1. 招標資料與合同紙質文檔為長期性保存資料，采用集中保管形式。

7.2.2. 資料要求集中存放于部門資料柜，由專職（或兼職）資料管理人員管理，部門各

職員手中只能持有正在處理的此類資料。

7.2.3. 根據工作需要借閱查看的，必須履行借閱手續方可借閱。資料管理人員負責借閱

資料的催還。

7.2.4. 根據工作情況需要銷毀或作廢的資料，資料管理人員必須造具清冊，經部門負責

人批準，方可在指定監銷人監督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

第三章 附則及其它

第八條 本規則自發布之日起開始施行。

第九條 附件

附件一：

附件二：

附件三：

合同信息表.xls招標資料定案歸檔

明細目錄.xls工程招標信息統計

表.xls

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