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選擇會(huì)議場(chǎng)所的基本步驟
會(huì)議的成敗，場(chǎng)地的選擇相當(dāng)重要，應(yīng)如何選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地，以下6個(gè)基本步驟都需考慮進(jìn)去：
1．確定會(huì)議目的。
2．確定會(huì)議形態(tài)。
3．決定實(shí)質(zhì)上的需求。
4．考慮與會(huì)者的期望。
5．選擇何種會(huì)議地點(diǎn)與設(shè)備。
6．評(píng)估選擇的正確性。
針對(duì)這6個(gè)步驟，茲將有關(guān)內(nèi)容說明如下。
確定會(huì)議目的
大部分會(huì)議的目的是教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高或社交聯(lián)誼等多重目的；少數(shù)活動(dòng)是單一目的。例如一般社團(tuán)年會(huì)多半集合教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)及休閑活動(dòng)。而一般企業(yè)界會(huì)議的特色是激勵(lì)性的研討會(huì)結(jié)合休閑活動(dòng)，如高爾夫球賽等。每一種會(huì)議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場(chǎng)地前要先了解清楚。
選擇會(huì)議場(chǎng)地的工作清單(checklist)
先列好工作清單，知道你在選擇場(chǎng)地時(shí)需要注意哪些事項(xiàng)，如此更能幫助你正確選擇適當(dāng)?shù)拈_會(huì)場(chǎng)地。
地區(qū)
1．費(fèi)用(成本)與便利性。
2．是否鄰近機(jī)場(chǎng)。
3．轎車或出租車是否足夠。
4．充足的停車空間。
5．如果需要，接送交通工具是否充足，費(fèi)用情況。
環(huán)境
1．當(dāng)?shù)赜泻斡^光點(diǎn)。
2．購(gòu)物。
3．休閑活動(dòng)。
4．天候狀況。
5．環(huán)境是否良好。
6．餐廳。
7．當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己谩?/p>
8．社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況。
9．當(dāng)?shù)亟o予外界的評(píng)價(jià)、過去會(huì)議舉行情況。
10．當(dāng)?shù)貢?huì)議局或觀光旅游局支持與服務(wù)情況。
11．會(huì)議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗(yàn)、設(shè)備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司與安全方面。
設(shè)備
1．警衛(wèi)人員與服務(wù)人員是否友好、做事效率如何。
2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。
3．報(bào)到處是否容易找到：
(1)是否有足夠房間供工作人員使用。
(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時(shí)段。
(3)接待處的人力是否足夠。
4．當(dāng)人數(shù)眾多時(shí)是否有足夠的電梯設(shè)備。
5．詢問處是否全天候有人值班。
6．立即回復(fù)有關(guān)電話詢問，盡速轉(zhuǎn)送留言。
7．對(duì)客人的服務(wù)：
(1)藥局。
(2)禮品店。
(3)柜臺(tái)服務(wù)。
(4)保險(xiǎn)箱。
8．舒適、整潔的飯店住房：
(1)家具是否完好。
(2)現(xiàn)代化沖浴設(shè)備。
(3)充足光線。
(4)足夠的衣櫥空間與衣架。
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