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做個(gè)高效工作的秘書(shū)(一)
秘書(shū)在實(shí)際工作中，常會(huì)遇到這些情況:
做會(huì)議記錄，寫(xiě)著寫(xiě)著筆沒(méi)水了；
訂文件時(shí)，剛訂一下，訂書(shū)機(jī)卡殼了；
用膠水時(shí)，找不到刷子；
開(kāi)會(huì)時(shí)間到了，找不到會(huì)議室的鑰匙；
類(lèi)似此種急人、抓瞎的實(shí)例還可以列舉一些。
這些看來(lái)都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關(guān)系到工作的質(zhì)量和速度，在某種意義上說(shuō)，也反映了一個(gè)人的素質(zhì)。
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
1、準(zhǔn)備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。
2、選用質(zhì)量較好的訂書(shū)機(jī)并注意維護(hù)，使之處于良好狀態(tài)。
3、區(qū)別針、大頭針、訂書(shū)釘放在隨手可取的固定地方，不要因?yàn)檎疫@些東西而耽誤了時(shí)間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開(kāi)。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話(huà)記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業(yè)務(wù)所需要的計(jì)算器等辦公用品。
8、辦公室、會(huì)議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因?yàn)橐粫r(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí)，應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說(shuō)的一些非常小的事情許多人并沒(méi)有留意，東放一個(gè)，西放一個(gè)，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作為秘書(shū),辦公桌上應(yīng)該盡量備齊各種實(shí)用工具書(shū)：
1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類(lèi)詞典(包括簡(jiǎn)化字表)根據(jù)情況準(zhǔn)備。
2、常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準(zhǔn)備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個(gè)人保存,則分類(lèi)記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號(hào),用的時(shí)候很快就能借到。
3、有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話(huà)號(hào)碼等。因?yàn)榈刂凡磺?文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導(dǎo)致耽誤事情的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。
4、飛機(jī)、火車(chē)、輪船、公共汽車(chē)時(shí)刻表及交通方面的手冊(cè)。
5、中國(guó)地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊(cè)。
6、中外歷史年表、重大紀(jì)念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。
7、計(jì)量單位簡(jiǎn)表,節(jié)氣、氣象方面的知識(shí)手冊(cè)。
8、漢語(yǔ)拼音字母表、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法簡(jiǎn)表、數(shù)字用法規(guī)定。
9、與本職工作有關(guān)的表格。
一個(gè)秘書(shū)人員的腦子不可能記住各方面的事情,準(zhǔn)備點(diǎn)工具書(shū)(表)等,用時(shí)查是高效工作所必須的。
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