公司文件的管理制度（精選17篇）

　　隨著社會不斷地進步，制度使用的情況越來越多，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的公司文件的管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　公司文件的管理制度 1

　　1.目的:

　　為完善公司文件收發管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

　　2.適用范圍:

　　適用本公司所有文件。

　　3.職責:

　　文件收發管理由行政辦公室統一負責。

　　工作內容

　　公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經理確定。

　　公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經理簽發。

　　業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。

　　屬于秘密以上的文件，核稿人應注明文件密級，并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定，由專人印制、報送。

　　已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。

　　文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

　　公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

　　經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

　　外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。

　　文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的.文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向行政辦公室說明原因。

　　公司文件的管理制度 2

　　第一章總則

　　第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關法律法規和總公司相關規定，特制定本制度。

　　第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。

　　第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務。

　　第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。

　　第二章保密范圍和密級確定

　　第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：

　　1、公司重大決策中需保密的事項；

　　2、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；

　　3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；

　　4、公司內部掌握的合同、協議及重要會議記錄；

　　5、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；

　　6、公司職員人事檔案、工資性勞務性收入及資料；

　　7、工藝技術中涉及重要工藝技術環節的內部資料；

　　8、生產運行過程中產生的需內部掌握的資料；

　　9、銷售活動中涉及用戶的.內部信息資料；

　　10、經公司黨政聯席會和經理辦公會確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

　　第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

　　絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。

　　第八條保密級別的確定

　　1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；

　　2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；

　　3、公司人事檔案、各類合同及協議、職員工資性勞務性收入、工藝技術中涉及主要工藝技術環節的資料、生產運行中產生的需內部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。

　　第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門，由相關歸口管理部門負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。

　　第十條公司絕密文件的歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關工作均由文件所在部門負責。

　　第三章保密措施

　　第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，根據文件的密級程度由相關歸口部門負責。

　　第十二條對于秘密文件、資料，相關歸口管理部門必須采取以下保密措施：

　　1、非經總經理批準，不得借閱、復制和摘抄；

　　2、經總經理批準收發、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關歸口管理部門指定專人負責，并采取必要的安全措施。

　　第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關歸口管理部門對情況進行核實，報總經理批準后方可提供。

　　第十四條召開和舉辦屬于公司保密內容的會議和其他活動，根據密級程度確定主辦部門，并應采取下列保密措施：

　　1、選擇具備保密條件的會議場所；

　　2、根據需要限定參加會議人員的范圍，或根據會議密級程度指定參會人員；

　　3、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；

　　4、確定會議內容的傳達范圍。

　　第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

　　第十六條公司員工發現公司秘密可能泄露或已經泄露時，應當及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關情況后應第一時間報告總經理，并及時采取相應措施進行處理。

　　第四章責任與懲罰

　　第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協議，并根據協議要求嚴格遵守相關規定。

　　第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：

　　1、違反保密協議相關規定，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；

　　2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經濟損失的。

　　第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經濟損失：

　　1、違反保密協議相關規定，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違規提供公司秘密的；

　　5、利用職權強制他人違反保密規定的。

　　第五章附則

　　第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第二十一條本制度自下發之日起執行。

　　公司文件的管理制度 3

　　一、檔案歸檔制度

　　（一）文件材料的歸檔要求：

　　1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

　　6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

　　8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

　　10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　（二）歸檔范圍及保管期限

　　(參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表)

　　（三）歸檔時間：

　　1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

　　2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　　3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

　　5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

　　6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

　　8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

　　9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。

　　10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

　　11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

　　12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　　13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　二、檔案查(借)閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

　　2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

　　3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

　　5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

　　三、檔案的保密制度

　　1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

　　3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

　　4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

　　5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

　　6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　　7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

　　四、檔案庫房管理制度

　　一、檔案入庫檢查：

　　1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

　　2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內。

　　3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫房管理：

　　1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

　　2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

　　3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的`危害。

　　5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

　　6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

　　7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

　　8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

　　10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

　　五、檔案鑒定、銷毀制度

　　1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

　　4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

　　5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

　　檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

　　六、檔案保管統計制度

　　1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

　　2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

　　3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

　　4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

　　七、綜合檔案室主任職責

　　1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

　　2.、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

　　3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

　　4.組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

　　5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

　　6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

　　7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

　　八、檔案工作人員崗位職責

　　1.認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

　　2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

　　4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　　6.負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

　　公司文件的管理制度 4

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

　　2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

　　4、各部門收到的`函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發文

　　1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。

　　2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。

　　4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

　　5、監理項目中的一般業務文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

　　公司文件的管理制度 5

　　一、總則

　　第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的.文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業例會記錄。

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執行。

　　公司文件的管理制度 6

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　　（1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

　　（2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　　（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　　（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　　（c）會審意見、會審簽名；

　　（d）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　　（3）技術文件的xx與批準

　　一般性的`內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　　（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

　　公司文件的管理制度 7

　　1.目的

　　對管轄區域內的危險作業進行監控，確保人身財產安全，杜絕事故發生。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門。

　　3.職責

　　3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區域內的危險作業的審批。

　　3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業的指揮監督和落實。

　　3.3現場安全員進行監護。

　　4.方法和過程控制

　　4.1本文件所稱的危險作業是指在小區范圍內進行的高空作業、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業、非水平場地作業以及重物搬運等操作。

　　4.2所有在管轄區域內公共場所進行的危險作業必須事先報公司總經理或相關授權人審批，批準后指定專人負責作業指揮、監護后方可進行。

　　4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區有較大影響的危險作業必須至少提前一天發布有關通知，以便顧客提前準備。

　　4.4安全員在對危險作業進行指揮、監控時應首先注意自身安全。

　　4.5在危險作業進行前，安全員應對施工人員交代安全第一、預防為主的方針。

　　4.6危險作業的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區，并在明顯位置放置如高空作業，請勿靠近等字樣的標識。

　　4.7安全員必須維護好現場秩序，阻止無關人員進入施工區域。

　　4.8對于3米以上的高空作業，應至少設一名安全監護員進行監控。

　　4.9對車輛、人行通道上方的高空作業，必須在通道兩端放置警示標識，盡可能將通道臨時封閉，指揮車輛行人繞行。

　　4.10在危險作業現場附近停放有車輛或其他重要設施時，應盡可能移走，確實無法移走時，應采取保護措施，避免造成不必要損失。

　　4.11安全員應監督高空作業人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

　　4.12安全員應監督作業人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

　　4.13高空作業、吊裝以及需四人以上的`搬運重物，須設專人指揮。

　　4.14對過重的物品搬運應使用機械設備，防止對員工造成潛在的傷害。

　　4.15危險作業完畢后，負責監護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理，撤回警戒帶和標識，并向審批人匯報工作結果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突發性緊急事件現場處理辦法》

　　6.質量記錄和表格

　　《安全員巡查記錄表》

　　《緊急事件處理記錄表》

　　公司文件的管理制度 8

　　(一)總則

　　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　(二)文件管理

　　內容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時，收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由辦公室文書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。文件閱完后，應送交辦公室辦公室文書，切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　(四)發文的管理

　　1、發文的范圍凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2、公司下發文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。

　　3、公司上行文、外發文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

　　(五)文件的立卷與歸檔

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

　　①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

　　②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

　　③經理辦公室各種專業例會記錄;

　　④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　　⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

　　⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;

　　⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的`提綱和材料;

　　⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

　　⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　公司文件的管理制度 9

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查;

　　各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

　　3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度);

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務管理方面的文件材料;

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體，如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。

　　1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的'《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　　（1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

　　（2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

　　（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

　　第七條檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

　　第十一條檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

　　公司文件的管理制度 10

　　1、目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2、適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3、職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作，并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4、實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案，如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的.要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料，必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時，應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續，定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料，不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員，必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成，日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等)，并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整，應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批，銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時，由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的，將根據有關規定進行處理。

　　5、相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

　　公司文件的管理制度 11

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的'起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發布的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4、定義

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

　　5、工作程序

　　5.1 文件的分類

　　5.1.1 文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　　（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2 文件階層分類

　　（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　　（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

　　（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

　　公司文件的管理制度 12

　　1.目的:

　　為完善公司文件收發管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

　　2.適用范圍:

　　適用本公司所有文件。

　　3.職責:

　　文件收發管理由行政辦公室統一負責。

　　工作內容

　　公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種，文件密級由公司總經理確定。

　　公司文件由行政辦公室擬稿，文件形成后由總經理簽發。

　　業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。

　　屬于秘密以上的文件，核稿人應注明文件密級，并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定，由專人印制、報送。

　　已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。

　　文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。

　　公司的.文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

　　經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

　　外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。

　　文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向行政辦公室說明原因。

　　公司文件的管理制度 13

　　1.目的

　　及時糾正在服務過程中產生的不合格，防止不合格服務的再發生，識別潛在的不合格原因，防止潛在不合格服務的產生，實現持續改進，為顧客提供更優質的服務。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

　　3.職責

　　3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

　　3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知，并跟進驗證實施效果。

　　3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

　　3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因，制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的.責任。

　　4.方法和過程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析，確定不合格原因，采取糾正措施予以改善，消除不合格并防止其再次發生。

　　4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別，對不合格項進行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質量事故

　　c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

　　d.對分承包服務的評估

　　e.顧客滿意度調查的輸出

　　f.內、外審報告

　　g.管理評審的各項輸出

　　h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

　　4.1.3對于情況f，審核小組按《內部質量審核程序》的要求執行。

　　4.1.4對于情況d，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，交責任部門通知分承包方，要求分承包方對原因進行分析，提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況，相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄，并簽名確認，該表品質主管和責任部門各存一份。

　　4.1.5對于情況g，由管理者代表負責監督執行。

　　4.1.6對于其他不合格，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，對不合格事實進行描述后發往責任部門，責任部門對不合格事實進行確認后填寫原因分析項目，制定糾正措施并實施，品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果，表格品質主管和責任部門各留存一份。

　　4.1.7對日常工作中出現的不合格，按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

　　4.1.8因質量體系或服務規范引起的不合格，由品質主管組織相關人員進行論證，提出修改意見，呈交總經理或管理者代表審批后修改下發，并保存與此有關的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質引起的不合格，由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施，總經理負責監督實施。

　　4.1.10因服務設備或設施引起的不合格，采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等，由總經理負責監督實施。

　　4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格，由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論，對質量問題進行綜合分析，指定措施并組織實施，并總經理負責監督。

　　4.2預防措施

　　4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別，分析其原因并采取相應預防措施，以防止不合格的發生。

　　4.2.2對以下信息進行分析，識別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來的問題

　　b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

　　c.顧客滿意度調查結果

　　d.以往管理評審的情況

　　e.以往預防和糾正措施的實施情況

　　f.內、外審結果

　　4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格，并根據其影響制定預防措施。

　　4.2.4各部門未能識別的潛在不合格，根據潛在問題的影響程度，由品質主管召集相關部門講明原因，制定預防措施，同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄，責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施，品質主管負責跟蹤并驗證實施效果，同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認，表格品質主管與責任部門各留存一份。

　　4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄，整理后提交管理評審。

　　4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中，管理者代表負責配置必要的資源，協助分析原因和確定責任部門，并監督措施實施過程。

　　4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改，按《質量體系文件管理辦法》執行。

　　5.質量記錄和表格

　　《糾正和預防措施實施記錄表》

　　公司文件的管理制度 14

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

　　2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

　　4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發文

　　1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。

　　2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。

　　4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

　　5、監理項目中的一般業務文件，需要辦公室打印的`，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

　　公司文件的管理制度 15

　　為了開發人力資源，為公司注入新的血液，規范公司的員工招募如下：

　　一、招聘

　　1、準備：各部門經理根據其工作需要進行人員編制或根據人力需求填寫人員增補單，經總經理批準后交行政部進行招聘。

　　2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規定程序進行。

　　3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。

　　3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統一安排時間對應聘者進行復試，再把最后結果通知行政部。

　　二、錄用

　　1、經復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續，并繳相關證件（學歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。

　　2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。

　　1）曾在本公司被開除或未經批準擅自離職者。

　　2）經指定醫院體檢不合格者。

　　3）未滿16周歲的未成年公民。

　　4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據）。

　　5）違法犯法吸食毒品者。

　　三、擔保

　　1、經公司雇用的'經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛員等）必須于到職前辦理擔保手續（經濟擔保，本地有正當職業、固定收入、固定資產的人士擔保，合法有實力的團體擔保）。

　　2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。

　　1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

　　2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

　　3）竊取機密技術資料或財物者。

　　四、試用

　　1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批準免予試用外，一律先經試用。

　　2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現特別優秀者，經直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場予以辭退。

　　3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。

　　公司文件的管理制度 16

　　1.目的

　　防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各部門的日常工作。

　　3.職責

　　3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。

　　3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

　　4.方法和過程控制

　　4.1公用設施的標識

　　4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識，標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

　　4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。

　　4.1.4所有設備間出入門上應有機房重地，非請勿進的標識。

　　4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。

　　4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫房門上貼嚴禁煙火的告示牌。

　　4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。

　　4.1.8在進天臺的通道上應有天臺重地，非請勿進的標識。

　　4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛高壓危險，請勿靠近告示牌。

　　4.1.10游泳池必須標明水的深度。

　　4.1.11天臺顯眼部位應掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。

　　4.2服務過程的標識

　　4.2.1高空作業時，在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域，對區域內的財產要做好防護措施，并放置有危險勿進，高空作業，注意安全等字樣的告示牌。

　　4.2.2配電設備維修時，必須在開關上掛有人工作，禁止合閘的.告示牌。

　　4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。

　　4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未干而現場又無工作人員時，應在顯眼位置放置油漆未干告示牌。

　　4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時掛放清潔中字樣的標識。

　　4.2.6維修公共衛生間設施時，應放置維修中或停用字樣的告示牌。

　　4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時，應在單元防盜門或明顯位置懸掛此區域在清潔中字樣的標識。

　　4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識，應通過制定明確的服務規范和做好質量記錄予以實現。

　　4.3標識的管理

　　4.3.1各部門自行制作的標識，必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式，所有ci手冊所規范的標識，部門必須嚴格執行。

　　4.3.2各部門如需設置中英文對照標識，需將中文及譯文內容報品質主管審批。

　　4.3.3如發現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義，應及時更換、替補或撤消。

　　4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時，必須經總經理或授權品質主管同意后方可執行。

　　5.相關文件

　　《ci標識手冊》

　　公司文件的管理制度 17

　　第一章總則

　　第一條為提高行文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據我公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發的各種文件、資料。

　　第三條全公司各類文件由辦公室統一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四條公文的簽收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收發員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　(2)對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管。

　　(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件，總經理啟封后，也應交辦公室秘書辦理正常手續。

　　(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號，個人不得私自保存。

　　第六條公文的閱批與分轉。

　　(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　(2)一般函、電、單據等，分別由辦公室秘書直接分轉處理，如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　⑶為加速文件運轉，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。

　　⑶閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應送交辦公室秘書。

　　(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　第三章發文的管理

　　第八條發文的規定。

　　(1)全公司上報、下發正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文，應分別向公司辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文，則由辦公室分別按機構設置與業務分工統一歸口發文。

　　⑶對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件，須由集團公司董事長批準簽發。

　　第九條發文的范圍。

　　(1)凡是以公司名義發出的'文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文的范圍。

　　(2)公司下發文件主要用于以下事項。

　　①發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。

　　②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定，發布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。

　　⑶公司上行文、外發文主要用于以下事項。

　　①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定，同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　　②在公司日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司總經理批準后，由主管業務部室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

　　③凡各業務部室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以用部室名義發會議紀要。

　　④各業務部室與外單位發生一般業務聯系，可用各部室的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

　　第四章發文程序與要求

　　第十條發文程序規定。

　　(1)各單位需要發文，應事先向辦公室提出申請。

　　(2)辦公室同意發文時，主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。

　　⑶草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

　　(4)文稿擬就后，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標定日期和密級。

　　(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿，應退回擬稿單位重新擬稿。

　　(6)經辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。

　　(7)對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新纂寫清楚。

　　(8)需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。

　　(9)文稿審核、會簽后，按批準權限的規定呈送公司領導簽發。經領導簽發后的文稿交辦公室秘書，統一編號后送打印室打印。

　　(10)文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件，辦公室秘書應拒絕蓋章分發。

　　第五章文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發現文件丟失、必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

　　第六章文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍。

　　(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統一由辦公室負責歸檔。

　　(2)公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等。

　　⑶公司總經理辦公會以及各種專業例會記錄。

　　(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發言材料等。

　　(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。

　　(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。

　　(7)公司日志和大事記。

　　(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　(9)業務部室日常工作中形成的活動資料，由各業務部室負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求。

　　(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。 　

　　第七章文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理、造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，由辦公室主任和辦公室秘書監視銷毀。

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