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秘書實務實訓

時間:2024-09-05 14:37:25 秘書工作 我要投稿
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秘書實務實訓

模塊一 辦會

案例一 會前準備如何做

秘書實務實訓

【職業情景】

波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經理讓秘書部門負責安排,會上要放映資料電影,進行產品操作演示。而公司沒有放映機。租界放映機的任務交給了總經理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點整,而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司,要求租聘公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。

9日上午,會議開幕前,波揚公司的秘書們正在緊張到做著最后的準備工作。劉小姐一看表,呀,已經九點五十分了,放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問,對方回答機器已送出。眼看著各地來賓以陸續進廠,劉小姐心急如焚`````` 思考題:

1、 假如你是劉小姐,對節下區可能發生的各種情況,應該如何處理?

2、 假如放映機在十點十分還未送到,你將馬上向總經理報告還是擅自決定調整會議議程? 3、 向總經理報告后,你還應該做些什么?

4、 召開大型會議前各種準備工作,包括印象、電子類裝置應提前多少時間安排?

案例二 會務準備要細致、周密

【職業情景】

一次某地當代表大會的開幕式上,會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌,雖得到補救,但終是一件憾事,并受到批評。

事情發生的過程是,會務組會前起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時,擬把此項放在大會閉幕式進行,于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時,又把該項圈了回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程序,而對后來又被圈了回來一事,未家注意,因此對于在大會上宣布“奏國際歌”時無法奏出,一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智,立即上臺揮拍領唱,這樣才圓了場。會后領導同志捉,這一事故該給予批評,吸取教訓。但在關鍵時刻能得到即使不久,這是好的,這一點值得表揚。 思考題:

本案例中,會務準備方面存在哪些問題?

案例三 “時裝秀”方案

【職業情景】

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場,擬召開一個服裝展示會,推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案,內容如下:

1.會議名稱:“XXxx服裝集團夏季時裝秀”。

2.參加會議人員:上級主管部門領導2人;行業協會代表3人;全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人;主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

3.會議主持人: xx集團公司負責銷售工作的副總經理。 4.會議時間:XX年5月18日上午9點30至11點。

5.會議程序:來賓簽到,發調查表。 展示會開幕、上級領導講話。 時裝表演。展示活動閉幕、收調查表,發紀念品。

6.會議文件:會議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產品意見調查表。 服裝集團產品介紹資料。 訂貨意向書、購銷合同

7.會 址:服裝集團小禮堂。

8.會場布置:藍色背景帷幕,中心掛服裝品牌標識, 上方掛展示會標題橫幅。 搭設t型服裝表演臺,安排來賓圍繞 就座。 會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

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