文件管理制度

時間：2023-10-21 09:00:55 制度我要投稿

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文件管理制度15篇(熱門)

　　在社會一步步向前發展的今天，制度起到的作用越來越大，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文件管理制度15篇(熱門)

文件管理制度1

　　1.目的:

　　確保各項質量管理的制度、職責和操作程序得到有效落實,以促進本公司質量管理體系的有效運行。

　　2.依據:

　　《藥品經營質量管理規范》第61條

　　3.適用范圍:

　　適用于對質量管理制度、崗位職責、操作程序和各項記錄的檢查和考核。

　　4.職責:

　　本公司負責人對本制度的實施負責。

　　5.內容:

　　5.1 檢查內容:

　　5.1.1 各項質量管理制度的執行情況;

　　5.1.2 各崗位職責的落實情況;

　　5.1.3 各種工作程序的執行情況;

　　5.1.4 各種記錄是否規范。

　　5.2 檢查方式:各崗位自查與本公司考核小組組織檢查相結合。

　　5.3 檢查方法

　　5.3.1 各崗位自查

　　5.3.1.1 各崗位應定期依據各自崗位職責對負責的質量管理制度和崗位職責和工作程序的執行情況進行自查,并完成書面的自查報告,將自查結果和整改方案報請本公司負責人和質量負責人。

　　5.3.2 質量管理制度檢查考核小組檢查

　　5.3.2.1 被檢查部門:本公司的各崗位。

　　5.3.2.2 本公司應每年至少組織一次質量管理制度、崗位職責、工作程序和各項記錄的執行情況的檢查,由本公司質量負責人進行組織,每年年初制定全面的檢查方案和考核標準。

　　5.3.2.3 檢查小組由不同崗位的人員組成,組長1名,成員1名。

　　5.3.2.4 檢查人員應精通經營業務和熟悉質量管理,具有代表性和較強的原則性。

　　5.3.2.5 在檢查過程中,檢查人員要實事求是并認真作好檢查記錄,內容包括參加的人員、時間、檢查項目內容、檢查結果等。

　　5.3.2.6 檢查工作完成后,檢查小組應寫出書面的.檢查報告,指出存在的和潛在的問題,提出獎罰辦法和整改措施,并上報本公司負責人和質量負責人審核批準。

　　5.3.2.7 本公司負責人和質量負責人對檢查小組的檢查報告進行審核,并確定整改措施和按規定實施獎罰。

　　5.3.2.8 各崗位依據本公司負責人的決定,組織落實整改措施并將整改情況向本公司負責人反饋。

文件管理制度2

　　電子技術文件管理制度

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括：

　　1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2)開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的.編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度3

　　1目的

　　為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責

　　3.1各過程管理部門職責：

　　3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

　　3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

　　3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。

　　3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。

　　3.1.5負責文件更改內容等。

　　3.2生產部職責：

　　3.2.1負責管理手冊的編制。

　　3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

　　3.3各部門負責本部門各過程文件的`編制、評審和批準。

　　3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。

　　4程序內容

　　4.1確定文件種類

　　4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

　　4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。

　　4.1.3綜合管理體系文件

　　a.方針、目標和指標；

　　b.實現方針、目標和指標的策劃；

　　c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

　　4.1.4資料和記錄

　　相關的資料包括但不限于：

　　a.各類分析/評價/統計數據；

　　b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監察（檢測）資料；

　　c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；

　　d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；

　　e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；

　　f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；

　　g.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

　　h.設施的設計、運行技術資料；

　　i.供應商和承包商檔案；

　　j.作業許可證等；

　　k.其他資料。

　　4.2提出文件的編制和修改需求

　　4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

　　4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

　　4.3指定編寫人

　　4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

文件管理制度4

　　1、內容與適用范圍

　　本制度規定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。

　　2、工藝文件的編制

　　2.1工藝文件是企業進行工藝管理,組織生產,指導操作的技術依據,工藝文件的編制必須正確、完整、統一。

　　2.2工藝文件的編制應簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產品質量,實現安全生產,具有較好的經濟效益。

　　2.3根據產品類型,確定必備的工藝文件。

　　2.3.1樣機試制必備的工藝文件。

　　工藝方案:產品零部件工藝路線表:自制件明細表,外協件明細表,外購及企業標準工具明細表,工裝設計任務書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結等有關文件。

　　2.3.2小批量生產必備工藝文件對照產品系列鑒定資料要求由技術科酌情自定。

　　2.3.3批量生產必備工藝文件--除了小批量生產的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質量管理表,由產品主管工藝員根據實際需要確定。

　　2.4工藝文件的編制分工

　　產品工藝文件由技術科負責編制、審核。

　　3、工藝文件的會簽、驗證和審批

　　3.1工藝文件會簽、技術科的工藝文件由所屬車間負責會簽、互相制約。

　　3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產的工藝文件,均應進行驗證,由車間負責人、技術科會同質檢人員,負責收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術科認真進行修訂,經修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規,各級人員都必須嚴格遵守。

　　3.3工藝文件的審批與簽字

　　根據新的`工藝文件統一格式規定,每一種工藝文件必須統一編制,審核,會.

　　簽,審查及標準化五個程序,并履行簽字手續。

　　3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。

　　3.3.2審核一一由技術科科長。

　　3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執行。

　　3.3.4審查一一產品工藝統一由技術副廠長進行審查,并履行簽字手續。

　　3.3.5標準化一一為了確保產品工藝文件正確完整,統一標準審查工作。一律由標準化員承擔,并履行簽字手續。

　　3.3.6非產品工藝文件的審查由車間主任簽字,標準化由標準化員簽字。

　　4、工藝文件的貫徹與實施..

　　4.1工藝文件是企業工藝工作的法規,各級人員都必須嚴格遵守,認真貫徹執行。

　　4.2技術科對車間工藝文件執行情況及工藝紀律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術副廠長作出報告。

　　4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執行負責,要教育車間職工嚴格按工藝文件進行操作。

　　4.4生產班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設計圖樣、工藝文件,技術標準組織生產,對執行中的問題和需要作出改進的建議,應及時向車間主任提出,未經許可,不得擅自不按工藝加工。

　　4.5質檢人員應按上述'三按'進行質量檢查,發現生產員工不按工藝操作時,有權制止,并及時反映給車間領導處理。..

　　4.6技術科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負責。

　　5、工藝文件修改

　　5.1工藝文件修改一般原則。..

　　5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術部門下達工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。

　　5.1.2保證修改后的文件正確統一。

　　5.1.3工藝文件修改通知單下達后,需修改的文件應在規定日期內部修改完畢。

　　5.1.4由于臨時性的設備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應填寫“臨時脫離工藝通知單”,經有關部門會簽和批準后生效,但不能修改正式工藝文件。

　　5.2工藝文件修改程序

　　5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應符合文件的更改程序規定。

　　5.2.2工藝文件更改通知單應經有關部門會簽并經審核和批準后才能下發。

　　5.2.3按批準的工藝文件更改通知單要求進行修改。

　　5.3修改方法

　　5.3.1修改時不得涂改,應將更改部分用細實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內容。

　　5.3.2在更改部位附近標注本次修改所用標記,標記符號應按更改通知單中的規定。

　　5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內填寫本次更改的標記、更改次數、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。

　　5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。

　　5.3.4.1經多次修改,文件已模糊不清。

　　5.3.4.2雖初次修改,但修改內容較多,修改后文件已不清晰。

　　5.3.5更新描的底圖,更改欄內應按以下規定填寫。

　　5.3.5.1'標記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標記。

　　5.3.5.2'處數'欄填寫'重描'字樣。

　　5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。

　　5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內,負責復核的工藝人員簽上姓名和日期。

　　5.3.5換發新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應加區分標記,嚴禁新舊兩種文件混用。

　　6、工藝文件的保管和處理胃

　　6.1凡保管的工藝文件應及時登記,根據順序分類捕,裝訂或袋裝保管。

　　6.2技術科應常備全套文件復制件

　　6.3凡需曬發的工藝文件,必須經技術科審批后方可發放。

　　6.4工藝文件由技術科統一保管,失效廢除的工藝文件應蓋'作廢'章后單獨存檔五年以上備查。-

　　6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標準,簽字手續齊全。

　　7、工藝文件的借用與保密

　　7.1未經批準,對外不準借用工藝文件。

　　7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續,并限期歸還,歸還時應清點。

　　7.3借閱者應保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉借,否則,一律作違反工藝紀律處理。

文件管理制度5

　　第一條為了加強項目對主要危險源的監督管理，預防事故發生，保障施工人員生命安全和項目財產安全，根據《中華人民共和國安全生

　　產法》結合本項目實際情況，制定本制度。

　　第二條本辦法所稱主要危險源，是指在危險源明白卡上所規定的危險源。

　　第三條存在主要危險源的部門，其部門安全負責人全面負責本單位主要危險源的安全管理與監控工作。

　　第四條對主要危險源存在的事故隱患以及在安全生產方面的違法行為，任何單位或者個人均有權向安全協調辦公室及負有安全生產監督管理職責的相關部門舉報。

　　第五條主要危險源安全管理應當包括以下內容：

　　（一）主要危險源安全管理與監控制度；

　　（二）主要危險源明白卡；

　　（三）主要危險源應急救援預案和演練方案；

　　第六條項目在施工前應填寫《主要危險源明白卡》，報送安全協調辦公室備案。

　　第七條對新產生的主要危險源，現場安全負責人應當及時報送安全協調辦公室備案；

　　第八條項目安全協調辦公室應建立健全主要危險源安全管理規章制度，落實主要危險源安全管理與監控責任制度，明確所屬各部門和有關人員對主要危險源日常安全管理與監控職責，制定主要危險源安全管理與監控制度。

　　第九條安全協調辦公室對從業人員進行安全教育，現場安全員或現場負責人對從業人員應當技術培訓，使其全面掌握本崗位的安全操作技能和在緊急情況下應當采取的應急措施（可按照新員工培訓方案進行實施）。

　　第十條安全協調辦公室或現場負責人應當將主要危險源可能發生事故的應急措施，特別是避險方法書面告知相關單位和人員。

　　第十一條各施工單位應當在主要危險源現場設置明顯的安全警示標志，并加強對主要危險源的監控和對有關設備、設施的安全管理。

　　第十二條各施工單位應當對主要危險源中的工藝參數、危險物質進行監控，對重要的設備、設施定期進行保養維護，并記錄在案上報機械部和安全協調辦公室進行備案。

　　第十三條各施工單位應當對主要危險源的安全狀況和防護措施落實情況進行定期檢查，做好檢查記錄，并將檢查情況報送安全協調辦公室。

　　第十四條對存在事故隱患的主要危險源，各施工單位必須立即整改；對不能立即整改的`，必須采取切實可行的安全措施，防止事故發生，并及時報告安全協調辦公室或有相關監督安全職責的部門。

　　第十五條安全生產協調辦公室應當制定主要危險源應急救援預案。應急救援預案應當包括以下內容：

　　（一）主要危險源基本情況；

　　（二）應急機構人員及其職責；

　　（三）應急設備與設施；

　　（四）應急報警、通訊聯絡方式；

　　（五）事故應急程序與行動方案；

　　（六）事故后的恢復與程序；

　　（七）培訓與演練。

　　第十六條安全協調辦公室應當根據應急救援預案制定演練方案進行一次實戰演練或模擬演練。

　　第十七條安全協調辦公室應當建立主要危險源監控和管理系統，對主要危險源實施分級監控，并對各類信息實施動態管理。

　　第十八條安全協調辦公室應當定期對主要危險源進行專項監督檢查。監督檢查的內容包括：

　　（一）貫徹執行國家有關法律、法規、規章和標準情況；

　　（二）預防生產安全事故措施落實情況；

　　（三）主要危險源的登記建檔情況；

　　（四）主要危險源的安全檢測、監控情況；

　　（五）主要危險源設備維護、保養和定期檢測情況；

　　（六）主要危險源現場安全警示標志設置情況；

　　（七）從業人員的安全培訓教育情況；

　　（八）應急救援組織建設和人員配備情況；

　　（九）應急救援預案和演練工作情況；

　　（十）應急救援器材、設備的配備及維護、保養情況；

　　（十一）主要危險源日常管理情況；

　　（十二）法律、法規、規章規定的其他事項。

　　第十九條安全協調辦在監督檢查中，發現主要危險源存在事故隱患的，應當責令相關單位立即排除。

　　第二十條安全協調辦公室及負有安全生產監督管理職責的相關部門在監督檢查中，應當相互配合、互通情況，并幫助生產經營單位對主要危險源實施有效的管理與監控。

文件管理制度6

　　文件格式規范方法

　　一、適用范圍

　　上呈和下發的所有文件。

　　二、文件用紙

　　文件用紙統一采用國際標準A4型紙（特殊文件除外，例如：財務報表等）。

　　三、字體排版

　　各種文件中，文件標題均使用二（22）號黑字體，加粗；副標題用四（14）號黑體，不加粗；標題和正文之間空一行。

　　正文位于標題的'下一行，每自然段開始首行縮進兩個字距，回行定格，采用小四（12）號宋體字。

　　四、行距、段落間距

　　文件的標題設置為三倍行距，副標題和正文的行距設置為單倍行

　　距，段落之間和條款之間空一行，各條款中的小標題無須空行。

　　五、結構層次

　　正文中第一層為“一”采用小四（12）號宋體，加粗；第二層為“1”，第三層為“1）”。第四層為“①”，均采用小四（12）號宋體。

　　一般文件均需有落款，注明發文單位及日期，并加蓋印章。

　　六、圖表

　　圖表大小可根據需要設定式樣和底紋，圖標標題黑體，加粗，字號需同圖表大小匹配；圖表文字內容采用宋體，字號需同圖表大小匹配。

　　七、附件

　　文件中含有附件，在正文下空一行，左起用小四（12）號宋體標識“附件一”，后標冒號及名稱，不再加標點符號，如：“附件一：***”，附件應與文件正文一起裝訂，并在附件左上角第一行定格標識“附件一”，名稱前后標識應一致。

　　八、裝訂

　　文件的裝訂應一律采用左側裝訂，超過1頁以上紙張的文件必須裝訂成兩釘式，裝訂規格為距離左邊約1厘米處，距離頁面上、下方約8厘米處，非正式性文件可裝訂為左上45度角度釘式。

文件管理制度7

　　一、學院的公文均由董事長、黨委書記或院長簽發。

　　1、學院對外公文、副處級（含副處級）以上干部的任免和內部重要的行政、財務、資產管理等公文由董事長簽發。

　　2、學院教學、科研、招生、學生管理、后勤服務管理和副處級以下干部的任免等內部公文由院長簽發。

　　3、學院黨委的公文由黨委書記簽發。

　　二、學院公文擬稿與簽發程序：

　　1、公文擬稿需經學院領導同意或交辦。

　　2、公文內容涉及其他部門和單位的，主辦單位或部門在擬稿前應與協辦單位商議形成共識。

　　3、擬稿人對行文的目的與內容要了解清楚，所擬公文要條理清楚、簡明嚴謹、文字規范。

　　4、擬稿人擬稿后交部門或單位主要負責人審查文稿內容及其表述形式。其內容不得與國家法規、政策、政府有關文件和學院有關規定相抵觸。審查完畢簽字后轉交協辦單位負責人會簽；會簽者無論同意與否，均須用文字明確表述意見。

　　5、會簽后的文稿由分管院領導進行審核，并簽署審核意見。

　　6、分管院領導審核后的文稿由院辦公室或黨委工作部進行文字與格式審核，并簽署審核意見。

　　7、院辦公室或黨委工作部審核文稿后按本制度第一條之規定送請有關領導簽發。

　　8、簽發后的文稿由學院辦公室或黨委工作部負責編號、印制、蓋章和發送。其格式要符合公文規范；校對由擬稿人負責，做到準確無誤。

　　9、未嚴格按程序辦理的文稿，院辦公室或黨委工作部不得受理。

　　三、呈送上級的公文，其文件紅線左上方設置文號，右上方打印簽發人及其姓名；屬于“請示”類文件，須在印鑒與日期的'左下方，用括號打印聯系人姓名與電話號碼。

　　四、部門公文由各部門擬稿、核稿、校對，由分管院領導審定簽發。格式審定和編號由院辦公室或黨委工作部負責（詳見下表）。

　　注：

　　1、共產黨員和教職工處分類文件，由紀檢監察室擬稿，視錯誤程度和類型分別用紀檢監察室、院紀委或院黨委、學院的文件公布（通知）。

　　2、學生處分文件，由學生工作部擬稿，除勒令退學和開除學籍的用學院文件外，其余用學生工作部的名義發文公布（通知）。

　　3、凡為了規范統一，需用學院函頭紙打印下發的資料（文稿），不屬此列。

　　附件2：

　　文印管理制度

　　一、學院文件資料的制發由辦公室統一管理。

　　二、學院的文件、公函以及院領導交辦需印制的資料由文印室辦理；各部門需印制文稿的，按《公文簽發管理規定》中的程序完成審批后，由院辦公室繕印。未按規定程序辦理的，文印室不得印制。

　　三、文印程序：

　　四、文印室工作人員要加強政治與業務學習，增強職業道德素養，嚴守文件機密，不斷提高文印質量。

　　五、院辦公室要加強對文印室的管理，嚴格按規定程序辦文。

文件管理制度8

　　為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。

　　一、總則

　　第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。

　　第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。

　　第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。

　　二、立卷、歸檔

　　第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

　　第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。

　　第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯系，區分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。

　　1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

　　2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。

　　3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。

　　4、教師業務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。

　　5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

　　6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

　　7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。

　　第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

　　2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

　　2、會議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

　　第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。

　　第十三條歸檔時間。

　　1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務完成后，相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。

　　2、隨時歸：上級文件、通知，人事調動材料，在落實好文件精神或辦好調動手續后交綜合檔案室歸檔。

　　3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定后，向綜合檔案室移交。

　　第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。

　　2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。

　　3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

　　4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

　　三、檔案的管理和利用

　　第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十七條綜合檔案室的`管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

　　第十九條借用檔案人員必須做到：

　　1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。

　　2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。

　　3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。

　　4、調閱人員摘抄、復制檔案時，應征得檔案管理人員同意。

　　第二十條檔案室工作人員應做到：

　　1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。

　　3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。

　　四、檔案的鑒定與銷毀

　　第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組，負責學校檔案鑒定、銷毀。

　　第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據。

　　第二十三條銷毀檔案程序

　　1、對已到保管期限的檔案，經鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。

　　2、會計檔案的銷毀，應經上級主管部門的批準。

　　3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規定要求銷毀。

　　4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

　　五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全

　　第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。

　　第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。

　　第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。

　　第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。

文件管理制度9

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

　　2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

　　4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發文

　　1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。

　　2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。

　　4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

　　5、監理項目中的一般業務文件，需要辦公室打印的'，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

文件管理制度10

　　1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。

　　3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學校統一規定編號、登記，之后提交校長簽發。

　　4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。

　　5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的`首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。

　　6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發文，可以采用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，并作好相關的發送記錄，作為檔案保存。

　　7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。

　　8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。

文件管理制度11

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

　　3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

　　二、發文管理

　　1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。

　　2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

　　3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

　　4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

　　5、發文辦理工作程序：

　　（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

　　（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　　（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。

　　（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。

　　（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的'歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

　　2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。

　　6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　　（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

　　室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

　　（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

　　（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

　　（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　　（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。

　　（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

　　（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

　　（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

　　2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。

　　3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。

　　4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。

　　2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負責解釋。

　　2、本制度自發文之日起實施。

文件管理制度12

　　為規范和加強站內的安全檔案的管理,實行制度化管理,特制定本制度。安全生產檔案必須由專人管理安全生產檔案。

　　1、安全生產檔案內容:

　　(1)安全生產管理管理人員任命書及變動情況記錄。

　　(2)從業人員檔案(包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息)。

　　(3)特種作業人員資格證名單。

　　(4)特種設備清單及有關檔案。

　　(5)危險源管理清單。

　　(6)監測資料(設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等)。

　　(7)職工健康檔案及職業病檔案資料。

　　(8)安全生產整改情況記錄。

　　(9)安全例會及安全日、月活動記錄。

　　(10)安全生產隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況;

　　(11)事故記錄和統計資料。

　　(12)傷亡登記表存檔情況。

　　(13)崗位作業操作規程。

　　(14)安全措施經費及使用情況。

　　(15)事故應急救援預案、演練、實施記錄。

　　2、要編寫詳細的'目錄并分檔存放,以形成標準化、規范化。

　　3、按期上報給各有關部門,定期向職工公布檔案管理情況。

　　4、主要領導要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學化。

文件管理制度13

　　第一章總則

　　第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關法律法規和總公司相關規定，特制定本制度。

　　第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。

　　第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務。

　　第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。

　　第二章保密范圍和密級確定

　　第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：

　　1、公司重大決策中需保密的事項；

　　2、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；

　　3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；

　　4、公司內部掌握的合同、協議及重要會議記錄；

　　5、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；

　　6、公司職員人事檔案、工資性勞務性收入及資料；

　　7、工藝技術中涉及重要工藝技術環節的內部資料；

　　8、生產運行過程中產生的需內部掌握的資料；

　　9、銷售活動中涉及用戶的內部信息資料；

　　10、經公司黨政聯席會和經理辦公會確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

　　第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

　　絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。

　　第八條保密級別的確定

　　1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；

　　2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；

　　3、公司人事檔案、各類合同及協議、職員工資性勞務性收入、工藝技術中涉及主要工藝技術環節的資料、生產運行中產生的需內部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。

　　第九條屬于公司秘密的`文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門，由相關歸口管理部門負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。

　　第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關工作均由文件所在部門負責。

　　第三章保密措施

　　第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，根據文件的密級程度由相關歸口部門負責。

　　第十二條對于秘密文件、資料，相關歸口管理部門必須采取以下保密措施：

　　1、非經總經理批準，不得借閱、復制和摘抄；

　　2、經總經理批準收發、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關歸口管理部門指定專人負責，并采取必要的安全措施。

　　第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關歸口管理部門對情況進行核實，報總經理批準后方可提供。

　　第十四條召開和舉辦屬于公司保密內容的會議和其他活動，根據密級程度確定主辦部門，并應采取下列保密措施：

　　1、選擇具備保密條件的會議場所；

　　2、根據需要限定參加會議人員的范圍，或根據會議密級程度指定參會人員；

　　3、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；

　　4、確定會議內容的傳達范圍。

　　第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

　　第十六條公司員工發現公司秘密可能泄露或已經泄露時，應當及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關情況后應第一時間報告總經理，并及時采取相應措施進行處理。

　　第四章責任與懲罰

　　第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協議，并根據協議要求嚴格遵守相關規定。

　　第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：

　　1、違反保密協議相關規定，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；

　　2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經濟損失的。

　　第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經濟損失：

　　1、違反保密協議相關規定，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違規提供公司秘密的；

　　5、利用職權強制他人違反保密規定的。

　　第五章附則

　　第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第二十一條本制度自下發之日起執行。

文件管理制度14

　　一、總則：

　　為規公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術文件的編制、審核、批準：

　　1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。

　　2、工程部部長負責技術文件的審核。 3、總經理負責技術文件的批準。 4、技術文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規程；

　　c、設備操作規程；

　　d、產品內控標準；

　　e、產品檢驗規范；

　　f、采購技術要求等。

　　三、技術文件的更改：

　　1、技術文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開發試制的疏忽而必須更改；

　　c、技術要求過高，生產設備無法達到而必須進行更改等。 2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經理批準；3、技術文件更改申請單應包括以下內容：a、更改原因；

　　b、更改前參數；

　　c、更改后參數。

　　4、技術文件更改申請單的審批：

　　a、廠務經理負責對技術文件更改進行審批；

　　b、必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；

　　c、廠務經理下達技術文件更改指令（書面文件）；5、生產部根據指令實施更改。

　　a、更改不得降低規定的產品質量水平和顧客適用性要求；b、更改不得違反有關標準和法律、法規；

　　c、工程部負責更改，其他人員未經受權無權更改，工程部做

　　好技術文件更改記錄；

　　d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。四、技術文件的管理：

　　1、技術文件發放：技術文件由工程部發放到相關責任部門，并在[文件發放記錄表]上登記，由領用人簽名。 2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據工作需要合理發放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發手續；

　　c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術文件須由技術部或廠務經理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；

　　g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。技術文件管理制度11

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括：

　　1）開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。 2）開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

　　3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產品調試記錄。

　　4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　4、各相關負責人負責技術文件的審核和批準。

　　5、技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于生產和歸檔。技術文件管理制度12

　　1范圍

　　本標準規定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

　　本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。 2總則

　　為明確交工技術文件形成的過程及各相關環節之間的關系,特制定本標準。

　　3規范性引用文件

　　《吉林省建筑工程施工技術資料標準》煉油化工建設項目(工程)交工技術文件《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》《工業安裝工程質量檢驗評定標準》 4術語和定義

　　本標準采用了下列術語:

　　4.1交工技術文件

　　交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設單位的技術文件。

　　4.2項目工程:指在一個總體設計或初步設計范圍內,由一個或若干個互相有內在聯系的單項工程所組成的建設項目。 4.3單項工程:是建設項目的`組成部分,具有獨立設計文件,建

　　成后能夠發揮生產能力或效益的生產裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。

　　4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。 4.5中間交接

　　中間交接是指單位工程按設計文件所規定的范圍完成,并經管道系統和設備的內部處理,電氣和儀表調試及單機試車合格后,與建設單位所做的交接。

　　4.6工程交接

　　工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設單位按規定內容所做的交接。

　　5管理內容與要求

　　5.1交工技術文件的管理流程(見附圖) 5.2交工技術文件的策劃

　　5.2.1明確交工技術文件的執行標準。由公司市場開發部在與建設單位簽定的工程承包合同中規定。當建設單位無明確表示時,應在合同中規定“交工技術文件按工程總承包單位的規定執行”。

　　5.2.2劃分工程項目的單位工程,規定施工單位,統一編號。

　　該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上,以文件形式下發給施工單位及有關部門,在工程開工后兩個月以內完成。 5.2.3下達立卷分冊的要求。根據單位工程的劃分,在征得建設單位同意的基礎上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發。 5.2.4確定交工技術文件模式。根據合同規定,項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準,以文件形式下發。

　　5.3工程技術文件的形成和同步積累

　　5.3.1施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。

　　5.3.2項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員,對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。

　　5.3.3項目部施工經理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者,對交工技術文件工作負全責。

　　5.3.4施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。

　　5.3.5設計變更和技術簽證(技術聯系單)由資料員領回建帳,

　　發放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執行,同時收集作為交工技術文件。

　　5.3.6材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理,在材料進入施工現場的同時,向技術人員提供合格的足夠數量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經手人印章和抄件專用章。

　　5.3.7設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供,合格證原件放入交工技術文件正本。

　　5.3.8交工技術文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯合簽證的及時性。

　　5.3.9分部分項工程質量檢驗評定完成后,由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經上級主管部門核定后,由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。

　　5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確。竣工圖要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。

　　5.4交工技術文件的整理

　　5.4.1項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作,凡屬交工技術文件范疇的各種資料,均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。

　　5.4.2為使技術文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。

　　5.4.3交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規定。

　　5.5質量經理

　　5.5.1項目部質量經理組織本工程項目交工技術文件的審查工作,對交工技術文件的質量負責。

　　5.5.2交工技術文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經理統一組織終審。 5.6交工技術文件的送審和交接簽證

　　5.6.1交工技術文件經終審后,由項目部邀請建設單位和質量監督站進行予審。

　　5.6.2予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。

　　5.6.3交工技術文件審查通過后,按規定進行正式裝訂。

　　5.6.4裝訂結束后,項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。

　　5.7對于外包工程,根據“誰分包,誰負責”的原則,由發包的單位全權負責交工技術文件工作。 5.8交工技術文件的歸檔

　　項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。 6本標準產生的質量記錄

　　a.交工技術文件;

　　b.存查資料;

　　c.交工技術文件立卷分冊目錄;

　　c.竣工圖編制記錄;

　　d.交工技術文件最終審查簽證表; e.科技檔案移交清冊。

　　7附錄

　　a.交工技術文件立卷分冊目錄;

　　b.竣工圖編制記錄;

　　c.交工技術文件最終審查簽證表;技術文件管理制度13

　　1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。

　　2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。

　　3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。

　　4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。技術文件管理制度14

　　文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。

　　(1)文件及技術檔案管理的任務、意義①文件及技術檔案管理的任務是

　　按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。

　　②文件及技術檔案管理的意義是

　　可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定

　　正常生產的作用。

　　(2)文件及技術檔案管理制度

　　①文件管理制度

　　施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20__的要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。

　　②技術檔案管理制度

　　施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20__的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。 (3)文件及技術檔案管理的方法

　　①文件管理方法

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　　②技術檔案管理辦法

　　a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。

　　b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的

　　自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。 (4)交工驗收及資料整理

　　①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

　　②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。 ③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　　①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。 ②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

　　③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。技術文件管理制度15

　　1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。

　　2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。 3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。 4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。

　　5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

　　6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

　　7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。

　　8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱

　　手續。

　　9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。

　　10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。

　　11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。

　　12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。