科研項目檔案管理制度

時間：2023-06-17 18:45:44 管理制度我要投稿

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科研項目檔案管理制度

　　在社會發展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編為大家整理的科研項目檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

科研項目檔案管理制度

　　科研項目檔案管理制度1

　　第一章總則

　　第一條為了加強我校科研項目檔案的建檔工作，提高科研項目檔案的質量和管理水平，充分發揮科研項目檔案在教學、科研、管理中的作用，根據《高等學校檔案管理辦法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《科學技術研究課題檔案管理規范（DA/T2-1992）》的規定，并結合我校實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱科研項目檔案是指我校在基礎理論研究、技術研究、應用研究和軟科學研究等方面的某項具體科學研究活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像、電子文件等各種載體形式的記錄。

　　第三條科研項目檔案是科學研究活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，學校任何部門或個人在職務活動中形成的各類科研項目檔案，其歸屬權屬于學校，必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，以利于開發和利用。

　　第四條科研項目檔案工作是學校科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，是維護學校經濟利益和保護知識產權的一項重要舉措，必須把這項工作納入科研計劃、規劃，納入科研管理制度，納入有關人員的職責范圍，與計劃管理、項目管理、成果管理緊密結合。

　　第五條實行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即：下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成積累情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

　　第六條將科研項目檔案工作列入學校科研工作發展計劃，并在工作經費、庫房、設備和人員配置等工作條件上給予保證。

　　第二章科研項目文件材料的形成和歸檔

　　第七條凡是列入學校科研管理部門管理的科研項目，都應按要求建立完整、準確、系統、能反映從開題到結題的科研活動全過程的科研項目檔案。根據科研項目任務來源、學術價值、科研水平、獲獎及效益等情況將科研項目檔案分為重要級和一般級。

　　重要級科研項目檔案包括國家級和省部級縱向科研項目、獲得省部級以上獎項的科研成果、國際合作項目、經費在100萬元以上的橫向科研項目的檔案。一般級科研項目檔案是除上述以外的一般性科研項目或未取得成果的科研項目的檔案。

　　第八條堅持實行項目組立卷制度。科研項目負責人主持科研項目文件材料的立卷歸檔，對科研項目的建檔工作負全面責任；學校科研管理部門負責對建檔工作進行過程管理和監督檢查；檔案部門負責對建檔工作進行業務培訓和指導。

　　第九條科研項目文件材料的歸檔范圍：

　　1.科研項目文件材料的歸檔范圍包括課題研究準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應用階段所形成的有關文件材料。（詳見附件一）

　　2.歸檔的重點是研究實驗階段形成的對科學研究有長遠查考價值或作為研究結果依據的原始性課題文件材料。

　　3.獲得與科研項目預期目標不相符的結果，或因故中斷、終止、撤銷的科研項目文件材料均應歸檔。

　　4.與校外單位協作的科研項目, 由主持單位保存整套檔案，協作單位保存與自己所承擔任務有關的原件，并將復制件送交主持單位。如確系涉及協作單位的合法權益，不能提供有關復制件,應在協議、合同或委托書中明確，但協作單位應將承擔任務的有關檔案目錄和檔號提供主持單位。

　　5.與國（境）外合作的科研項目，應在協議、合同中明確科研文件材料的歸檔范圍，并規定原件的歸屬。

　　第十條歸檔科研項目文件材料的質量要求：

　　1.歸檔的科研項目文件材料，必須對學校當前與長遠具有參考價值和憑證作用。

　　2.歸檔的科研項目文件材料包括紙質文件、電子文件數據和聲像載體材料。紙質文件應為原件（定稿），無法提供原件只能以復制件或打印件代替的，須在復制件或打印件左上角加蓋單位紅章，并在備考表加以說明。

　　3.科研項目文件材料的內容必須真實、準確、不得隨意更改、編造。

　　4.科研項目文件材料應標題簡明、字跡工整、數據清楚、圖表整潔、圖樣清晰、簽字蓋章手續和形成日期完備。

　　5.在編寫研究方案、研究報告、實驗記錄、課題總結等時，應采用統一規格的科研用紙（一般為A4或B5），使用耐久性強的書寫材料（碳素或藍黑墨水筆、簽字筆），禁用易褪色的書寫材料(紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等)。

　　6.復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合長久保存的要求。

　　7.錄音、錄像文件應保證載體的有效性，電子文件應使用不可擦寫的電子介質存儲。

　　第十一條科研項目文件材料的形成和積累：

　　1.科研項目立項后，學校科研管理部門即向項目組下達建檔任務。

　　2.項目負責人在開題時提出建檔計劃，明確項目組科研人員形成積累有關科研項目文件材料的任務，指定專人負責科研項目文件材料的收集、整理、立卷。

　　3.項目組科研人員從項目的申報、開題、研究過程到結題，在科研活動的每一個階段，都要按照歸檔范圍注意收集、積累、整理所形成的科研項目文件材料，及時交給項目文件管理人員。

　　第十二條科研項目文件材料的整理組卷：

　　1.立卷原則：遵循科研項目文件材料的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。

　　2.項目文件管理人員按照歸檔范圍檢查科研項目文件材料是否齊全、完整，剔除無需歸檔的文件材料。項目負責人對歸檔的科研項目文件材料進行審查，確保歸檔材料完整、準確、系統。

　　3.將歸檔的科研項目文件材料按科研項目的準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果獎勵申報和推廣應用五個工作階段進行系統整理、組卷。專利申請相關文件材料單獨組卷。

　　4.拆除案卷內的金屬物，對破損的文件材料進行修補。

　　5.卷內的文件采用卷盒方式保管，每份文件用檔案專用不銹鋼訂書針裝訂用卷盒保管(即不裝訂卷)，也可以整卷文件用卷夾或線裝訂(即裝訂卷)。

　　6.不裝訂卷的文件材料，以件為單元，編寫件號及每件材料的標題；在每件文件材料的右上角蓋上有單位名稱、檔號、件號戳記，并逐項填寫。裝訂卷的全部文件材料按順序編寫頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，每卷頁號均從1開始，頁號位置在非裝訂一側的下角。

　　7.認真填寫卷內目錄、備考表和案卷封面。歸檔的案卷必須填寫卷內目錄，卷內目錄應準確地反映卷內文件材料的名稱、形成者、形成日期等基本要素。每個案卷組成以后，都應填寫備考表，對本卷文件材料的完整、準確程度，損壞缺少等需要說明的情況加以注明，日后案卷內的文件材料需要變更、修改時，應隨時在備考表上注明。擬寫案卷封面各欄目，案卷標題要簡明，并能準確揭示卷內文件材料的內容。

　　8.項目負責人填寫科研項目文件材料歸檔說明書（包括科研項目簡介、參加項目研究人員名單、科研項目文件材料歸檔審查意見）。（見附件二）

　　9.涉及專利和技術秘密的科研項目檔案，按《江蘇大學保密工作管理規定》《江蘇大學涉密檔案管理規定》《江蘇大學涉密載體管理規定》執行。

　　第十三條科研項目檔案歸檔和移交：

　　1.項目通過結題驗收后兩個月內，項目組按要求組織整理好完整的科研項目文件材料，經檔案館驗收合格后向學校科研管理部門辦理材料歸檔手續。未辦妥文件材料歸檔手續，不予經費結算，不予進行科研成果登記與申報獎勵。

　　2. 學校科研管理部門專（兼）職檔案員應在次年六月底前，將上年度歸檔的重要級科研項目檔案和專利檔案，集中向學校檔案館移交；移交時填寫移交目錄一式二份，雙方各執一份。

　　第十四條為了確保科研項目檔案質量，實施科研項目檔案驗收制度。項目組向學校科研管理部門歸檔之前必須由校檔案館對歸檔的科研項目文件材料進行審查驗收，審查文件材料是否完整、準確、系統，整理是否符合要求，便于保管和利用。

　　第十五條科研項目檔案的補充與修改：

　　1. 學校科研管理部門和項目組及時收集科研項目在申報獎勵階段和推廣應用階段形成的科研文件材料，經整理后向檔案館歸檔。

　　2.對已歸檔的科研項目文件材料需要修改時，必須填寫修改申請單，經課題負責人批準同意后方可修改。未經批準，嚴禁修改已歸檔的任何科研項目文件材料。

　　3.檔案館管理人員對補充歸檔的科研項目文件材料應及時整理、編目。歸檔材料不多的'，可歸入相關的案卷內，并填寫卷內目錄；歸檔材料較多的，可單獨組卷、編目。

　　第三章科研項目檔案的管理與利用

　　第十六條科研項目檔案實行分級保管，校檔案館負責保管重要級的科研項目檔案、專利檔案。一般級的科研項目檔案由各學院、研究機構保存，由各學院、研究機構專（兼）職科研檔案員負責管理。

　　第十七條檔案館對歸檔移交的科研項目檔案按照科研文件材料的形成規律，進行科學分類、系統排列和規范編目，采用先進技術，實行科研檔案管理的科學化、規范化和現代化。

　　第十八條科研項目檔案實行動態管理。檔案館要會同學校科研管理部門、保密辦公室定期開展科研項目檔案的鑒定工作，對保管期限變動、密級調整和需要銷毀的科研檔案提出建議，報校主管領導批準后實施。

　　第十九條科研項目檔案的借閱。科研項目檔案一般只允許參加本項目任務的人員借閱。非本項目人員因工作需要借閱有關檔案，需經本項目組負責人或學校科研管理部門同意后方可借閱。借閱原則上應在檔案館內進行，確需借出的，須說明利用目的，提供有關的證明，并經檔案館同意，辦理相應的手續，才能借出。涉及科技機密及知識產權等科研項目檔案按《江蘇大學涉密檔案管理規定》執行，除項目組相關人員外嚴禁借閱。

　　第二十條檔案館要積極采用現代化手段，建立科研檔案檢索系統，大力開發科研檔案信息資源，不斷擴大和加強科研檔案信息資源的交流，同時，要處理好科技檔案開發利用與保護知識產權和保守技術機密的關系，使科研檔案為實現科技信息共享提供有效服務。

　　第二十一條檔案館要大力開展科研檔案編研工作，編撰科技簡介、文摘、專題匯編等形式的編研資料，積極開展檔案咨詢服務工作，實現科研檔案的有效利用。

　　第四章監督保障措施

　　第二十二條科研項目歸檔工作是評價各學院、研究機構科研管理工作的重要組成部分，學校科研管理部門和檔案館將每年對各歸檔單位科研項目歸檔情況進行定性定量考核和公示，對拒不歸檔的項目組依法給予行政處分或停止項目申報。

　　第二十三條嚴格執行國家保密和保護知識產權等法規，確保科研秘密和科研項目檔案的安全，保護學校和科研人員的知識產權等合法權益。對擅自將科研檔案或其復制件出售、贈送，泄露技術機密，侵犯學校合法權益，造成經濟損失者，依法追究當事人經濟責任及法律責任。

　　第五章附則

　　第二十四條本辦法由檔案館和科學技術與產業處負責解釋，自發布之日起施行。

　　科研項目檔案管理制度2

　　科研文件材料形成部門和課題組立卷制度，是高等學校檔案工作的基本制度。為加強我校科學技術研究檔案（簡稱科研檔案）管理工作，進一步規范課題組立卷歸檔，根據國家《學技術研究檔案管理暫行規定》《高等學校檔案工作規范》和《山東大學檔案管理辦法》等文件的有關規定，結合我校的實際，本著統一管理，分級負責的原則，制定本規定。

　　一、基本原則

　　（一）科研檔案是科研活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須實行集中統一管理，確保完整、系統、準確和安全，以利開發利用。

　　（二）科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，應把科研檔案工作與科研計劃管理、課題管理、成果管理緊密結合。科研工作和建檔工作實行“四同步”管理，即下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況的證明材料同步。

　　二、歸檔范圍

　　科研項目檔案是指課題在研究準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵和推廣應用等階段中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。

　　凡納入學校科研計劃管理的各級各類國內、國外的科研項目(含協作項目)，包括社會科學研究、自然科學研究等，均應按照國家規定歸檔。

　　自選科研課題，經省級以上（含省級）鑒定、結題或獲校級以上獎勵的項目，也應按照國家規定歸檔。

　　三、立卷的分工

　　（一）社科處、科技處等分別為科研項目文件材料的形成、立卷和歸檔工作的主管部門，負責科研項目文件材料的統一制發和課題立卷歸檔的統一布置與驗收工作。

　　科研主管部門在下達課題計劃的同時，負責向課題組發放統一的科研文件積累袋、實驗記錄本、歸檔須知等，明確課題立卷歸檔要求，并按期驗收。

　　（二）各學院、教學部等分別為科研項目文件材料形成、立卷和歸檔工作的二級管理單位，根據科研主管部門的統一布置和要求，負責課題兼職檔案人員技術培訓和課題組立卷的組織工作，督促、檢查課題組做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔。

　　（三）檔案館負責對立卷工作進行業務指導，配合科研主管部門和各學院、教學部等，對有關人員進行檔案業務技術培訓，確保案卷質量。

　　（四）課題組負責科研項目全部文件材料的整理、立卷與歸檔。

　　四、文件材料的積累

　　（一）課題組組長負責提出建檔計劃，在制定和討論課題工作計劃安排時，向課題組成員布置平時積累文件材料的任務和方法，并指定專人作兼職檔案員。