小區檔案管理制度

　　在現在的社會生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的小區檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

小區檔案管理制度1

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業主檔案：所有業主購、租房合同(復印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行;

　　2、專人管理(由負責內勤的.管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

小區檔案管理制度2

　　檔案資料的建立應與今后的創優結合起來,按照《全國優秀示范小區評分標準》的分類標準建立檔案資料。

　　第一節基礎管理資料

　　1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續

　　1)委托物業管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　　⑴幢建施、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

　　⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質量保證書

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理

　　1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)

　　2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

　　3)物管企業資質證書

　　4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理合同,雙方的責、權、利分明

　　1)物業委托管理合同

　　2)前期物業管理方案

　　3)物業移交及實施意見

　　購房人與物業管理企業簽定物業管理合同,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業管理服務合同為份。(文件柜放置于)

　　建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定

　　1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的來源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說明書

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶門衛管理制度

　　⑷機動車停車場管理制度

　　⑸非機動車管理制度

　　⑹裝修管理規定3)政府有關文件

　　8.業主委員會按規定程序成立,并按規章制度履行職責

　　1)業主委員會籌備工作資料

　　⑴關于組建業主委員會實施方案

　　⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)

　　⑶業主委員會章程9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案,并經業主委員會同意

　　1)創優規劃

　　2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)

　　3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料

　　10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范

　　3)部門職責

　　⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

　　⑵員工手冊

　　⑶管理中心職責

　　⑷財務部職責

　　⑸護衛部內務條令、崗位職責

　　4)部門工作程序、操作程序

　　⑴財務部管理制度

　　⑵客戶服務中心工作程序

　　⑶工程部設備運行維修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各種應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛部突發事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回訪制度

　　⑶檔案管理制度

　　⑷原始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　　⑴管理人員考核細則

　　⑵財務管理人員考核細則

　　⑶維修人員考核細則

　　⑷清潔、綠化人員考核細則

　　⑸護衛員考核細則

　　⑹護衛部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　　⑴門崗值班記錄

　　⑵監控中心值班記錄

　　⑶緊急情況記錄

　　⑷停車場車輛進出原始記錄

　　⑸房屋裝修管理記錄

　　⑹裝飾裝修申請書、責任書

　　⑺值班記錄

　　⑻回訪記錄

　　⑼維修派工單

　　⑽住戶檔案

　　⑾維修員值班記錄

　　⑿設施設備巡查保養等記錄

　　11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗,員工統一著工裝、佩帶明顯標志,工作規范,作風嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

　　2)管理中心專業技術人員資格證、操作證

　　3)護衛員上崗證

　　4)員工勞動合同

　　12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。

　　1)小區住戶基本資料(備份文件夾類)

　　2)小區物業基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類管理制度、文件夾

　　⑴護衛類

　　⑵財務類

　　⑶管理類

　　⑷保潔類

　　⑸經營類

　　⑹人事類

　　⑺業主委員會

　　⑻運行維修表5)住戶費用繳費統計資料

　　13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定,至少半年公開一次物業服務費用收支情況。

　　1)年月--財務收支報告

　　2)向住戶公布費用收支情況,資料照片

　　3)物業管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統

　　3)可視對講、監控系統

　　4)消防系統

　　5)背景音樂系統

　　6)光纖電視系統

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。

　　1)住戶檔案

　　2)商業用房業主檔案(含用戶)

　　16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛門崗值班記錄

　　7)主動征求業主對物業管理服務的意見和建議

　　17.定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

　　1)《客戶意見征詢表》

　　18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

　　1)物管中心工作程序(見工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

　　第二節房屋管理與維修養護

　　1.主出入口設有小區平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

　　2.無違反規劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規定設置,保持整潔、統一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝戶外防盜網、晾衣架、遮陽蓬等。6.空調安裝位置統一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規定,未發生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業主分戶檔案)

　　2)裝修現場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規定要求有記錄,無事故隱患,專業技術人員和維護人員嚴格遵守操作規程與保養規范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養記錄

　　3.室外共用管線統一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統管理措施并嚴格執行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規定

　　2)配電系統工作內容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節安防、消防、車輛管理

　　1.小區基本實行封閉式管理

　　1)小區實行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規定

　　3)門衛管理規定

　　2.有專業護衛隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛熟悉小區的`環境,文明值勤,訓練有素、言語規范、認真負責。

　　1)護衛部工作、內務條令

　　2)護衛崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　　⑴護衛值班記錄

　　⑵護衛訓練記錄

　　⑶夜間巡查記錄

　　⑷來訪登記表

　　⑸護衛培訓日程、訓練記錄及資料

　　⑹護衛工作考核、巡查、評分統計資料

　　⑺護衛基礎知識考核答卷

　　⑻護衛文明值勤,裝修巡查等資料3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛隨時巡查營業房消防設施

　　6)義務消防隊員消防演練

　　5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

　　1)機動車停車場管理規定

　　2)機動車停車場登記

　　3)護衛巡邏記錄

　　4)護衛工作考核標準

　　5)交通指揮管理規范有序

　　6.非機動車輛管理制度完善,按規定位置停放,管理有序。

　　1)非機動車管理規定

　　2)按規定位置停放、管理有序

　　3)護衛工作考核標準

　　第五節環境衛生管理

　　1.環衛設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

　　1)環衛設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區環境衛生資料

　　2.清潔衛生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

　　1)清潔衛生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛生工作考核表

　　3.垃圾日產日清,定期進行衛生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

　　5.小區內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區內衛生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業網點管理有序,符合衛生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現象。

　　8.無違反規定飼養寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環保標準、外墻無污染。

　　第六節綠化管理

　　1.小區內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現象、無斑禿。

　　4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區文化活動,創造條件,積極配合,支持并參與社區文化建設。a提高業主自治自律行為宣傳教育資料1)經常進行政府有關法律法規宣傳教育資料

　　2)建立業主產權區域建設,愛護小區公共設施資料b小區安全文明消防宣傳欄告示檔案資料c小區住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓護衛消防安全知識,培訓資料

　　第八節管理效益

　　1.管理服務費收繳率為98%以上

　　1)20xx年3月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。

　　1)20xx年3月--20xx年月的財務報告

　　3.本小區物業管理經營狀況。向小區住戶公布物管費收支報告

　　資料

　　a業主檔案資料的內容1]業主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業主臨時公約承諾件

　　3]前期物業管理服務協議

　　4]室內裝修管理協議書

　　5]消防安全責任書

　　6]業主裝修檢查記錄表

　　7]室內裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規的整改通知書

　　10]業主與物業管理處達成的書面協議

　　11]業主在物業使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄

小區檔案管理制度3

　　管理處的服務過程是小區運營的最基本的組成部分。負責公共區域各地點的各項服務場地管理,也是面對業主各類服務關系。管理處的工作質量的優劣還會影響到日后業主對管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業主管理任務:

　　管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業主檔案及服務內容,才可能更好的服務業主。

　　2.管理處業主管理的日常工作包括:

　　及時上行下達業主與管理之間的`知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　協調與業主之間的關系,加強橫向溝通;

　　做好與業主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

　　接聽業主投訴,解決業主投訴;

　　接聽業主工程報修電話,及時聯系修復;

　　3.業主檔案管理

　　業主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般

　　業主檔案包括以下的資料:

　　收集業主單位資料

　　業主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業主裝修工程文件

　　業主遷入時填具之資料

　　業主資料補充

　　業主聯絡資料

　　緊急事故聯絡人的資料

　　管理人員在日常職務常與業主人事變遷資料

　　業主與管理處往來文件

　　業主違規事項與欠費記錄

　　業主請修記錄

　　業主投訴記錄

　　10)業主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

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