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秘書實務實訓
案例一實務
波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員�？偨浝碜屆貢块T負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有放映機。租界放映機的任務交給了總經理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點整，而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。
9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張到做著最后的準備工作。劉小姐一看表，呀，已經九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓以陸續進廠，劉小姐心急如焚``````思考題：
1、假如你是劉小姐，對節下區可能發生的各種情況，應該如何處理？
2、假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經理報告還是擅自決定調整會議議程？3、向總經理報告后，你還應該做些什么？
4、召開大型會議前各種準備工作，包括印象、電子類裝置應提前多少時間安排？
案例二會務準備要細致、周密
一次某地當代表大會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖得到補救，但終是一件憾事，并受到批評。
事情發生的過程是，會務組會前起草的“大會開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項。大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未家注意，因此對于在大會上宣布“奏國際歌”時無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智，立即上臺揮拍領唱，這樣才圓了場。會后領導同志捉，這一事故該給予批評，吸取教訓。但在關鍵時刻能得到即使不久，這是好的，這一點值得表揚。思考題：
本案例中，會務準備方面存在哪些問題？
案例三“時裝秀”方案
某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內容如下：
1．會議名稱：“XXxx服裝集團夏季時裝秀”。
2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業協會代表3人；全國大中型商場總經理或業務經理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。
3．會議主持人：xx集團公司負責銷售工作的副總經理。4．會議時間：XX年5月18日上午9點30至11點。
5．會議程序：來賓簽到，發調查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調查表，發紀念品。
6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產品意見調查表。服裝集團產品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同
7．會址：服裝集團小禮堂。
8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設t型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。共13頁，當前第1頁12345678910111213
9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發xx服裝集團生產的t恤衫1件)
10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。
問題討論：
小李的會議方案有無改進的地方？
案例四請柬發出之后
某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。
接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。
事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。
但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。
問題討論：
這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？
案例五會議方案制訂
中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額8億元人民幣，產品30％出口海外，并不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業的先進水平。為適應生產規模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了100萬臺。
產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發展，同時展示其即將推向市場的新產品的優勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司總經理介紹企業的基本概況及發展遠景；研發部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果；生產部總監介紹目前企業的生產能力及生產情況；銷售部總監介紹公司產品的銷售情況；公司主管副總經理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最后表彰50家優秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業，利用一個晚上的時間舉辦一場聯歡晚會，安排代表游覽上海市內的幾個景點。
為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調10人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括準備會議所需文件、材料，寄發會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯系上海國際會議中心及旅游景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯歡晚會，購置禮品等�？偨浝磉�特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。
根據公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了10位同志成立了大會籌備處，并召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。
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