提高工作效率的方法)

提高工作效率的方法1.員工要有目標意識一個有理想有抱負的員工，一定會為自己的人生設定出長期、短期目標。為了使這些目標實現， 他就會充分做好生涯計劃。具體地說，就是處理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。一般說來，員工需用確立的人生目標可分為三種。其一是達成目標。對公司來說，是指營業額 需過多少？或業績要達到多少？至于一般員工，則是指何時要結婚成家？何時要考取什么資格、執 照之類的東西。其二是向上成長目標，就是追求比現在還要好的目標。譬如一個人的人格、性格、領導力、人 際關系等，并沒有所謂的終點站，而是要不斷精益求精，追求上進即向上成長目標。其三是經檢目標，即將親身的歷練放在很重要的位置，再依此設定目標。因為一般人是靠經驗 來促進自身和成長，所以，想要有什么成長，就需要先有什么經驗了。如果你以經驗為目標，就要 爭取多崗位練習的機會，最后確定最適合自己的崗位。設定人生目標的時候要盡可能明確，但同時也要高瞻遠矚、高屋建瓴。2.制定你的工作目標在工作時,員工不可忽略的首要問題是確立目標.工作上沒有目標,就等于馬拉松賽跑沒有終點線. 因為,工作目標是一切工作之基石，所有工作之根本。無論工作的條件或內容怎樣，但在制訂目標時，都必須遵守一些原則。這些原則即具體性、計 量性、期限性。在確立目標時，必須制訂具體計劃，也就是使用可以計量的數字予以表示，然后確 定完成的具體期限。在制訂長期目標時，事先應該考慮最終目標、階段性目標和措施目標三項要素。最終目標，即 最終要達到的目的地；階段性目標，即每一個階段要實現的短期計劃；措施目標則是為完成階段性 規劃的具體措施方案。沒有目標就不會有成功。員工應該養成制訂切實可行的目標，并力求速度快、 高效率的付諸行動的良好習慣。因此，為了切實地完成工作，員工必須為確定目標，實現目標而不 懈努力。如能像上述那樣，明確地將目標分為長、中、短三階段，那么實現目標就更容易了。“在制訂計劃時，我追求的是什么呢？以什么目標開展業務活動呢？．．．．．．”要認真想想 這些問題，然后條款清晰地記錄在卡片上，根據自己所處的立場，將你對所有的問題的看法，真實 的記錄下來。在記錄中，對你認為需要三年多方能完成的項目寫上“長”字，對三之內即可完成的項 目標上“中”字；一年之內就能完成的項目標上“短”字。因上述目標不可能同時實現，故需要確定實 現目標的先后順序。我們在具體實施時應該這樣做：首先在標有“短”字的項目中選擇三個最有價值的，然后以同樣 的方法，根據目標內容的重要程度，分別在中、長期項目中各選出三項，計為九項。有趣的是這些 內容之間大多具有相關性，只是表現方式不同罷了，有的具體，有的抽象。綜合上述內容，并聯系 起來，最后選擇三個目標。既已確定了目標，今后努力的方向也就明確了，繼之便是堅定不移地干 到底，最終一定能戰勝困難、挫折，勝利地實現目標。３。制訂你的工作計劃在完成一項任務或目標之前，員工必須先做好計劃，沒有計劃地進行工作，只會產生“浪費、 忽高忽低、不合理”的渙散局面。消極的態度必然會導致工作上的失誤。計劃是一門技術，如按照計 劃進行訓練，再艱巨的目標也能完成。關鍵在于你是否堅持。鑒于計劃的重要性，希望大家務必掌 握這門技術，并請牢記制訂計劃的五要素。（１）確立目標：沒有目標的計劃是毫無意義的，空乏無力的。為什么要確立目標呢，最終要 達到什么樣目的呢？弄清上述問題是制訂計劃應具備的最起碼的先決條件。（２）掌握是否具備實現目標所必需的條件：人力、財力、物力、時間、信息等等。這些條件 自然要受實際情況的限制。所以必須事先搞清楚實際情況對上述條件限制到什么程度。（３）實現目標的方針、政策：在制訂方針、政策時，一個有效的方法是廣泛征求上級、前輩 及下屬等人的意見、建議。（４）制訂方針政策的具體安排：方針和政

http://salifelink.com 策一經決定，應馬上做出安排工作。盡量發揮主觀 能動性、啟動腦筋、考慮采用哪些方法才能使既定方針和政策變為實際的行動。（５）力求方針、政策的完善：方針和政策是行動的指南，所以，要經常修改。為了提高方針、 政策的質量，應時刻具備問題意識，發現問題并積極改進。逐條對照五要素提出的要求，以期訂出一個細致、周密、完美無缺的計劃來。還有，因為人們 制訂的能力不一，與能力較高的員工共同磋商制訂的有關問題，是制訂計劃時必須靈活掌握的原則。（１）事先認真考慮：失敗并不都是成功之母，有時也會出現連接失敗的情形。最明智的辦法 是，在開始制訂計劃認真考慮，這樣才可以防患于未然。（２）牢牢掌握目標：考慮通向目的地的最佳途徑，否則會出現意想不到的糟糕結果。（３）盡量將計劃訂得大些：計劃也要強化自己的信念，并要比常識性目標定得高。（４）動用腦筋積極思考：“xx 能成功嗎？”“如何干才好呢？”以這種積極的觀念去思考。４．促進任務完成的“５Ｗ－Ｈ法則”“５Ｗ－Ｈ法則”即“Ｗhy、Ｗhat、Ｗho、Ｗhen、Ｗhere、Ｈow。這些法則，我想在部分員工都 知道，但能熟練地支配并善用的人卻很少。員工如果有在完成任務的過程中，能積極并善用這些法 則，其作用是可觀的。下面敘述“５Ｗ－Ｈ”的詳細內容：（１）Ｗhy（為什么——--理由、目的）（２）Ｗhat（什么------情況、材料、錢財、資訊）（３）Ｗho（誰-----人）（４）Ｗhen（什么時間-----時間、時期、期間）（５）Ｗhere（什么地方-----場所）（６）How（怎么樣-----實行的方法）在實際工作中，要認真思考并靈活運用上述法則的各項內容。除此之應掌握以下幾個要領。（１）Ｗhy（為什么）．有必要嗎?．調查了嗎？（２）What（什么）．什么是必要的？．什么可以使用？（３）Who（何人）．誰最適合呢？．應答應誰呢？．請誰合作好呢？（４）When（何時）．什么時候開始好？．什么時候完成？．什么時候最合適？（５）Where（何地）．在什么地方最合適？．放在哪里好？.在哪里可把東西弄到手？ （６）How（怎么樣）．怎樣干好？．怎么決定呢？．怎么處理好呢？對上述疑問，如能有令人滿意的回答，就標上 OK（很好），如果得不到正確的答案或回答是 否定的，就需進行處理。比如說做為一個咨訊人員，有整理資訊時的基本態度必須以“這個咨訊是否 有用呢？”這一判斷為基礎。 在過去的三年里， 如這份資訊只用一次便不再使用， 就應斷然地處理掉。 即使不是三年而是一年，如資訊使用情況與上述情況類似，也同樣要處理掉，關鍵是必須根據“資訊 是否有用”這一觀點作正確的判斷。5.遵循工作流程每一位員工到公司上班,腦子里應時時刻刻存在有工作要依循目標—計劃—實行—評估的流程 來進行。所謂目標,是指明確地了解工作的目的何在?到何時、做到何種程度將能達到所設定的目標。計劃是指想些方法,以更有效的做法促使目標如期達到。實行或稱之為執行，這方面應該注意的有：（1）依據計劃來正確、迅速地去執行。（2）嚴守完成日期。（3）不能照預定進度而不得不變更計劃時，一定要向上司報告并接受其建議，千萬不可獨斷 獨行。（4）做到一半發生疑問時，一定要與上司商量。至于評估，則需考慮以下幾點：（1）如果進行得不順利，其原因何在？（2）如果進行得順利時，為何那么順利？以及再確認一下其成功的原因。如果做事情都經過上述流程的話，就能自由的掌握住工作的全盤性。尤其是組織的工作，必有 其縱向、橫向流程，每一位員工，腦子里必須時時存在著目的、背景與其他事情的關連性等觀念， 事情才能做到正確無誤。6.工作要分清輕重緩急一個具有判斷力的員工，做事時一定會考慮優先順序，先做最重工業的事，然后才做比較次的 要的工作。萬萬不可先做自己認為好做或自己喜愛的事，那樣，可能會將重要的事耽擱，造成公司 的損失。那么該如何決定工作的優先順序呢？一般說來，可以依據工作期限、重要程度，以及性質來判斷。就公司而言，一般都要求員工在 交貨期之前必須完成工作，所以，在做事之前，應該制定一個緊密且可行的流程才是。身為員工，做事一定要堅持一大原則，就是“今日事，今日畢”，絕不可拖至明天，因為明天還 有明天要做的事。如果每天都無法將今日的事做完，就會累積一大堆工作，造成趕不上交貨期。假 使突然接到臨時插進來的工作，最好跟上司或資深人員商量，請教他們該如何處理。避免擅自作主出差錯。 不過， 也不可什么事都去麻煩他們， 最好是自己先衡量后再去請求人家。7 .按照正確的步驟做事一名員工被指示做某一工作時，最好依以下步驟來進行，可以收到事半功倍之效。（1）接受工作指令或命令。一般員工在做某一工作時，會接獲上司的工作指令。這時候，不 能只聽上司所交代的，還要明確地掌握工作目的，所以，員工要深思的事情有：a.目標是什么？b.為什么必須達到那個目標？c.何時達到呢？d.如何會做得更好？ （2）搜集有關的資料、情報。即搜集與工作的計劃、執行等相關的文件、資料、情報，而且 對于情報的選擇，要有獨到的眼光。（3）考慮工作的步驟與方法。愈是需要花長時間工作的事情，愈需要依照工作的步驟與方法 來做，才比較有效率，此是宜好好活用“5W2H”（4） 決定工作的步驟與方法。 不妨從所擬定的幾個方案中挑選較合理的， 決定時應該考慮到“更 早、更好、更輕松、更便宜”這幾項因素，來做篩選。（5）制定實施表。（6）實施時須留意：a.確實依照所計劃的步驟和方法去做。b.很有自信地去執行。c.時時審核實際進度和預定計劃的差距，必要時修改所定計劃。 （7）檢討與評估。從品質、期限、成本等層面，將工作結果和當初的計劃做一比較，如果不 能達到預期效果，就應該找出其原因。（8）做完后，向上司報告。8.學會消除工作倦怠癥 一般員工在進入公司兩三年后，大致上已摸熟了每天要做的例行工作，空虛感就會趁機而入， 整天提不起勁，對工作產生倦怠感，嚴重的甚至會變得神經質、懶散、精神萎靡不振。空虛感因人而有不同的感覺和表現方式，但大致有如下癥狀：（1）每天多多少少流露出憂郁的神情。（2）每天覺得無聊、發悶。（3）對工作場所覺得索然無味。（4）覺得工作很不順手。其發生空虛感的原因，與工作的重復呆板有很大的關系。員工情緒處于低潮時，切不可借酒消愁，那無濟于事。最好是向公司請幾天假，參加旅游等休 閑活動，換個環境來調劑身心，或者調換工作、調單位，來消除工作的倦怠感。但不管采取什么方法， 以后仍難免再發生對工作的倦怠感。 所以， 員工應從根本上有面對工作、 沖破障礙的意念。有句名言：“生活中并不缺少美，而是缺少發現美。”同樣，工作中也有許多新鮮刺激的樂趣， 而是缺少發現。而且，我們還可以創造娛樂化的工作。9.養成使用“日常備忘錄”的習慣 “日常備忘錄”,是一種把簡單且精確的訊息、文件和資料存儲的工作，需要時可以立即找出來。 為了讓“日常備忘錄”更有用，要養成一種習慣，把你現在想的或做的，以及以后你想要提示的 事都記在上面。一些成功的職場人士，會把老板談到的工作或一些指示也記下來，每天早上查看， 并督促自己去做。有些人在和上司談工作或閑聊時，一聽到重要消息，就會馬上從口袋里拿出備忘錄，把重點記 下來。在每一個公司，老板都會喜歡工作用心而無遺漏的員工，因為在老板看來，這樣的員工工作態 度好，所以對他們做事比較放心。而那些聽過就忘的員工則不知道下一步將怎樣開展工作，即使他 們記住了開會時上司安排的工作內容，也容易給上司留下應付公事的壞印象。如果平時不記“備忘錄”，只用腦子去記，突然要用的時候卻要花很長時間才能想起來，或者根 本就想不起來了。有時候，不做“備忘錄”，你會忘記上司安排你做的工作，當上司問你做的如何時， 你才猛然想起來，可這時已經晚了。類似的事情你一定經歷過。很多事記不下來，就必須在腦子里 想著不能忘！不能忘！這樣一來，你累都累壞了，還能干好什么工作！養成做“備忘錄”的習慣，會給你帶來不少好處。當你每天早上打開當天的“備忘錄”，就可以找到你想要的東西。你會因為沒有把事情或工作忘 了而心安；你可以把苦思冥想的時間省下來，用在其他的工作上；你總能知道你的約會、計劃和文 書工作，你因用不著分心于其他的事而變得工作起來相當有效率。同時，它還能記錄你的工作狀況， 讓你能看清楚自己在某段時間里的變化，從而引導你采取正確的工作方法與技巧走向新的目標；它 還能提醒你在適當的時候發個郵件、打個電話，與同事、朋友保持聯系……使用“日常備忘錄”，能讓你用最少的時間，以充沛的精力去提高工作效率。當你使用“日常備忘 錄”時，你就能親身體驗到它帶來的積極變化，為你的成功提供有力的保證。一人優秀的員工在進公司上班后，應該養成記備忘錄的習慣，特別是新進人員。帶了筆記本之后，應該記些什么事呢？（1）如果出席會議的話，應該記下會議上交談之事、所決定的事情，以及被指示的事項等。（2）在一個小單位里，若有商談、小型會議的話，也要將所談的內容記錄下來。（3）被上司呼叫的時候，要帶著筆記本去，把批示、聯絡的內容寫下來。（4）為了工作而外出。或訪問老顧客之際，應將客戶交待之事記下。（5）有其他公司的人到公司拜訪時，把與該人談話的內容簡單地寫下。（6）看報紙時，將記事本放在旁邊，隨時記下與工作有關之事。隨時記下備忘，除日后用得著外，對以后寫營業日記、業務日記也有很大的便利。至于寫備忘 錄時， 不可忘記“5W2H”， 是指 When、 Where、 Who、 Why、 What； 而“2H”， 則是指 How、 How much。10.為第二天的工作做好準備做任何事情，只有先做好相關的準備工作，到時才不至于手忙腳亂，才能事情圓滿地做好做完 善。做任何事情，都要提前做好充分的準備。作為一個上班族，要想把第二天的工作做好，你最好 在每天下班前的幾分鐘制定出第二天的工作計劃，如果拖到第二天上午上班的時候才制定工作計劃 表，那就會做得比較費勁，因為那時又面臨新一天的工作壓力。而前一天晚上就把第二天的要做的 事準備好，第二天工作起來就輕松的多了。頭一天做好準備工作，可以了解第二天第項工作可能會發生的問題，并能采取預防措施，防微 杜漸。第一天要準備第二天的事，每一天做的事都是在為將來做準備，當你做好了充分的準備，機會 來臨時你就會抓住，如果你沒有做好準備，不管任何機會都不會是你的。凡事做好準備，每一天都可以很輕松地達成你的目標。所有成功的人，都是凡事有準備的人。

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