我的一位在上市公司擔任營運總監的朋友最近向我抱怨，“會議太多了”！他每天的工作時間，幾乎90%以上花在了簽署下屬的報告和參加會議上，
沒完沒了的會議
。剩下的時間，除了擠點給回復電子郵件外，總監這個職位上該思考的事情，總是被無限期地延后。最要命的是，這位可憐的營運總監還總是弄不明白這些會議究竟是要干什么的，往往是在會議室里一坐，問一下“這個是什么會”，然后就開始了。大多數時候，會議并沒有解決什么實質問題。但營運總監的職位在，他只能到場，以示對別的部門或者老板的尊重，這其實也是別人對他的尊重。營運總監就這樣成為了一臺走馬觀花的會議機器。
沒完沒了的無效會議，幾乎成了很多企業的一個頑疾。每一層管理者似乎都希望通過一系列會議來推進他們的工作，雅芳甚至還把如何開會做成了一個培訓課程，叫作“通過會議取得成功”。經理們似乎都希望通過這種方式來證明自己是在“努力工作”，證明自己是“忙”的。
哪怕是寶潔、SONY這樣的大公司，會議的走馬觀花者也比比皆是。你別看一個個經理拿著筆記本電腦像模像樣地坐在那邊，他們說不定正在上網聊天呢。你不信嗎？我就經常在MSN上收到“真無聊，會還沒開完”這樣的信息。坦白說，在無聊的會議中上網，拿著手機發短消息，玩游戲，這些事情我都干過。
會議往往被想當然地視作一件嚴肅的事情，因此也很少有人會去計算它的成本。但GE對會議就采取嚴格的控制政策，他們在會議之前會事先測算會議成本。別以為會議成本是那些茶水、電費，這些是遠遠不夠的。一家日本公司測算會議成本的公式是這樣的：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）。公式中平均工資之所以乘3，是因為開會的人的工資往往高于平均工資，乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本也就越高。但我看這個測算公式還是相當保守的，尤其對管理層而言，這個成本恐怕更高，因為他們的薪水恐怕遠遠不止平均水平的3倍。
明白了開會首先是在消耗公司的贏利，我們才會認真地對待每一個會議。這個認真對待，首先是取消一些不必要的會議。之所以在一些公司里，部門之間的協調會議很多，究其原因，在于溝通成本過高。這也說明了這些企業的文化存在問題。一個好的企業文化，它的文化必定是OPEN的，這也是降低管理成本的需要。企業文化不夠不開放，它必然會造成部門之間的老死不相往來，造成部門之間的溝通鴻溝。而這些真的是幾個會議解決的了的嗎？答案是否定的，
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《沒完沒了的會議》(http://salifelink.com)。OPEN的文化盡管解決不了所有問題，但至少能有效地降低公司內部的溝通障礙，讓你少開一些無用的會議。但就算是OPEN的大公司，官僚習氣也經常會侵襲到組織。官僚是組織的頑癥，幾乎也是與“組織”一詞是共生的。坦率的講，官僚習氣恐怕是很難完全去除的。因為它本身就是層級管理的附屬物。所以，大多數基于溝通的部門協調會議也就成了治標不治本，它缺乏的是組織架構的支持。企業大多數的組織架構是呈金字塔型的，他們的匯報關系都是向上而不發散。很少有人會真正這樣地去做職場的雷鋒，因為這并不會獲得上司的表揚，也許還恰恰相反。跨部門合作的口號在企業喊了無數個年頭，也有所謂的“跨部門協調小組”在企業里面進進出出，但即使能成功的也大多來自更高管理層的行政支持，真正自己能協調好的幾無先例。在沒有新的組織架構誕生前，這些所謂的協調會議大多可以免了，唯一有效的還是上面的指示。
但哪怕是老板召開的會議，或是一個部門里的會議，開會的人也都是沒精打采，似乎都要等到自己講的時候才會醒來。這也說明了我們目前管理中普遍存在的一個問題，員工的利益和老板的利益或者公司的利益根本不是一碼事，也很少有員工被要求為集體目標承擔個人責任。這并非是員工缺乏主動性的問題，而是一個結構性的問題，也是我們管理體系里的嚴重缺憾。
沒完沒了的無效會議背后所反映的實質是我們這個時代管理的最大弊端，知識員工已經充斥在每個公司，我們的管理方式卻還是工業時代的。層級管理的最大弊病是讓每個員工成為了信息孤島，但對他們而言，需要的卻是網絡狀的聯系和協調。盡管我們現今的信息技術可以解決信息聯系上的問題，但我們始終無法把這種聯系變成一種組織架構并為之制定績效衡量的標準。你無須指責在你召開的會議上“各懷鬼胎”的下屬員工或者別的部門的人員，因為其實你對他們而言，也是一樣的，你為的是完成你的工作，并非是他們的。
全球知名的咨詢公司和管理專家正在為這個弊病開出一個個的藥方，但愿他們是有效的，至少，這能讓我們少開幾個會。
本文發表于《21世紀經濟報道》俞雷“職場管理”專欄。作者的聯系電話是13336013078,電子郵件：yulei@umgr.com
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俞雷：俞雷：曾任職于世界500強企業的瑪氏中國、歐萊雅中國，現任帥康集團浙江康納電器有限公司總經理。他有著10多年豐富的市場營銷和戰略管理工作實踐經驗,是中國知名的營銷專家和財經作家，《銷售與市場》雜志專家團成員。俞雷著有《最糟糕情況下的營銷》、《逃離外企》、《公司名利場》、《追尋商業中國》等書，并曾為FT中文網、《21世紀經濟報道》、《銷售與市場》、《浙商》等知名財經媒體撰寫專欄文章。查看俞雷詳細介紹 瀏覽俞雷所有文章 進入俞雷的博客