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物業檔案管理制度（精選20篇）
在現實社會中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度具有合理性和合法性分配功能。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的物業檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業檔案管理制度 1
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的'文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。
五、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
物業檔案管理制度 2
1、物業檔案建立的內容
業主入伙資料
業戶家庭資料
業戶聯系電話
包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話，如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。 業戶室內裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。 業戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。 業戶反饋資料
包括:服務質量回訪記錄、業戶投訴及處理記錄、業戶意見征詢、統計記錄等。
2、物業檔案管理的具體措施
業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的.，其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。
(1)業戶檔案的收集
物業設立檔案室，建立相應規章制度，對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發，擴大資料來源，從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔，實行業戶一戶一檔。
(2)業戶權籍資料管理
從業戶入伙開始，應著手權籍資料的收集工作，權籍資料的收集、整理、歸檔，應做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權籍資料，動態反映業戶權籍狀況，為業戶需求提供服務。
(3)業戶檔案的整理
各個業務范圍上收集到的信息資料，統一交檔案員集中整理，整理的重點根據資料內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。
(4)業戶檔案的歸檔
xxx華庭住宅小區管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系，將資料分類有序地保存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業戶服務工作及時提供檔案資料，直接或間接地為業戶管理服務，從而有效地提高服務質量和服務水平。 (6)業戶檔案的管理
業戶檔案的使用應有嚴格的規定，借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出，歸還時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作，計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
物業檔案管理制度 3
物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。 物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環節
1、設立檔案室，采取系統化、科學化、現代化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則，根據實際資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發，擴大資料的`來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料，統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
范圍分類資料內容
房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證
技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料
管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。
2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯，分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意，經登記后方可借出;入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環境做到三防，即防火、防潮、防變質。
物業檔案管理制度 4
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的`授權人士，方可代為執行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);
2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;
3、業戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業管理公司管理費收繳情況
3)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)
x物業管理公司物業管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設備值班與巡檢記錄
x管理工作計劃與報告
x工程設備管理計劃與報告
x物業管理公司物業管理處往來信函
x用戶報修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養工作情況記錄
物業檔案管理制度 5
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作，是經營管理活動中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實加強領導，部門負責人為本部門檔案第一負責人。
3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統一管理本部門的檔案，以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。
二、管理結構和職責
1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門，根據工作需要，應組織籌建公司檔案室，總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責: ①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;
②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流，加強檔案管理意識;
③組織培訓各部門兼職檔案管理員;
④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;
2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點，設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點，其基本職責:
①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范，制定本部門檔案工作各項實施細則;
②負責收集本部門內的檔案材料，并進行系統整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作提供服務;
③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個項目相關的.證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內保持適當的溫、濕度，并應有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外，應采取補救措施，以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應建立登記制度，對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案，并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復印件存檔，以便其他相關工作的查閱;
7、凡領用檔案原件交相關部門留存者，必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整，并節省公司人力、物力，縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動，以及項目結束時，應將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應及時追查責任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經總經理批準，一般內部檔案須經總辦主任批準。
3、經批準銷毀的檔案，檔案管理人員應認真填寫銷毀清單，并由專人監督銷毀。
七、附則
1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則，報總辦備案;
3、有關檔案管理的其他規范，與本規范配合執行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發現因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行，并且應采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規定
1、針對地產公司開發的新項目，在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙(包括各專業相關圖紙)，作為公司的絕密文件，由專人負責保管。
2、工程竣工驗收后，地產公司向物業公司提交整套工程資料，物業公司專人接收并簽字確認。
3、服務中心成立后，項目資料移交服務中心，由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關部門分類整理
列出清單
部門經理審查簽字
項目結束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
物業檔案管理制度 6
一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。
三、經領導批示傳閱的'文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。
五、業主檔案資料設專柜存放、保管，未經業主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發現異常或丟失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監銷，防止泄密。
物業檔案管理制度 7
第一條總則
1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實行集中統一管理。
第二條檔案管理架構
1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的.管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內各類正式發文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術類
1)設備設施檔案
2)招投標檔案
3.財務類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號
如:20xx/市場/001
2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號
如:20xx/百事可樂/項目/001
3)財務類檔案:會計年度設置
4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批準。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經檔案主管部門負責人批準。
4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷，防止泄密。
4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。
物業檔案管理制度 8
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤，光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替)，要完整、準確、系統、各種簽證手續完備，字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后，應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔，必須辦理移交手續，由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表，按登記表清點材料，移交雙方簽字后，各存一份，以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料，應保持文件材料之間的歷史聯系，進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對，做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的溫度、濕度，一般溫度保持在14~24攝氏度，相對濕度保持45~60%的規定范圍內。
6、檔案的'移出、外借必須履行登記手續，借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象，可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準，再辦理登記手續;
2、要愛護檔案，不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出(除工作外)，以防丟失、泄密;
5、辦理完畢，應立即歸還，如有差錯，應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工，必須將所借檔案材料還清后，方可辦理調離手續。
物業檔案管理制度 9
物業管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；
（二）公司編文號的全部文件；
（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；
（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；
（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；
（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；
（七）政府各級部門發送的文件；
（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報底稿；
（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經營管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；
（三）公司各部經濟考核指標；
（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；
（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。
三、財務類
（一）年度審計報告；
（二）年初預算報告；
（三）財務分析報告；
（四）財務存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；
（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊
（三）職工獎懲情況記錄；
（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；
（五）勞動工資報表（年報）；
（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；
（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；
（三）購買固定資產計劃、資料。
六、工程類
接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的`安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
物業檔案管理制度 10
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案文件柜內。
3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的`公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
物業檔案管理制度 11
一、制度內容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的.客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三、適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯絡資料
7. 緊急事故聯絡人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序
四、注意事項
1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2. 協調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯系修復。
物業檔案管理制度 12
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的.檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯系。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業主檔案：所有業主購、租房合同(復印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴格執行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。
物業檔案管理制度 13
依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的.文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。
3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
物業檔案管理制度 14
為了加強物業檔案科學化、規范化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。
1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。
2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。
3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。
5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。
8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的.統計。
9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。
10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。
11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業檔案。
12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。
物業檔案管理制度 15
1、目的
為了規范人事檔案管理過程，實現人事檔案管理統一標準、統一模式，從而提高檔案管理質量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業物業管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統一領導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責
4.1本部人力資源職能部門
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。
4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.1.3監督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.2.3監督各物業服務中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業服務中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負責B系列員工人事檔案的'借閱、移交和銷毀工作。
5、內容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業資質證書、驗證證明、離職證明、規章制度培訓確認、發放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務中心、部門、員工工號進行編碼。
5.3.2 E—HR系統中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權限
5.4.1物業公司總經理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續
由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案。
5.6檔案調動
跨公司調動，在接到有關通知文件后5個工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人——人力資源職能部門分管高管——總經理審批后，進行粉碎處理。
5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。
5.10人事檔案的保管應嚴格按照統一的歸檔標準分類，按服務中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規范。
6、附則
6.1本制度由物業公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表
人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）
物業檔案管理制度 16
1、目的
使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內部管理文件：以公司名義下發的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。
4、各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：
（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
（2）行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
（3）通知類：內部各類通知。
（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
（5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。
（6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
（7）對外文件類：
①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；
②對客戶發文等：
③其它類：如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料：
4.2.1發展商提供的資料：
（1）產權資料；
（2）技術資料（含圖紙）；
（3）交接手續及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的.質量記錄按體系文件要求執行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明以此文件為準。
4.4各類文件發放要求：
4.4.1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：
（1）部門負責人以上人員閱；
（2）主管級以上人員閱；
（3）內部傳閱；
（4）張帖。
4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
物業檔案管理制度 17
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的'準確性;
5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。
物業檔案管理制度 18
一、總則
1.1 本制度是為了規范物業檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業主、員工和相關部門的需求。
1.2 本制度適用于物業管理公司及其下屬的所有物業項目。
二、檔案室的設立和管理
2.1 物業檔案室應設在安全、干燥、通風、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業檔案室的設立應由物業管理公司提出申請，報公司領導審批后實施。
2.3 物業檔案室的日常管理工作由物業管理公司負責，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業檔案室的人員應具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進行培訓和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業檔案室應及時收集各類檔案，包括業主信息、物業服務記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業檔案室應對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業檔案室應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業檔案室應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的'安全保存。
4.2 物業檔案室應建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應按照規定的程序辦理借閱手續。
4.3 物業檔案室應積極為業主提供查詢服務，滿足其了解和使用物業信息的需求。
五、檔案的銷毀
5.1 物業檔案室應根據國家有關法律法規和公司的規定，定期對過期或無用的檔案進行銷毀。
5.2 物業檔案室在銷毀檔案時，應進行登記，并采取相應措施，確保銷毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發布之日起執行。
6.2 對本制度的修改和解釋權歸物業管理公司所有。
物業檔案管理制度 19
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的.管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關手續后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執行國家和公司有關規定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業檔案管理制度 20
為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理，特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等，由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案，如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等，由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案，由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔，由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體，標題三號字，正文四號字;語言通順，文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議，不需貫徹執行或無查考價值的'文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架，在排放上應按照類別和時間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;在保存電子文件時，按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽，以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符，對破損或載體變質的文書檔案，要及時進行修補和復制，文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案，須辦理登記手續，并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續，定期歸還。
b.要愛護檔案，不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整，部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告，經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。
b.檔案銷毀時，由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。
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