大型醫院科室文秘人員的工作特征和個人素養論文

　　[摘 要] 文秘工作，屬于單位工作中的重要組成部分之一。隨著我國社會經濟的快速發展，勞動分工越來越細致具體，文秘工作也開始逐漸專業化、高知化，且越來越多的大型醫院逐步設立科室文秘崗位。同濟醫院作為華中地區具有重要影響力集醫療、教學、科研為一體的大型現代化醫院，其綜合實力位居國內醫院前列。年門診和急診量一直保持湖北省第一。近幾年來，隨著同濟醫院規模的擴大和管理工作的提升，陸續在各臨床科室設立了專職秘書崗位。作為科室秘書，應明確其工作不但具有綜合性，且和中介性，同時還具有從屬性。應及時收集相關信息，為科室決策提供依據，因而必須不斷提升自身的職業道德修養，加強文秘基本功訓練，確保科室內部溝通和交流。

　　[關鍵詞] 大型醫院；科室；文秘

　　一、醫院設置科室文秘崗位的必要性

　　同濟醫院泌尿外科是全國最早成立的泌尿外科專科之一，是國家級重點學科、衛生部臨床重點專科。科室不僅在業界擁有較高的學術地位，而且人員隊伍也比一般科室要龐大。不但下設有泌尿外科診斷治療中心、碎石中心、男科疾病診療中心、尿控中心、實驗室等部門，而且平時要開展腎結石、尿失禁、膀胱癌、腎癌、前列腺癌等所有泌尿外科疾病的診治和手術。整個科室目前已經有188人，其中正高級職稱12人，副高級職稱8人，主治醫師24人，住院醫師12人，另有多個病區的護理團隊。科室的平均年門診量多達12萬人次。各專家醫師除每日承擔大負荷量醫療工作外，還負擔科室臨床、教學、科研等任務。因而，為不影響到專家們的臨床工作，同時保證行政辦公事務及時有效地完成，也為了減輕專家及醫務人員負擔，從而更好地完善科室管理，同濟醫院泌尿外科特別設置了專職秘書這一崗位。

　　二、醫院科室文秘的具體工作內容

　　醫院科室文秘是連接科室各位醫務人員的橋梁和紐帶，對確保科室運轉效率的提升起著重要作用。具體對于文秘工作從業者，不僅應具備扎實的文秘基礎，還必須具有醫學專業知識。其具體工作有以下幾個方面：及時掌握科室近期工作動態；處理科室文件并及時整理歸檔；安排學術會議同時做好會議接待和其他會務工作；協助專家填寫各種工作申請表并準備相應材料；協助分管教學的領導安排各層次學生課程；安排并參與研究生入學復試、研究生畢業論文答辯工作；傳遞、編寫、整理和篩選科室信息，用于對外交流；代表科室參加各種會議，并及時有效地傳達到人；收發信件雜志、接待來客；維護和購置辦公設備。可以說大型醫院的科室文秘工作不但責任重大，而且溝通協調能力要強，因而在某種意義上講，是領導的參謀，即為領導的智囊。

　　三、醫院科室文秘人員工作特征和個人素養

　　（一）明確醫院科室文秘工作的特征

　　大型醫院具有科研、教學、醫療以及培訓等方面的功能。歸結起來，大型醫院科室文秘工作具有以下幾個方面的特點：其一，綜合性。醫院的各個臨床科室文秘需要協調和溝通多方面的工作，相應的工作涉及后勤保障、行政管理、科研、教學以及醫療等方面的內容。其二，中介性。醫院臨床科室文秘需要發揮一個傳達信息的聯絡站的功能，醫療質量管理、專家會診安排、科室宣傳報道等相關的行政職能需要通過文秘來傳達和匯報相關的信息，并且反饋實際的情況。其三，從屬性。文秘是臨床科室領導在實際工作中的良好助手，需要根據科主任等領導的具體指示和決定，自主配合相關領導做好醫院中的各方面工作。其四，服務性。醫院文秘工作具有較強的服務性。所有這些相應內容都離不開服務[1]。

　　（二） 收集信息為科室決策提供依據

　　領導的決策和管理往往是依據于對全局信息的把握和了解，而文秘則擔負著信息收集以及歸納總結的重要任務。因而在平時的工作中，應注意及時收集所在科室的醫療科研等多方面信息，在梳理和分析基礎上，最好形成文字總結，以便科室領導準確掌握近期存在的問題和不足。以筆者親身工作經歷為例，文秘需要積極和醫務處、科研處、統計科等行政職能部門聯系，收集科室手術量、門診量、床位周轉率、平均住院日、論文課題等主要業務數據，同時將重要的臨床醫療指標信息進行同比和環比的比較，并且定期把這些數據分門別類進行匯總，形成分析報告，定期給科室領導參閱，以便他們準確了解科室工作中的薄弱環節以及亟待解決的問題以便更好地為科室發展做出正確決策。

　　（三）提升自身的職業道德修養

　　要做好文秘工作，必須懂得如何做人。如果一個人沒有良好的品行，即便擁有很強的能力，也難以做成事。所以，對于一個優秀的科室文秘工作者來說，需要具備一定的職業道德修養，這是立業之基，也是做人之本。作為醫護工作者尤其是大型醫院的醫療專家工作隊伍的從業人員在強調應具備和堅持堅定的政治思想，確保政治方面的敏感性外，還必須時刻關心國家醫改政策，提升自身的理論、思想和業務水平。作為文秘人員，應淡泊名利、謙虛謹慎、服務熱情、服從領導、忠于職守并且熱愛自己的事業，這是做好工作的保證。同時還必須注意工作方法上堅持實事求是，努力做到具體問題具體分析，注意重大問題及時處理，減少不必要的失誤。同時，文秘作為貼近領導的工作者必須經受得住誘惑的考驗，要具備奉獻精神以及任勞任怨的精神，不唯利是圖。在此必須強調的是，文秘工作人員應具備嚴格的保密意識，平時工作中應謹防醫院、科室以及專家的重要信息外泄。杜絕將自己擺在“一人之下、萬人之上”的地位，更不能錯誤的把自己當成科主任的化身和代言人，避免借助科室領導的影響力做一些違規的事情。因為越規越線的工作不僅不利于自己的職業發展，而且會影響醫院的名聲和利益[2]。

　　（四）加強文秘基本功方面的訓練

　　科室文秘需要持續提升自身的公文處理水平，同時還需要具備良好的文字表達功底。這是成為優秀文秘的重要條件。如果一個科室文秘具有較高的學歷，但是文字水平較差，那是難以勝任文秘工作的[3]。而提升自身的文字水平不僅靠背誦簡單的寫作知識，更需要努力實踐積累，在平時應注意請教老師，不斷提高寫作水平。作為科室文秘全面地掌握和運用公文的寫作技巧是十分必要的，譬如對不同公文格式應用要嫻熟于心，不能因為馬虎大意而造成工作疏漏，影響醫院和科室的形象。其次，科室文秘應具備一定的自動化辦公技術水平，特別應嘗試應用微信這個熱門的社交軟件平臺進行一些任務的處理和事務的通知，提高工作效率。隨著科技的發展，目前各項工作的信息化水平都比較高，如果在這種背景下無法正確的使用高效率辦公工具，就難以出色完成相應工作。

　　（五）確保各科室文秘間的內部溝通配合

　　在當前的醫院行政工作中，既要突出“專”，即專人做專事；而且還要講究“合”，即各個科室文秘在工作中要相互配合，取長補短，共同提高業務水平。可通過在網上建立各部門、各科室秘書間的工作QQ群，形成新老文秘共同進步、新促老、老帶新的工作氛圍，這樣能夠確保工作效率的切實提升。在這種模式下，老員工可以發揮自己的經驗優勢和專業技能優勢，能夠指導新文秘同事不懂不會的問題，并且促進他們業務水平的快速提升。與此同時，老員工還能夠啟發新員工的工作思路，能夠讓他們成長更快，這有利于醫院人才資源的可持續性健康發展。

　　[參考文獻]

　　[1] 葉彤.現代文秘人員的素養與文檔工作初探[J].檔案與建設.2009，（2）.

　　[2] 楊丹.醫院文書工作與醫院檔案的關系探討[J].福建醫藥雜志，2008，（3）.

　　[3] 趙敏.網絡文化與文秘人員的信息素養[J].科技信息（學術研究），2007，（26）.

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