檔案資料管理體系

時間：2023-05-01 07:35:13 資料我要投稿

檔案資料管理體系

一、總則

檔案資料管理體系

1、為規范公司內業技術資料管理、收集、整理工作，完整、系統地保存和科學地管理建設過程中形成的文件材料，根據國家及安徽省相關規范、標準，制定本管理制度。

2、需要歸檔保存的文件材料是指勐臘海誠工程部在工程建設開發期間形成的具有保存價值的各種形式的記錄。

3、文件材料的收集、整理、處理、儲存、傳遞和應用等工作，由工程部內業技術管理工程師及其助理負責執行和實施，工程部經理負責監督和指導。

4、文件材料應隨工程的進展進行，保證真實、準確、具有時效性，并經相關負責人審核簽字，及時存入計算機中，納入整個建設項目管理體系中。二、文件材料收集范圍

1、整個建設項目從籌建到竣工驗收期間形成的具有保存價值的文件，包括立項、可研報告、評估、計劃、會議紀要、勘測、設計、施工、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式和載體的文件材料。

2、文件材料來源：

(1)、集團公司各部門發文、批文； (2)、子公司各部門發文； (3)、政府部門發文、批文； (4)、工程部內部形成的文件材料；

(5)、與工程部相關單位聯系的各種文件材料； (6)、工程部執行、辦理的外來文件材料； (7)、其它。

三、工程部在項目內業技術資料管理中的職責

1、在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出明確要求。

2、收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔。 3、負責組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。

4、收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位的立卷歸檔的工程檔案。 5、在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收。

6、工程竣工驗收后3個月內，向當地城建檔案館移交一套符合規定的工程檔案。四、文件材料分類及內容

根據工程部實際情況，對需要歸檔保存的文件材料可分為以下兩類：

(1)、文書類資料：集團公司各部門、子公司各部門、政府部門的日常事務性的發文和批文，以及工程部簽發的日常事務性發文和批文。具體分類和內容見附表1。

(2)、技術類資料：工程部(建設)、勘察、設計、施工、監理及質量站、材料檢驗等單位在工程建設開發期間形成的技術類文件材料。

技術類文件材料可劃分為：基建文件、監理文件、施工文件、竣工圖四部分。具體分類和內容見附表2。五、文件材料管理要求

1、文件材料要達到完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，并對其收集、整理、保管、統計和提供利用，逐步做到規范化管理，能夠反映項目建設與管理活動的全過程，原則上歸檔文件為原件。

2、文件材料內容必須真實、準確，與工程實際相符。字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

3、文字材料幅面尺寸規格為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙統一折疊成A4幅面，內折外翻圖標。卷內目錄和案卷封面欄目均應逐項填寫清楚，立卷要遵循文件材料的形成規律，保持案卷內文件材料的系統聯系，時間順序編排，一個工程要在一起立卷，如果資料多(每卷一般不超過4cm)，可立數卷。

4、內業管理人員應保證經辦文件的系統完整(文件中的各種附件一律不準抽存)。內業管理人員應及時將辦理完畢或經領導批存的文件材料，收集齊全，加以整理、歸檔保存。

5、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

竣工驗收歸檔文件套數規定為三套，一套由工程部保管、一套(原件)移交當地城建檔案館、一套由集團公司保管。

6、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正文與附件、正稿與印件（或傳真件）、請示與批復、多種文字形成的同一文件，分別存放在一起，不得分開。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷。六、文件材料借閱、銷毀

1、建立查閱、借閱登記制度，公司人員調檔查閱，必須由內業管理人員統一進行登記。外單位人員查閱文檔，必須經部門經理批準。

2、需借閱文件的人員，應填寫“文件借閱單”，并經部門經理批準，借閱者應在7天內歸還，逾期不還由內業管理員收回，原件原則上不得外借，以防止丟失或損壞。

3、文件作廢時，由部門業內技術管理人員發出文件作廢通知至收文單位/部門，并將已發放文件全部收回作廢。

4、為避免的文件積壓，業內技術管理人員需要定期清理文件材料，將過期或無保存價值的文件進行剔除和銷毀。七、相關支持表格、圖表

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