英文書信的格式概述

時間：2023-05-04 21:34:45 其它英語寫作我要投稿

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私人和公務信函

英文書信的格式概述

　　私人和公務信函--概述

　　書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。

　　英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

　　1.信端（Heading）

　　信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。

　　西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。

　　信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

　　信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。

　　采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。

　　例如

　　（1）并列式

　　16 Fuxing Street

　　Haidian District

　　Beijing

　　Post Code: 100035

　　People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　　（2）斜列式（Indented Form）

　　16 Fuxing Street

　　Haidian District

　　Beijing

　　Post Code: 100035

　　People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　　寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后與其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。

　　如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。

　　特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

　　關于發信日期的寫法，應注意以下幾點：

　　①年份應完全寫出，不能簡寫。

　　②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

　　③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。

　　④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。

　　日期可有下列幾種寫法：

　　① Oct. 20, 2004

　　② 10 May., 2004

　　③ 3rd June, 2004

　　④ Sept. 16th, 2004