辦公室文員工作技巧

時間：2023-04-30 07:56:32 秘書工作我要投稿

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辦公室文員工作技巧

一、打電話：

辦公室文員工作技巧

首先搞清楚打電話的目的是什么、對方的需求是什么;其次根據(jù)目的做個電話要點(diǎn)記錄，在打的時候提醒自己(特別是重要電話);再次每回沉默不超過17秒(這是電話營銷行業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù));最后如果是銷售電話，被拒絕的極限次數(shù)是7，還有爭取每天能打30通以上的電話。

當(dāng)然還有電話禮儀，語言清晰等等，這里就不提了。

二、發(fā)傳真：

在還沒畢業(yè)的時候，我有幸給一個下海的縣委書記做了短暫的秘書，他給我的最大教育就是由一次發(fā)傳真引起的。總結(jié)如下：

1、做好隨時隨地發(fā)傳真的準(zhǔn)備，特別是很多做銷售助理的這點(diǎn)尤為關(guān)鍵，你不能每次發(fā)傳真前再去找資料吧?

2、在接到傳真要求后盡快發(fā)回對方，一般不超過6分鐘，這既是禮儀，也是在對方最感興趣的時候抓住對方的心;

3、確認(rèn)對方收到，并且是清晰的收到;(當(dāng)時我犯的錯誤就是對方雖然收到，但是對關(guān)鍵信息居然看不清楚)

4、在合理時間內(nèi)(盡量控制在48小時內(nèi))跟蹤并追蹤對方的反應(yīng)。

三、名片

名片?名騙?還記得某年春節(jié)晚會上黃宏主演的名片牌局，這是玩笑了。但是名片具有的藝術(shù)和實(shí)際應(yīng)用還是值得研究和探討。

首先名片的設(shè)計肯定是重要因素之一，誰不喜歡看漂亮的東西了，有著特點(diǎn)的，名片和長得烏七八糟的人一樣容易給人留下深刻的印象;其次遞名片的禮節(jié)和時機(jī)大家應(yīng)該學(xué)習(xí)下;最后當(dāng)派發(fā)和接受名片后72小時回復(fù)，否則這個名片就白發(fā)了。(去年我多次參加重要會議，但是把接受的名片全個浪費(fèi)了。)

四、郵件(E-mail)

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)的世紀(jì)，那么郵件就是這個世紀(jì)的通信兵，也是必須掌握的工作工具之一。

1、郵件地址簡潔明了，最好能反映自己的特色，甚至讓別人能夠識別郵件的主人就是你;

2、郵件的風(fēng)格、排版要清晰，不要搞得太眼花繚亂，沖淡主題;

3、設(shè)置郵件自動回復(fù)，注意用語的禮貌禮節(jié);

4、經(jīng)常開啟郵箱，及時回復(fù)郵件

5、標(biāo)記郵件級別，提示收件人信件的重要程度;

6、可以設(shè)置對方讀取通知，也就是當(dāng)對方閱讀你郵件后系統(tǒng)給你一個自動回復(fù)，這樣更有利于你掌握對方的動態(tài)。

五、短信

信騷擾、信泛濫已經(jīng)不再讓人生氣了。慢慢短信已經(jīng)融入我們的生活，包括一些廣告短信還能給我們提供一些生活便利、祝福短信讓我們的關(guān)系更進(jìn)一步、搞笑短信讓我們生活更輕松。當(dāng)然工作我們也不時的用到短信這一通訊方式，那我們應(yīng)該注意些什么呢?

首先，盡量自編短信，因?yàn)榇蠹胰ψ佑邢�，可能很多信息都在這一圈子傳播，如果總發(fā)些類同信息，你想表達(dá)的含義就大打折扣了;

其次，將轉(zhuǎn)發(fā)短信盡量改寫，不是原創(chuàng)，也盡量不要是復(fù)制;

再次，給陌生或者不熟悉的人發(fā)信息最好能留名，否則容易造成雙方的尷尬;

最后，注意閱讀短信的人不能讀取你的表情和語氣，千萬注意用詞的謹(jǐn)慎和開玩笑的程度。

六、開會

會議應(yīng)該是工作中相當(dāng)重要的組成部分了，主持會議的技巧太多太多，這里就不多說，我特別強(qiáng)調(diào)下參加會議的注意事項(xiàng)：

首先貌似認(rèn)真，準(zhǔn)備好開會的必需用品，精神上要給人認(rèn)真對待的感覺;

其次謹(jǐn)慎發(fā)言，有準(zhǔn)備的發(fā)言;

再次跟隨大眾，附和恰當(dāng);

最后參加討論，不要提前退出。

七、網(wǎng)絡(luò)

網(wǎng)絡(luò)改變了世界的格局，也改變經(jīng)濟(jì)的發(fā)展模式，更重要的是對我們工作的幫助：信息幫助(很多新的知識來自網(wǎng)絡(luò));疑問解答(在網(wǎng)上幾乎能找到我們所不知道的答案，就像那天有個同學(xué)在群里問兩個英文單詞的意思，我就是快速查詢的);工作交流(勝于口頭交代死無對證的方式);每天上網(wǎng)已經(jīng)是很多老教授接觸社會的途徑。

八、寫信

感覺這好像是中世紀(jì)的交流工具，鵝毛筆和厚厚的泥色信簽，仍然讓我覺得很有詩意。我不寫信的主要原因是字太丑。

首先，重要的信函最好自己寫，如果你的字比我的字還丑，那么你一定要練一個不錯的簽名，在信尾親筆簽名;

其次，你的信要給對方閱讀的理由(信的外觀、核心字眼一定要有吸引力);

再次，全面詳盡的闡述你的觀點(diǎn);

最后，回信的準(zhǔn)備(比如信封、郵票等，還可以附贈小禮品)。

九、廣告

這個與主題無關(guān)，但我有個心得和大家分享下，如果你有機(jī)會參與廣告設(shè)計的討論，你提的建議一定要圍繞：廣告的核心要創(chuàng)造客戶潛意識的購買動機(jī)。

十、口碑

一個好的口碑可以傳播250個以上的準(zhǔn)客戶。(這就是著名的250法則，我國的好事不出門，壞事傳千里也從另一面反映這個原理。)

筑造口碑的簡單要點(diǎn)：真誠、用心、幫助他人。

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