事務書信的格式和寫作要求

　　事務書信是指涉及各種事務問題，聯系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴格，要特別慎重對待。

　　1.事務書信的格式

　　事務書信通常由下面七部分組成：信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結尾套語、簽字及其他。另外，有的事務書信還有下列項目：投遞說明、收件人或注意事項、事由、備查、抄送說明。

　　2.事務書信的寫作要求

　　信頭：

　　信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、電報掛號，以及公司負責人的姓名等。信頭的設計要美觀、簡潔。

　　如臨時打印信頭，則寄信人的.名稱和地址，應打在信紙的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭，其他續(xù)頁可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

　　日期：

　　事務書信的日期不可漏寫。日期應打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數字來代表，必須完整地寫出來。有兩種寫法：英式為19（th）april，1995；美式april 19，1995。英式寫法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數字表示日期，容易引起誤解，應避免使用。

　　收信人名稱及地址：

　　信內名稱地址仍應重寫一次，并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽名下約二至四行處。

　　收信人的單位名稱如何排列，應嚴格按收信人所定的方式，出于禮貌和準確性，切勿擅自更改。

　　敬語的用法及略寫也有一定習慣。比如，mr.

　　（mister）冠于男子姓氏前。messrs.（messiears）是英語 mr.的復數，相當于gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱，均不用messrs.在英國，如公司行號含人名時，多用messrs.。例如：messrs. lake kane＆ co.，ltd；mrs.為已婚女子，則在后面寫其夫姓，mrs. judd；miss為未婚女子，其復數為misses；dr.（doctor）冠于博士姓名前；rev（reverend）用于神職人員姓名前，可加定冠詞the。另外還有某地長、內閣部長、議員、大使、法官姓名前用hon.，總統(tǒng)、總經理、會長、大學校長的姓名前用pres，教授姓名前用prof.

　　信內地址寫法，英美格式差別較大。美式寫法：門牌號前沒有no.字樣，后面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如：

　　mr. clark cooper

　　no.8，queen victoria street

　　london，e.c.2

　　england

　　注：e.c.2指倫敦東區(qū)2。

　　稱謂：

　　事務書信中的稱謂應是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼：sirs。公司行號等商業(yè)書信多用dear sirs，英國人在其后還要加上逗號；美國人多數用gentleman稱呼公司行號，但僅限于復數，在其后用冒號，gentleman和dear gentleman根本不用。當收信人只有職稱而無姓名時，不能單獨用單數sir，而要在sir前面加上dear，即dear sir。也可寫上姓，如“dear sir lewes：”。

　　正文：

　　正文就是信的內容、主體。正文在稱謂下兩行開始，頂端書寫（不像中文信要空兩格）；段落之間空雙行。正文的文字不要太長，尤其是頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時，普通紙占用信紙的四分之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當的邊緣，下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。

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