秘書工作的一般特征(1) -文秘文書

秘書工作的一般特征，是指各類秘書工作都具有的，但又不同于其它工作的特征。一般特征不同于本質特征。秘書工作的本質特征決定秘書工作的一般特征；秘書工作的一般特征反映秘書工作的本質特征。秘書工作的本質特征只能有一個，秘書工作的一般特征可以有多個。揭示秘書工作的一般特征，既有利于進一步認識和把握秘書工作的本質特征和規律，也有利于全面認識秘書工作的特征，有針對性地做好秘書工作。　　 一、機要性與群眾性相統一　　 秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語“秘書”一詞，就包含有“秘密”的意思。英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，俄語中的“ceKpemapB”（秘書）一詞中的詞干“cekpem”，它們的意思都是“秘密”。這種驚人的相似，恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為，秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機 密核心，秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。革命戰爭年代，我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內部，擔任敵方黨政機關和軍隊系統的機要秘書，為我黨我軍提供了大量重要情報，為保護黨中央的安全，奪取革命斗爭的勝利作出了重要貢獻。秘書部門是一個核心要害部門，秘書工作的機要性與政治性有著密切的聯系。保密與竊密的斗爭，實質上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進行政治斗爭的重要表現；在經濟領域中側是經濟斗爭的一種表現形式。正因為如此，古今中外的領導者在選拔、任用秘書人員時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格的保密紀律，嚴守各種機密。我們黨和國家對秘書人員的選用條件也是十分嚴格的，專門制定頒發了機要秘書工作的規定，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀需要。因為辦公廳是一個要害部門，是一個核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，機密知道的比較多。所以，辦公廳工作人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀律�！　� 但是，也必須看到，秘書部門又是各級領導機關匯集信息的中心，是聯系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現的偏差，防止矛盾激化。秘書工作不僅是為領導服務的，也是為群眾服務的。這種服務既有間接性，也有直接性。秘書工作主要是通過直接為領導工作服務來體現為人民群眾服務的，因為領導是為人民群眾服務的。秘書人員處理群眾來信，接待群眾來訪，進行調查研究，協調機關工作就是直接面對群眾的工作。人們常說，秘書部門是機關的“窗口“和“門戶”，也是從這個意義上說的。因此，秘書人員必須樹立群眾觀念，密切聯系群眾，關心群眾的疾苦，及時向領導反映群眾的心聲，成為領導聯系群眾的橋梁，而不是橫在領導與群眾之間的一堵墻�！　� 秘書工作的機要性與群眾性是對立統一的辯證關系，二者相互依存，相互結合，不可分割。如果只看到秘書工作的機要性，而忽視秘書工作的群眾性，把自己完全封閉起來，拒群眾于干里之外，就會割斷領導與群眾的聯系，脫離群眾，造成信息不靈，情況不明，滋生官僚主義和衙門作風，損害領導機關的形象和威信；反之，如果只看到秘書工作的群眾性，而忽視秘書工作的機要性，就會在公務接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕，內外無別，泄露機密，給黨和國家及組織自身造成不應有的被動和損失，其后果不堪設想。因此，秘書工作者必須妥善處理好二者之間的關系，既要始終堅持密切聯系群眾，又要時刻注意保守機密。但是，就秘書工作的個性特征而言，機要性是它的主要方面，因而，當保守機密與聯系群眾發生沖突時，應把保密放在首位�！　� 二、綜合性與專業性相統一　　 秘書部門不是領導機關的專項業務部門，而是機關的綜合部門。因此，秘書工作所涉及的范圍和內容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進行綜合性的調研，處理綜合性的事務，綜合各部門的情況，辦理不屬于業務部門職責范圍內的事務。綜合性不僅指秘書工作內容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現象深入到本質，總結出帶規律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內涵。這一特點是由秘書工作的輔助領導工作的全局性所決定的。任何一級領導者都處于不同層次的管理系統全局位置上，都必須總攬全局，預測發展，統籌規劃，綜合協調。各級秘書部門和秘書人員，作為各級領導的參謀和助手，這種地位決定了秘書工作高度的綜合性。從機關的整體結構功能來看，任何機關都必須由專業部門和綜合部門的有機結合，才能形成合理的機關結構，而且機關層次越高，業務部門越多，越需要加強綜合協調工作，以便發揮機關的整體功能。而各級秘書機構正是這樣一種綜合協調部門。它要求秘書人員必須具有全局觀念，立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議，做到不在其位，當謀其政；必須具有較寬的知識面，成為本機關、本系統的“通才”和“雜家”，以適應領導者駕馭全局的需要；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協調能力，才能做好秘書工作。

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